湖南鵬程有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介...........................................................1

2公司費(fèi)用管理制度現(xiàn)狀及流程.........................................1

3公司費(fèi)用管理制度存在的問題分析.....................................2

3.1費(fèi)用的預(yù)算體系不完善..........................................2

3.2公司的費(fèi)用審批報(bào)銷流程不完善..................................2

3.3費(fèi)用管理觀念薄弱..............................................3

4公司費(fèi)用優(yōu)化設(shè)計(jì)...................................................4

4.1完善預(yù)算費(fèi)用執(zhí)行系統(tǒng)..........................................4

4.2完善費(fèi)用報(bào)銷制度，規(guī)范流程....................................4

4.3加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基礎(chǔ)分析數(shù)據(jù)可靠性..........................5

4.4控制費(fèi)用支出的措施............................................6

5總結(jié)...............................................................6

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南鵬程有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所費(fèi)用管理制度優(yōu)化

設(shè)計(jì)

1公司簡介

湖南鵬程有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所成立于2002年8月30日。該事務(wù)所由原

長沙瀏陽河有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所、長沙同創(chuàng)有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所和株洲萬

里有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所合并而成，是經(jīng)省財(cái)政廳批準(zhǔn)，省工商行政管理局登

記注冊的一家綜合性會計(jì)師事務(wù)所，注冊資本為人民幣200萬。

事務(wù)所的經(jīng)營業(yè)務(wù)涵蓋范圍廣：一方面，向企業(yè)提供會計(jì)報(bào)表審查、注冊

資本驗(yàn)證及驗(yàn)證報(bào)告出示等會計(jì)服務(wù)；另一方面，輔助企業(yè)處理公司重組、破

產(chǎn)清算過程中的審計(jì)事項(xiàng)；除此之外，還向外界提供會計(jì)咨詢等服務(wù)。自成立

以來，鵬程會計(jì)師事務(wù)所堅(jiān)守公司講誠信、提質(zhì)量的經(jīng)營理念，基于自身服務(wù)

定位，廣泛招賢引才，精進(jìn)業(yè)務(wù)水平，積極拓展業(yè)務(wù)領(lǐng)域，穩(wěn)步擴(kuò)大自身規(guī)模，

發(fā)展至今，公司現(xiàn)有正式員工150人，其中注冊會計(jì)師45人。

2公司費(fèi)用管理制度現(xiàn)狀及流程

湖南鵬程有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所費(fèi)用管理總原則是預(yù)算、控制、制度、審

批。預(yù)算編制是整個(gè)費(fèi)用管理流程中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，完善的預(yù)算方案體現(xiàn)了管理

者對市場科學(xué)全面的預(yù)測。公司依據(jù)自身實(shí)際情況，為使預(yù)算方案嚴(yán)格落實(shí)到

位，對費(fèi)用支出進(jìn)行了合理地控制，對公司的會計(jì)核算和財(cái)務(wù)審批、報(bào)銷等行

為明確規(guī)定、嚴(yán)格監(jiān)管，不斷推進(jìn)公司財(cái)務(wù)管理的流程化、秩序化。而要實(shí)現(xiàn)

以上目標(biāo)，離不開建立完善的公司財(cái)務(wù)制度以提供保障。在整個(gè)公司費(fèi)用管理

過程中，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)的關(guān)鍵作用，以保障公司的整體效益，預(yù)測能達(dá)到的經(jīng)

營目標(biāo)，從而引導(dǎo)各項(xiàng)活動計(jì)劃有序地運(yùn)作開展，從客觀上起到了提升公司管

理水平的效用。

湖南鵬程有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所在控制費(fèi)用管理的過程中，嚴(yán)格堅(jiān)持“先

審批后支出、誰審批誰負(fù)責(zé)”的原則。將費(fèi)用原因、費(fèi)用事項(xiàng)、費(fèi)用金額及其

申請人、審批人透明化公開化；對原始憑證、支出單據(jù)的要求和審核都由財(cái)務(wù)

