湖南旺芬園餐飲管理有限公司采購業(yè)務內部控制優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司基本情況.....................................................1

1.1公司簡介.....................................................1

1.2公司組織架構.................................................1

2公司采購業(yè)務內部控制現(xiàn)狀.........................................2

2.1公司采購部門與人員配置.......................................2

2.2公司采購業(yè)務特點.............................................2

2.3公司采購業(yè)務流程.............................................2

3公司采購業(yè)務內部控制存在的問題與原因.............................4

3.1遵循價低者得的采購標準.......................................4

3.2沒有設立專門的預算控制部門...................................4

3.3緊急采購流程審批松散.........................................4

3.4沒有配備專門的驗收人員.......................................5

4公司采購業(yè)務內部控制優(yōu)化設計.....................................5

4.1規(guī)范供應商管理...............................................5

4.1.1多方面考慮選定合格供應商...............................5

4.1.2與供應商建立長期合作關系...............................5

4.1.3建立供應商評審標準.....................................5

4.2完善預算管理體系.............................................6

4.2.1設立預算小組...........................................6

4.2.2多部門配合預算工作.....................................7

4.2.3及時跟進分析糾錯.......................................7

4.2.4建立預算績效考評制度...................................7

4.3優(yōu)化緊急采購業(yè)務流程.........................................8

4.4完善驗收環(huán)節(jié)控制.............................................8

4.4.1配備專門的驗收人員.....................................8

4.4.2建立嚴格的采購驗貨制度.................................9

I

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

5結論.............................................................9

參考資料............................................................10

II

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湖南旺芬園餐飲管理有限公司采購業(yè)務內部控制優(yōu)

