內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u131571內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司簡介 內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司簡介內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司位于內(nèi)蒙古興安盟烏蘭浩特市產(chǎn)業(yè)示范園區(qū)，成立于2013年02月16日，注冊資本500萬人民幣，在內(nèi)蒙古興安盟注冊成立。通過公司數(shù)年的不斷努力，公司擁有了良好的倉儲和庫存糧食、還有健全的烘干和收購業(yè)務(wù)。公司主營業(yè)務(wù)為一般的糧食收購、烘干糧儲備與糧油運(yùn)輸，公司擁有專業(yè)的技術(shù)人員和專業(yè)的財(cái)務(wù)技術(shù)人員，在本地糧食行業(yè)市場份額占比較大，該公司也在不斷的發(fā)展與進(jìn)步中，現(xiàn)處于穩(wěn)步發(fā)展的階段，而且在其他玉米、大豆等糧食主產(chǎn)區(qū)都開設(shè)有分部門，現(xiàn)在階段公司領(lǐng)導(dǎo)組織技能學(xué)習(xí)與產(chǎn)地勘查，鼓勵員工去各地的糧油行業(yè)進(jìn)行交流與學(xué)習(xí)，前段時間也組織員去其他糧食主產(chǎn)地學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)與制度模式，為了促進(jìn)公司更好的發(fā)展。公司大力培育管理型人才與技術(shù)人才，在團(tuán)隊(duì)的帶領(lǐng)以及團(tuán)隊(duì)員工的努力下公司也有了更好的業(yè)績與收購模式，公司正在為下一階段發(fā)展做準(zhǔn)備。2內(nèi)蒙古盛世糧油貿(mào)易有限公司員工借支管理中存在的問題2.1借支審批流程過度冗雜在借支審批手續(xù)中，過度繁瑣冗雜，由于會計(jì)人員專業(yè)基礎(chǔ)差，單據(jù)內(nèi)容模糊不清，導(dǎo)致每筆數(shù)字金額都要向有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)重審，增加部門領(lǐng)導(dǎo)工作量，導(dǎo)致部門經(jīng)理事務(wù)繁瑣，工作效率低，處理瑣碎事項(xiàng)多。公司員工在借款過程中必按照規(guī)定，由借款員工填寫《借款單》后。寫明借款借款金額、借款原因，其中數(shù)字金額填寫按照已有規(guī)范要完全一致，不得涂改勾畫。但是該公司借款員工在借款過程中沒有寫明該項(xiàng)事務(wù)借款原由，而是筆跡潦草、模糊了事，沒有根據(jù)已有規(guī)定來填寫單據(jù)。在公司員工出差返回報(bào)銷時應(yīng)在《出差申請表》寫明出差往返地，主要目的以及交通住宿等各項(xiàng)費(fèi)用，不能只寫出差原由簡單了事，不在乎報(bào)銷流程與審批手續(xù)。公司在辦理業(yè)務(wù)支付貨款時，預(yù)付貨款由此項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字后直接交給了財(cái)務(wù)部門審核，此行為屬于審批流程錯誤。2.2借支審批權(quán)限不夠明確公司借支審批權(quán)限有下列問題；首先，該公司財(cái)務(wù)收支中日常開支內(nèi)有一些單筆支付金額在5000元以上的并沒有由執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，而是由總經(jīng)理進(jìn)行審核簽批。其次，在業(yè)務(wù)員購買辦公耗材和辦公用品時并沒有填制《借款單》而是向會計(jì)進(jìn)行借款。再次，經(jīng)辦人員在購置辦公物品后申請報(bào)銷時，經(jīng)過會計(jì)人員填寫憑證后，只有保管人員簽字的《驗(yàn)收單》就交給了稽核員審核簽字，然后按照審批權(quán)限流程進(jìn)行審批，并沒有驗(yàn)收人員的《驗(yàn)收單》。