人員嚴(yán)格把控，以保證各項(xiàng)支出費(fèi)用的合法、真實(shí)、合理。

該事務(wù)所為方便職員清晰掌握整個(gè)報(bào)銷的流程，對費(fèi)用報(bào)銷的環(huán)節(jié)進(jìn)行了

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明確的規(guī)定，具體流程圖如下圖所示。作為公司費(fèi)用報(bào)銷的既定程序，該公司

明確要求所有人員、所有費(fèi)用報(bào)銷必須嚴(yán)格遵守下述流程圖的操作，否則財(cái)務(wù)

人員可以有權(quán)拒絕費(fèi)用的支出。

經(jīng)辦人填單部門負(fù)責(zé)人：審核歸口部門負(fù)責(zé)人：會簽

分管經(jīng)理/總財(cái)務(wù)部門稽核員：審核

財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：會簽

會計(jì)師：簽審

總經(jīng)理：簽批財(cái)務(wù)部門核算員：制單出納辦理報(bào)銷

3公司費(fèi)用管理制度存在的問題分析

湖南鵬程有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所擁有一套完善的成本管理體系，但日常工

作的成本還是有很多的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)。比如：財(cái)務(wù)部門報(bào)表不真實(shí)，是由于

財(cái)務(wù)部門成本費(fèi)用的核算不真實(shí)、不完整導(dǎo)致的；超出了企業(yè)預(yù)算或者預(yù)算之

外的支出導(dǎo)致公司損失，是由于不科學(xué)、不合理的預(yù)測；說明公司費(fèi)用報(bào)銷，

流程都是不完善的，存在較大的漏洞。

3.1費(fèi)用的預(yù)算體系不完善

目前湖南鵬程有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所制定的相應(yīng)預(yù)算體系的管理，從實(shí)際

情況來看，并未結(jié)合全面預(yù)算管理體系的應(yīng)用構(gòu)建完善的考核機(jī)制，在分析評

價(jià)過程中缺乏有效的參考依據(jù)，無法對企業(yè)預(yù)算管理工作的效率做出正確評價(jià)。

存在者管理人員并未參與預(yù)算管理的情形，全員的參與更多地也只是走形式圖

方便，缺乏各部門的協(xié)作配合，沒有調(diào)動起員工的積極性，公司的活動預(yù)算執(zhí)

行很容易出現(xiàn)疏漏、偏差等問題。

3.2公司的費(fèi)用審批報(bào)銷流程不完善

首先，費(fèi)用報(bào)銷的處理程序中固定的時(shí)刻審批太過死板，停留時(shí)間較長，

審批流程多以及多審批人反復(fù)審核，容易引發(fā)員工不滿，降低工作質(zhì)量和效率；

對財(cái)務(wù)前期審核時(shí)間過長擠壓財(cái)務(wù)工作時(shí)間，造成財(cái)務(wù)壓力增大；對審核人出

現(xiàn)問題追責(zé)極易出現(xiàn)推脫現(xiàn)象，無法對審核人追責(zé)，導(dǎo)致無法真正有效落實(shí)費(fèi)

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用報(bào)銷的事前審核工作。費(fèi)用報(bào)銷類型比較復(fù)雜，即使有費(fèi)用報(bào)銷管理方法，

但不能讓每個(gè)人都能完全理解且按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，過于依賴人工，人員調(diào)動極

有可能讓報(bào)銷鏈中斷，導(dǎo)致前后數(shù)據(jù)不一致。

流程的不完善導(dǎo)致公司出現(xiàn)了許多違規(guī)支出費(fèi)用、報(bào)銷費(fèi)用的問題，諸如

司機(jī)油費(fèi)、職員餐費(fèi)、活動經(jīng)費(fèi)支出超標(biāo)等，盡管金額不多，也未對公司經(jīng)營

造成重大影響，但是對這種費(fèi)用管控漏洞的長期姑息難免給職業(yè)侵占等嚴(yán)重違

法犯罪行為提供了“肥沃的土壤”。報(bào)銷內(nèi)容不實(shí)或不合理在報(bào)銷過程匯總，

員?把??的加油費(fèi)以及餐費(fèi)等按照業(yè)務(wù)產(chǎn)?的名義報(bào)銷，并從中獲得?法所

得；借助合理票據(jù)?以沖抵不允許報(bào)銷的部分；?以報(bào)銷的?額遠(yuǎn)?于企業(yè)訂?

