小刀科技股份有限公司差旅費報銷制度的優(yōu)化設(shè)計

目錄TOC\o"1-3"\h\u174651公司簡介 小刀科技股份有限公司差旅費報銷制度的優(yōu)化設(shè)計1公司簡介2010年08月02日小刀科技股份有限公司正式成立,總公司注冊資金5000萬元以上以下人民幣,董事長:魏強,副董事長:武金萍。此公司是國內(nèi)一家大型的現(xiàn)代科技型的汽車企業(yè),公司及其前身已經(jīng)是國內(nèi)外第一家長期以來致力于汽車科研創(chuàng)新發(fā)展、專業(yè)生產(chǎn)銷售綠色電動駕駛專用電力出租自行車及電動代步專用交通工具的大型專用汽車產(chǎn)品的生產(chǎn)研發(fā)及設(shè)計制造的國有獨資企業(yè),主營業(yè)務(wù)汽車產(chǎn)品類別主要包括:電動駕駛專用電力自行車、電動駕駛專用電力三輪車、電動駕駛專用電力四輪車及特種電動專用車輛。小刀牌大刀牌東風(fēng)電動車自創(chuàng)立以來,自始至終貫徹堅持"高起點、高科技、高標準"的三大企業(yè)經(jīng)營發(fā)展原則,形成天津、無錫、徐州、廣東四個主要高新技。2小刀科技股份有限公司差旅費報銷的現(xiàn)狀及存在的問題通過查看小刀科技股份有限公司近三年來財務(wù)報表,發(fā)現(xiàn)在其成本費用中,銷售費用在公司營業(yè)成本中占據(jù)大量金額，而在銷售費用的構(gòu)成中，人員的差旅費用在總金額內(nèi)占很大比重,經(jīng)分析,這其中主要有以下幾點原因:2.1差旅費報銷標準不合理通過查看公司之前的差旅費報銷記錄，體現(xiàn)出公司對于差旅費的報銷標準不是很合理。比如公司在對差旅費中的市內(nèi)交通費實行實報實銷，并且差旅費報銷通常是通過手寫文件進行報銷，在實施差旅費系統(tǒng)時，有的員工已經(jīng)鉆出了“少支多開，虛假冒領(lǐng)”的標準漏洞，有憑證就可以報銷，就是鉆這個制度的漏洞，拿其他的發(fā)票報銷，或者通過增加出差的天數(shù)，任意報銷相關(guān)費用。2.2財務(wù)審核不嚴謹小刀科技股份有限公司由于部門負責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作比較繁忙可能并不熟悉相關(guān)事宜，沒有立即發(fā)現(xiàn)出示票據(jù)的真實性，也對相關(guān)事由沒有認真核實。財務(wù)部對于發(fā)票和報銷憑證的報銷申請材料沒有及時進行查驗，在收集齊報銷材料后默認同意報銷。財務(wù)部門有一些實習(xí)生對報銷準則不太了解，導(dǎo)致差旅費報銷隨意性大，如申請人外出參加會議、技術(shù)培訓(xùn)以及交流會，在報銷申請人沒有及時提供參會憑證的情況下，僅憑申請人口頭申請即通過相關(guān)的報銷材料審核，導(dǎo)致公司費用管理的過程中出現(xiàn)了風(fēng)險。此外，公司的差旅費用報銷標準也不完善，公司沒有對出差的交通費用標準、住宿標準進行分級別劃分，所有員工的標準一視同仁，因此出現(xiàn)了普通員工出差經(jīng)常住五星級酒店的情況，而財務(wù)在審核過程中也沒有進行把控。一旦公司的財務(wù)管理出現(xiàn)了漏洞或風(fēng)險，部分有心機的員工可能會鉆空子，在報銷方面容易出現(xiàn)虛擬報銷的情況，將對公司的利益造成損害。2.3出差報銷流程不夠完善小刀科技股份有限公司的出差報銷流程也沒有十分的完善,目前的出差報銷流程中還是有個別的問題需要改善。比如在本集團公司目前的一次出差旅費報銷處理流程中,出差報銷人員們在申請再次出差后需要經(jīng)過相關(guān)部門主要負責(zé)人的嚴格審核和本公司高層領(lǐng)導(dǎo)人的批準之后才能進行出差備案，并在預(yù)支付了差旅費之后進行再次出差,但在這次出差報銷人員申請返回到本公司后的出差報銷處理流程中,出差人員只需要到公司綜管部辦理考勤和相關(guān)手續(xù),再填個出差報告書通過負責(zé)人審核即可。