湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司簡介....................................1

2湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析..........2

3湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題........4

3.1供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)薄弱..............................................4

3.2采購環(huán)節(jié)計劃、預(yù)算、價格信息不夠周密............................4

3.3付款流程不夠完善................................................5

4湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計..........6

4.1加強供應(yīng)商管理..................................................6

4.2加強對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的制度化管理..............................6

4.3付款內(nèi)部控制優(yōu)化................................................8

5總結(jié)................................................................8

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)

部控制優(yōu)化方案設(shè)計

1湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司簡介

湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司是一家創(chuàng)新型公司,專門用于研發(fā)、制造和

銷售醫(yī)療制氧設(shè)備、霧化器、呼吸機等呼吸類醫(yī)療器械。公司尤其重視新產(chǎn)品、

新工藝技術(shù)的引進和開發(fā)，實現(xiàn)在原有基礎(chǔ)上升級產(chǎn)品，打造“531”運營服務(wù)

體系，將高品質(zhì)、高性能的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品輸送到國內(nèi)國外的眾多醫(yī)院，讓醫(yī)院的患者

用上更安全、更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。有望成為全球醫(yī)療器械產(chǎn)品領(lǐng)先、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和

迅速提供解決方案的供應(yīng)商。湖南嘉康醫(yī)療器械有限公司的總部設(shè)在湖南長沙，

產(chǎn)品行銷30多個省市自治區(qū)，為全國各級醫(yī)療機構(gòu)提供了優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品服務(wù)，并

且在很多的城市都設(shè)有辦事處。近年來公司研發(fā)人員占總員工的40%以上，取得

了大量相關(guān)醫(yī)療器械生產(chǎn)銷售資質(zhì)、核心發(fā)明專利、實用新型專利、外觀專利及

軟件著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)。

公司的機構(gòu)設(shè)置相對簡單，如下圖：

總經(jīng)理

營運總監(jiān)

人力資源

工廠供應(yīng)鏈銷售部

采購部客戶關(guān)系

質(zhì)量部

技術(shù)支持

物流部

生產(chǎn)部

預(yù)算部財務(wù)部

倉儲部

圖1-1公司組織結(jié)構(gòu)圖

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2湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀分

析

公司經(jīng)營管理中采購與付款內(nèi)部控制對其實施計劃至關(guān)重要。公司的采購業(yè)

務(wù)是保證公司能夠順利進行生產(chǎn)經(jīng)營、提高管理效率的重要部門之一。公司中的

采購活動一般都會形成負債，這樣就會導(dǎo)致經(jīng)濟利益流出，因此采購與付款環(huán)節(jié)

兩者更需要緊密的配合。公司要準(zhǔn)確地認識和高度地重視采購工作在公司計劃和

決策中發(fā)揮地作用。很大程度上可以最大限度地優(yōu)化經(jīng)濟效益，合理規(guī)劃原材料

的采購成本。公司在采購原材料時質(zhì)量、價格、服務(wù)的參差，往往影響采購部門

合理的采購預(yù)算的高低、進行安全生產(chǎn)制造時產(chǎn)品品質(zhì)能否更好的得到保障。湖

南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司目前采購與付款內(nèi)部控制基本情況如下圖：

部門總經(jīng)理采購部門預(yù)算部門倉儲部門

步驟

1

接收采購開始

申請單

采購申請

編制采購

審核

預(yù)算表

2

選擇供應(yīng)

商

簽訂采購

合同

3進度跟催核驗貨物

辦理入庫

手續(xù)

結(jié)束

2-1采購流程圖

2

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部門供應(yīng)商采購部門財務(wù)部門倉儲部門

步驟

1

根據(jù)銷售、

編制采購生產(chǎn)需求和

計劃單倉儲申請采

購

2

簽訂采購合同審核

收到采購申

請單

開票發(fā)貨驗收發(fā)票發(fā)票單據(jù)

3

驗收入庫開收貨單

付款結(jié)算

2.2付款流程圖

湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司眾多的職能部門的人員與采購付款環(huán)節(jié)經(jīng)

常打交道，如果信息不透明或協(xié)調(diào)不好就很容易出現(xiàn)貪墨、效率低和浪費。所以

在湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司建立初期制定了符合公司情形的采購與付款

內(nèi)部控制，并通過規(guī)范的措施加以防范。但隨著公司的不斷發(fā)展和進步，一些采

購人員的綜合技能素質(zhì)不高、專業(yè)知識儲備不夠、統(tǒng)籌管理經(jīng)驗薄弱。基于這些

現(xiàn)狀，現(xiàn)有的公司制度需要不斷創(chuàng)新。并且原材料采購計劃管理不夠周密，在面

對緊急采購時不能迅速做出反應(yīng)，臨時性、準(zhǔn)確性差。

3湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司采購與付款內(nèi)部控制存在的

問題

3.1供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)薄弱

湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司對管理供應(yīng)商制定了詳細的制度，但在實際

工作中，對供應(yīng)商的評價沒有及時更新和改進。供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽對公司采購