的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；違反法律購買發(fā)票替代虛擬未發(fā)?的業(yè)務(wù)等。此外公司要求在業(yè)

務(wù)出現(xiàn)后第?時(shí)間進(jìn)?報(bào)銷，但是依然存在把數(shù)個(gè)?前甚?數(shù)年前的發(fā)票拿來

沖抵報(bào)銷的情況；不同職位的公司員?，其費(fèi)?報(bào)銷額度各不相同，但是部分

員?在沒有明確批準(zhǔn)和理由的前提下，超額報(bào)銷。

3.3費(fèi)用管理觀念薄弱

湖南鵬程有限責(zé)任會計(jì)師事務(wù)所的費(fèi)用管理觀念薄弱，是由于公司的經(jīng)營

和管理水平不高，沒有系統(tǒng)全面的費(fèi)用控制理念。

當(dāng)前階段，盡管企業(yè)管理階層對費(fèi)用控制關(guān)注度較高，但相較于長期戰(zhàn)略

管理目標(biāo)的落實(shí)，管理與決策階層更重視經(jīng)濟(jì)效益的獲取，通過對費(fèi)用的控制

來提升企業(yè)產(chǎn)業(yè)競爭綜合實(shí)力，對戰(zhàn)略成本與目標(biāo)成本等有所忽視。在實(shí)際管

理現(xiàn)狀中，公司的管理層的管理思維較為局限，大多只注重對產(chǎn)品研發(fā)成本、

營銷投入、技術(shù)管理、戰(zhàn)略成本等方面關(guān)注度不足，缺乏全方位、全過程管理

意識。在實(shí)際成本控制階段，無法有效平衡不同成本的投資比例，影響企業(yè)內(nèi)

部資金、人力資源分配決策的可行性。公司管理層缺乏對費(fèi)用進(jìn)行有效管理的

先覺意識，大多數(shù)管理人員選擇放權(quán)財(cái)務(wù)人員來管理支出，平時(shí)只在年中、年

尾等重大節(jié)點(diǎn)期查看財(cái)務(wù)報(bào)表中的數(shù)字，認(rèn)為通過這種方式就能達(dá)到控制企業(yè)

成本的效果了。的確，有一些公司通過這種方式最終能夠?qū)崿F(xiàn)降本增效的目標(biāo)，

但是從長遠(yuǎn)來看這種事后控制的做法缺乏戰(zhàn)略觀念和前瞻意識。

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4公司費(fèi)用優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1完善預(yù)算費(fèi)用執(zhí)行系統(tǒng)

為完善預(yù)算費(fèi)用執(zhí)行系統(tǒng)，公司需要搭建起一個(gè)從預(yù)算管理、到預(yù)算監(jiān)控、

再到預(yù)算反饋三大環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、有機(jī)協(xié)調(diào)的運(yùn)作體系。

第一，在預(yù)算管理方面，公司要從自身的組織架構(gòu)、經(jīng)營特點(diǎn)出發(fā)，基于

現(xiàn)有的財(cái)務(wù)預(yù)算管理模式進(jìn)行革新，在財(cái)務(wù)人員、相關(guān)管理層等專業(yè)人員團(tuán)隊(duì)

的商討下，確定一個(gè)初步的預(yù)算管理方案，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮所有員工的積極性、

參與性，廣泛征集員工的意見和建議，對方案進(jìn)行修改直至形成一個(gè)全體職員

比較認(rèn)可的預(yù)算管理方案。公司職員對預(yù)算管理方案的內(nèi)化是促進(jìn)其有效實(shí)施

的重要條件。第二，在推動預(yù)算管理方案的實(shí)施過程中，需要對其進(jìn)行專門的

監(jiān)督和管控，因此公司需要建立一個(gè)嚴(yán)密的監(jiān)控體系來跟蹤預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度和

