湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司簡介..................................1

2、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司目前差旅費管理的現(xiàn)狀..................2

2.1下達預算指標，保證預算執(zhí)行剛性................................2

2.2履行事前審批手續(xù)，確保先審批再外出............................3

2.3嚴格按規(guī)定審核差旅費開支，確保差旅費報銷結算手續(xù)完備..........4

3、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費管理過程中出現(xiàn)的一些問題........4

3.1出差事由與差旅費報銷制度規(guī)定不符的問題........................4

3.2差旅費的監(jiān)督管理容易被忽視的問題..............................4

3.3報銷制度繁瑣增加了時間和溝通成本，影響報銷效率的問題..........5

4、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設計................5

4.1實行放管服....................................................5

4.1.1建立健全科學有效的內(nèi)控體系..................................5

4.1.2簡化差旅費報銷流程..........................................5

4.2實行包干制制度的優(yōu)化設計......................................6

4.3與時俱進，適時完善改進差旅費管理辦法的優(yōu)化設計................7

5、結束語...........................................................8

參考資料............................................................9

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費報銷制度

優(yōu)化設計

1、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司簡介

湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司是2008年10月17日在湖南省長沙市芙蓉區(qū)

注冊成立的有限責任公司(自然人投資或控股)，注冊地址位于長沙市芙蓉區(qū)白

沙路10號科達名居21樓。湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司的統(tǒng)一社會信用代碼/

注冊號是91430102680320189J，企業(yè)法人是劉偉，目前企業(yè)處于開業(yè)狀態(tài)。

湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司的經(jīng)營范圍是：煤炭及制品批發(fā)；經(jīng)濟與商

務咨詢服務（不含金融、證券、期貨咨詢）；砂石、河卵石、焦炭的銷售；五金

產(chǎn)品、建材、裝飾材料、化工產(chǎn)品的零售。（依法須經(jīng)批準的項目，經(jīng)相關部門

批準后方可開展經(jīng)營活動）。

在湖南省，相近經(jīng)營范圍的公司總注冊資本為1312104萬元，主要資本集

中在1000-5000萬和5000萬以上規(guī)模的企業(yè)中，共543家。本省范圍內(nèi)，

當前企業(yè)的注冊資本屬于良好。雖然煤炭企業(yè)中每年差旅費用的金額在總成本

中所占比例很小，，每年需要外出因公活動的員工報銷金額還是要嚴格按照工作

計劃執(zhí)行，如圖1所示，這顯然也是可控費用的重要組成部分。加強和規(guī)范差

旅費用管理是實行企業(yè)可控成本控制方針的重點工作之一，所以有必要進一步

嚴格控制出差次數(shù)、天數(shù)和差旅費用規(guī)模。否則就不僅僅是在揮霍企業(yè)有限的

差旅經(jīng)費的問題。

圖1五年間員工出差報銷金額

1

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

另外，對出行交通工具的選擇也要嚴防死守。如表1所示，避免企業(yè)員工

為滿足虛榮心或個人享受紛紛選擇不符合職稱級別的出行方式，增加企業(yè)不必

要的負擔。

表1交通工具使用規(guī)定

2、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司目前差旅費管理的現(xiàn)狀

2.1下達預算指標，保證預算執(zhí)行剛性

湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司對于員工差旅費的支出規(guī)模制定明確了以符

合預算控制的管理要求，如表2所示。另外，財務部門要根據(jù)年初各部門公布

的各項業(yè)務交流、培訓計劃，通過比較近兩年各部門差旅實際費用、部門人員

變動、業(yè)務范圍變化、行業(yè)環(huán)境影響等，制定明確各部門差旅支出限額，要求

如無特殊原因，不能隨意調(diào)整，以繼續(xù)確保公司預算內(nèi)部控制有效。

表2員工不同報銷情況

2

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

2.2履行事前審批手續(xù)，確保先審批再外出

員工申請出差前應辦理出差審批手續(xù)，不得以出差為名隨意延長出差天

數(shù)。需提前填寫公務機報銷申請表，如圖2所示，經(jīng)湖南山原煤炭貿(mào)易有限公

司總經(jīng)理批準后方可乘坐公務機。未經(jīng)公司批準乘坐飛機的，應當由員工本人

書面填寫《公務外出批準表》。未經(jīng)批準擅自出差的人員，經(jīng)相關負責人批準

后，由湖南山原煤炭貿(mào)易有限公司嚴肅處理。因公出差的員工選擇搭乘飛機作

為交通工具的，也應當提前辦理審批手續(xù)。根據(jù)湖南山原煤炭貿(mào)易有限公司的

旅行證件，出差人員需向主管部門備案后方可外出。嚴格控制事先審批的盲目

流于形式，禁止隨意變更出差地點。嚴格控制公務出差人員乘飛機出行。此

外，還應禁止未辦完審批手續(xù)就外出辦事。在出差審批中，嚴格控制出差次

數(shù)、出差次數(shù)和出差地點。機票只能按相應級別的火車票價報銷，超出部分由

個人自行承擔。

圖2報銷流程圖

2.3嚴格按規(guī)定審核差旅費開支，確保差旅費報銷結算手續(xù)完備

3

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

財務人員應嚴格按照《湖南山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費用管理辦法》的

規(guī)定，對差旅活動中取得的原始票據(jù)進行審核。一是城際交通費是否按照票據(jù)

