衡陽艾爾鐘表有限公司差旅費用管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1衡陽艾爾鐘表有限公司基本介紹........................................1

1.1衡陽艾爾鐘表有限公司簡介......................................1

1.2衡陽艾爾鐘表有限公司組織結(jié)構(gòu)..................................1

2衡陽艾爾鐘表有限公司差旅費管理制度現(xiàn)狀..............................2

2.1差旅費管理制度現(xiàn)狀............................................2

3衡陽艾爾鐘表有限公司差旅費管理制度中存在的問題......................3

3.1出差前的申請、預支流程程序不規(guī)范..............................3

3.2差旅費報銷制度不完善..........................................4

3.3差旅費用報銷標準不明確........................................4

4衡陽艾爾鐘表有限公司差旅費管理制度優(yōu)化設(shè)計..........................5

4.1規(guī)范出差前申請審批、預支審批程序并制度化......................5

4.2差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計........................................7

4.3制定詳細的差旅費用報銷標準，優(yōu)化報銷范圍制度..................8

5總結(jié)...............................................................10

參考資料............................................................11

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

衡陽艾爾鐘表有限公司差旅費用管理制度優(yōu)化設(shè)

計

1衡陽艾爾鐘表有限公司基本介紹

1.1衡陽艾爾鐘表有限公司簡介

衡陽艾爾鐘表有限公司成立于2020-01-04，該公司的法定代表人為桂紅，

注冊資本為560萬元人民幣，統(tǒng)一社會信用代碼為9801400421AC4RMKDM67，企

業(yè)地址位于湖南省衡陽市衡陽縣西渡鎮(zhèn)聯(lián)勝路與合順路交叉處(東北角)，所屬

行業(yè)為儀器儀表制造業(yè)，經(jīng)營范圍包含：鐘表及鐘表配件的生產(chǎn)；鐘表、鐘表

配件、五金、電子產(chǎn)品的銷售；智能手表的研發(fā)、生產(chǎn)及銷售;國內(nèi)貿(mào)易;貨物

進出口;技術(shù)進出口。（尊章須經(jīng)批準的項目，經(jīng)相關(guān)部門審批同意后方可開展

經(jīng)營活動）。衡陽艾爾鐘表有限公司目前的經(jīng)營狀態(tài)為存續(xù)（在營、開業(yè)、在

冊）。

1.2衡陽艾爾鐘表有限公司組織結(jié)構(gòu)

董事長

總經(jīng)理

供應(yīng)銷售部生產(chǎn)技術(shù)部財務(wù)部綜合辦公室

采銷倉生

工設(shè)質(zhì)會出人政總安

購售庫產(chǎn)

藝備檢計納事行務(wù)全

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

2衡陽艾爾鐘表有限公司差旅費管理制度現(xiàn)狀

2.1差旅費管理制度現(xiàn)狀

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

衡陽艾爾鐘表有限公司的出差申請流程依次是：出差人員向部門主管告知出

差、出差人員部門主管批準、（跟出納預支差旅費）、出差前告知人事部具體出

差時間。

出差人員向部門經(jīng)出差人員部門經(jīng)理

理提出出差申請審核

如需預支差旅費，

憑借部門經(jīng)理簽字

的差申請單辦理預

支

出差人員向人事部門

告知出差時間

圖2衡陽艾爾鐘表有限公司出差申請流程

衡陽艾爾鐘表有限公司的差旅費費用報銷流程依次是：憑借原始憑證到會計

處申請報銷費用、填寫差旅費報銷單、將差旅費報銷單交由部門經(jīng)理核準并簽

字、將經(jīng)部門經(jīng)理的核準過后的差旅費報銷單到出納處報銷（如有預支，多退少

補）、會計審核報銷的單據(jù)并簽字、會計根據(jù)差旅費報銷單及一系列原始憑證進

行記賬。

填寫差旅費報部門經(jīng)理審核出納支付報銷會計審核憑

銷單報銷單金額證

圖3衡陽艾爾鐘表有限公司差旅費費用報銷流程

衡陽艾爾鐘表有限公司的差旅費費用報銷標準如下圖所示：

表1差旅費報銷標準表

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

級別分類國總部部其

內(nèi)外經(jīng)理門經(jīng)理門主管他人員

最高報銷標準(所有需報銷費用國280210210140

總和）內(nèi)00元00元00元00元

國400300300200

外0元0元0元0元

出差申請人首先應(yīng)告知部門經(jīng)理需出差，并將出差申請打印出來，出差申請

單上需填寫清楚出差的時間、地點和事由。然后將紙質(zhì)出差申請單交由部門經(jīng)理

核準審批簽字，經(jīng)部門經(jīng)理人核準審批過后即可出差，并在出差的前一天將已簽

字的出差申請單交到綜合部人事部請事假。如需預支，到出納處預支現(xiàn)金。在出

差過程中，將出差的各項原始憑證保留，如車票、餐票、酒店發(fā)票等等。出差結(jié)