化設計

1公司基本情況

1.1公司簡介

湖南旺芬園餐飲管理有限公司成立于2018年，是湖南省湘潭市較為知名

的餐飲企業(yè)，在湘潭市內共有十一家門店。企業(yè)從本土口味出發(fā)，自成立以來

就牢牢抓住湖南人無辣不歡的口味，再加上貼心的服務和實惠的價格，吸引了

一批又一批的顧客。

1.2公司組織架構

湖南旺芬園餐飲管理有限公司組織架構較為簡單，公司管理總體由總經理

負責，下設行政人事部、財務部、采購部、餐飲部、工程部、運營部，行政部

門主要負責公司人員招聘、培訓，對于店內所需耗費的原材料消耗等由專門的

采購部門負責采購，運營部門負責店面運營。圖1為湖南旺芬園餐飲管理有限

公司組織架構圖。

圖1為湖南旺芬園餐飲管理有限公司組織架構圖

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2公司采購業(yè)務內部控制現(xiàn)狀

2.1公司采購部門與人員配置

湖南旺芬園餐飲管理有限公司設立專門的采購部門負責存貨采購工作，店

面經營所需食材及相關易耗品店面店長匯總后，交于采購部門，采購人員統(tǒng)一

采購。采購部門配置采購經理、采購員、詢價員、采購文員。采購經理主持采

購部門的全面工作。特殊的緊急采購則由店長負責采購，采購后的相關憑證需

報告采購經理簽字。采購部門內不相容職務相互分離。

2.2公司采購業(yè)務特點

（1）采購品種多、規(guī)模大

為了企業(yè)正常經營，企業(yè)需要進行定期大規(guī)模采購企業(yè)日常經營所需材料，

對于餐飲企業(yè)而言，新鮮肉類、蔬菜瓜果、酒水飲料等材料需求比較大。為維

持公司下設11家門店的經營需求，還需采購廚房及店面經營所需餐廚具、辦公

用品及清潔用具。

（2）價格變化大

餐飲原材料的價格往往受到市場的影響,受到供求關系的制約價格頻繁變動。

對于保質期較短的材料，采購次數(shù)越頻繁，受價格影響的頻率較高。且采購價

格受自然氣候與國家政策影響。

（3）原料的季節(jié)性

有些食材的季節(jié)性特征很明顯，為了保障菜品的生產和銷售，必須要有足

夠的庫存以備銷售所需，而新鮮的食材如果過多的采購超過了銷售所需，就會

導致存貨的積壓變質，所以采購物資的頻率需要根據(jù)保質期的長短來決定并且

還收到公司的儲存設備和管理方法的影響。

2.3公司采購業(yè)務流程

湖南旺芬園餐飲管理有限公司根據(jù)日常經營特點，形成以下采購流程，見

圖2湖南旺芬園餐飲管理有限公司采購業(yè)務流程：

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圖2湖南旺芬園餐飲管理有限公司采購業(yè)務流程

（1）提出采購需求。餐飲企業(yè)的行業(yè)性質決定它與一般公司的采購要求

存在較大差異。餐飲企業(yè)的原材料通常是各種蔬菜、飲料、調味品等，必須新

鮮安全。餐飲公司購買原材料的頻率更高，種類更多，價格變化更快，各店面

通過實際情況估算向采購部門提出采購需求。

（2）編制采購計劃。由于企業(yè)經營的需要，必須定期采購原料。門店店

長應填制請購單，并將其轉交給采購部門。請購單通常包括所需要的材料名稱、

規(guī)格、請購數(shù)量等。采購部門整理提交的采購申請，與有關人員進行溝通確定

后，編制采購計劃。

（3）采購詢價。采購部門收集市場相關信息和資料，根據(jù)需求，對合適

的供應商詢價。在詢價完成后，將所獲得的報價資料進行整理和匯總，并與供

應商進行進一步談判。將所有的報價進行匯總，通過比較和分析，制作出一份

采購詢價報告，提交給采購部門的經理。

（4）選擇供應商。采購部組織現(xiàn)場評審，相關部門參與，確定供應商后

交由采購經理審核。

（5）訂立采購合同。對采購方式、采購價格以及選擇的供應商等情況擬

定采購合同。

（6）驗收入庫。店面店長持有采購清單，以檢驗驗收的貨物數(shù)量是否正

確、交貨是否及時、價格是否符合雙方商定的價格。驗收完畢后登記入庫。

（7）付款。在完成采購后，公司將對所購商品的發(fā)票、單據(jù)，合同條款

進行核對，在確認無誤后，財務部負責付款手續(xù)。并向供應商索要貨物的發(fā)票

和送貨清單。在財務支付款項之前，必須經總經理批準并簽字。

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3公司采購業(yè)務內部控制存在的問題與原因

