深圳博德越科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u1 公司簡(jiǎn)介 深圳博德越科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡(jiǎn)介深圳博德越科技有限公司成立于2012年9月13日，位于深圳市寶安區(qū)航城街道黃麻布社區(qū)勒竹角鴻業(yè)工業(yè)園1棟，注冊(cè)資本為1000萬(wàn)元。經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目包括電力電子器件、電線、電纜、光纖、數(shù)據(jù)線等。公司現(xiàn)有員工400名左右，在深圳設(shè)有七層廠房，各項(xiàng)目在海外國(guó)內(nèi)均有合作伙伴。公司主要由總經(jīng)理負(fù)責(zé)，內(nèi)部職能部門包括財(cái)務(wù)部、人事部、業(yè)務(wù)部、工程部、采購(gòu)部、制造部、電商部門、后勤部、稽查部、行政部、廉政部等?？偨?jīng)理總經(jīng)理人事部財(cái)務(wù)部制造部后勤部稽查部行政部電商部門采購(gòu)部業(yè)務(wù)部工程部人事部財(cái)務(wù)部制造部后勤部稽查部行政部電商部門采購(gòu)部業(yè)務(wù)部工程部廉政部廉政部圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司銷售與收款內(nèi)部控制制度存在的主要問(wèn)題2.1銷售環(huán)節(jié)溝通不暢，信息同步制度不完善深圳博德越有限公司對(duì)于其銷售環(huán)節(jié)中訂單的下達(dá)、發(fā)貨批次、收款到賬、應(yīng)收款以及到賬款的信息沒(méi)有進(jìn)行有效匯總，這些信息都存在時(shí)間差異，從而導(dǎo)致商品的銷售環(huán)節(jié)信息不能同步，也難以向相關(guān)部門傳達(dá)有效的信息；公司內(nèi)部的微信群、企業(yè)微信等辦公交流軟件的交流效率存在問(wèn)題，在提交流程的環(huán)節(jié)中，需要經(jīng)過(guò)幾層流程、幾個(gè)部門，導(dǎo)致時(shí)間拖長(zhǎng)，不能達(dá)到預(yù)計(jì)效果，耽誤了某些訂單進(jìn)展的重要時(shí)刻，也不能及時(shí)有效反饋存在的問(wèn)題，給公司造成損失；公司外部與客戶在銷售環(huán)節(jié)上的溝通存在時(shí)間差異性，不能及時(shí)獲得客戶的要求和發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的問(wèn)題、批次、發(fā)貨時(shí)間、到貨時(shí)間等銷售細(xì)節(jié)，缺乏有效對(duì)接，仍依靠舊方式進(jìn)行一系列操作。如今科技高速發(fā)展，我們也需要跟上時(shí)代步伐。2.2公司銷售與收款環(huán)節(jié)監(jiān)督不到位深圳博德越科技有限公司雖設(shè)置了專門的審計(jì)部門，但從屬于財(cái)務(wù)部，缺乏一定的獨(dú)立性。公司的監(jiān)督機(jī)制沒(méi)有得到高層的重視，導(dǎo)致項(xiàng)目上出現(xiàn)私吞公司財(cái)產(chǎn)的現(xiàn)象，還有各種不作為，混日子的現(xiàn)象，給公司的銷售環(huán)節(jié)造成不良影響；審計(jì)人員專業(yè)素質(zhì)不高，部分員工沒(méi)有獲取相關(guān)證書(shū)，也缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。公司很多員工都是剛出社會(huì)的年輕人，對(duì)于監(jiān)督?jīng)]有明確認(rèn)知，造成專業(yè)知識(shí)與社會(huì)經(jīng)驗(yàn)的雙重缺乏。審計(jì)部門作為公司重要部門，如果管理不當(dāng)，會(huì)造成的各項(xiàng)漏洞，在銷售與收款的各項(xiàng)環(huán)節(jié)讓有心之人存心鉆空，獲取私利，也會(huì)造成公司氛圍的改變，員工對(duì)公司的忠誠(chéng)度也會(huì)因此下降，有損公司信譽(yù)；審計(jì)部門不單獨(dú)設(shè)立以及財(cái)務(wù)和審計(jì)人員的工資沒(méi)有得到有效提升，導(dǎo)致員工對(duì)工作缺乏熱情，這既不利于員工有效進(jìn)行監(jiān)督，也不利于審計(jì)人員的職業(yè)發(fā)展，讓員工職業(yè)發(fā)展受到一定的限制，各項(xiàng)工作難以開(kāi)展，不利于公司長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展。