束后，到人事部告狀出差結(jié)束及如有特殊原因耽誤出差時間與之前告知有誤的其

他事項。拿出差時發(fā)生的原始憑證到會計處填制差旅費報銷單，差旅費報銷單需

經(jīng)部門經(jīng)理審批核準后方可報銷，到出納處報銷本次出差發(fā)生的差旅費，如有預

支，憑借預支單多退少補。會計審核根據(jù)原始憑證審核填制并簽字好的差旅費報

銷單及報銷標準表，報銷本次出差發(fā)生的差旅費，如有預支，憑借預支單多退少

補。會計根據(jù)差旅費報銷單及交過來的一系列原始憑證記賬。

圖4差旅費報銷單

3衡陽艾爾鐘表有限公司差旅費管理制度中存在的問題

3.1出差前的申請、預支流程程序不規(guī)范

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

衡陽艾爾鐘表有限公司人員出差前的申請流程并不規(guī)范，該公司沒有標準

規(guī)范的“出差申請單”，對于出差申請單，都是出差人員根據(jù)自己的口頭表述

出差時間、出差地點及出差事由打印成單，這樣的“出差申請單”過于簡單且

會幾人出差幾種單。這樣的“出差申請單”對于審核人來說并不能完全的了解

你的整個出差行程，對于財務(wù)來說，出差前的預支及出差后的報銷業(yè)務(wù)都會不

便辦理。

衡陽艾爾鐘表有限公司人員出差前的申請審批流程并不規(guī)范，首先，出差

審批流程沒有細化到各個部門內(nèi)部，根據(jù)公司的組織架構(gòu)，部分部門會有各個

子部門，如若出差的申請皆需要部門經(jīng)理審核批準，但經(jīng)理不能及時了解個人

出差情況，會導致審批效率不高從而影響員工的工作效率。然后，對于重大出

差事項不應(yīng)只需經(jīng)部門經(jīng)理審批即可。

衡陽艾爾鐘表有限公司人員出差前的差旅費預支流程并不夠規(guī)范，出差人

員如因出差出現(xiàn)需要預支差旅費的情況，只需憑借經(jīng)該員工部門經(jīng)理簽字過的

“出差申請單”即可預支相應(yīng)的差旅費。首先，“出差申請單”并不規(guī)范，該

單據(jù)里可能并未說明出差將會發(fā)生的具體費用明細，出納秉著出差人員報多少

預多少的原則去預支，出差人員極有可能虛報費用，造成企業(yè)財產(chǎn)的流失。其

次，企業(yè)沒有規(guī)范的“借支單”，對于員工的差旅費不能及時規(guī)范的登記，會

導致企業(yè)的賬目不對，企業(yè)財產(chǎn)會流失。最后，對于預支差旅費的審批流程并

不完善，員工憑借“出差申請單”只經(jīng)過部門經(jīng)理審批，但公司的出差業(yè)務(wù)多

種多樣，有時可能涉及例如出國等可能會發(fā)生較大出差金額的費用，當預支金

額較大時，首先應(yīng)交由部門經(jīng)理核準審批，然后再遞交財務(wù)部核準審批，最后

遞交總經(jīng)理核準審批。

3.2差旅費報銷制度不完善

衡陽艾爾鐘表有限公司人員出差后的差旅費報銷制度并不完善。首先，沒有

規(guī)定出差人員回來后具體的報賬時限，對于發(fā)生的費用沒有進行及時報賬，導致

賬務(wù)登記不能及時登賬，甚至有些會聚在一起報賬或跨年報賬的情況，會極大影

響企業(yè)的費用和利潤表，會導致企業(yè)賬表不及時和準確。其次，本公司差旅費報

銷的審批只需經(jīng)過其部門經(jīng)理的審批即可報銷。但部門經(jīng)理對于財務(wù)方面可能并

不熟知，因此，差旅費報銷單可能會出現(xiàn)虛報的情況，很難保證其真實性及合理

性，容易造成的包庇、財務(wù)混亂、鉆制度的漏洞竊取公司財產(chǎn)等情況。

3.3差旅費用報銷標準不明確

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

衡陽艾爾鐘表有限公司人員出差后的差旅費報銷標準與公司現(xiàn)狀并不相符，

公司的業(yè)務(wù)范圍廣，甚至涉及進出口業(yè)務(wù)，該公司出差業(yè)務(wù)并不少，公司現(xiàn)在的

差旅費報銷制度過于簡單，只有一張簡單的差旅費報銷表來做報銷的依據(jù)。當前

公司的差旅費報銷標準制度顯然已近不再是適用現(xiàn)在的公司內(nèi)部管理了。

當前的公司關(guān)于費報銷標準這方面只根據(jù)級別及境內(nèi)/境外出差的劃分制定了

