華為公司對華為俄羅斯子公司財務(wù)的商務(wù)接待方案設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1任務(wù)簡介................................................................................................................1

2準(zhǔn)備工作................................................................................................................1

2.1會面前的準(zhǔn)備工作.....................................................................................1

2.2俄羅斯子公司財務(wù)人員的特點.................................................................2

2.2.1語言和文化......................................................................................2

2.2.2業(yè)務(wù)能力..........................................................................................2

2.2.3人際關(guān)系和信任..............................................................................2

2.2.4時間觀念..........................................................................................2

2.2.5禮品文化..........................................................................................3

2.2.6安全和保障......................................................................................3

2.3接待工作.....................................................................................................3

2.3.1接見籌備..........................................................................................3

2.3.2乘車禮儀..........................................................................................4

2.3.3接待小組..........................................................................................4

3具體方案................................................................................................................4

3.1來賓具體信息.............................................................................................4

3.2接待日程方案.............................................................................................5

3.2.1機場接機..........................................................................................5

3.2.2從機場趕赴賓館的路上..................................................................5

3.2.3酒店入住..........................................................................................5

3.2.4宴會接待..........................................................................................5

3.2.5參觀考察及會議安排......................................................................6

3.2.6送別..................................................................................................7

3.2.7經(jīng)費預(yù)算..........................................................................................7

參考資料...................................................................................................................9

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華為公司對華為俄羅斯子公司財務(wù)人員的商務(wù)接待方

案設(shè)計

1任務(wù)簡介

任務(wù)背景：在華為總公司召開財政方面的會議，討論俄羅斯子公司的員工支

付和支付備用資金問題。

任務(wù)描述：俄羅斯子公司財務(wù)人員到華為公司觀察，并與俄羅斯企業(yè)的財政

問題進(jìn)行磋商。本次會議的接待工作分為接待前準(zhǔn)備階段和接待中的接待工作。

在接待工作的前期，要了解俄羅斯子公司財務(wù)人員的基本情況，制定接待標(biāo)準(zhǔn)，

制定接待計劃，為子公司財務(wù)人員提供住宿、接待用車、飲食等服務(wù)。而在機場

接機的流程中，酒店的安排，酒店的入住，歡迎宴會；業(yè)務(wù)洽談和訪問訪問。中

俄兩個民族的文化、生活習(xí)俗存在著很大的差別，所以在接待時要注意到兩種文

化的差異。因此，安排的口譯工作者不但要具備良好的技能，而且要懂得俄羅斯

的風(fēng)俗禁忌、交際禮儀和民族文化，以便更好的進(jìn)行口譯。另外，俄羅斯客人有

可能是來自各個城市，有各種口音，因此要有翻譯；為了讓翻譯工作更加順暢，

我們應(yīng)該盡可能地了解客人的方言。

任務(wù)時間：2023年6月1日-4日

任務(wù)類型：商務(wù)接待

2準(zhǔn)備工作

2.1會面前的準(zhǔn)備工作

會面前的準(zhǔn)備工作主要包括以下幾個方面：

了解子公司財務(wù)人員的姓名，性別，級別等基本情況；職位，一行人數(shù)，所

屬單位，抵達(dá)時間、位置等。按照客人的基本情況，制定出相應(yīng)的接待計劃，并

向主管匯報。

按照子公司財務(wù)人員的實際需要安排接待車輛，餐飲，住宿等。

組織公司的參觀計劃，并為公司情況做好介紹。準(zhǔn)備商業(yè)談判的背景材料和

有關(guān)金融方面的專門詞匯。

在上述三個層面中，應(yīng)該重點做好三個問題。因本次貴客到訪公司，本人透

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過公司官網(wǎng)及網(wǎng)上查詢了解公司的具體情況。并有目標(biāo)地理解此次會議的主題、