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材料的價格有重要影響，對公司后續(xù)的服務(wù)質(zhì)量跟進也會有很大影響。公司與供

應(yīng)商需要在長期的合作中建立良好的供需關(guān)系，但是采購部門是公司整體當(dāng)中的

個體，所以采購部門人員與供應(yīng)商若是沒有嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事的話會對公司

帶來不利的影響。如果長期這樣下去的話，對公司尋找更好的供應(yīng)商、改進創(chuàng)新

工藝技術(shù)不利，也不能更好完善采購流程。

由于是長期合作，一些供應(yīng)商可能更了解公司內(nèi)部采購情況、人際關(guān)系往來

和采購信息，從而報價時讓自己獲利更多。供應(yīng)商在采購過程實際支配著，故而

損害的是公司的利益。如果供應(yīng)商因為經(jīng)營不善或生產(chǎn)的原材料品質(zhì)不良不能滿

足公司的需求，那將打亂公司原計劃正常的生產(chǎn)制造。

3.2采購環(huán)節(jié)計劃、預(yù)算、不夠周密

（1）采購計劃不夠全面管理的不合理

采購人員的采購方案沒有做好充分的市場調(diào)查，對市場認知不足，很多時候

原材料采購不能做到低價采購，采購成本費用就不能合理規(guī)劃。所以會導(dǎo)致兩個

不好的局面，一是原材料多，存貨積壓，資金周轉(zhuǎn)速度減慢；二是原材料不足，

工期延長，生產(chǎn)經(jīng)營活動無法正常進行。要是不能按時向客戶交貨，對公司的信

譽會造成一定的影響，經(jīng)濟帶來損失。對需求方面的變化不能迅速做出反應(yīng)，在

采購原材料時，沒有第一時間與生產(chǎn)部、銷售部審核溝通，導(dǎo)致原材料超出訂單

需求，使倉庫庫存增加，如果客戶變更訂單，那么原材料就會呆滯。

（2）采購預(yù)算編制不合理

采購部門在編制采購預(yù)算表時，不能敏銳的把握市場變化，因此不夠準(zhǔn)確、

及時。財務(wù)部門就只是根據(jù)采購部門的預(yù)算來進行付款，對采購的價格信息和采

購計劃制定的明細沒有去詳細了解，等原材料驗收入庫才知道具體資金分配，這

樣一來不利對資金統(tǒng)籌管理。并且實際與預(yù)算存在的差異沒有進行定期分析。公

司沒有規(guī)定編制每月每季的采購預(yù)算，單單只按年度預(yù)算的大致方向來執(zhí)行，實

際生產(chǎn)出入較大。

3.3付款流程不夠完善

付款審核的標(biāo)準(zhǔn)沒有那么嚴(yán)格，部門提交資料不齊全，讓財務(wù)在付款時，不

能準(zhǔn)確了解款流程的完整性。采購部把發(fā)票交給財務(wù)部，財務(wù)人員將其登記入賬，

但只能登入財務(wù)軟件來查看倉庫人員有沒有驗收入庫，查看金額、數(shù)量與發(fā)票上

的是否相符，對于實際生產(chǎn)中的物料使用狀況和產(chǎn)品生產(chǎn)不合格率，財務(wù)部沒法

做到時時跟進，生產(chǎn)部和倉儲部也沒有編制表格文檔與財務(wù)部對接，直接付款。

所以面對影響生產(chǎn)不合格的產(chǎn)品，沒有辦法合理規(guī)避。

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應(yīng)付會計提交的請款單由財務(wù)經(jīng)理按月直接簽收，未認真審核付款，出納見

財務(wù)經(jīng)理簽收后直接執(zhí)行。沒有專門的部門再次核對，不利于統(tǒng)籌資金。付款內(nèi)

部控制監(jiān)督執(zhí)行不到位，內(nèi)部審計的人員的專業(yè)能力不夠，應(yīng)付會計權(quán)限大，能

任意進行付款。

財務(wù)部門與供應(yīng)商在結(jié)算款項時不是在固定的時間統(tǒng)一結(jié)算，所以付款方面

會出現(xiàn)重付和未付。公司一般都是在與供應(yīng)商對賬之前，才會等事務(wù)所進行審計。

但公司財務(wù)不夠重視。對部分供應(yīng)商來說，采購合同制定時付款周期、方式不符

合現(xiàn)階段，要是公司的銷售資金未收回，而采購貨款又要支付，不利于公司整體

生產(chǎn)運營。

4湖南嘉康醫(yī)療器械制造有限公司采購與付款內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)

計

4.1加強供應(yīng)商管理

采購部的采購人員會根據(jù)預(yù)算部制定的物資預(yù)算表來進行采購，在選擇供應(yīng)

