公司檔案室規(guī)章管理制度

公司檔案室規(guī)章管理制度

公司檔案室規(guī)章管理制度1

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)

管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公

文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員歸

檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清

楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附

件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管

理。

第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及

單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、

勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄（包括會(huì)議的通知、報(bào)告、

決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等）、決

定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)

單位來(lái)往的文書(shū)。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、

照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索?。?/p>

1、借閱檔案要認(rèn)真填寫(xiě)《借閱檔案登記簿》。

2、借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密,

嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，

凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原

因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、

或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

第七條檔案的銷(xiāo)毀：

1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，屬密級(jí)

檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室

主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷(xiāo)毀。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清

單，由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

公司檔案室規(guī)章管理制度2

第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效

保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱(chēng)檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技

術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書(shū)、紀(jì)要、

圖紙、照片圖片、測(cè)繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等，

包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類(lèi)檔案信息的收集、整理、

報(bào)送、存檔、應(yīng)用及管理工作。

第四條調(diào)度員、測(cè)繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、

設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門(mén)是檔案信息資料的來(lái)源，

負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報(bào)

送工作。

第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類(lèi)編碼保存，要注意防盜、

防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司

綜合檔案管理辦法C

第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相

關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。

第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪，及時(shí)

繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)

更新的，應(yīng)同步更新。

第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。

第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類(lèi)檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案

室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。

第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）

《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種

人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)

碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資

料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在刃、理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在

其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)吹

集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料

的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，

應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年

后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓

員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為俁密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案

室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)

《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批

準(zhǔn)后方可查、借閱C

2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不

得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。

2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔

案。

2.4所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源

部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私

自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記

本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取

證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，

予以懲處。

4、檔案的銷(xiāo)毀

4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷(xiāo)毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人

事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后

銷(xiāo)毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)

的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案做好登記

并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，

修訂和廢止亦同。

公司檔案室規(guī)章管理制度4

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集一整理一分類(lèi)一編號(hào)一

登記一輸入電腦一入柜一利用一檢查

1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、

工程竣工驗(yàn)收資料等；

1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)

明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及

維修保養(yǎng)記錄等；

1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的“業(yè)主概況表”、

“業(yè)主公約”、“入住契約”、“前期服務(wù)協(xié)議”、“接房登記表”

等。

L2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物

管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章

制度等；

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、

上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱(chēng)證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄

等;

1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、

納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。

1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

二、檔案管理

2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又

方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)

密管理，并保存復(fù)印件。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照

片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不

丟失、不泄密。

2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)

發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統(tǒng)。

2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類(lèi)，逐一編號(hào)，登

記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。

2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)?；Ｃ考径葘?duì)檔案文件的形

成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。

公司檔案室規(guī)章管理制度5

一、總則

1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案

管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制

度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接

形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷

史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文

上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故

離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或

銷(xiāo)毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審

閱后歸檔。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料,

由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典

型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記

錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、

錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文

件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完

整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與

定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，

文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在

針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材

料應(yīng)依序排列在一超，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在

后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)

保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工

作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完

整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借

閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要

由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要

定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)

理處理。

3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材粕內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及

時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任°

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得

任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄

或復(fù)制。

5、必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或

作記號(hào)等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員

另行辦理續(xù)借手續(xù)C

七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。

公司檔案室規(guī)章管理制度6

一、文書(shū)檔案歸檔制度

L各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔

范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門(mén)內(nèi)勤）收集、

審定、整理、立卷C

3.歸檔的文件牙料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠（文件的正文與附件、

印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)）無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應(yīng)留有書(shū)面材

料存檔。

5?凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍(lán)黑色

鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新

書(shū)寫(xiě)。

6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。

7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律

交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦

法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡

責(zé)，自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、

上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)

量符合“規(guī)范”要求。

3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)

驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、

整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，

把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移

交。

4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5.接受本公司專(zhuān)職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),

不斷提高業(yè)務(wù)水平C

四、部門(mén)立卷制度

1.凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均

屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。

2.各部門(mén)兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審

定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,

按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1.各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔

案的保管工作。

2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)做到存放合理，排列

有序，查找方便。

3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚

未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。

4.庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24寸，相對(duì)濕

度要保持在45—60機(jī)防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防

潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。

6.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一

律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗，確

保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)

真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2?凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，

嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)

須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人

員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室c

4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,

不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。

5?對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要

依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺(jué)履行

借閱手續(xù)。

2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)

持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱

期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由

轉(zhuǎn)借他人。

4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。

5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案

材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，

經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。

6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)

象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

公司檔案室規(guī)章管理制度7

1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工

作。

2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)

目工作的科（股）室起草，局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān)，登記編號(hào)后報(bào)

局長(zhǎng)或局長(zhǎng)授權(quán)的主管副局長(zhǎng)簽發(fā)。

3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對(duì)后，由辦公室印

刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般

性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(zhǎng)同意，明確印制數(shù)量、

完成時(shí)限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理，并做好登記。

微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。

6、收到上級(jí)機(jī)關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見(jiàn)，報(bào)局

長(zhǎng)批示，按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門(mén)辦理。

7、辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催

辦，一般公文定期催辦。

8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定,

及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

9、辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行

督促檢查并建立督查制度。

10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)文秘工作。

業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由

主管常務(wù)副局長(zhǎng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完

畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦

文件，辦公室必須當(dāng)時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)落實(shí)。

13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準(zhǔn)確科學(xué)有效。

14、嚴(yán)把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(zhǎng)同意，然后由局

長(zhǎng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任

或分管常務(wù)副局長(zhǎng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信

使用必須由辦公室主任簽批。

15、文書(shū)要嚴(yán)格執(zhí)行借閱，保密等項(xiàng)規(guī)章制度。

16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱，重要信函，由主任

或主管常務(wù)的副局長(zhǎng)簽轉(zhuǎn)。

17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公

室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎(jiǎng)勵(lì)等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，

統(tǒng)一管理。

18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué)，

有利用價(jià)值。

公司檔案室規(guī)章管理制度8

一.制度內(nèi)容

為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構(gòu)成、

公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系

統(tǒng)，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。

因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度

二.管理目標(biāo)

客戶(hù)檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

三.適用范圍

客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：

1.收集客戶(hù)單位資料

2.客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3.客戶(hù)裝修工程文件

4.客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

5.客戶(hù)資料補(bǔ)充

6.客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料

7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

8.客戶(hù)與管理處往來(lái)文件

9.客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

10.客戶(hù)維修記錄

11.客戶(hù)投訴記錄

12.客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作

程序

四.注意事項(xiàng)

1.及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，

傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

2.協(xié)調(diào)與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

3.做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨

時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；

4.接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；

5.接聽(tīng)客戶(hù)工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。最新公司檔案室規(guī)

章管理制度2

一、總則

1、為了規(guī)范公司檔案管理，做好檔案的保密及使用工作，特制

定本制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位、部門(mén)的檔案管理。

3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負(fù)責(zé)本制度的修訂

完善。

二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門(mén)

1、檔案是指本公司過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、企業(yè)文化等

活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記

錄。

2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)

檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員

崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。

3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為a級(jí)和b級(jí)，檔案應(yīng)

按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，有規(guī)范的檔案編號(hào)，并建立電子與紙張分類(lèi)

目錄。

（二）各部門(mén)資料管理

1、公司所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料

管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與公司檔案歸

口管理。

2、各部門(mén)根據(jù)部門(mén)資料性質(zhì)結(jié)合公司檔案管理制度，實(shí)行統(tǒng)一

的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)管理。

3、檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。

三、檔案分類(lèi)

（一）檔案質(zhì)量

1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要

工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷為文件材料的內(nèi)容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔案文件

要進(jìn)行修復(fù)處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之

間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的，由

檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。

5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在

后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿

之后。

2、跨的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)

示年立卷；跨會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年

立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇埃?/p>

收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，

發(fā)文底稿。

（三）分類(lèi)

1、檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分

表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：

證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目、計(jì)劃總結(jié)類(lèi)目、會(huì)議