報銷的最高標準，超過此標準的不予報銷。但公司的業(yè)務(wù)多種多樣，不同層級的

員工，出差的內(nèi)容、業(yè)務(wù)大小、出差地點、出差時間等都會有所不同，自然需要

的差旅費的多少也會有很大的差別，如果不根據(jù)他們的差別做詳細且合理的差旅

費報銷規(guī)定制度，對于財務(wù)來說，影響財務(wù)做公司的期初預算工作及后期的報銷

工作：對于公司來說，如出差人員在允許報銷金額內(nèi)增添其他費用、不合理規(guī)劃

使用差旅費，這樣公司的資金可能不能合理的運用，照成公司不必要的費用成本

大量增加。

表2差旅費報銷標準表

級別分類國內(nèi)總部部其

/國外經(jīng)理門經(jīng)理門主管他人員

最高報銷標準(所有需報銷費境內(nèi)280210210140

用總和）00元00元00元00元

境外400300300200

0元0元0元0元

4衡陽艾爾鐘表有限公司差旅費管理制度優(yōu)化設(shè)計

4.1規(guī)范出差前申請審批、預支審批程序并制度化

出差前申請審批權(quán)限標準：根據(jù)公司的內(nèi)部治理結(jié)果，制定出差前的審批核

準權(quán)限表。根據(jù)不同的層級部門，及出差的地區(qū)，規(guī)定了相應(yīng)的審批對象，這樣

既提高了效率也保證審批的有效真實性。公司具體的審批規(guī)定權(quán)限表見下圖：

表3出差審批核準權(quán)限表

出差種類出差人員核準審批人

總經(jīng)理董事長

各部門經(jīng)理總經(jīng)理

境內(nèi)出差

各部門主管各部門經(jīng)理

其他員工各部門主管

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

境外出差境外出差業(yè)務(wù)人員總經(jīng)理

針對公司的出差業(yè)務(wù)，制定了規(guī)范且統(tǒng)一的“出差申請表”。任何需要出差

或者出外勤的人員都必須填寫正規(guī)樣式的“出差申請表”來保證出差人員的出差

行程透明性及真實性。該“出差申請單”里內(nèi)應(yīng)有出差出發(fā)、返回日期、出差地

點、交通工具、補貼標準、出差事由等內(nèi)容。最新“出差申請表”如下圖：

表4出差申請表

姓名部崗

門位

預計出發(fā)日期預計返

回日期

交通工具

補貼標準

出差事由：

出差申請人：部門主財務(wù)

管：部：

人事部：總經(jīng)理：董事

長：

注意：

1.所有職位出差必須填寫《出差申請表》，報綜合辦（人力資源部報案）。

2.部門經(jīng)理以上職位出差，原則上需總經(jīng)理批準方可出差，特殊情況除外。

3.關(guān)于出差費用補貼標準財務(wù)部核實情況并簽字確認。

4.本《出差申請表》在暫試行，如有變化則另行通知，否則則繼續(xù)延用。

出差前的差旅費預支程序：對于出差前需要預支差旅的業(yè)務(wù)除了要走出差申

請單流程以外，還需要填寫規(guī)定并統(tǒng)一的“借支單”，并且借支單需要交由根據(jù)

出差審批權(quán)限表交到規(guī)定審批人處進行審核，通過后到財務(wù)部，財務(wù)部人員按照

出差差旅費報銷標準表進行核準審批。最后再到出納處領(lǐng)取預支費用，出納審核

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

檢查后需做好相關(guān)登記，并將借支單又交給會計做相關(guān)賬務(wù)處理并留存原件。

出差人員填寫如有預支填寫

《出差申請單》《預支單》

將《出差申請表》按出差核準審批權(quán)財務(wù)部審核預

交至人事處限表進行行審批支單

原件交財務(wù)部出納處領(lǐng)取借

留存支費

圖5辦理差前手續(xù)流程圖

4.2差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

差旅費報銷程序：出差人員出差后3日內(nèi)應(yīng)填具出差差旅費報銷表，送請核

準審批人處審批，經(jīng)審批后再遞交財務(wù)部審核，以保證報銷費用的真實性及合理

性，經(jīng)以上人員審核過后出納處才能予以報銷。最后會計留存原始憑證并做賬務(wù)

