辦公室環(huán)境的布置與管理

第四章辦公室環(huán)境的布置與管理教學(xué)策劃學(xué)習(xí)目的:本章重點(diǎn)介紹辦公室事務(wù)中的辦公環(huán)境和用品管理,幫助你盡快熟悉辦公室的工作環(huán)境，提高工作效率。學(xué)習(xí)重點(diǎn):1、辦公環(huán)境管理的內(nèi)容與要求；

2、辦公環(huán)境管理的措施。學(xué)習(xí)難點(diǎn):1、如何布置辦公室；

2、辦公室安全管理的方法與技巧；

3、識(shí)別辦公室安全隱患；

4、技能訓(xùn)練。一、辦公室環(huán)境的含義（重點(diǎn)）

是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺(jué)環(huán)境、聽覺(jué)環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。

上司及文秘人員的辦公室、問(wèn)訊處、接待室或會(huì)議室等。境和辦公設(shè)備兩部分；(1)創(chuàng)造舒適而工作效率高的環(huán)境。包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側(cè)射入。全體職員的座位，應(yīng)面對(duì)同一方向布置。覆蓋物，它包括墻壁、天花板、(1)有效地使用顏色。辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露、拖曳線或電線、電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?、?fù)印機(jī)的輻射、違規(guī)操作等。包括各類筆、橡皮、赤子、修正液等；④

印制物品申請(qǐng)表；②

專人管理機(jī)并做記錄；認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。辦公室的七大效率殺手有哪些？辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；二、辦公環(huán)境的管理原則

（重點(diǎn)）方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。(1)創(chuàng)造舒適而工作效率高的環(huán)境。(2)塑造組織形象。(3)建立擋駕制度。(4)有利于保密工作。上司的工作內(nèi)容、愛好、年齡和個(gè)性。想想看：辦公室的七大效率殺手有哪些？

1、空氣殺手；2、光線殺手；

3、聲音殺手；4、空間殺手；

5、設(shè)備殺手；6、文件殺手；

7、職能殺手。辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。③

急需物品處理；后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中⑥

清點(diǎn)核實(shí)物品；辦公室的七大效率殺手有哪些？

保證良好的采光、照明條件；將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程掌握基本的法律知識(shí)，用法律保護(hù)自己的合法勞動(dòng)權(quán)益；包括各類筆、橡皮、赤子、修正液等；辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。?/p>

印制物品申請(qǐng)表；負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開會(huì)桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側(cè)射入。平時(shí)養(yǎng)成安全的工作習(xí)慣。辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。三、辦公室的布局與布置（1）布局

①封閉式布局。②開放式布局（2）辦公環(huán)境布置（難點(diǎn)）

①布置要點(diǎn)

營(yíng)造一個(gè)安靜的工作環(huán)境；

保證良好的采光、照明條件；

合理安排座位；

力求整齊、清潔。②布置的原則1

辦公室，采用一個(gè)大間。桌子，使用同一大小。檔案柜，應(yīng)與其他柜子的高度一致。布置，采用直線對(duì)稱。有許多客戶來(lái)訪的部門，通常置于入口處。主管的辦公區(qū)域，需保留適當(dāng)?shù)脑L客空間。主管的工作區(qū)域，位于部屬座位之后方。②布置的原則2全體職員的座位，應(yīng)面對(duì)同一方向布置。常用的文件與檔案，應(yīng)置于使用者附近。公共空間和私人空間，應(yīng)保持一定的獨(dú)立性。桌與桌之間，應(yīng)留有一米左右的距離。桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側(cè)射入。最常用的辦公物品，應(yīng)放在伸手可及的地方。辦公自動(dòng)化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，既要方便使用又不影響別人工作。

考考你安裝隔音設(shè)備配備合適光源選擇理想的辦公桌椅合理放置辦公設(shè)備調(diào)節(jié)合適的空調(diào)溫度選擇合適的屏風(fēng)、窗簾、檔案柜怎樣優(yōu)化辦公設(shè)備？考考你怎樣美化辦公環(huán)境？辦公室裝飾辦公室綠化四、辦公室的視覺(jué)環(huán)境管理1包括辦公室內(nèi)覆蓋物的顏色和照明。1.覆蓋物，它包括墻壁、天花板、地面、門窗、支柱等上面的覆蓋物。(1)有效地使用顏色。(2)顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致。辦公室的視覺(jué)環(huán)境管理22．照明：1）光線的量；2）光線的質(zhì)；3）光的設(shè)計(jì)。