記錄類(lèi)目、財(cái)務(wù)類(lèi)目、基建類(lèi)目等）。

2、公司檔案大致分為以下幾類(lèi)：

（1）證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公

司章程等；

（2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)部

文件；

（3）制度類(lèi)：管理制度匯編；

（4）合同類(lèi)：分司與員工的‘勞動(dòng)合司和業(yè)務(wù)合同兩種；

（5）計(jì)劃總結(jié)類(lèi)：分計(jì)劃及總結(jié)等；

（6）會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：董事會(huì)議紀(jì)要等；

（7）財(cái)務(wù)類(lèi)：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的憑證、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析等；

（8）基建類(lèi)：公司基建項(xiàng)目的各種資料。

（四）檔案編號(hào)

1、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，

將所有分類(lèi)各級(jí)

2名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱c

2、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，

如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照

表，以免混淆。

3、公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件材料的收集、整理，按照《檔

案登記目錄表》條軟“對(duì)號(hào)入座"，各部,［要積極配合公司檔案管

理工作。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則

和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文

件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》。

（二）歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保

存期限分為定期和永久.定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5

年，10年。

1、永久保存：

（1）公司章程、合同

（2）股東名冊(cè)

(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則

(4)董事會(huì)及股東會(huì)記錄

(5)財(cái)務(wù)報(bào)表

(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件

(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證

(8)工程設(shè)計(jì)圖

(9)公司規(guī)章制度

(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)2、10年保存：

(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)

(2)會(huì)計(jì)憑證

(3)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)3、1年至5年保存：

(1)期滿(mǎn)或解除之合約

(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)

(3)員工與公司合同期滿(mǎn)不在簽約或解除之合約4、1年以下

暫時(shí)保存：

(1)結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

(三)公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。

(四)歸檔的文件資料種類(lèi)，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完

整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件

與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。

(五)按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔

案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。

五、檔案日常管理

(一)借閱

1、借閱手續(xù)：

(1)各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)

人出示書(shū)面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上

簽字。

(2)檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱

登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。

(3)檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填

寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文

件上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門(mén)

負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示，辦理有關(guān)的審批手續(xù)。

5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，

應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

(二)銷(xiāo)毀

1、每年保管城限已滿(mǎn)的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案

銷(xiāo)毀清冊(cè)》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷(xiāo)人后方可進(jìn)行

銷(xiāo)毀?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、

檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。

2、銷(xiāo)前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷(xiāo)后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)

情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需永久保管。

3、保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債

權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保

存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

（三）移交

1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，

報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。《檔案

移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽

章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。

2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移

交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔

案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何

無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為

公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案

資料。

3、愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨

意翻動(dòng)。

六、附則

（一）在本制度框架下，公司各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為

具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)辦公室備案后，

與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發(fā)試行

附表檔案員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極

開(kāi)展檔案的提供利用工作；

2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔

的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如有破損

或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡

的資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折

疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)，再把文

件資料按類(lèi)別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手

而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防

鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。

6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好

文件索引，以便查找。最新公司檔案室規(guī)章管理制度3

檔案室規(guī)章管理制度

第一章總則

一、目的

1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管

理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司過(guò)去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門(mén)及員工從事

生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有

保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦

盤(pán)片、聲象、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不司形式的歷史記錄。

3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文

上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離

職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦

統(tǒng)一管理。

第二章檔案歸檔

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審

閱后歸檔。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，

由主辦部門(mén)或人員攻集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集.

三、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典

型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

56、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄

音、7、工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造假、

工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量空hi）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資

料等。

8、合同：原輔料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托

合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。

9、設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉(cāng)庫(kù)等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、

工程部設(shè)備、qc部設(shè)備等。

10、員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)

告等。

11、供應(yīng)商檔案

四、歸檔時(shí)間

1、各類(lèi)證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章

的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦

理歸檔手續(xù)。

2、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程

隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔C

3、員工培訓(xùn)類(lèi)資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之

前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。

4、計(jì)量類(lèi)資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之

前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。

5、供應(yīng)商檔案按每歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前

將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)。

6、記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔

一次。

7、批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔

案室辦理歸檔手續(xù)C

8、未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，

并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

五、歸檔份數(shù)

