上尚品鮮果零食店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1基本情況 上尚品鮮果零食店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設(shè)計1基本情況1.1上尚品鮮果零食店的基本介紹上尚品鮮果零食店地址位于長沙市岳麓山天頂街道青山新村社區(qū)永青路123號，于2019年9月26日成立，占地150平方米，注冊資本為20萬元，法定代表人為丁暉，屬于個體工商戶，主要經(jīng)營范圍：水果、煙酒、干果炒貨、飲料等商品。其工作人員有3名。處于天頂街道青山新村社區(qū)永青路這一范圍有三家與上尚品鮮果零食店存在競爭關(guān)系，其壓力巨大，但其也存在優(yōu)勢，該店服務(wù)態(tài)度好，商品質(zhì)量高，價格實(shí)惠，深受消費(fèi)者 圖一上尚品鮮果零食店面圖的熱愛。1.2主要采購商品經(jīng)調(diào)查，上尚品鮮果零食店熱銷的商品種類為水果類，該店商品類型有水果類，干果炒貨類，休閑零食，飲料煙酒和速食品等等。該店主要消費(fèi)者以湖南商務(wù)職院全體師生和附近居民為主，湖南商務(wù)職院的消費(fèi)力度遠(yuǎn)大于其他消費(fèi)群體。下表為上尚品鮮果零食店的主要采購的商品表1上尚品鮮果零食店主要采購商品商品類型水果類干果炒貨類休閑零食速食品飲料煙酒商品名稱蘋果芒果干薯片八寶粥果汁香蕉杏梅干餅干自熱火鍋酸奶芒果草莓干面包方便面啤酒沃柑花生麻辣水果罐頭香煙火龍果葵瓜子糖果果凍自熱米飯汽水……………2采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的相關(guān)概念及狀況2.1內(nèi)部控制概念內(nèi)部控制是一個企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、措施的總稱。內(nèi)部控制主要由五個因素組成:內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督。圖二內(nèi)部控制五要素圖表2上尚品鮮果零食店采購內(nèi)部與內(nèi)部控制五要素的聯(lián)系對應(yīng)關(guān)系內(nèi)部環(huán)境上尚品鮮果零食店整體風(fēng)險評估采購環(huán)節(jié)中制度、流程是否健全以及所能承擔(dān)的內(nèi)部控制風(fēng)險控制活動上尚品鮮果零食店采購環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程信息與溝通采購環(huán)節(jié)中與供應(yīng)商的信息采集、傳遞是否良好內(nèi)部監(jiān)督上尚品鮮果零食店工作人員職責(zé)相分離采購內(nèi)部控制設(shè)計要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況而制定，其最基本的設(shè)計原則就是實(shí)事求是，“因企制宜”。上尚品鮮果零食店的采購內(nèi)部控制制度應(yīng)根據(jù)其自身的經(jīng)營模式和經(jīng)營特點(diǎn)去設(shè)計，以保證業(yè)務(wù)活動能夠有序的進(jìn)行，防止欺詐和舞弊的行為出現(xiàn)，同時又能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。2.2采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制狀況2.2.1上尚品鮮果零食店現(xiàn)狀上尚品鮮果零食店工作人員有三名，該店商品主要銷售水果居多，其他種類比較單一。由于們對商品需求也有不同，例如，在炎熱的夏天人們喜歡吃西瓜，但通常在秋冬季節(jié)人們不經(jīng)常吃且中國有句諺語“秋不食瓜，冬必咳嗽”。而在該店中有進(jìn)購反季水果，則會出現(xiàn)滯銷，便會使反季水果出現(xiàn)腐爛等情況。水果種類多，有時會出現(xiàn)保鮮不及時而導(dǎo)致?lián)p壞，造成損失，采購計劃不完善則會導(dǎo)致過多的進(jìn)貨，人員分工不明確則會導(dǎo)致大量時間的流失，驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理則會導(dǎo)致食品種類出現(xiàn)差錯。下表為部分水果保鮮不及時而導(dǎo)致的損失表。表3損失表水果名稱進(jìn)價成本（元/斤）低價銷售（元/斤）損失（元）蘋果523火龍果633葡萄514……圖三腐爛的草莓圖四處于腐爛的水果圖三為2020年12月2號拍攝的，圖中的草莓已發(fā)爛，起霉原因是該店工作人員對其保鮮不及時，且收貨未檢查質(zhì)量。圖四中做過標(biāo)記的水果是已處在腐爛中，但工作人員未對其腐爛的水果進(jìn)行處理，而任其自然，從而導(dǎo)致部分未腐爛的水果質(zhì)量下降。這兩張圖都反映出工作人員未及時對應(yīng)需要保鮮的水果進(jìn)行保鮮，而導(dǎo)致水果發(fā)霉腐爛，造成一定的損失。