效果，掌握每一筆的預(yù)算的來源和去向。第三，公司還必須提供反饋渠道，對

預(yù)算管理方案的落實(shí)進(jìn)行定期性的總結(jié)復(fù)盤。

尤其是財(cái)務(wù)公司，應(yīng)當(dāng)明確其職責(zé)權(quán)限，并強(qiáng)化全員的預(yù)算管理意識，管

理人員要高度重視并起帶頭作用，和全員達(dá)成共識，因?yàn)轭A(yù)算管理展現(xiàn)了公司

的戰(zhàn)略藍(lán)圖，確定了工作的重心和未來發(fā)展走勢，為了收集各種信息為依據(jù)，

公司戰(zhàn)略的決策需要全員的參與與執(zhí)行。

4.2完善費(fèi)用報(bào)銷制度，規(guī)范流程

公司費(fèi)用報(bào)銷的合規(guī)化需要建立起完善的費(fèi)用報(bào)銷制度，更需要員工嚴(yán)格

遵循這一制度，不能省流程、跳環(huán)節(jié)。

首先，費(fèi)用報(bào)銷要踐行“先申報(bào)后審批”的總原則，要先由會計(jì)對需要報(bào)

銷的原始憑證進(jìn)行初篩后，挑選出有效的、真實(shí)的憑證上報(bào)給具有審批權(quán)的相

關(guān)責(zé)任人進(jìn)行簽審后方可報(bào)銷。

其次，公司應(yīng)將職工報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)透明化、公開化：建立起統(tǒng)一的報(bào)銷標(biāo)

準(zhǔn)，將報(bào)銷范圍做一個(gè)規(guī)范的整理，作出具體規(guī)劃，寫明一個(gè)實(shí)際條例范圍，

讓職員清楚報(bào)銷的要求，做到開支有度。

另外，對于具體費(fèi)用的報(bào)銷流程，可按照如下處理:費(fèi)用報(bào)銷人提出申請→

上級負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)→財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核→公司總經(jīng)理審批→出納復(fù)核

并撥款。在整個(gè)報(bào)銷流程中需注意：（1）費(fèi)用報(bào)銷單需詳細(xì)填寫，包括部門、

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日期、內(nèi)容、大小寫金額、合計(jì)數(shù)等；（2）要對原始發(fā)票單據(jù)及附件按照項(xiàng)目

進(jìn)行分類整理，如辦公費(fèi)、招待費(fèi)、差旅費(fèi)、住宿費(fèi)等等，把相同經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的

原始憑證粘貼在一起。（3）報(bào)銷要以"周"為單位，要附上相應(yīng)憑證，不滯后上

報(bào)也不得提前預(yù)支。下面是我對具體費(fèi)用報(bào)銷所做的圖：

報(bào)銷人員填寫部門經(jīng)理或上財(cái)務(wù)主管審核公司總經(jīng)理審

費(fèi)用報(bào)銷單級主管簽字簽字批

費(fèi)用報(bào)銷單位應(yīng)出納復(fù)核并

填寫費(fèi)用名稱，全履行付款

額與單據(jù)相符，報(bào)

銷人員簽字

4.3加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基礎(chǔ)分析數(shù)據(jù)可靠性

財(cái)務(wù)部門是整個(gè)費(fèi)用優(yōu)化的核心，財(cái)務(wù)人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力的不斷精

進(jìn)是加強(qiáng)費(fèi)用支出管理的可靠保障。公司應(yīng)在了解目前財(cái)務(wù)人員的工作水平和

工作短板的基礎(chǔ)上，開展具有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家或職

業(yè)團(tuán)隊(duì)，為他們量身打造合理的培訓(xùn)計(jì)劃。一方面要以開講座、討論會等形式

傳授業(yè)務(wù)知識，讓財(cái)務(wù)人員在對《會計(jì)法》、《會計(jì)人員繼續(xù)教育暫行規(guī)定》

等專業(yè)法規(guī)進(jìn)行深入地了解和熟悉的同時(shí)，樹立前沿意識，把握國家的最新政

策變動；另一方面要提高財(cái)務(wù)人員把理論知識運(yùn)用到實(shí)際工作中去的能力和水

平，提高他們對財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性和可靠性。無論在哪個(gè)企業(yè)當(dāng)中，