1、原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。

2、使用頻繁的檔案，各使用部門(mén)應(yīng)復(fù)印留存自用。

六、檔案要求

1、由檔案室和各部門(mén)指定派一名專(zhuān)人負(fù)責(zé)歸檔事宜。

2、對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。

3、文件必須通過(guò)系統(tǒng)整理后再歸檔。

4、文件須經(jīng)歸檔部門(mén)主管或部門(mén)以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。

5、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

6、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材

料應(yīng)依序排列在一是，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印

件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之

間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

7、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與

定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起，不得分開(kāi)，文電

應(yīng)合一歸檔。

8、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件

之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，整。

七、歸檔手續(xù)

各類(lèi)文件歸檔時(shí)，歸檔部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《文件歸檔單》一式二份，

由歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人而總經(jīng)辦審批，歸檔部q和檔案室各留一份，以

備查考。由檔案員填寫(xiě)《文件歸檔登記簿》，貴當(dāng)然和檔案員共同

簽字確認(rèn)。

第三章檔案的'收集與整理

八、檔案的收集

1、由各部門(mén)指派專(zhuān)人，每周一對(duì)其本部門(mén)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行

收集，并進(jìn)行分類(lèi)、排列、編目后移交檔案室。

2、由檔案管理人員定期到各部門(mén)對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)

9、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完

行系統(tǒng)的、全面的整理。

3、收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量，如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集,

對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。

九、檔案的整理

1、檔案采用按類(lèi)別分類(lèi)的方式，做到層次分明，便于保管和利

用。

2、檔案嚴(yán)格按照分類(lèi)、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、

全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

第四章檔案建檔

十、分類(lèi)梳理

歸檔的資料，由檔案員分類(lèi)、編號(hào)、于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù)，

并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》

十一、檔案專(zhuān)用章

所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色

檔案專(zhuān)用章，加蓋檔案專(zhuān)用章的復(fù)印件視司原件使用，檔案專(zhuān)用章

置于檔案室，由檔案員保管。

十二、檔案編號(hào)章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫(xiě)，檔案編

號(hào)章置于檔案室，由檔案員保管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)

整須登記備查。

十三、檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并

定期核對(duì)。

十四、電子備份

重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料

如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

第五章檔案使用和歸還

十五、檔案使用

1、文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚?xiě)《檔案復(fù)印件登記簿》，一般性文

件經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)

印、提供。

2、借出已加蓋檔案專(zhuān)用章的復(fù)印件：由使用人填寫(xiě)《檔案借出

登記簿》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過(guò)十個(gè)工作日，重要文件

及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟

催或辦理重新借出手續(xù)。

3、借閱原始文件：由使用人填寫(xiě)《檔案借閱登記簿》，經(jīng)部門(mén)

負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室制定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文

件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。

4、外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記簿》，須

經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。

5、按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記簿上登記并簽字

確認(rèn)方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以200-1000元/人/

件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以

相應(yīng)處理。

十六、檔案歸還

1、檔案使用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、

勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類(lèi)檔案文件在歸還時(shí)，

經(jīng)檢查無(wú)誤后，應(yīng)在《檔案借出登記簿》登記，并由使用人和檔案

員分別簽字確認(rèn)。

2、發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)使用人處以200-100元/人/件的罰款;

造成損失的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

3、檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行

更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。

十七、檔案保管與檢查

1、公司各類(lèi)應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門(mén)或個(gè)人

不得私自保存，更不得擅自銷(xiāo)毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事

人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

2、每月底，由綜合部負(fù)責(zé)人將對(duì)檔案室的資料進(jìn)行抽查；每三

個(gè)月與檔案元共同對(duì)檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫(xiě)《檔

案清查記錄》。

3、檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承

擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

十八、檔案的銷(xiāo)毀

1、對(duì)需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理的檔案，由檔案室填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)

表》，并制作《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，包括：本單位和卷宗的簡(jiǎn)短的歷

史情況、銷(xiāo)毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定

的情況和銷(xiāo)毀的理由等內(nèi)容的書(shū)面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)

理審核簽字同意后，方可銷(xiāo)毀。

2、檔案員進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀，qa和檔案歸檔部門(mén)各指派一人進(jìn)行

