機(jī)要文件管理制度

機(jī)要文件管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)1.1本制度的訂立目的是為了規(guī)范公司機(jī)要文件的管理，確保機(jī)要文件的安全性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高工作效率和決策效果。1.2本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)企業(yè)管理法》及其他相關(guān)法律法規(guī)的要求訂立。第二條適用范圍本制度適用于全部公司內(nèi)部的機(jī)要文件的管理工作。第三條定義3.1機(jī)要文件：指對(duì)公司利益具有較大影響，需嚴(yán)格保密的文件，包含但不限于公司管理決策文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.2機(jī)要文件管理人：指負(fù)責(zé)機(jī)要文件管理的責(zé)任人。第二章機(jī)要文件的分類與登記第四條機(jī)要文件的分類4.1機(jī)要文件依照涉及內(nèi)容的不同，分為戰(zhàn)略性文件、決策性文件、運(yùn)營(yíng)性文件等。4.2機(jī)要文件依照涉及范圍的不同，分為公司級(jí)機(jī)要文件、部門級(jí)機(jī)要文件、崗位級(jí)機(jī)要文件等。第五條機(jī)要文件的登記5.1機(jī)要文件由編寫者進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包含文件名稱、起草單位、密級(jí)、編寫日期、生效時(shí)間等。5.2機(jī)要文件登記應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)將登記信息記錄在機(jī)要文件管理系統(tǒng)中。第三章機(jī)要文件的保管與傳遞第六條機(jī)要文件的保管6.1機(jī)要文件應(yīng)存放在專用的保險(xiǎn)柜或密閉的文件柜中，保證文件的安全。6.2機(jī)要文件的保管人應(yīng)定期檢查文件柜的密封情況，確保文件沒有遭到竄改或泄露。第七條機(jī)要文件的傳遞7.1機(jī)要文件的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，禁止使用非公司指定的網(wǎng)絡(luò)或存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行傳遞。7.2機(jī)要文件傳遞過(guò)程中應(yīng)記錄傳遞時(shí)間、傳遞人員等信息，接收方應(yīng)確認(rèn)接收情況。第四章機(jī)要文件的使用與銷毀第八條機(jī)要文件的使用8.1機(jī)要文件的使用應(yīng)依照權(quán)限管理原則，確保只有需要使用的人員能夠查閱和處理文件。8.2機(jī)要文件的查閱記錄應(yīng)被留存，并定期進(jìn)行審查和歸檔。第九條機(jī)要文件的銷毀9.1機(jī)要文件的銷毀應(yīng)依照文件管理規(guī)定進(jìn)行，確保文件被徹底銷毀，不留任何痕跡。9.2機(jī)要文件的銷毀應(yīng)保證文件的完整性，防止文件泄漏。第五章機(jī)要文件管理的監(jiān)督與評(píng)估第十條機(jī)要文件管理的監(jiān)督10.1公司內(nèi)設(shè)機(jī)要文件管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)要文件管理工作的監(jiān)督和引導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理管理中的問題。10.2每年進(jìn)行機(jī)要文件管理工作的質(zhì)量評(píng)估，對(duì)不符合要求的管理進(jìn)行整改。第十一條機(jī)要文件管理的培訓(xùn)11.1公司應(yīng)定期組織機(jī)要文件管理培訓(xùn)，提高員工對(duì)機(jī)要文件管理的認(rèn)得和理解。11.2新員工入職時(shí)應(yīng)進(jìn)行機(jī)要文件管理知識(shí)的培訓(xùn)，并簽署保密協(xié)議。第六章附則第十二條違規(guī)處理12.1對(duì)違反機(jī)要文件管理制度的人員，公司將依法進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處理，包含但不限于警告、記過(guò)、降職、開除等懲罰。12.2對(duì)于有意泄露機(jī)要文件導(dǎo)致公司利益受損的行為，公司將保存追究法律責(zé)任的權(quán)利。第十三條本制度解釋權(quán)本制度的最終解釋權(quán)歸公司負(fù)責(zé)人全部。附件：機(jī)要文件管理系統(tǒng)使用操作手冊(cè)該制度旨在確保公司機(jī)要文件的管理得以規(guī)范和有效實(shí)施，以保證公司的信息安全和決策效果。各部門和崗位應(yīng)嚴(yán)格依照本制度的要求執(zhí)行，對(duì)于違反制度的行為