3.1遵循價低者得的采購標準

湖南旺芬園餐飲管理有限公司在選擇供貨商時缺乏全局觀念，沒有建立起

一個完整的供應商管理體系，沒有充分意識到供應商作為合作伙伴的作用，僅

僅關注于與供應商的業(yè)務往來，通過三方比價的方式進行供應商的篩選，以最

低價的供應商為合作者。認為采購價格是影響銷售成本的唯一因素，為了增加

企業(yè)的利潤，必須盡量減少進貨的價格。但是盡可能地迫使供應商在價格上做

出最大的讓步，就容易忽視了采購環(huán)節(jié)的效率問題，也不利于采購環(huán)節(jié)的質量

控制。

3.2沒有設立專門的預算控制部門

湖南旺芬園餐飲管理有限公司沒有專門的預算控制部門對采購環(huán)節(jié)進行控

制監(jiān)督，預算職能只能由財務部代替，在進行預算編制時，作為預算部門的財

務部門在進行預算時不能接觸到各個部門，也不能掌握整個公司的預算需要和

預算的執(zhí)行情況。編制預算時，為了保持擁有夠多的庫存，借此來應對可能出

現(xiàn)的銷售問題。財務部門在預算編制中參考往期采購材料的品種和數(shù)量，在此

基礎上進行較小的增減變動，沒有考慮餐飲行業(yè)淡季旺季和節(jié)日季節(jié)給某些產

成品帶來的影響。這種增量預算方法，容易造成庫存商品和原材料的缺少和積

壓。不合理的采購材料，這可能導致企業(yè)的資金浪費。

3.3緊急采購流程審批松散

由于特殊原因的要求，店面會有緊急采購的發(fā)生，由廚師長填購采購單由

店長進行采購，采購款項由店長進行墊付，采購過后將相關原始憑證，交由采

購部門，由采購主管簽字，財務部門核對，再將款項返還，驗收工作由店長負

責。緊急采購過程中，采購人員、付款人員、驗收人員同為一人。這種不經過

審批先采購后補簽的方式，并且不相容崗位未能相互分離，極大可能造成采訪

監(jiān)督失效造成更大風險，容易發(fā)生人員舞弊，對貨款進行高估，或虛構交易從

中獲取利益。

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3.4沒有配備專門的驗收人員

公司沒有配備專門的驗收人員，由各店面的店長對需要驗收的商品與請購

單進行核對，檢驗驗收的貨物數(shù)量是否正確、交貨是否及時、價格是否符合。

驗收合格過后填制入庫單，交于財務部門登賬。由于店長并不了解收貨的質量

標準，從而無法檢測出有質量問題的貨物。在這一環(huán)節(jié)中不僅僅大大降低了公

司驗收工作的效率，還會加大驗收風險。餐飲行業(yè)最重要的就是食品的安全問

題，驗收環(huán)節(jié)的不規(guī)范直接影響企業(yè)的盈利。

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4.1規(guī)范供應商管理

4.1.1多方面考慮選定合格供應商

采購部設立專門的市場信息調查員，定期對日常經營所消耗的原料、商品

進行大范圍的價格調查。多個供貨商之間進行比較，對材料物資采購的報價進

行及時的分析和反饋，發(fā)現(xiàn)不符合要求，并督促其改正。對于每天使用的新鮮

蔬果、雞鴨魚肉等原材料，采購人員按市場情況，每星期或半個月公開一次新

鮮材料的市場價格，并定期舉行定價會議，定價人員、物價員、庫管人員、采

購人員、使用部門的負責人、對供貨商的商品進行公開、公平的選擇。

4.1.2與供應商建立長期合作關系

采購方與供應商之間密切的合作關系，往往是通過長期的合作形成的。每

家食材供應商的特點都不一樣，有的價格便宜，有的質量好，有的供應量大。

公司根據(jù)自己采購需求，與合適自己的供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系。保持

長期的合作關系，食材供應能夠更加穩(wěn)定可靠，能縮短供貨周期，增加供貨的

彈性；降低原材料和商品庫存，降低管理費用，加快資金周轉。

4.1.3建立供應商評審標準

建立供應商評審標準，公司可以防止現(xiàn)有供應商的因不合理的漲價或品質

降低而對公司產生不利的影響。填制供應商評價表，通過供應商得分情況，區(qū)

分為A（85～100）、B（75～84）、C（60～74）三類。對A類供應山可以建立

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長期合作。如果發(fā)現(xiàn)質量缺陷、價格升高等需要更換供應商的情況，可以及時