監(jiān)銷(xiāo)，檔案銷(xiāo)毀須協(xié)同保衛(wèi)部門(mén)共同處理。

3、檔案銷(xiāo)毀時(shí)檔案員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上“銷(xiāo)毀情況”一欄注明

“已銷(xiāo)毀”字樣和日期，監(jiān)銷(xiāo)人員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。

十九、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工

作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完

整與安全。

二十、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借

閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部

門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定

期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。

3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)

匯報(bào)，追求責(zé)任。

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得

任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或

復(fù)制。

5、必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作

記號(hào)等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另

行辦理續(xù)借手續(xù)。

杭化新材料綜合管理部

20—年10月最新公司檔案室規(guī)章管理制度4

學(xué)校檔案管理制度

一、總則

1、為了規(guī)范學(xué)校檔案管理，特制定本制度。

2、本制度適用于學(xué)校及所屬各單位檔案管理。

3、本制度最終解釋權(quán)歸人資行政中心。

二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門(mén)

1、檔案是指本學(xué)校過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、教研活動(dòng)、

企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲

像等歷史記錄。

2、學(xué)校設(shè)立檔案室，隸屬于行政部，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)

檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學(xué)校制定明確的檔案管理員

崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。

3、學(xué)校檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為學(xué)校級(jí)和部門(mén)級(jí)，學(xué)

校級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建

立電子與紙張分類(lèi)目錄。

（二）各部門(mén)資料管理

1、學(xué)校所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職的資衿管理員，制定明確的資料

管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與學(xué)校檔案歸

口管理。

2、各部門(mén)根據(jù)部門(mén)資料性質(zhì)結(jié)合學(xué)校級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)

一的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)管理C

3、檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀，必須按照學(xué)校管理規(guī)定執(zhí)行。

三、檔案分類(lèi)

（一）檔案質(zhì)量

1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要

工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷為文件材料的內(nèi)容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔案文件

要進(jìn)行修復(fù)處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之

間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的，由

檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。

5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在

后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿

之后。

2、跨的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)

示年立卷；跨會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年

立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇埃?/p>

收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙,

發(fā)文底稿。

（三）分類(lèi)

1、檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分

表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：

證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目等）。

2、學(xué)校檔案大致分為以下幾類(lèi)：

（1）證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照，注冊(cè)資料、年檢資料、學(xué)

校章程等；

（2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)部

文件；

（3）制度類(lèi)：管理制度匯編；

（4）合同類(lèi)：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。

（5）計(jì)劃總結(jié)類(lèi)：分計(jì)劃及總結(jié)等；

（6）會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：辦公例會(huì)紀(jì)要等

（五）檔案編號(hào)

1、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，

將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以

便查閱。

2、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，

如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照

表，以免混淆。

3、學(xué)校檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件材料的收集、整理，按照《檔

案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部,1要積極配合學(xué)校檔案管

理工作。

四、歸檔及保存年限

(一)歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則

和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文

件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》。

(二)歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保

存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5

年，10年。

1、永久保存：

(1)學(xué)校章程、合同

(2)股東名冊(cè)

(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則

(4)董事會(huì)及股東會(huì)記錄

(5)財(cái)務(wù)報(bào)表

(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件

(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證

(8)工程設(shè)計(jì)圖

(9)學(xué)校規(guī)章制度

(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)2、10年保存：

(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)

(2)會(huì)計(jì)憑證

(3)事業(yè)計(jì)劃資料

(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)3、1年至5年保存：

(1)期滿(mǎn)或解除之合約

(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)4、1年以下暫時(shí)保存：

(1)結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

(三)學(xué)?？筛鶕?jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。

(四)歸檔的文件資料種類(lèi)，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完

整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件

與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。

(五)按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔

案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。

五、檔案日常管理

(一)借閱

1、借閱手續(xù)：

(1)各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)

人出示書(shū)面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在學(xué)校借閱登記表上

簽字。

(2)檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱

登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。

(3)檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填

寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文

件上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門(mén)

負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示，經(jīng)行政部主任批準(zhǔn)。

5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，

應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

（二）銷(xiāo)毀

1、每年保管期限已滿(mǎn)的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案

銷(xiāo)毀清冊(cè)》，報(bào)學(xué)校負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷(xiāo)人后方可進(jìn)行