2.3缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范措施深圳博德越科技有限公司在深圳屬于中小型企業(yè)，沒(méi)有完整的產(chǎn)銷結(jié)構(gòu)，在它的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)依賴于銷多少產(chǎn)多少的單一結(jié)構(gòu)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力不足，遏制了公司的進(jìn)一步發(fā)展。深圳博德越公司的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)沒(méi)有制定完整的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，今年突如其來(lái)的疫情對(duì)于公司海外市場(chǎng)受到嚴(yán)重影響，沒(méi)有完整的可以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的能力，讓公司的銷售環(huán)節(jié)承擔(dān)巨大壓力，海外市場(chǎng)在疫情期間處于停滯不前的狀態(tài)，讓公司的這部分利潤(rùn)大打折扣。公司還缺乏對(duì)客戶的信用管理約束機(jī)制。在銷售與收款的環(huán)節(jié)里，會(huì)出現(xiàn)公司已經(jīng)交貨了，而客戶貨款還沒(méi)有收到的情況，這直接導(dǎo)致公司的賬目不能及時(shí)收回，若對(duì)方逃賬，會(huì)對(duì)公司的利益造成巨大損失。公司銷售計(jì)劃不完善，業(yè)務(wù)訂單有所差異，每個(gè)季度，月度的各類產(chǎn)品訂單數(shù)目都不一致，需提前制定一個(gè)銷售訂單的預(yù)算，讓總體數(shù)目控制在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)。2.4銷售人員和財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍不穩(wěn)定因公司位于深圳市，是外地務(wù)工人員較多的一座城市，所以公司內(nèi)部員工的流動(dòng)性也較大，造成人員流失。公司對(duì)業(yè)務(wù)員秉承的要求是拿下訂單的數(shù)目，所以對(duì)職員隊(duì)伍的學(xué)歷要求并沒(méi)有很高，導(dǎo)致后面訂單收款環(huán)節(jié)出現(xiàn)一些紕漏，讓公司承擔(dān)更多的成本。業(yè)務(wù)員的工資是基本工資加上全勤獎(jiǎng)，績(jī)效提成等綜合合計(jì)的，在績(jī)效方面公司的規(guī)定需要變化，更接近現(xiàn)在的提成獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制；公司的財(cái)務(wù)人員大部分都是在校招上招聘的應(yīng)屆生，缺乏經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)賬目的核實(shí)、清點(diǎn)、盤(pán)對(duì)過(guò)程里可能因經(jīng)驗(yàn)不足會(huì)犯一些小錯(cuò)誤，影響公司正常的操作流程。財(cái)務(wù)部是個(gè)很敏感的部門，掌握公司最具體的數(shù)據(jù)及資料，如果內(nèi)部人員流動(dòng)性較大，不利于公司穩(wěn)定發(fā)展。3公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1建立完整的銷售與收款信息溝通制度和流程對(duì)公司內(nèi)部的各項(xiàng)制度進(jìn)行整改和完善，在公司內(nèi)部建立一個(gè)完整的信息交流制度。首先，業(yè)務(wù)員對(duì)自己的銷售訂單及時(shí)報(bào)告上級(jí)部門，銷售部跟據(jù)訂單信息及時(shí)向制造部確認(rèn)數(shù)量以及客戶的要求和交貨時(shí)間，制造部按輕重緩急制定制造計(jì)劃并且向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)制造預(yù)算，采購(gòu)部門訂購(gòu)相應(yīng)的原材料，制造部在制造完成后由后勤部門統(tǒng)一發(fā)貨，部分商品可由電商部門網(wǎng)絡(luò)銷售。保證各項(xiàng)目，各個(gè)小組都能及時(shí)獲取消息，準(zhǔn)時(shí)完成各個(gè)任務(wù)，對(duì)訂單的交貨、發(fā)貨、進(jìn)度要及時(shí)了解和跟進(jìn)，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)反饋和解決。