2.2.2采購商品的進(jìn)貨渠道及流程上尚品鮮果零食店的前身是湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院校內(nèi)南方超市，開店經(jīng)驗(yàn)豐富，其供應(yīng)商的選擇是經(jīng)過該店法定代表人自己考察決定的，該店水果主要供應(yīng)商是揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場，零食類的供應(yīng)商主要是高橋大市場和金蘋果大市場，商品是由供應(yīng)商運(yùn)輸?shù)皆摰辍Ｏ聢D為上尚品鮮果商品采購業(yè)務(wù)流程圖: 圖五采購業(yè)務(wù)流程圖上尚品鮮果零食店采購流程是具體化的，首先，該店確定要采購的商品，采購的商品要根據(jù)店內(nèi)銷售情況而定；其次，要正確合理選擇供應(yīng)商，以便能夠及時進(jìn)貨；最后，在商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)要特別注意商品是否損壞、是否缺少等等。下列為上尚品鮮果零食店11月份的水果采購清單表和商品驗(yàn)收表。表4上尚品鮮果零食店11月份水果采購清單序號商品名稱數(shù)量（斤）單價（元）總價（元）1蘋果504.00200.002香蕉403.00120.003草莓207.00140.004橘子452.50112.505柚子353.00105.006葡萄355.00175.007紅提306.00180.008柿子252.0050.009甘蔗501.5075.00……表5上尚品鮮果零食店11月份商品驗(yàn)收表序號商品名稱應(yīng)收數(shù)量(斤）實(shí)收數(shù)量（斤）損耗數(shù)量（斤）1蘋果504552香蕉403823草莓201914橘子454235柚子353506葡萄353057紅提302828柿子252419甘蔗505003采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的主要問題3.1采購預(yù)算管理不合理上尚品鮮果零食店在采購環(huán)節(jié)過程中，采購預(yù)算都是沒經(jīng)過系統(tǒng)的計算就直接決定，沒有根據(jù)市場規(guī)律以及自身情況結(jié)合。該店采購商品種類繁多，導(dǎo)致工作人員工作繁瑣且多，認(rèn)為該工作都是一樣沒必要浪費(fèi)時間在上面，以致于到后面銷售環(huán)節(jié)中出現(xiàn)很多錯誤，銷售收入也受到影響。表62019年度上尚品鮮果零食店各類商品各占銷售比例商品類型銷售額所占總銷售比例水果類48%干果炒貨類18%休閑零食類20%飲料煙酒類8%速食品6%從上表可看出在上尚品鮮果零食店中水果類銷售比例占總銷售比例的一半，而干貨類、零食類、煙酒類等占總銷售的一半。但在該店工作人員未進(jìn)行系統(tǒng)的計算和調(diào)查研究，制定了一份不合理的采購預(yù)算。表7上尚品鮮果零食店采購員自定的采購預(yù)算比例商品類型銷售額所占總銷售比例水果類45%干果炒貨類20%休閑零食類15%飲料煙酒類5%速食品15%根據(jù)表中數(shù)據(jù)可看出該采購員的采購預(yù)算單并不符合上尚品鮮果零食店實(shí)際銷售情況，反之，會導(dǎo)致上尚品鮮果零食店出現(xiàn)部分商品積壓和部分商品出現(xiàn)缺貨情況，以致于該店出現(xiàn)一定的虧損。3.2驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理上尚品鮮果零食店工作人員只有三名，在該店中人員分工不明確，采購的人員不僅負(fù)責(zé)采購商品，還負(fù)責(zé)驗(yàn)收商品。該店工作人員在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中未采取職務(wù)分離責(zé)任制，且該驗(yàn)收工作人員未根據(jù)采購請購單驗(yàn)收，而是直接卸貨搬進(jìn)倉庫，也未進(jìn)行數(shù)量核對和檢查是否存在不合格商品，以致于造成該店一定的損失。表8上尚品鮮果零食店驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理造成的損失序號商品名稱單價（元）損耗數(shù)量（斤）損耗金額（元）1蘋果4.00520.002香蕉3.0026.003草莓7.0017.004橘子2.5037.505柚子3.0000.006葡萄5.00525.007紅提6.00212.008柿子2.0012.009甘蔗1.5000.00合計34.001979.50圖六采購訂單圖七入庫單圖五、圖六為上尚品鮮果零食店2020年11月份水果類商品的采購單和入庫單，從上圖可看到到上尚品鮮果零食店的水果采購員與驗(yàn)收入庫員為同一人，不符合職務(wù)職責(zé)相分離原則，存在不合理之處，該店應(yīng)重新將職員的職責(zé)劃分。3.3供應(yīng)商選擇不合理采購環(huán)節(jié)中供應(yīng)商的選擇非常重要，一個企業(yè)想保持正常運(yùn)行，就必須要有供應(yīng)商提供相關(guān)的物資。