背景和目的；大致內(nèi)容、參與人員等。在商業(yè)談判期間，與會人員將根據(jù)會議的

議題進(jìn)行臨時陳述，不存在事先確定的講話或與之緊密關(guān)聯(lián)的特定信息，因此，

必須事先做充分的準(zhǔn)備，以便獲得講話和提供與之緊密關(guān)聯(lián)的特定信息；為了確

保談判順利進(jìn)行，我們必須做好充分的前期工作。

2.2俄羅斯子公司財務(wù)人員的特點

俄羅斯文化和商業(yè)環(huán)境與中國有很大的不同，因此了解俄羅斯子公司財務(wù)人

員的特點是制定接待方案的重要前提。

2.2.1語言和文化

邁克，亞當(dāng)，安格爾，安東，波格丹五人都是來自俄羅斯的國籍，他們的母

語都是俄語，在語言方面，他們對中文并不熟悉，可能需要依賴翻譯或者英語作

為溝通的橋梁。在文化方面，俄羅斯有其獨特的文化傳統(tǒng)和價值觀可能存在一些

與中國文化不同的方面，例如禮節(jié)、態(tài)度和行為習(xí)慣等，

2.2.2業(yè)務(wù)能力

作為華為俄羅斯分公司的金融職員，邁克，亞當(dāng)，安格爾，安東，波格丹具

備定的金融知識和業(yè)務(wù)能力。他們在財務(wù)管理、投資分析、會計或其他相關(guān)領(lǐng)域

有一定的專業(yè)背景和工作經(jīng)驗。他們可能對財務(wù)報表、預(yù)算規(guī)劃、風(fēng)險管理等方

面具備一定的了解和能力。

2.2.3人際關(guān)系和信任

在一個團(tuán)隊中，人際關(guān)系和信任對于合作和工作效果非常重要。邁克，亞當(dāng)，

安格爾，安東，波格丹五個人之前在總公司合作過一段時間，彼此之間可能有一

定的默契和信任基礎(chǔ)。然而，對于作為接待人員以及其他華為員工，與他們建立

起良好的人際關(guān)系和互信，還需要通過積極的溝通和合作來發(fā)展。

2.2.4時間觀念

俄羅斯人對時間觀念較為靈活。在商務(wù)接待中，需要充分考慮到邁克，亞

當(dāng)，安格爾，安東，波格丹五個人的時間安排和習(xí)慣，靈活安排商務(wù)活動的時

間，以便雙方能夠更好地溝通和交流。

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2.2.5禮品文化

在中俄之間的商務(wù)交往中，禮品文化也是一個重要的方面。在中國文化中，

贈送禮品被視為一種表達(dá)關(guān)心和尊重的方式?？梢詾檫~克，亞當(dāng)，安格爾，安

東，波格丹五位來賓準(zhǔn)備一些中國特色的禮品，以展示對他們的歡迎和友好。當(dāng)