2.3公司借支管理單據(jù)發(fā)票使用填寫不規(guī)范公司在借支管理過程中，發(fā)票和單據(jù)填寫內(nèi)容不合理，例如：在差旅業(yè)務(wù)員報(bào)銷此項(xiàng)費(fèi)用時不僅沒有標(biāo)明車票的往返城市、差旅事由，而且在業(yè)務(wù)經(jīng)辦員在報(bào)銷差旅費(fèi)所遞交上來的招待費(fèi)用審批單據(jù)上，也沒有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字審查、在報(bào)銷油料費(fèi)用時在收據(jù)處位置沒有寫明公司名稱、有其他個別付款行為時，付款人直接填寫了單據(jù)報(bào)銷等一些不正規(guī)的行為。因?yàn)楣驹趩挝粌?nèi)部的實(shí)際控制和各級管理上的欠缺，財(cái)務(wù)人員沒有盡到相應(yīng)的義務(wù)和承擔(dān)的責(zé)任，以及一些思想覺悟不高的員工利用了“多開虛報(bào)”的手段謀取私利，將食雜費(fèi)打招待費(fèi)，把食宿費(fèi)以小開大，更為惡劣竟購買虛假發(fā)票，私自填制，私刻人名章等，此種行為應(yīng)加以嚴(yán)懲，更應(yīng)強(qiáng)化公司內(nèi)部的票據(jù)管理和審查制度。2.4員工借支回收的相應(yīng)制度建立不完善公司長時間以來并未對借款員工的還款時間有明確的制度規(guī)定，對于員工多次借款但并未清繳賬務(wù)者繼續(xù)允許借款，且每次借款清繳的時長甚至超過了2個月。公司多數(shù)員工在借取款項(xiàng)辦理業(yè)務(wù)是都沒有及時的清繳款項(xiàng)余額或者辦理還款手續(xù)。部分業(yè)務(wù)經(jīng)辦員因公出差返回后，會拖延報(bào)銷時長,報(bào)銷款項(xiàng)后的該款項(xiàng)余額也沒有按時上交財(cái)務(wù)。少量采購匯票、鐵路支票也未按規(guī)定的時間內(nèi)辦理手續(xù)，造成采購業(yè)務(wù)員個人長期持有企業(yè)資金不歸還。3內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司員工借支管理方案優(yōu)化設(shè)計(jì)\h3.1明確借支管理過程中的審批流程與審批制度為強(qiáng)化公司內(nèi)部管理和制度流程，應(yīng)制定公司的借支管理的流程與制度，落實(shí)“合理工作，以人為本”的基本理念，嚴(yán)格把控各項(xiàng)費(fèi)用的支出，確保合理性，完善已有的管理模式和制定新的流程制度。在借支業(yè)務(wù)過程中借款人填寫《借款單》其中應(yīng)注明借款金額、借款原由、不得勾抹涂改數(shù)字及金額、不得在支票等重要票據(jù)上有多余筆記。其中審批流程如下：首先，所屬部門領(lǐng)導(dǎo)核查簽字，其次經(jīng)財(cái)務(wù)部門的二次檢查核驗(yàn)，最后由總經(jīng)理簽名親批。在需差旅借款時派遣人員應(yīng)在《出差申請表》中注明目的地、事項(xiàng)原由、何人指派、交通費(fèi)用以及其他費(fèi)用等。在辦理業(yè)務(wù)過程中的所發(fā)生的貨物款項(xiàng)，預(yù)付貨款由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫匯款通知書，羅列貨物的詳細(xì)數(shù)據(jù)，借款人簽名后到所屬部門簽字審核，財(cái)務(wù)二次檢查審批，最后由總經(jīng)理審核簽字。其中流程如下款項(xiàng)借支款項(xiàng)借支流程填制單據(jù)填付款申請書貨款借支流程業(yè)務(wù)部經(jīng)理財(cái)務(wù)部經(jīng)理業(yè)務(wù)匯總總經(jīng)理出納付賬圖1借支審批流程3.2明確借支管理過程中的各項(xiàng)部門審批權(quán)限與額度3.2.1明確各類事務(wù)專項(xiàng)審批額度公司的賬目往來、財(cái)務(wù)支出金額較大的必須由總經(jīng)理審核簽字，其中總經(jīng)理對于10000元以上的支出金額親自審批。大額借款，所借款金額在1000元至5000元以內(nèi)的，部門主管簽字審核后，公司副總經(jīng)理簽字蓋章審核，交由財(cái)務(wù)部門審核即可。小額借款，所借款金額小于等于1000元的，可以由部門領(lǐng)導(dǎo)直接簽字審核，交由財(cái)務(wù)部門二次審核即可。借款金額在1000元以上的需提前通知財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)備款項(xiàng)，借款金額與申請用途必須一致不得二次更改。