所搭乘的交通工具等級報銷、住宿費是否按照實際發(fā)票在標準額度內(nèi)報銷；二

是出差地點的伙食費、交通費是否按規(guī)定領取、核實所獲發(fā)票是否真實有效、

參加會議或培訓活動時是否有領導簽字的會議通知、培訓通知；通過各種原始

單據(jù)檢查出差人員是否延長出差天數(shù)，變更出差地點。

3、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費管理過程中出現(xiàn)的一些

問題

3.1出差事由與差旅費報銷制度規(guī)定不符的問題

因公佐證材料不全，套取補助。財務部門審核時，給予補助完全依賴所附

佐證材料，特別是會議通知，如會議通知中明確注明提供會議期間的餐費，但

報銷人未能從出差人那里獲取會議通知，報銷時也申請報銷了會議期間的伙食

補助。財務人員不知道是否提供了餐費，因此也只能依照所附材料來進行審

核，導致實際出差人員間接性地套取了會議期間的伙食補助。

因私偽造為因公，套取差旅費。僅從報銷單據(jù)上審核無法判斷出差目的，

存在將探親訪友、旅游觀光參觀、個人社交等私人目的偽造為因公出差，特別

是節(jié)假日和旅游景點的出差。

3.2差旅費的監(jiān)督管理容易被忽視的問題

《差旅費用管理辦法》規(guī)定，我市交通補貼按出差人員的公務報銷。湖南

山原煤炭貿(mào)易有限公司的差旅費用不全部計入管理費用。財務人員應按照部門

差旅人員費用劃分，屬于開發(fā)運行類，完成研發(fā)項目所產(chǎn)生的差旅活動費用應

計入研發(fā)費用。差旅管理辦法明確規(guī)定，部分人員不適用城市交通費定額制

度。如：到基層單位（含湖南山原煤炭貿(mào)易有限公司）的工作人員；不涉及研

發(fā)項目的其他差旅活動發(fā)生的費用，計入企業(yè)行政費用。在工作實踐中，各種

任務小組的人員；出國參加會議、各類培訓、學習、脫產(chǎn)培訓人員；出差人員

自備交通工具，接受單位或其他單位免費提供的交通工具。這些人員從車站到

目的地的路費可根據(jù)賬單報銷。本部門負責本部門差旅費用的管理，財務人員

對差旅費用報銷情況進行審核。輔助生產(chǎn)部人員的差旅費計入制造費用，銷售

部門人員的差旅費計入銷售費用，投標部門人員的差旅費計入其他業(yè)務費用。

在實踐中，應重點關注研發(fā)部門的差旅費，與審計部門、紀委等有關部門一

起，對差旅費的管理和使用情況進行監(jiān)督檢查。審計部、紀檢部負責各種重點

4

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

項目，具有管理職能的機關部門、辦公室的差旅費計入管理費用，生產(chǎn)部門的

差旅費要計入生產(chǎn)費用，差旅費報銷金額一般不大，是公務，因此，對差旅費

用管理的專項檢查較少，非法報銷差旅費用造成的腐敗問題容易被忽視。

3.3報銷制度繁瑣增加了時間和溝通成本，影響報銷效率的問題

為規(guī)避外審的風險，需附帶很多原始單據(jù)和附件材料，需要審核的事項

多。有無多領取補助；交通費、住宿費有無超標；無交通費和住宿發(fā)票領取補

助的有無接待證明或說明；機票有無政采；有無按規(guī)定限額使用公務卡支付；

退票改簽時有無附帶說明；野外差旅的附件是否齊全；敏感時間地點出差有無

佐證材料；其他容易引起誤解的情況；發(fā)票開具時間在出差后；所有憑證除

上?，F(xiàn)有報銷人多數(shù)為在編科研人員兼任報銷人，甚至可能還會經(jīng)常變動，報

銷時可能不過問出差事由以及出差人員與項目的相關性，隨意選擇課題號報

銷，對報銷合規(guī)性（審批流程、機票政策和報銷標準等）未預先告知出差人，

會導致財務退單率高，降低了報銷效率。

4、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設計

4.1實行放管服

4.1.1建立健全科學有效的內(nèi)控體系

結合單位自身情況，建立健全科學有效的內(nèi)部控制體系，提高風險防控水

平，內(nèi)部控制不只是財務部門的責任，也不能只體現(xiàn)在報銷環(huán)節(jié)。財務報銷涉

及多個行政管理部門，需要加強部門間的協(xié)作，從而提高管理效能；加強制度

宣講，從而提升人員素質(zhì)。建立各部門間信息共享的系統(tǒng)，培訓宣傳報銷新規(guī)