然，選擇禮品時需要考慮他們的文化背景和個人喜好。

2.2.6安全和保障

俄羅斯地區(qū)的治安狀況相對較差，商務(wù)接待中需要注意安全和保障。例如，

在安排住宿和交通方面，需要選擇安全可靠的酒店和交通工具，以保障雙方的人

身安全。此外，還需要提前了解邁克，亞當(dāng)，安格爾，安東，波格丹的食品偏好

和飲食禁忌，為他們提供安全、健康的飲食環(huán)境。

綜上所述，邁克，亞當(dāng)，安格爾，安東，波格丹在語言和文化、業(yè)務(wù)能力、

人際關(guān)系和信任、時間觀念、禮品文化和安全保障等方面有著獨特的特點。在商

務(wù)接待中，需要充分考慮這些特點，提供合適的商務(wù)活動和會議，以便于雙方深

入交流和了解，建立起良好的合作關(guān)系。

2.3接待工作

2.3.1接見籌備

（1）接待人員穿著打扮，這是一個人的文化素養(yǎng)和品味的精妙表現(xiàn)。具體

而言，不僅要自然、體面、和諧；慷慨，并遵循某些傳統(tǒng)準(zhǔn)則或準(zhǔn)則。服飾既要

符合其自身的特殊條件，又要時時關(guān)注其所處的客觀環(huán)境和場合。即，穿衣時要

注意時間、地點和目的，并努力使服裝與時間、地點和目標(biāo)相協(xié)調(diào)。衣著是一個

人的成功。所以，在商業(yè)交往和接待禮儀中，如何正確地搭配是服裝設(shè)計中的一

個重要問題。首先，要讓自己融入到你所處的環(huán)境中。其次，要注重服飾的搭

配，要有一種協(xié)調(diào)的美，不要讓人覺得雜亂無章，顏色有差別。有如下的禁忌：

一、不可過于凌亂、不可一概而論、不可任意、不可任意。第二是太亮（三種顏

色），三是不能太暴露，不能讓女性在空中飛行，以免影響到工作人員的正常工

作；第四，太多的透視，別人一眼就能看穿，這不是時髦，是沒有教養(yǎng)；五是太

短；第六太緊了，女性朋友多，特別是在公司里。所以，在拍攝飛機時，總統(tǒng)和

助理都要穿著正裝。

（2）在接機之前，要用英文寫英文的舉牌。駕駛員要做的就是舉牌子和提

行李。

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（3）在與來訪者見面時，要先向?qū)Ψ絾柡茫⒆龊米晕医榻B。出席接見的

上司與貴賓握手后，王芳以青年女子身份向貴賓獻(xiàn)上鮮花。如果是全職司機開

車，一般是在后座，前面是下，右邊是中間；按照從左到右的標(biāo)準(zhǔn)來安排所有人

的位置。

2.3.2乘車禮儀

（1）從上到下的次序；尊長和來賓先到后到，然后是秘書和其它隨從。請

尊長、貴賓從右側(cè)車門先上，秘書從后座轉(zhuǎn)到左邊車門。當(dāng)您下車時，秘書必須

先行下車，協(xié)助尊貴的客人打開車門。

（2）尊重客人的選擇，客人坐的地方，就是最好的位置。

（3）乘車須知：如有特殊身份的客人，請在開門時用一只手按在門邊，以

防止客人上車或下車時碰到頭部。

2.3.3接待小組

(1).統(tǒng)籌組（3人）

負(fù)責(zé)各小組的統(tǒng)籌，負(fù)責(zé)整個迎賓工作小組的調(diào)配。

(2).聯(lián)絡(luò)組（11人）

與邀請嘉賓進(jìn)行聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)，并協(xié)助其擔(dān)任陪同人員；處理好酒店的接待事

宜，如購買機票，訂票，訂房間等；在會議期間，接待和陪同人員的工作。

(3).交通組（7人）

主要接待嘉賓，并安排好會議的車輛。

(4).食宿組（4人）

負(fù)責(zé)貴賓用餐及住宿標(biāo)準(zhǔn)的制訂，并對貴賓的住宿、用餐等相關(guān)事宜進(jìn)行專

門處理。

(5).后勤組（4人）

在客人入住期間，對其進(jìn)行安全、緊急醫(yī)療等相關(guān)工作。（旅館有保安和醫(yī)