處理。

當發(fā)生預支業(yè)務(wù)時，出差人員在回來后要求在差旅費報銷單上填寫具體的明

細，并明確標明退款或補款的金額，在經(jīng)過權(quán)限審核人員和財務(wù)部審核并簽字過

后，及時到出納處報銷。管理往來明細費用的會計人員要每個月整理一次往來借

款業(yè)務(wù)，并以書面形式通知出差人員的主管督促出差本人到財務(wù)部銷賬，如果在

通知后30天內(nèi)仍不去銷賬的，財務(wù)部可扣其工資，并在其銷賬之前如無特殊理

由不與其辦理任何借款業(yè)務(wù)。下圖為具體的報銷審批流程：

7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

出差結(jié)束后，填對應(yīng)權(quán)限核準審

寫差旅費報銷單批人審批

財務(wù)部審核

會計根據(jù)原始

出納處報銷

憑證記賬

圖6差旅費報銷流程圖

4.3制定詳細的差旅費用報銷標準，優(yōu)化報銷范圍制度

4.3.1住宿標準優(yōu)化

住宿報銷標準：

表5住宿報銷標準表

人員級別總經(jīng)理部門經(jīng)理部門主管其他人員

甲類500元/400元/天350元/天280元/天

城市天

乙類400元/300元/天250元/天180元/天

城市天

出

差丙類300元/200元/天150元/天120元/天

地

地區(qū)天

區(qū)

境外經(jīng)總經(jīng)理審批后實報實銷

8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

地區(qū)分類：

甲類標準城市：北京、上海、廣州、深圳、青島、蘇州等19個一線城市。

乙類標準城市：除甲類標準城市以外，其他各省的省會以及各個直轄市和自

治地區(qū)。

丙類標準地區(qū)：除一線城市、二線城市以外的國內(nèi)所有地區(qū)。

國外出差無標準，經(jīng)總經(jīng)理核準審批后據(jù)實報銷。

當同行同為男性或同為女性時，應(yīng)每2人入住一間標準房，住宿標準按職位

高的職位予以報銷，不得累計核報。

4.3.2交通工具標準優(yōu)化

1、長途交通費用:

A.飛機（經(jīng)濟艙):對于出差地點距離在大于600公里的,且事務(wù)緊急者，可

乘坐飛機;

B.高鐵:對于出差地點距離小于600公里的，出差人員應(yīng)優(yōu)先考慮火車、高

鐵。如有特殊情況，可經(jīng)報總經(jīng)理審批后乘坐飛機；如有出差項目費用需要進行

獨立核算，需經(jīng)項目負責人審批同意才可。為保證出差的效率性，如遇到機票價

格與高鐵價格相差小于200元的，交通可優(yōu)先選擇飛機。

C.大巴:對于出差距離小于200公里的出差地點,可以根據(jù)乘車費用及出差事

由自由選擇火車或大巴。

2、市內(nèi)交通費用:

A．往返機場/火車站費用:往返機場應(yīng)乘坐機場大巴，以下情況，可乘坐出

租車，并憑票核銷:A-1飛機起降時間早于10:00或晚于18:00;A-2同行人數(shù)在

3人(含)以上的sA-3臨時安排出差，時間緊急的。

B.出差地市內(nèi)交通費用:憑票核銷

出差的交通工具乘坐的標準適用于本公司全體員工，按級別劃分乘坐類別。

標準如下：

表6交通工具乘坐標準表

總經(jīng)理部門經(jīng)理部門主管其他員工

人員

交火車/軟座軟座硬座硬座

通大巴

工高鐵商務(wù)坐一等座一等座二等座

9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

具輪船一等艙二等艙二等艙三等艙

飛機商務(wù)艙經(jīng)濟艙經(jīng)濟艙經(jīng)濟艙

4.3.3出差補助標準優(yōu)化

出差補助主要是伙食補助和電信補助，需分多種情況發(fā)放。

情況一：出差人員是因陪同客戶需要的出差業(yè)務(wù)和國外出差業(yè)務(wù)，經(jīng)總經(jīng)理

部門經(jīng)理批準可實報實銷，但不再享受出差補貼。

情況二：除上述情況外，其它情況的出差補助按區(qū)域劃分標準如下表所示：

表7出差補助費用標準表

級別一線城市二線城市