定新要求，對常見退單和審計核查問題歸納總結成冊。

4.1.2簡化差旅費報銷流程

誠信為出發(fā)點，簡化報銷流程，減少附件要求，做到“敢放、會放”。簡化

報銷審批，管理部門要在以下三方面學會“放手”：第一，用來相互證明、上

級擔保的材料，報銷時可不再提供，如登機牌、對方單位提供住宿的證明等，

應充分相信經(jīng)濟活動的真實性，不再讓科研人員一味取證而煩惱；第二，對國

家有明文規(guī)定的政策，如放寬公務卡結算等；第三，強化課題負責人負責制，

將職能部門權力下放，如野外科考申請等，由課題組自行管理，減少形式審批

和重復簽字。(3)服。增強服務意識，提高服務水平，加強信息化建設，從而提

5

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

升服務效率；完善科研財務助理制度。以科研財務助理制度為例，執(zhí)行效果不

理想的主要原因是受經(jīng)費渠道和勝任程度兩方面制約，這種情況下，單位可以

從全局出發(fā)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)經(jīng)費、統(tǒng)一開展培訓，雙管齊下，著力打造一支滿足差

旅費管理需要的人才隊伍，幫助科研人員擺脫繁雜的報銷事務，讓好政策真正

發(fā)揮作用。

4.2實行包干制制度的優(yōu)化設計

“包干制”報銷原則：事前審批、時長受限、金額可控、避免重復、自由

選擇?！鞍芍啤敝贫染唧w要求：

(1)明確事前審批，不審批不報銷。

(2)明確限額發(fā)放標準內(nèi)補助，超標準部分自理。

(3)明確住宿補助上限天數(shù)，超上限天數(shù)的住宿費實報實銷。

(4)明確已由其他方支付了費用，將不再重復給予補助和報銷。

(5)明確報銷可對“包干制”與“實報實銷”二選一，一旦選定后不得隨意

變更。

公司差旅費“包干制”實施離不開切實可行的制度，制度建設不僅僅是單

一的文件或某個部門能實現(xiàn)的，“包干制”的精神應滲入公司差旅費改革的一系

列制度和具體舉措中。

首先，制度建設應由分管領導主抓，成立一個專門聯(lián)合工作專班，由科研

管理部門牽頭、聯(lián)合財務、人事、資產(chǎn)、審計、紀檢監(jiān)察等部門參與，“包干

制”文件由參與部門聯(lián)合印發(fā)。

其次，對公司內(nèi)部現(xiàn)有的科研管理相關制度文件進行全面梳理，研究制定

具有普適性的包干制實施細則和配套制度，采取多種包干方式，以項目包干為

主體，根據(jù)科研人員誠信和績效評價情況，對課題組或科研人員整體包干或部

分包干進行動態(tài)跟蹤管理。

最后，簡化科研項目“包干制”中需要特事特辦、急事急辦的業(yè)務程序，

打破現(xiàn)有文件中相互打架、流程冗雜的相關規(guī)定。

此外，在制度建設層面要兼顧普適和特殊，做到包干制項目經(jīng)費適當有別

于現(xiàn)有財政撥款經(jīng)費管理，在現(xiàn)有財務管理體制之外，考慮“包干制”項目在

經(jīng)費申報、經(jīng)費使用與報銷、績效評價、審計檢查等環(huán)節(jié)的特殊性，比如績效

評價時要考慮“包干制”科研項目無預算、不能按照一般的預算績效評價辦法

按年度考核執(zhí)行。

6

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

圖3改進版流程圖

4.3與時俱進，適時完善改進差旅費管理辦法的優(yōu)化設計

隨著財務與大數(shù)據(jù)的日益快速深入融合發(fā)展，員工應該更加積極地學習使

用線上報銷管理平臺。

例如，員工出差時機票折扣費用低于規(guī)定水平的交通費，可按照節(jié)約成本

的原則為企業(yè)報銷信息整合，如圖4所示，各種政策不斷推陳出新，湖南山原

煤業(yè)有限公司差旅管理辦法也應及時與社會實際發(fā)展相符合。

各省市的住宿標準和交通工具要隨著全民生活水平的提高而科學合理地調(diào)

整，多選擇省時的航空出行。在這種情況下，不需要提供航空旅行的批準程

序，并提供相關證明，以票據(jù)報銷。

7

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

圖4報銷信息一體化

在標準限額的范圍內(nèi)，出差人員應選擇離相應的出差目的地近、舒適的酒

店。更重要的是，如果通過第三方平臺結算各種出差費用，提供的賬單真實性

較高。企業(yè)員工出差的交通工具和酒店依賴于商旅平臺的大數(shù)據(jù)。不僅可以根

據(jù)出差時間選擇更好的出行工具，解決商旅人士訂票難的問題，還可以設定住

宿標準的上限。同時，出差的員工不需要自己提前支付各種資金，財務人員可

以省去檢查各種賬單是否超標的繁瑣工作，從而更好地控制出差費用。

5、結束語

時代在進步，科技在發(fā)展，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”，基于商旅平臺系統(tǒng)，要積極

倡導與推行中小企業(yè)通過差旅平臺系統(tǒng)進行國內(nèi)異地出差申報、網(wǎng)上預約和審

批、網(wǎng)上在線訂票訂房、網(wǎng)上支付、保存電子發(fā)票、財務報銷等“一站式”服

務，實時記錄各部門