上尚品鮮果零食店在選擇供應(yīng)商存在不當(dāng)之處，選擇供應(yīng)商時要考慮以下幾個因素:規(guī)模和信譽(yù)度、服務(wù)和位置、商品質(zhì)量和交貨，安全和可靠性、價格和費(fèi)用。上尚品鮮果零食店在水果商品供應(yīng)商是揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場，揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場位于長沙市芙蓉區(qū)，其運(yùn)輸費(fèi)用為80元，該水果批發(fā)市場服務(wù)態(tài)度良好、商品質(zhì)量一般，但交貨時間有時不及時，價格比同行業(yè)紅星水果批發(fā)市場高。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場與紅星水果批發(fā)市場相比，紅星水果批發(fā)市場處于優(yōu)勢地位，下列分別為兩個水果批發(fā)市場的價格及費(fèi)用表。表9揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場批發(fā)價格費(fèi)用表序號商品名稱進(jìn)貨價（元/斤）運(yùn)輸費(fèi)（元）1火龍果5.0080.002蘋果4.003香蕉3.004香梨2.505葡萄5.006紅提6.007香橙3.008青棗6.509草莓7.00合計42.0080.00表10紅星水果批發(fā)市場批發(fā)價格費(fèi)用表序號商品名稱進(jìn)貨價（元/斤）運(yùn)輸費(fèi)（元）1火龍果4.7075.002蘋果3.803香蕉2.694香梨2.395葡萄4.796紅提5.697香橙2.798青棗6.299草莓6.89合計40.0375.00根據(jù)表9和表10的數(shù)據(jù)對比分析顯示紅星水果批發(fā)市場比揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場的進(jìn)價普遍較低，運(yùn)輸費(fèi)也比揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場少5元。經(jīng)調(diào)查，紅星的水果質(zhì)量比揚(yáng)帆好且運(yùn)輸保障高，壞果少，上尚品鮮果零食店在選擇供應(yīng)商時未考慮全面。4采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設(shè)計4.1制定合理的采購計劃上尚品鮮果零食店應(yīng)制定一份合理且有效的采購計劃，將該店采購系統(tǒng)建立完善，也使該店損失降到最低。首先，該店應(yīng)將每月的銷售情況及各類商品銷售數(shù)量記錄下來；其次，將該店記錄各類商品數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，再根據(jù)分析結(jié)果制定一份采購計劃；最后，做一份市場調(diào)查，接近消費(fèi)者，了解消費(fèi)者的喜好，再篩選出最受消費(fèi)者歡迎的商品。4.2實(shí)行職務(wù)職責(zé)相分離原則企業(yè)要創(chuàng)造一個良好的控制環(huán)境是必要的，建立良好的控制環(huán)境可以使企業(yè)內(nèi)部制度得到有效控制。在企業(yè)內(nèi)部制度中權(quán)責(zé)分配至關(guān)重要，采購業(yè)務(wù)活動中應(yīng)梳理其不相容的職務(wù)，實(shí)施職務(wù)職責(zé)相分離原則，從而形成各負(fù)其責(zé)、相互制約、相互監(jiān)督的工作體制。上尚品鮮果零食店在采購內(nèi)部控制制度中應(yīng)劃分各工作人員的工作范圍，明確其人員的職責(zé)，同時安排非采購的工作人員監(jiān)督采購相關(guān)業(yè)務(wù)的流程，實(shí)行職務(wù)職責(zé)相分離制度能夠防止舞弊行為的出現(xiàn)。下列為采購和驗(yàn)收工作人員職務(wù)職責(zé)對應(yīng)圖：對應(yīng)制定采購計劃，采購商品，填制訂購單采購人員對應(yīng)制定采購計劃，采購商品，填制訂購單采購人員驗(yàn)收商品與采購單是否一致及商品入庫對應(yīng)倉庫人員驗(yàn)收商品與采購單是否一致及商品入庫對應(yīng)倉庫人員4.3選擇最優(yōu)的供應(yīng)商選擇最優(yōu)供應(yīng)商應(yīng)從五個方面考慮:1.規(guī)模和信譽(yù)度2.服務(wù)和位置3.商品質(zhì)量和交貨4.安全和可靠性5.價格和費(fèi)用。上尚品鮮果零食店在選擇供應(yīng)商時沒有充分考慮這五個方面，也沒有通過系統(tǒng)的市場考察。該店應(yīng)根據(jù)市場信息和實(shí)地考察等方法去收集商品信息，再根據(jù)收集的各供應(yīng)商商品數(shù)據(jù)信息進(jìn)行對比分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。

參考資