金額不足1000元的，部門負(fù)責(zé)人審核后簽字蓋章，交財(cái)務(wù)部門二次審核。表1借款金額審批額度表借款金額批準(zhǔn)要求是否預(yù)報(bào)高額借款>10000元必須由總經(jīng)理審核簽批，最后財(cái)務(wù)部門二次審查報(bào)備，方可放款是大額借款1000—10000元部門主管簽字審核，公司副總經(jīng)理簽字蓋章，最后財(cái)務(wù)審批是小額借款≤1000元部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，財(cái)務(wù)部門審核否3.2.2確定不同借支類型等級的審批權(quán)限借款時，金額在大于等于10000元時必須由該部門領(lǐng)導(dǎo)先行簽字審核，在呈交總經(jīng)理親自審核簽批。金額在10000元以下，由部門主管和副總經(jīng)理簽字審批，方可放款。遞交差旅費(fèi)用申請時，填寫出差時長并且保留原始票據(jù)，出差的交通工具費(fèi)用憑證，寫好報(bào)銷單據(jù)后由其上級領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，最后出納員結(jié)算付款，本著誰簽字誰負(fù)責(zé)的基本原則，其上級領(lǐng)導(dǎo)保證其真實(shí)性和合法性。采購辦公耗材時，購買辦公耗材的職員填寫《借款單》遞交財(cái)務(wù)，由會計(jì)員填制作會計(jì)憑證，審核簽字后，按照規(guī)定流程進(jìn)行審批。\h3.2.3明確審批規(guī)范與審批手續(xù)業(yè)務(wù)員在購買辦公用品后申請支付時，需先填寫“物品報(bào)銷表”，保管人員和驗(yàn)收人員驗(yàn)收完畢并在《驗(yàn)收表》上簽字后方可辦理后續(xù)的審批手續(xù)。外出差旅人員借支差旅費(fèi)，須按審批金額著實(shí)辦理借款，返回后、須在十個工作日內(nèi)辦理實(shí)銷手續(xù)。當(dāng)月的費(fèi)用余額必須在當(dāng)月月末返還上繳。報(bào)銷單據(jù)填制好后先找部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后，財(cái)務(wù)部門報(bào)備審批最后總經(jīng)理簽名，出納實(shí)銷。單位員工自用借款，借款員工應(yīng)在借款單據(jù)上注明款項(xiàng)使用原因、借款金額、本人簽字后。找審批工作負(fù)責(zé)人審核簽字、交由財(cái)務(wù)部門復(fù)核最后總經(jīng)理簽字核查。當(dāng)報(bào)銷時，應(yīng)將《借款單》交公司財(cái)務(wù)部，從財(cái)務(wù)部取得款項(xiàng)。3.3明確發(fā)票單據(jù)填寫內(nèi)容，強(qiáng)化報(bào)銷管理3.3.1明確借支過程中發(fā)票單據(jù)的填寫形式與填寫內(nèi)容加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部制度和實(shí)際控制。公司必須要加強(qiáng)各項(xiàng)費(fèi)用的控制嚴(yán)禁額外報(bào)銷，還應(yīng)該嚴(yán)格各項(xiàng)費(fèi)用的開支明細(xì)制定正規(guī)的報(bào)銷流程。包括如下行為：填寫“借支申請單”時應(yīng)將結(jié)算欄內(nèi)填寫完整不得省略、不得勾抹涂畫，再經(jīng)過出納員核實(shí)后會計(jì)二次檢查；在報(bào)銷交通費(fèi)快遞郵發(fā)票據(jù)時須在反面注明事由，油料費(fèi)發(fā)票報(bào)銷必須注明公司的全稱；其他個別應(yīng)付款的報(bào)銷必須由付款人出具證明才能報(bào)銷；當(dāng)業(yè)務(wù)招待員報(bào)銷招待費(fèi)用時，要經(jīng)過該部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理許可之后方能進(jìn)行下一步的報(bào)銷手續(xù)，此類的報(bào)銷方式必須是真實(shí)發(fā)生并且必須持有有效的原始憑證為依據(jù)，該事項(xiàng)發(fā)生后向財(cái)務(wù)人員索取發(fā)票。