對供應商進行更換。供應商評價表見表1供應商評價表：

表1供應商評價表

4.2完善預算管理體系

4.2.1設立預算小組

鑒于當前餐飲企業(yè)的規(guī)模不大，所以不需要特別成立一個預算部門，而可

以在財政部門下成立一個預算小組，實行零基礎預算，由專人負責編制半月度、

月度、季度、半年度和年度預算，并對預算執(zhí)行情況進行監(jiān)督，將各方面的支

出與預算之間的差額進行統(tǒng)計，并對造成差異的原因進行分析，并提出相應的

改進措施。為保證預算工作的專業(yè)性和獨立性，預算小組的人員直接向總經理

負責，不受財務部門限制。

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4.2.2多部門配合預算工作

預算小組在進行工作時，需與其他部門共同配合，才能準確獲取編制預算

所需要的材料和信息，同時，預算小組應當定期走訪各門店，每一家店鋪的原

材料消耗和成本，從而獲得實際運營中的預算差距，從而科學的分析差距產生

的原因。預算是一個多個方面的工作，所以，為了保證預算的正常運轉，整個

公司的各個部門都要積極合作。

4.2.3及時跟進分析糾錯

在企業(yè)預算審計結束后，要強化對預算的后續(xù)實施與分析，并結合其自身

的特點，制定出一份采購成本分析表，對有差異的地方進行及時的修改，并對

有關的業(yè)務活動做出相應的調整，以保證預算的實施不會與預算的目標和方向

產生偏差。采取其它協(xié)作調查等多種方法，從多個角度發(fā)現(xiàn)問題，加強環(huán)節(jié)的

管理，防止企業(yè)資源的浪費，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋和糾正，把問題扼殺在萌芽階

段。

表2采購成本分析表

4.2.4建立預算績效考評制度

為保證預算工作的有效運行可以建立公平、高效的預算績效考核體系，考

核不僅是一種激勵，更是一種約束，把績效評價與員工的職業(yè)發(fā)展、工資掛鉤，

充分考慮市場和政策變化帶來的不確定因素，及時進行調整，以達到獎懲有度、

獎懲分明、公平公正的目的。通過對員工績效進行有效的績效評估，可以激發(fā)

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員工的主觀能動性和積極性，從而提高員工對成本、費用的管理意識，從而使

各部門形成一個整體，從而達到公司的綜合效益，從而提高公司的競爭優(yōu)勢。。

4.3優(yōu)化緊急采購業(yè)務流程

緊急采購發(fā)生時，由廚師長填制采購單，經財務經理采購經理共同簽字后，

店長直接采購，由廚師長、店長、驗收人員共同驗貨，除了優(yōu)化采購流程，對

緊急采購所有緊急采購采購單上需明細填寫緊急采購原因。緊急采購流程見圖

3湖南旺芬園餐飲管理有限公司緊急采購流程：

圖3湖南旺芬園餐飲管理有限公司緊急采購流程

4.4完善驗收環(huán)節(jié)控制

4.4.1配備專門的驗收人員

為了達到控制目標，必須由與請購、采購、財務無關的人員擔任。每個店

面配備專門的驗收人員，所有的驗收人員必須熟悉了解收貨標準，驗收人員在

接收時，按訂單上的數(shù)量和質量要求，單獨對接收的貨物進行檢查，只有檢驗

合格的物品才能辦理驗收手續(xù)，并對其進行會計核算。每次接收的商品都要在

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檢查后填寫一式多聯(lián)預先編號的收貨單，并把及時交給供貨商和會計人員，以

免造成應付賬款、庫存和成本的少記漏記。

4.4.2建立嚴格的采購驗貨制度

驗收人員實際執(zhí)行驗收過程中，驗收的數(shù)量、質量、標準與計劃以及報價，

通過嚴格的驗收制度進行把關。對于質量低劣、規(guī)格不符有權拒絕接受，未經

批準采購的以及不需要的超量進貨應予以退貨。如有與采購單列示不符的，應

當及時改正，并在驗貨完畢后填寫驗收證明。驗收人員對產品進行檢測，不合

格品集中放入單獨區(qū)域，并明顯標注，及時通知采購人員進行退換貨處理。

5結論

湖南旺芬園餐飲管理有限公司在采購環(huán)節(jié)中選擇供應商時，只采用價格最

低的供應商，沒有合適的供應商管理，在原料到達時，也沒有獨立的驗收人員

對材料進行標準的驗收。在門店突發(fā)緊急采購時，采購環(huán)節(jié)松散。公司沒有設

立專門的預算管理部門，不經過全面的調查整理，只憑借以往經驗進行的預