在內(nèi)部的協(xié)調(diào)溝通里，無(wú)論是哪個(gè)職位和崗位的工作人員都要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并采取有效的措施，引起重視。銷售部公司高層銷售部公司高層制造部制造部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部采購(gòu)部采購(gòu)部電商部后勤部銷售電商部后勤部銷售圖2銷售與收款信息溝通流程3.2建立銷售與收款崗位監(jiān)督制度建立銷售與收款崗位監(jiān)督制度，根據(jù)不同的項(xiàng)目，分別設(shè)立銷售、收款、信用稽核等職務(wù)，并詳細(xì)規(guī)定好每個(gè)職務(wù)的權(quán)利和義務(wù)，做到職務(wù)之間互相分離與制約。制定總經(jīng)理、副經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、行政人事部、制造部、職業(yè)廉政部、技術(shù)部等不同部門崗位的分工圖表，哪個(gè)崗位負(fù)責(zé)什么必須要搞清楚，負(fù)責(zé)到底，公司的廉政部加強(qiáng)對(duì)公司的各個(gè)部門之間的監(jiān)管，查找公司在銷售與收款問(wèn)題上存在的漏洞。圖3銷售與收款崗位分工圖建立監(jiān)督機(jī)制：如果一個(gè)公司的領(lǐng)導(dǎo)班子出了問(wèn)題，那這個(gè)公司肯定做不長(zhǎng)久，所以實(shí)行高層回避制度，公司高層的親屬、親戚，不能擔(dān)任公司重要的負(fù)責(zé)人和管理者以及財(cái)務(wù)相關(guān)工作。廉政部監(jiān)督到位，對(duì)于公司內(nèi)部人員的舉報(bào)以及公司外部的舉報(bào)，要去驗(yàn)證是否屬實(shí)，是誰(shuí)的問(wèn)題，為什么會(huì)這樣，搞清楚，查到底。審計(jì)部門監(jiān)督檢查，公司定期對(duì)銷售收款環(huán)節(jié)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，賬目進(jìn)行抽查，核驗(yàn)。不定期的檢查各訂單之間往來(lái)款項(xiàng)、發(fā)貨數(shù)目、凈收益、成本、費(fèi)用支出等。財(cái)務(wù)部門協(xié)助審計(jì)部門完成監(jiān)督，各項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人加強(qiáng)監(jiān)督，在銷售的過(guò)程中，負(fù)責(zé)人起到全面統(tǒng)籌的作用，要自行加強(qiáng)對(duì)銷售環(huán)節(jié)的各項(xiàng)數(shù)目，數(shù)據(jù)，款項(xiàng)的審核監(jiān)督。公司內(nèi)部舉報(bào)信息以及外部的舉報(bào)信息核實(shí)，追究責(zé)任。公司高層的親屬，親戚不能擔(dān)任公司重要負(fù)責(zé)人及公司管理者。高層回避制度廉政部監(jiān)督公司內(nèi)部舉報(bào)信息以及外部的舉報(bào)信息核實(shí)，追究責(zé)任。公司高層的親屬，親戚不能擔(dān)任公司重要負(fù)責(zé)人及公司管理者。高層回避制度廉政部監(jiān)督 對(duì)銷售過(guò)程中各項(xiàng)數(shù)據(jù)，款項(xiàng)，合同審查，單據(jù)驗(yàn)收一一核對(duì)。對(duì)銷售收款數(shù)據(jù)定期抽查核對(duì)，檢查訂單款項(xiàng)，發(fā)貨數(shù)目，支出。對(duì)銷售過(guò)程中各項(xiàng)數(shù)據(jù)，款項(xiàng)，合同審查，單據(jù)驗(yàn)收一一核對(duì)。對(duì)銷售收款數(shù)據(jù)定期抽查核對(duì)，檢查訂單款項(xiàng)，發(fā)貨數(shù)目，支出。負(fù)責(zé)人監(jiān)督審計(jì)部門監(jiān)督負(fù)責(zé)人監(jiān)督審計(jì)部門監(jiān)督圖4博德越公司監(jiān)督管理圖3.3建立銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別制度建立銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別制度，公司必須實(shí)施有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序。公司可先設(shè)定銷售與收款的目標(biāo)，然后辨認(rèn)影響該目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的有關(guān)事項(xiàng)，全面考慮該事項(xiàng)發(fā)生的機(jī)率。