3小刀科技股份有限公司差旅費報銷制度的優(yōu)化設(shè)計對于在小刀科技股份有限公司現(xiàn)行的差旅費制度中發(fā)現(xiàn)的問題，進行制度的優(yōu)化改進，使小刀科技股份有限公司的差旅費制度更加細致并且貼合公司實際情況，達到加強公司辦事效率和經(jīng)濟效益的目的。3.1優(yōu)化差旅費報銷標準根據(jù)過去同業(yè)務(wù)的外出差旅活動與現(xiàn)在的物價水平的差額相加做合理預(yù)算，給經(jīng)常外出的活動做計劃。接到外出人員的申請時，幫忙查詢預(yù)定需要的車、房，了解當(dāng)?shù)氐奈飪r水平。具體方案如下：3.1.1交通費城市間交通工具的使用標準上限見表1表1往返車輛使用標準表交通工具人員高級管理人員中層管理人員其他人員飛機經(jīng)濟艙經(jīng)濟艙火車動車/高鐵一等座，火車軟臥，硬臥動車/高鐵二等座，火車硬臥火車硬臥，硬座輪船二等艙三等艙四等艙備注：(1)如果企業(yè)詢問員工是否可以長期出差或者乘坐長途火車,連續(xù)12小時不能出差或者乘坐長途火車者,必須乘坐硬座,可以超過12小時(含)的可乘坐硬臥。(2)凡我公司各位小組成員,凡每次在外出差或回程乘坐交通工具不超過8小時的,一律乘坐高鐵；超過八個小時的成員可酌情自行考慮是否選用乘坐飛機。(3)員工乘坐國內(nèi)飛機出行差旅消費總額與員工選用公共交通工具出行發(fā)生的差旅消費總額相比應(yīng)比其金額更低或基本相等;所以當(dāng)公司員工自行選擇使用交通運輸工具質(zhì)量超標時,須經(jīng)公司主管、副總經(jīng)理和公司董事長的共同批準。市內(nèi)公共交通費用一般就是指在出差期間在市內(nèi)乘坐地鐵或公交等各種公共運輸汽車的交通費用,實行多個限額同時報銷,只要少報差額不補。報銷費用上限收費標準表詳見見附表2:表2交通費報銷上限標準(單位:元/人/天)標準人員1234高級管理人員中層管理人員各部門主管其他員工特別行政區(qū)80502520一般地區(qū)604020153.1.2住宿費住宿服務(wù)費用通常是一般指一位雇員因在職務(wù)公差期間在星級賓館內(nèi)或者入住星級酒店所發(fā)生的住宿費用。住宿費按區(qū)域、人員限額報銷，只有不補的情況下，報銷上限標準如表3。表3住宿費報銷上限標準(單位:元/人/天)標準人員123高級管理人員中層管理人員其他員工特別行政區(qū)300260200省會城市260240180地級市240200160縣級市2001601203.1.3伙食補助（1）食品補助的標準：特殊區(qū)域每人55元，其他地區(qū)則為50元。（2）在出差時參與旅行活動，按每餐20元的價格扣減食品補助。（3）12:00前后可能有出差,出差日按1號為返回日期且無當(dāng)日伙食餐費住宿午餐補助;12:00之后可能岀差，出現(xiàn)出差午餐情況的,出差日按半天返回日期核算當(dāng)日午餐食品，且無午餐住宿補助;12:00之前半天返回,回到當(dāng)日的半天核算半天。計算當(dāng)日補助津貼伙食補助津貼，補助當(dāng)日伙食津貼;12:00后自動計算返回,回到當(dāng)日以1天計算來核算當(dāng)日補助津貼伙食補助津貼。3.1.4通訊補貼根據(jù)電信公司的相關(guān)規(guī)定，員工不能再享受公司月度移動電話服務(wù)補貼，出差時按5元/天的工資標準進行計算。發(fā)放通訊補貼。3.2規(guī)范財務(wù)審核流程規(guī)范公司財務(wù)報銷審核是出差流程中必不可少的過程，財務(wù)審核的不規(guī)范容易讓公司造成不必要的經(jīng)濟損失，根據(jù)上述財務(wù)審核不嚴謹?shù)膯栴}我們應(yīng)該規(guī)范審核過程，首先加強財務(wù)人員和部門負責(zé)人對出差申請、審核審批程序和報銷業(yè)務(wù)準則的了解，定期組織培訓(xùn)，財務(wù)人員審批時應(yīng)嚴格按照審批準則來審批，審批內(nèi)容包括:一是審核出差申請人的級別與交通工具使用級別是否相符，住宿標準是否滿足要求，二是審核是否提前進行出差申請，且通過審批。