3.3.2強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門審批流程與報(bào)銷管制當(dāng)會計(jì)部門在審核檢查報(bào)銷單據(jù)時須著重查驗(yàn)發(fā)票的真實(shí)性及發(fā)票附屬的原始憑證是否真實(shí)有效，是否管理層出現(xiàn)非本人報(bào)銷的行為，如出現(xiàn)此行為應(yīng)告知被授權(quán)人其應(yīng)盡職責(zé)以及轉(zhuǎn)告授權(quán)人此行為是“授權(quán)不授責(zé)”的，發(fā)生事故造成損失由授權(quán)人自行承擔(dān)。在報(bào)銷時應(yīng)著重檢查此報(bào)銷的事項(xiàng)是否已經(jīng)報(bào)銷過，如發(fā)現(xiàn)已經(jīng)報(bào)銷過財(cái)務(wù)人員有權(quán)不報(bào)銷，因此類單項(xiàng)的報(bào)銷報(bào)賬，無論金額多大都應(yīng)一次性報(bào)銷，不得拆分報(bào)銷的方式進(jìn)行報(bào)銷，如果出現(xiàn)此類現(xiàn)象財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。如出現(xiàn)了首要負(fù)責(zé)人簽字的報(bào)銷單據(jù)出現(xiàn)了事故，在檢查審批中發(fā)現(xiàn)濫用職權(quán)者，應(yīng)罰處報(bào)銷金額的10%作為罰款；如只是因?yàn)闄z查審批過程中由于失誤造成事故則只處罰報(bào)銷金額的5%以作警告；但是負(fù)責(zé)人早知此報(bào)銷單據(jù)不正確但是仍然簽字過關(guān)，則著重處罰報(bào)銷金額十倍的罰款。圖2員工借支報(bào)銷審批流程3.4完善公司內(nèi)部管理，健全借支回收制度3.4.1確立報(bào)銷還款時限當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦業(yè)務(wù)職工必須及時歸還借款。如外出公干預(yù)支差旅費(fèi)的職員，返回后7個工作日內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)，如果報(bào)銷后發(fā)現(xiàn)多余的金額必須及時歸還。開取匯票、支票的，必須在付款手續(xù)完成后的5個工作日內(nèi)辦理支票結(jié)算。對辦理此事項(xiàng)需增加專業(yè)人員對于員工辦理報(bào)銷和還款手續(xù)進(jìn)行監(jiān)督糾正，避免發(fā)生報(bào)銷時間不到位的情況。3.4.2確立并完善懲戒機(jī)制公司員工借款原則上不超過三個月。前期欠款未還，一般情況下不得再次辦理借支，如某些員工態(tài)度惡劣應(yīng)給予與相應(yīng)的懲罰，對于超過時長3個月后的員工分類處罰，超過6個月的則罰借款金額的百分之十作為罰款，時長超12個月的則借款金額的百分之五十作為罰款，一年以上的則借款金額的百分之百作為懲處，如態(tài)度非常惡劣者進(jìn)行辭退。作為公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期或不定期的對員工臨時借款進(jìn)行清算清查。并對逾期不未歸還者或逾期沒有報(bào)銷者,下發(fā)《借款報(bào)銷催辦單》通知當(dāng)事員工,如還不履行的話,應(yīng)采取減薪或降級等手段,如發(fā)生特殊情況時應(yīng)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。表2員工借支逾期處罰制度逾期時間≥3個月3個月-6個月6個月-12個月>12個月處罰標(biāo)準(zhǔn)警告限期還款借款金額的10%借款金額的50%借款金額的100%并且辭退4小結(jié)內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司運(yùn)輸器材比較多且倉儲管理繁雜的企業(yè)，而且員工人數(shù)比較多，借支管理的方法是更為重要，更是直接關(guān)系到公司的財(cái)務(wù)情況、資金分配和最終結(jié)果，還是企業(yè)在以后發(fā)展中不可避免的問題。通過此次優(yōu)化設(shè)計(jì)，對于企業(yè)不同借支采用不同的管理，并對于歸還時間進(jìn)行分類和相應(yīng)的懲戒，進(jìn)一步完善了借支管理