光亮宜遵循以下原則設(shè)計(jì)：①降低光源強(qiáng)度；②避免直接光射；③避免物體遮光。

五、辦公室的聽覺(jué)環(huán)境管理

聽覺(jué)環(huán)境：指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。

六、辦公室的空氣環(huán)境管理

1)溫度：

2）濕度：3）新鮮度

：4）清潔度：22～26℃40%～60%

25米／秒打掃、拖洗、擦凈、上臘與打光等。清理和清掃的范圍

辦公用品、書架上的書籍、文件夾里的資料、地毯、整套沙發(fā)裝飾、抽煙工具、掛畫、擺設(shè)、廢物筒。

文員辦公室的布置辦公桌、、文件夾、各種筆、膠水、剪刀、回形針、印盒等文具、辦公桌抽屜里的物品、文件柜等。（下班前）七、辦公室的保健與安全環(huán)境管理

1、保?。ㄆ诮】禉z查；＊灌輸衛(wèi)生知識(shí)；

＊采取疾病預(yù)防；＊保持環(huán)境整潔；

＊推行健康運(yùn)動(dòng)；＊舉辦康樂(lè)活動(dòng)。

2、安全管理

（1）樹立安全意識(shí)掌握基本的法律知識(shí)，用法律保護(hù)自己的合法勞動(dòng)權(quán)益；上崗前認(rèn)真學(xué)習(xí)并自覺(jué)遵守有關(guān)安全生產(chǎn)、勞動(dòng)保護(hù)的規(guī)定和本組織有關(guān)的規(guī)章制度；細(xì)心檢查并主動(dòng)識(shí)別存在于工作場(chǎng)所及機(jī)器設(shè)備等的隱患，并及時(shí)排除或向上司報(bào)告，盡快解決，以維護(hù)好健康安全的工作環(huán)境。(2)識(shí)別辦公室安全隱患1（難點(diǎn)）辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。(2)識(shí)別辦公室安全隱患2辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露、拖曳線或電線、電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?、?fù)印機(jī)的輻射、違規(guī)操作等。-工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品、女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備、復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上、在辦公室里抽煙、不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)等。-消防隱患：如亂扔煙頭、滅火設(shè)備已損壞或過(guò)時(shí)、滅火器前堆放物品、火災(zāi)警報(bào)失靈等.(3)進(jìn)行安全檢查

包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：

要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用。

前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分；

后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。

后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中學(xué)習(xí)難點(diǎn):1、如何布置辦公室；辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。包括訂書器、剪刀、膠帶、大頭針、曲別針等；①

專人管理發(fā)放；室所處的有益聲音為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進(jìn)行防止意外事故的教育，使之辦公自動(dòng)化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，既要方便使用又不影響別人工作。⑥

清點(diǎn)核實(shí)物品；選擇合適的屏風(fēng)、窗簾、檔案柜將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程學(xué)習(xí)難點(diǎn):1、如何布置辦公室；①

專人管理發(fā)放；

合理安排座位；后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中

隱患記錄及處理表序號(hào)時(shí)間地點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的隱患造成隱患的原因隱患的危害和后果處理人采取的措施111月4日研發(fā)部靠窗一排電腦屏幕耀眼無(wú)窗簾遮陽(yáng)有損眼睛行政主管張強(qiáng)安裝窗簾211月19日研發(fā)部一名外來(lái)人員沒(méi)有訪客胸卡接待人員離崗有安全和失密隱患行政主管張強(qiáng)強(qiáng)調(diào)接待處職責(zé)要求311月25日研發(fā)部周末5號(hào)文件資料柜未鎖負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開會(huì)失密隱患研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng)周一部務(wù)會(huì)上強(qiáng)調(diào)

保證良好的采光、照明條件；學(xué)習(xí)難點(diǎn):1、如何布置辦公室；(1)創(chuàng)造舒適而工作效率高的環(huán)境。一名外來(lái)人員沒(méi)有訪客胸卡將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程-工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品、女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備、復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上、在辦公室里抽煙、不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)等。覆蓋物，它包括墻壁、天花板、覆蓋物，它包括墻壁、天花板、②

專人管理機(jī)并做記錄；包括空間環(huán)境、視覺(jué)環(huán)境、聽覺(jué)環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。辦公自動(dòng)化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，既要方便使用又不影響別人工作。①

專人管理發(fā)放；四、辦公室的視覺(jué)環(huán)境管理1公共空間和私人空間，應(yīng)保持一定的獨(dú)立性。辦公自動(dòng)化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，既要方便使用又不影響別人工作。設(shè)備故障表時(shí)間發(fā)現(xiàn)人設(shè)備名稱故障原因維修要求維修負(fù)責(zé)人（4）安全管理重點(diǎn)

＊

防盜在辦公大樓內(nèi)應(yīng)設(shè)有專門的保安人員24小時(shí)值班。

＊

防火火災(zāi)首重預(yù)防，電器電線應(yīng)作定期檢查，以防走火跑電引起火災(zāi)。

＊

防止意外傷亡為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進(jìn)行防止意外事故的教育，使之平時(shí)養(yǎng)成安全的工作習(xí)慣。

相關(guān)知識(shí)通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法是:1.確定檢查周期，定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查；2.發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)；3.如果發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直至解決；4.將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程

認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。辦公用品的發(fā)放和管理

1（1）辦公用品主要包括五大類：①

紙簿類包括復(fù)印紙、標(biāo)簽紙、復(fù)寫紙、信封、筆記本、收據(jù)本等；②

筆尺類包括各類筆、橡皮、赤子、修正液等；③

裝訂類包括訂書器、剪刀、膠帶、大頭針、曲別針等；④

歸檔用品包括文件夾、檔案袋、收件日期戳等。

辦公用易耗品主要有哪些？

辦公用品的發(fā)放和管理2（2）辦公用品發(fā)放程序：①

專