首先，我們應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)預(yù)警機(jī)制，在銷售的環(huán)節(jié)中對(duì)可能發(fā)生的情況做一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，預(yù)警機(jī)制主要包括采集外部競(jìng)爭(zhēng)者和市場(chǎng)變化的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，對(duì)存貨商品，銷售商品的價(jià)格做出比對(duì)內(nèi)容。其次，建立約束機(jī)制，對(duì)各職位的員工職責(zé)做到分工明確，各司其職。在銷售與收款的業(yè)務(wù)中，制造部負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)的訂單在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，業(yè)務(wù)部要去外面與客戶交談，簽訂單，監(jiān)督部門負(fù)責(zé)在相關(guān)事宜中業(yè)務(wù)的監(jiān)督。最后，建立一個(gè)問(wèn)責(zé)機(jī)制，對(duì)于犯了什么錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)接受什么懲罰，獎(jiǎng)罰分明。對(duì)于收款往來(lái)，首先要核對(duì)訂單數(shù)目，確定單價(jià)；在原材料采購(gòu)上，貨比三家，降低成本，爭(zhēng)取利益最大化，采用預(yù)付定金的方法，定金付全部貨款的50%，防止客戶跑路造成損失，在交貨后在讓客戶付剩余的款項(xiàng)。圖5風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制圖3.4制定合理的銷售策略制定理的銷售策略，根據(jù)千變?nèi)f化的市場(chǎng)環(huán)境，深入考察，明確自己的顧客群體，并擬定切合自身特征的方案。公司可以通過(guò)銷售折讓和銷售返利等促銷政策，讓客戶關(guān)注并且購(gòu)買我們的產(chǎn)品。二是規(guī)范銷售合同的簽訂，公司在與新老客戶訂立合同前，要對(duì)合同條款是否合法、合同的賒銷金額是否超過(guò)客戶信用額度、合同的銷售價(jià)格是否切合企業(yè)銷售政策進(jìn)行審批。在與客戶簽訂單，可以對(duì)客戶進(jìn)行再次合作綜合考量，讓公司業(yè)務(wù)有更大的拓展空間，更加穩(wěn)定的發(fā)揮空間，加大優(yōu)惠力度，保持穩(wěn)定互利的合作關(guān)系，從多角度，全方位的去加深各項(xiàng)目之間的合作。表1銷售計(jì)劃表銷售計(jì)劃表產(chǎn)品類別項(xiàng)目單價(jià)數(shù)量策略電子產(chǎn)品零件一般經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目15500000個(gè)主要產(chǎn)品，質(zhì)量好，產(chǎn)品聲譽(yù)大，合作客戶數(shù)量多3300000個(gè)薄利多銷，制作簡(jiǎn)單省時(shí)省工。電線電纜電線2520000個(gè)價(jià)格比較實(shí)惠，吸引更多這樣的顧客前來(lái)。電纜3020000個(gè)光纖3520000個(gè)數(shù)據(jù)線8100000根硬盤(pán)網(wǎng)卡2550000個(gè)口罩防護(hù)用品口罩0.2500000個(gè)壓低成本，在疫情期間供應(yīng)需求大，正在擴(kuò)大生產(chǎn)。防護(hù)服3650000套酒精630000瓶消毒物品與設(shè)備消毒用品1550000個(gè)需求大，適量生產(chǎn)，利潤(rùn)大。醫(yī)療防護(hù)用品消毒水840000瓶市場(chǎng)大，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手少。消毒設(shè)備4510000臺(tái)制作較復(fù)雜。3.5制定合理的員工激勵(lì)制度3.5.1銷售人員績(jī)效考核制度制定銷售人員績(jī)效考核制度，銷售人員的工資采取底薪加上績(jī)效的方式，并進(jìn)行月度考核、獎(jiǎng)懲有度，提高銷售人員的工作激情以及對(duì)工作的熱情，大家打工都是為了賺錢，用這種方式激勵(lì)工作人員，提高了公司整體的訂單，為公司擴(kuò)大規(guī)模有了更加明確的目標(biāo)。首先，業(yè)務(wù)員的底薪公司的標(biāo)準(zhǔn)為5000元每月，提升至5500元每月，然后設(shè)立績(jī)效獎(jiǎng)金，從績(jī)效目標(biāo)，開(kāi)辟客戶，控制銷售費(fèi)用，顧客滿意度這幾個(gè)方面綜合考核。