進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)都是能夠有效的提升專業(yè)業(yè)務(wù)水平的“性價(jià)比超高”的途徑，公

司在年初時(shí)應(yīng)計(jì)劃出該部分預(yù)算，并進(jìn)行培訓(xùn)計(jì)劃的擬定和制定，通過專業(yè)培

訓(xùn)后的主要成員，來影響輻射周邊的人員，強(qiáng)化責(zé)任意識，引導(dǎo)工作人員從思

想上進(jìn)一步提高工作的主動性、積極性。

另外，公司除了培訓(xùn)財(cái)務(wù)人員外，也不能忽視了其他員工的成本管控教育。

對員工的教育不能說教，要站在為員工切身利益著想的角度來讓他們認(rèn)識到費(fèi)

用管理的必要性，從而自覺地樹立起成本意識?？梢栽诠緝?nèi)部建立起適當(dāng)?shù)?/p>

獎賞制度，定期對于在成本管控方面表現(xiàn)突出的員工給予一定的獎勵(lì)，以此來

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充分調(diào)動起每一位員工的主觀能動性，確保費(fèi)用管理工作的順利開展。

4.4控制費(fèi)用支出的措施

除了在制度層面上全盤考慮外，公司還應(yīng)顧慮到實(shí)際經(jīng)營中可能會面臨的

一些問題。畢竟一味地控制成本并不意味著公司的持續(xù)發(fā)展，成本管理也不代

表盲目地減少支出。良好的成本管理是既要從宏觀上對公司整體費(fèi)用進(jìn)行合理

把控，又要在微觀上結(jié)合具體需要權(quán)衡效益與成本，在有些時(shí)候，特定的費(fèi)用

支出是有一定必要的，管理者們需要具體情況具體分析。

但是，對于公司內(nèi)部的一些日常開銷，要秉持著適度的原則，各部門按需

采購，合規(guī)采購，杜絕不必要的開支。針對這個(gè)問題，以下建議可供參考：

（1）完善公司日常采購的費(fèi)用預(yù)算審批流程。各部門要結(jié)合部門實(shí)際情況

合理規(guī)劃預(yù)算使用預(yù)算。

（2）各部門要樹立節(jié)約意識。提倡無紙化辦公，嚴(yán)格控制部門的水、電等

日常費(fèi)用。

（3）嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)、差旅費(fèi)用。明確規(guī)定職工差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格實(shí)行，

無特殊情況超出費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的金額由個(gè)人承擔(dān)。

總的來說，要控制經(jīng)費(fèi)的支出，除了要正確處理好財(cái)務(wù)?員和報(bào)銷?員之

間的關(guān)系外，還要對每一筆經(jīng)費(fèi)去向做好嚴(yán)格地監(jiān)控。只有這樣，才可以有效

地控制費(fèi)用的支出與使用，減少不必要的成本。

5總結(jié)

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，在市場競爭日趨激烈的大環(huán)境下，

企業(yè)費(fèi)用管理制度優(yōu)化是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的一個(gè)重要組成部分，加強(qiáng)對各個(gè)方面

的成本費(fèi)用管理，不僅能在本質(zhì)上健全了公司的體制和規(guī)章，還促進(jìn)企業(yè)提高

競爭力和經(jīng)濟(jì)效益。因此，公司應(yīng)該充分認(rèn)識費(fèi)用管理的重要性，通過完善的

管理制度進(jìn)行約束和激勵(lì)，做好各個(gè)階段的費(fèi)用管理工作，以促進(jìn)企業(yè)有效地

控制費(fèi)用，推動企業(yè)能健康持續(xù)性地發(fā)展。

最后我想說的是，企業(yè)的費(fèi)用管理制度優(yōu)化是一個(gè)復(fù)雜的問題，它受到公

司內(nèi)外部多重因素的影響，所以我也非常清楚一套完備的費(fèi)用處理準(zhǔn)則并不僅

僅是我所提到的這些。作為一名還未真正踏上職場的學(xué)生來講，我的職業(yè)經(jīng)驗(yàn)

和理論知識存在著