務(wù)工作者）

3具體方案

3.1來賓具體信息

邁克，亞當(dāng)，安格爾，安東，波格丹華為俄羅斯分公司的金融職員，俄羅斯

國籍；一行五人于2023年6月1日17:00抵達(dá)抵達(dá)北京首都國際機場。

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3.2接待日程方案

3.2.1機場接機

在接機之前，我們比預(yù)定的航班早20分鐘到達(dá)，并備好了公司名稱的接機

牌。倆臺商用車，配有駕駛員。每個車廂都有一個翻譯。

3.2.2從機場趕赴賓館的路上

給乘客留足夠的時間休息。因此，應(yīng)該視具體的情形而定，當(dāng)賓客們情緒高

漲的時候，再繼續(xù)聊下去，比如介紹沿途的風(fēng)景、城市的概況、即將舉行的會議

等等。當(dāng)賓客情緒低落或稍有倦意時，不要和他們說太多話，讓他們有足夠的時

間來放松。因此，在以后的口譯界中應(yīng)該更多地關(guān)注這一問題。

3.2.3酒店入住

酒店預(yù)定于北京王府井希爾頓大酒店，2023年6月1日21:00到達(dá)酒店由總

管為賓客登記；登記完成之后，會及時通知賓客宴會的時間和地點，并叮囑賓客

注意的問題。

當(dāng)邁克，亞當(dāng)，安格爾，安東，波格丹辦理入住手續(xù)時，在升降機或通道

內(nèi)，食宿組要積極、親切地向來訪者問好。

在邁克，亞當(dāng)，安格爾，安東，波格丹走進(jìn)客房后，食宿組應(yīng)主動介紹客房

的設(shè)施、設(shè)備、用品的放置，并介紹酒店餐廳、健身房等服務(wù)設(shè)施的地理位置和

營業(yè)時間。

但如果邁克，亞當(dāng)，安格爾，安東，波格丹神色疲憊，則以不驚動賓客為主

要目的，將其送回房內(nèi)，然后將房門輕輕地關(guān)好。

3.2.4宴會接待

宴會在2023年6月2日8:00，由各大領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表講話。商務(wù)聚會，生日，俄

羅斯新年；在親友的宴會上，喝酒是必不可少的。因為子公司財務(wù)人員是俄羅斯

籍，所以在俄羅斯人的飲食習(xí)慣中，敬酒是必不可少的一環(huán)。他們干杯的原因五

花八門：健康，長壽，祝賀相聚；為共同的事業(yè)干杯，為幸福生活干杯，為青春

干杯，等等。在舉手舉杯的時候，賓客會相互碰觸，然后用眼神和彼此的眼睛進(jìn)

行交流。

中國菜肴的名稱多種多樣，種類繁多。這些菜品不但包含了自己的特點，而

且很多名字都有著自己的來歷和故事。當(dāng)食宿組人員把這些食物推薦給俄羅斯子

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公司財務(wù)人員的時候，不但要說菜品名字，還要告訴他們烹飪方法，健康的功效

和它們的故事。因為宴會的菜單是在招待俄羅斯子公司財務(wù)人員之前準(zhǔn)備好的，

所以食宿組可以花較多的時間去學(xué)習(xí)關(guān)于美食的民間故事和故事。

3.2.5參觀考察及會議安排

2023年6月3日9:00，交通組安排車輛將子公司財務(wù)人員送到公司，聯(lián)絡(luò)組

帶領(lǐng)他們參觀公司總部。下午三點，公司會議室召開詳細(xì)的會議。這次會議是關(guān)

于財政方面的，主要討論的是俄羅斯分支機構(gòu)的職工支付和支付備用資金的問

題。

通過對比華為公司所安排的會議安排，為了使會議更加順利的進(jìn)行，接待程

序的流暢，聯(lián)絡(luò)組對會議安排流程進(jìn)行了優(yōu)化。優(yōu)化的主要內(nèi)容包括:會前準(zhǔn)備階

段，會中以及會后后續(xù)工作。

（1）會前準(zhǔn)備階段

會議的職責(zé)：根據(jù)具體情況，確定秘書處、會務(wù)組、后勤醫(yī)療組、保安組和

其他工作小組。秘書處：主要職責(zé)是組織會議講稿，會議議程，會議指南等；會

務(wù)報告和會議的宣傳和報告，并配合會務(wù)小組做好相關(guān)工作。會務(wù)組：主要職責(zé)

