采購制度及流程

采購制度及流程采購管理制度及操作流程一、制定目的及范圍為了提升公司整體的采購管理水平，確保采購流程的高效、規(guī)范及透明，特制定本制度。本制度適用于所有采購活動，包括項(xiàng)目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購等。二、采購原則采購工作應(yīng)遵循以下原則，以保證采購的公正性和合規(guī)性：1.所有采購活動必須遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格及供應(yīng)商信譽(yù)，以確保選擇最佳供應(yīng)商。2.采購的物資必須從合規(guī)的商業(yè)實(shí)體進(jìn)行，所有采購物資都需獲取正規(guī)發(fā)票，確保財(cái)務(wù)合規(guī)。3.各部門設(shè)立專人負(fù)責(zé)采購事宜，申購人與采購人應(yīng)為不同人員，以避免利益沖突。三、采購流程1.一般采購流程1.1采購申請：申購人需向倉庫確認(rèn)現(xiàn)有庫存情況，填寫“采購申購單”。1.2申購審批：項(xiàng)目采購需提交預(yù)算審批，其他采購須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后填寫流轉(zhuǎn)單。1.3詢價(jià)：各部門在進(jìn)行采購時(shí)需至少提供三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。1.4核價(jià)：對比歷史價(jià)格進(jìn)行核價(jià)，填寫流轉(zhuǎn)單中的核價(jià)結(jié)果。1.5審批：流轉(zhuǎn)單須逐級審批，最終需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批。1.6采購實(shí)施與驗(yàn)收入庫：審批通過后，采購人下單，待物資到貨后由相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收并入庫。1.7報(bào)銷：所有采購物資的報(bào)銷需在貨物到達(dá)后一個(gè)月內(nèi)完成，逾期不予受理。2.特殊采購流程2.1集中計(jì)劃采購：辦公用品由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行采購。2.2零星采購：適用于金額較小且偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可執(zhí)行。2.3應(yīng)急采購：因突發(fā)緊急情況需進(jìn)行采購時(shí)，由應(yīng)急小組負(fù)責(zé)，免于詢價(jià)，采取最快方式完成采購。2.4年度采購：涉及定期需求的采購需提前編制年度預(yù)算，并向財(cái)務(wù)部報(bào)備。四、備案所有采購活動結(jié)束后，采購人需將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份，一份交由財(cái)務(wù)審核，另一份存檔備查。此項(xiàng)措施確保采購過程的透明性和可追溯性。五、采購紀(jì)律為確保采購活動的規(guī)范性，所有參與采購的人員需遵守以下紀(jì)律：1.采購人職責(zé)：采購人員應(yīng)建立供應(yīng)商資料檔案，定期進(jìn)行市場調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)。2.采購人員行為規(guī)范：采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的贈品或回扣，任何違反者將受到公司紀(jì)律處分。六、供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商管理制度，對所有供應(yīng)商進(jìn)行評估與管理。應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，評估內(nèi)容包括但不限于供貨質(zhì)量、交貨及時(shí)性、服務(wù)態(tài)度及價(jià)格合理性等。供應(yīng)商的評估結(jié)果將作為后續(xù)采購決策的重要依據(jù)。七、培訓(xùn)與溝通定期對采購相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保他們了解最新的采購政策、流程及相關(guān)法律法規(guī)。同時(shí)，各部門需保持良好的溝通，以便及時(shí)反饋采購過程中遇到的問題，持續(xù)改善采購流程。八、反饋與改進(jìn)機(jī)制在實(shí)際采購過程中，建立反饋渠道，鼓勵(lì)參與采購的人員提出建議與改進(jìn)措施。定期召開采購評審會議，總結(jié)采購活動的成效與不足，制定相應(yīng)的改進(jìn)計(jì)劃。通過這種方式，確保采購流程能夠適應(yīng)不斷變化的市場需求與公司戰(zhàn)略。九、流程優(yōu)化為提高采購效率，應(yīng)定期審視和優(yōu)化采購流程，分析各環(huán)節(jié)的效率與效果，發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整。優(yōu)化內(nèi)容包括但不限于簡化審批流程、縮短詢價(jià)時(shí)間、提高驗(yàn)收效率等，減少不必要的流程環(huán)節(jié)，從而降低采購成本。十、信息化建設(shè)推行采購管理信息系統(tǒng)，利用信息化手段提升采購流程的透明性與效率。通過系統(tǒng)化管理，實(shí)時(shí)跟蹤采購狀態(tài)，自動化生成報(bào)表，便于各部門進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與決策支持。十一、總結(jié)通過制定完善的采購管理制度與流程，確保各環(huán)節(jié)的清晰與可執(zhí)行性，