銷(xiāo)毀。《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、學(xué)校負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、

檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。

2、銷(xiāo)前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷(xiāo)后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)

情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需永久保管。

3、保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的'檔案有下列四種：未結(jié)清的

債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有

保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

（三）移交

1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，

報(bào)學(xué)校負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案

移交登記表》需注明：移交檔案目錄、學(xué)校負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽

章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。

2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移

交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理學(xué)校已形成的全部文件資料檔

案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何

無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為

學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案

資料。

3、愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨

意翻動(dòng)。

六、附則

（一）在本制度框架下，學(xué)校各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為

具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)行政部備案后，

與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。

附表檔案員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管學(xué)校檔案；積極

開(kāi)展檔案的提供利用工作；

2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔

的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如有破損

或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡

的資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折

疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)，再把文

件資料按類(lèi)別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手

而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防

鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。

6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好

文件索引，以便查找。最新公司檔案室規(guī)章管理制度5

第五章公司規(guī)章管理制度

公司制定的規(guī)章制度是我們員工之間建立和諧的工作關(guān)系的關(guān)

鍵，而這種和諧的工作關(guān)系對(duì)我們的顧客和管理者是非常重要的。

每位員工在每天的工作中嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度，以確保我

們擁有一個(gè)愉快友好的工作環(huán)境。

一、員工素質(zhì)要求

1、愛(ài)崗敬業(yè)：忠于職守，顧全大局；服從公司調(diào)動(dòng)；熱愛(ài)本職

工作；增強(qiáng)事業(yè)心、責(zé)任感；能完成上級(jí)交辦的各種任務(wù)。

2、熱愛(ài)企業(yè)：保守公司機(jī)密，愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，珍惜經(jīng)營(yíng)成果。

3、遵章守制：遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)操作。

4、工作狀態(tài)：相互關(guān)心、相互理解、相互尊重、相互協(xié)作、相

互監(jiān)督。

5、道德準(zhǔn)則：寧可公司吃虧，不讓客戶(hù)吃虧；寧可個(gè)人吃虧,

不讓公司吃虧。

二、禮節(jié)禮儀規(guī)范及行為修養(yǎng)

待客熱情友好，說(shuō)話親切和藹，舉止穩(wěn)重大方，處事禮貌謹(jǐn)慎。

尊重自己、尊重他人，團(tuán)結(jié)互助、誠(chéng)信自律。接待客戶(hù)時(shí)講究語(yǔ)言

藝術(shù)，時(shí)刻使用敬語(yǔ)“您、您好、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起、再見(jiàn)”等。

員工的標(biāo)準(zhǔn)笑容體現(xiàn)的是企業(yè)文化。親切的微笑，優(yōu)雅的卷止,

會(huì)使人感到和藹可親，平易近人，微笑的表情也更使員工自身增強(qiáng)

自信心。

1、工作時(shí)間內(nèi)按公司儀容儀表要求上崗，著裝干凈整潔，嚴(yán)禁

穿暴露裝、居家服（鞋）或各類(lèi)奇裝異服等影響正常辦公服裝二班,

禁止公共區(qū)域吸煙C

2、所有員工須保持頭發(fā)整齊清潔，頭發(fā)要經(jīng)常梳洗；發(fā)型切勿

標(biāo)新立異，保持自然色澤。保持臉、頸及耳朵整潔干凈。男員工不

留胡須，女員工不得濃妝艷抹，可化職業(yè)妝。

3、請(qǐng)使用普通話作為接待用語(yǔ)，在任何場(chǎng)合應(yīng)使用文明語(yǔ)言，

語(yǔ)氣溫和，切忌粗聲粗氣。

4、在接待公司內(nèi)外人員時(shí)，應(yīng)注視對(duì)方，微笑應(yīng)答，大方得體,

不卑不亢。

5、辦公室內(nèi)接聽(tīng)私人電話力求簡(jiǎn)短，時(shí)間控制在5分鐘以?xún)?nèi)，

嚴(yán)禁私人原因占