為會務(wù)工作，如發(fā)布會議通告、登記注冊、發(fā)放入場證件、紀(jì)念品、會議資料、

迎送、接待、各種開支、財務(wù)結(jié)算等。保安：保安小組負(fù)責(zé)安排保安人員到現(xiàn)場

進(jìn)行安檢，清理通道，打開安全出口，并配合會務(wù)組做好相關(guān)工作。在整個運行

中，秘書組、會務(wù)組等各司其職，但也要有默契的配合，相互支持，形成一個整

體，確保會議的順利進(jìn)行。

（2）開會之前的接待禮節(jié)

會議接待工作的順利與否，既要有良好的組織，又要有良好的禮儀素養(yǎng)；保

證會議的接待流程統(tǒng)一、規(guī)范、高效；流暢，使各個環(huán)節(jié)、各個方面，都能顯示

出更高的專業(yè)水平和禮儀。比如修飾、著裝、舉止規(guī)范等，要注意五個方面：一

是要保持整潔，要經(jīng)常更換衣物以去除身上的異味。第二，儀表要干凈，干凈，

干凈，干凈。第三，要注意儀表。第四，要簡單。第五，要端莊。

（3）預(yù)審

①對場館內(nèi)的空調(diào)、話筒、放映機等設(shè)施進(jìn)行檢測，并進(jìn)行測試（由后勤小

組負(fù)責(zé)）

②檢查警衛(wèi)部署、證件檢驗人員的定崗定位、交通指揮及站臺服務(wù)人員的就

位等（保衛(wèi)組負(fù)責(zé)）

（4）會務(wù)人員

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①大會主持人致歡迎辭

②會議安排和安排

③各主要領(lǐng)導(dǎo)人員抵達(dá)會議廳，在禮賓的帶領(lǐng)下進(jìn)入會場就座

④新聞報導(dǎo)：宣教處準(zhǔn)備好錄像、攝像、攝影設(shè)備，并及時進(jìn)行會議精神傳

達(dá)。

⑤其它：會務(wù)人員要按登記時間，了解出席人數(shù)，并與未到場的人數(shù)保持聯(lián)

絡(luò)。會議工作人員要帶領(lǐng)講臺工作人員或重要領(lǐng)導(dǎo)同志入座。根據(jù)需要，統(tǒng)一員

工的服裝。保持現(xiàn)場的秩序。開會時間提早五分鐘，并將不相干的人全部疏散。

負(fù)責(zé)錄音，攝影，攝像，會議紀(jì)要，由秘書負(fù)責(zé)。

（5）會后跟蹤

①組織好參加會議的人，分發(fā)他們的紀(jì)念品；開會后，清理場地，檢查場

地，把剩余的材料、席簽等東西拿回來。

③負(fù)責(zé)整理、整理和歸檔會議資料。

④為嚴(yán)格會議紀(jì)要，對會議遲到或無故缺席的單位和個人進(jìn)行通報。

⑤做好會議的新聞報導(dǎo)。

3.2.6送別

2023年6月4日21：00的財政會議接近尾聲，參與人員與賓客之間早已相

識，并通過工作關(guān)系加深了公司與子公司之間的友情。交通組送子公司財務(wù)人員

往機場途中，送上北京當(dāng)?shù)靥禺a(chǎn)以示紀(jì)念。

3.2.7經(jīng)費預(yù)算

往返機票花費30000元，車輛花費3000元，酒店費用10000元，飯店安排

5000元，其他安排15100元，預(yù)計73100元。（表1）

表1華為總公司召開財政方面的會議預(yù)算報表

會議經(jīng)費預(yù)算表

華為總公司召開財政方面的會議

備注

項目物品數(shù)量價格

子公司財務(wù)人1.機票10/張30000四天飯店

員機票、衣食2.商務(wù)車2/輛3000消費5000元

住行3.酒店5/天10000

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1.宣傳展板3/個300

會議宣傳用品2.橫幅1/條100

3.宣傳單300/張1200

1.會議人員

服裝及制作費