財務(wù)部在審核員工的出差報銷單時，不僅要對出差審批單進行確認，還要重點核實實際出差人員的基本信息、出差日期、交通工具標準、住宿標準等內(nèi)容，同時還要核實票據(jù)和憑證的真實性。原則上，財務(wù)部對于超標的報銷申請或未經(jīng)審批的出差不得進行報銷，對于不屬于差旅費的報銷申請都不得予以報銷。其次出差的人員若參加會議、技術(shù)培訓(xùn)交流會等,必須嚴格要求員工出示相關(guān)的證明文件,才可以給予員工審批出差報銷。3.3完善差旅報銷流程根據(jù)小刀科技股份有限公司目前的差旅出差服務(wù)費用報銷流程圖來看,需要不斷完善目前差旅服務(wù)費用的報銷管理的整體工作流程。首先是凡申請出差的工作人員必須事先認真仔細填寫"出差申請單",注明具體申請出差工作時間和地點、事由、所需交通費用以及資金,經(jīng)公司相關(guān)主管部門簽署出差工作安排意見書并同時報經(jīng)本公司正副總經(jīng)理及其考核人員審批后,方可獲準進行出差。出差工作人員回來后必須認真填寫并撰寫完《報銷單》及其他單據(jù)相關(guān)證明材料。全部完成后,報銷單據(jù)管理人員應(yīng)將其提交給主管一并填寫單據(jù)審核表并由其簽字,接下來的工作就是收到行政主管部門審核的簽字后,需將企業(yè)報銷后的企業(yè)登記單據(jù)以及副本合并報送給企業(yè)經(jīng)濟行政處理部門，之后進行進一步企業(yè)資格復(fù)查審核簽字,審核后的簽字內(nèi)容與直接報銷企業(yè)行政主管部門資格審核后的內(nèi)容必須基本是一致的。行政復(fù)核審計管理部門在經(jīng)行政審核會計人員審查簽字后,將會計單據(jù)以逐份形式提交給企業(yè)財務(wù)部,由有關(guān)企業(yè)財務(wù)管理部門負責(zé)指派其他會計人員對其負責(zé)，一并進行企業(yè)報銷其他費用的主要會計審查確認,主要會計審查事項內(nèi)容一般應(yīng)該主要包括:企業(yè)報銷產(chǎn)生費用總額情況是否符合法律規(guī)定;企業(yè)財務(wù)管理部門審查是否能及時正確合理安排此報銷人員在外出差以及及時報銷其他費用;報銷營業(yè)單據(jù)或其他營業(yè)票據(jù)填寫內(nèi)容情況是否符合有關(guān)企業(yè)財務(wù)的其他相關(guān)法律規(guī)范以及管理制度要求。最后由我公司財務(wù)管理部門派人去現(xiàn)場檢查審核實際出差情況與申請報銷單位所提供規(guī)定的出差信息情況是否符合，不符的人的差旅費用將視為不予允許申請單位報銷。因特殊出差情況或個人原因?qū)е聦嶋H出差情況發(fā)生變化，而公司必需自行決定改變實際出差地點路線、天數(shù)、人數(shù)、交通工具的,需要與公司總經(jīng)理共同簽署出差報銷合同意見后方能批準許可申請新的單位報銷。若發(fā)現(xiàn)不符合要求,立即退還。小刀科技股份有限公司優(yōu)化后流程圖如下圖所示。圖1優(yōu)化后差旅報銷流程4總結(jié)本設(shè)計方案結(jié)合了公司的差旅費報銷制度不完善的實際情況，解決了公司差旅費報銷標準不合理、流程繁瑣、報銷不及時、沒有具體報銷時間以及公司員工有意鉆公司制度漏洞的問題。優(yōu)化了公司差旅費報銷制度，建立了完善的報銷流程。能夠提高公司員工報銷差旅費的便捷度；幫助公司更合理的控制差旅費用，減少公司不必要的費用支出。對一個公司來說差旅費是很重要的流動資金，如果公司的流動資金出現(xiàn)狀況就會對公司的管理產(chǎn)生重大影響，所以我們應(yīng)該做好防護措施，降低公司的損失，在日常管理中，注意時刻關(guān)注差旅