表2銷售員績(jī)效考核與增長(zhǎng)表姓名：xxx職務(wù)：績(jī)效時(shí)間：績(jī)效增長(zhǎng)績(jī)效目標(biāo)具體指標(biāo)比重衡量標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估來(lái)源完成期限具體績(jī)效增長(zhǎng)金額計(jì)劃業(yè)務(wù)量與銷售額業(yè)務(wù)訂單種類數(shù)量，以及綜合銷售額增長(zhǎng)10%60%每月末完成指標(biāo)的金額數(shù)量財(cái)務(wù)部提供的數(shù)據(jù)每月末之前完成在基礎(chǔ)訂單目標(biāo)上，按訂單金額2%提成。開(kāi)辟客戶開(kāi)辟現(xiàn)有客戶10%新客戶25%開(kāi)辟新客戶的數(shù)量質(zhì)量業(yè)務(wù)部提供數(shù)據(jù)每月末之前完成每開(kāi)辟一個(gè)新客戶獎(jiǎng)勵(lì)1000元獎(jiǎng)金。控制銷售費(fèi)用計(jì)算銷售費(fèi)用率10%節(jié)約成本，選擇較經(jīng)濟(jì)的銷售渠道財(cái)務(wù)部提供的銷售費(fèi)用數(shù)據(jù)每月末之前完成銷售成本未超支的訂單，每筆訂單獎(jiǎng)勵(lì)300元。滿意度調(diào)查客戶意見(jiàn)5%顧客的滿意程度業(yè)務(wù)部的售后訪問(wèn)每月末之前完成無(wú)客戶投訴獎(jiǎng)勵(lì)300元每月，客戶表?yè)P(yáng)每次200元獎(jiǎng)金。客戶投訴每次扣200元3.5.2財(cái)務(wù)人員績(jī)效考核制度建立財(cái)務(wù)人員績(jī)效考核制度，需要制定財(cái)務(wù)人員考核表，對(duì)財(cái)務(wù)人員在資金處理、現(xiàn)金銀行存款收支處理、財(cái)務(wù)報(bào)表的填寫(xiě)、公司人事部的評(píng)價(jià)、財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)做一個(gè)綜合考核表。每月對(duì)財(cái)務(wù)部的人員進(jìn)行績(jī)效考核，按完成的正確性及時(shí)性打分，增加員工的績(jī)效，同時(shí)也起到了約束員工，激勵(lì)員工的作用。如表3財(cái)務(wù)人員績(jī)效考核表姓名：xxx績(jī)效時(shí)間：xxx崗位：xx考核內(nèi)容比重評(píng)估來(lái)源期限得分資金管理和調(diào)整現(xiàn)金銀行存款收支結(jié)算正確性和規(guī)范性60%財(cái)務(wù)部經(jīng)理副經(jīng)理，人事部每月末現(xiàn)金銀行存款收支結(jié)算及時(shí)性40%財(cái)務(wù)部經(jīng)理副經(jīng)理，人事部每月末占總體比重35%公司資金報(bào)表利潤(rùn)表，資產(chǎn)負(fù)債表，日記賬完成的正確性和規(guī)范性60%財(cái)務(wù)部經(jīng)理副經(jīng)理，人事部每月末利潤(rùn)表，資產(chǎn)負(fù)債表，日記賬完成的及時(shí)性40%財(cái)務(wù)部經(jīng)理副經(jīng)理，人事部每月末占總體比重35%文檔處理財(cái)務(wù)部的文書(shū)，合同，文件的整理與登記15%財(cái)務(wù)部經(jīng)理副經(jīng)理，人事部每月末人事部財(cái)務(wù)部評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)和人事部專員對(duì)員工評(píng)價(jià)15%財(cái)務(wù)部經(jīng)理副經(jīng)理，人事部每月末4評(píng)價(jià)這次主要解決了深圳博德越公司在銷售與收款方面主要存在的幾個(gè)問(wèn)題：1.企業(yè)內(nèi)部交流溝通,信息同步制度不完善，主要制定了并建立完整的銷售與收款的溝通渠道，制定任務(wù)清單，按照上面的輕重緩急去完成。針對(duì)公司銷售與收款環(huán)節(jié)監(jiān)督不到位的問(wèn)題，完善了銷售與收款環(huán)節(jié)的崗位職責(zé)，做到分工明確，公司的高層實(shí)行回避制度，廉政部、審計(jì)部門加強(qiáng)監(jiān)督。針對(duì)缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范措施，建立了銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制。針對(duì)銷售人員和財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