商時，建立文件夾全面收集供應(yīng)商信息資料。由質(zhì)量部、采購部來對供應(yīng)商的信

譽、應(yīng)變能力等進行初選，將不符合公司生產(chǎn)產(chǎn)品的物資供應(yīng)商淘汰。

對于初步合格的供應(yīng)商需要再加一個生產(chǎn)部來一起組織開展一系列評估，根

據(jù)評估的結(jié)果來編制評估報告,召開部門會議將評估報告結(jié)果告知,并詢問各部

門有無其他意見,采購部根據(jù)符合條件的供應(yīng)商名單起草采購合同,交由總經(jīng)理

審核批準(zhǔn),然后在財務(wù)軟件里面錄入供應(yīng)商信息,專門定期去更新信息和評估資

質(zhì)。

招聘采購人員時更要注重采購人員的文化技能素質(zhì),及時關(guān)注市場上的采購

價格,與各部門商議采購價格的是否合理,結(jié)合發(fā)展趨勢,不斷找尋新供應(yīng)商,不斷

改進考核供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn).完善公司內(nèi)部監(jiān)督體系。

4.2不斷完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的制度化管理

公司年度采購計劃的制定要規(guī)范和詳細，再根據(jù)每月、每季制定符合現(xiàn)狀的

采購計劃以此來不斷調(diào)整年度采購計劃。采購部門編制采購計劃前，要有專門的

人員去調(diào)查和了解市場上原材料價格、材質(zhì)。接著組織公司相關(guān)部門開會交流，

充分考慮客戶需求和倉儲情況等。將實際、未來各方面因素都考慮到位后，由采

購部整理完善采購計劃。將制定好的采購計劃交給采購經(jīng)理反復(fù)確認核實無誤后

審批通過，再將審批通過的采購計劃交給財務(wù)部核算、分配資金，最后由總經(jīng)理

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審核簽字。面對生產(chǎn)過程中一些特殊不可抗原因變更生產(chǎn)計劃的情況時，生產(chǎn)部

第一時間與采購部商量，根據(jù)生產(chǎn)銷售現(xiàn)狀開展符合現(xiàn)狀的采購計劃。同時積極

跟客戶聯(lián)系，將出現(xiàn)的特殊不可抗生產(chǎn)狀況告知客戶，并保證逾期會給予相應(yīng)補

償。

部門總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)財務(wù)部采購部預(yù)算部

步驟

采購預(yù)算編制

匯總、整理開始

采購預(yù)算

編制采購編制采

審批審核

預(yù)算表購預(yù)算

采購預(yù)算執(zhí)行

組織執(zhí)行執(zhí)行采

采購預(yù)算購預(yù)算

采購預(yù)算調(diào)整

編制調(diào)整申請調(diào)整

審批審核

方案采購預(yù)算

公布新的執(zhí)行新

預(yù)算方案方案

采購預(yù)算歸檔

資料歸

檔

結(jié)束

4-2采購預(yù)算內(nèi)部控制流程圖

編制采購物資預(yù)算是由各部門根據(jù)往年生產(chǎn)用量、銷售計劃、營業(yè)額來做參

考，結(jié)合今年大環(huán)境下發(fā)展趨勢進行預(yù)測。在交由財務(wù)總監(jiān)審核通過后，再匯報

給總經(jīng)理簽字，資金才會到達采購部。采購預(yù)算不合理就需要采購部重新編制，

預(yù)算表經(jīng)過財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)通過之后，財務(wù)部根據(jù)調(diào)整好的來分配資

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金，采購部按照嚴(yán)格的程序來執(zhí)行預(yù)算表給出的預(yù)算方案，采購部采購?fù)旰?，?/p>

對預(yù)算與實際的存在的差異，將具體產(chǎn)生差異的原因和以后要注意的點，需要編

制一份分析報告。對于采購預(yù)算表和相關(guān)分析報告，財務(wù)部定期整理存檔。

4.3付款內(nèi)部控制優(yōu)化

供應(yīng)商開票、發(fā)貨要按照采購合同中約定的時間來進行后續(xù)工作。采購部收

到發(fā)票第一時間核對單價、數(shù)量、金額及發(fā)貨的方式。要是發(fā)現(xiàn)采購合同和供應(yīng)

商所開出的發(fā)票不符，則需供應(yīng)商聯(lián)系，重新開具發(fā)票。倉儲部收到原材料物資

當(dāng)場進行清點，數(shù)量無誤后，再由質(zhì)量部檢驗，最后登記入庫。接著采購部將發(fā)

票、訂單、合同、入庫單交給財務(wù)部。

實施步驟供應(yīng)商采購部財務(wù)部倉儲部

核對環(huán)節(jié)

接受原料

開具發(fā)票接收發(fā)票

核對數(shù)量

入庫登記

審核環(huán)節(jié)

審核發(fā)票質(zhì)量審核

確認溝通退回發(fā)票系統(tǒng)確認

錄入憑證

提交批準(zhǔn)

付款環(huán)節(jié)

提交出納

確認收款通知采購網(wǎng)上付款

保存憑證

4-3付款內(nèi)部控制流程圖

財務(wù)部對采購部所提交的發(fā)票進行審核，查看發(fā)票上的增值稅是普稅還是專

稅，是否按照標(biāo)準(zhǔn)。再把收貨時間、金額、內(nèi)容核對，生成應(yīng)付憑證。財務(wù)部如

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