機(jī)關(guān)會議室日常管理制度

機(jī)關(guān)會議室日常管理制度第一章總則

為保證機(jī)關(guān)會議室使用的有序、高效，提高會議質(zhì)量，特制定本管理制度。

一、制度依據(jù)

本管理制度依據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及機(jī)關(guān)內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合機(jī)關(guān)實(shí)際情況，對會議室的使用、管理等方面進(jìn)行規(guī)范。

二、適用范圍

本管理制度適用于機(jī)關(guān)內(nèi)部各類會議室的使用、管理和維護(hù)。

三、管理原則

1.統(tǒng)一管理：會議室由機(jī)關(guān)辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理和調(diào)配，確保會議室資源合理分配，提高使用效率。

2.定期檢查：定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備完好，滿足會議需求。

3.節(jié)約使用：提倡節(jié)約使用會議室資源，減少浪費(fèi)，降低會議成本。

4.保密原則：會議內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

四、責(zé)任主體

1.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)會議室的日常管理和維護(hù)。

2.各部門負(fù)責(zé)本部門召開會議的申請、組織和實(shí)施。

3.參會人員應(yīng)遵守會議管理制度，愛護(hù)會議室設(shè)施，保持會議室衛(wèi)生。

五、制度執(zhí)行

1.本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

2.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)對本管理制度的解釋和修訂。

3.各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本管理制度，對違反規(guī)定的行為，將按照機(jī)關(guān)內(nèi)部管理規(guī)定予以處理。

4.本管理制度的執(zhí)行情況納入機(jī)關(guān)年度考核內(nèi)容。

六、意見反饋

各部門在使用會議室過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或有改進(jìn)建議，應(yīng)及時(shí)向機(jī)關(guān)辦公室反饋，共同推進(jìn)會議室管理水平的提升。

機(jī)關(guān)會議室日常管理制度的制定和實(shí)施，旨在提高會議效率，優(yōu)化資源配置，為機(jī)關(guān)工作提供有力保障。請各部門嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)良好的會議環(huán)境。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議流程至關(guān)重要。以下為會議流程的詳細(xì)規(guī)定：

一、會議籌備

1.會議申請：各部門在召開會議前，須提前向機(jī)關(guān)辦公室提交書面申請，包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程等。

2.會議通知：機(jī)關(guān)辦公室審核通過后，負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員，并確保通知到位。

3.會議資料準(zhǔn)備：會議組織部門應(yīng)提前準(zhǔn)備會議資料，包括會議議程、會議文件、發(fā)言稿等，并在會議開始前分發(fā)至參會人員。

二、會議簽到

1.簽到時(shí)間：會議開始前10分鐘，參會人員到達(dá)會議室進(jìn)行簽到。

2.簽到方式：采用電子簽到、紙質(zhì)簽到或其他便捷方式，確保簽到信息的準(zhǔn)確性。

3.會議組織部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)參會人員簽到情況，并及時(shí)向機(jī)關(guān)辦公室報(bào)告。

三、會議議程

1.會議主持人按照議程安排，逐項(xiàng)組織討論。

2.各參會人員圍繞會議主題，積極發(fā)言，提出意見和建議。

3.會議主持人應(yīng)確保會議討論充分、有序，避免偏題和跑題現(xiàn)象。

四、會議記錄

1.會議記錄人員負(fù)責(zé)記錄會議議程、討論內(nèi)容、決定事項(xiàng)等。

2.會議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，反映會議的主要精神和成果。

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時(shí)整理，并提交給會議組織部門。

五、會議決策

1.會議決策事項(xiàng)應(yīng)充分討論，形成明確意見。

2.會議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議。

3.參會人員對決策建議進(jìn)行表決，形成會議決定。

六、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議成果進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任部門和完成時(shí)限。

2.會議組織部門負(fù)責(zé)將會議決定和總結(jié)報(bào)告提交給機(jī)關(guān)辦公室。

3.機(jī)關(guān)辦公室對會議決定進(jìn)行督辦，確保決策事項(xiàng)的落實(shí)。

七、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，會議主持人宣布散會。

2.參會人員帶走個(gè)人物品，保持會議室整潔。

3.會議組織部門負(fù)責(zé)對會議室進(jìn)行清理，確保設(shè)施設(shè)備完好。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會議決策的有效實(shí)施，強(qiáng)化會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)相關(guān)規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、討論議題、決策事項(xiàng)、責(zé)任部門及完成時(shí)限等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核后，由機(jī)關(guān)辦公室發(fā)布給相關(guān)部門和人員。

二、會議紀(jì)要的傳達(dá)與學(xué)習(xí)

1.各部門收到會議紀(jì)要后，應(yīng)組織本部門人員進(jìn)行傳達(dá)和學(xué)習(xí)，確保每一位員工了解會議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

2.對涉及多個(gè)部門協(xié)作的事項(xiàng)，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)溝通，共同推進(jìn)決策的實(shí)施。

三、決策事項(xiàng)的落實(shí)與跟進(jìn)

1.責(zé)任部門根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人、完成時(shí)限和階段性目標(biāo)。

2.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)對決策事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行定期跟進(jìn)，確保決策事項(xiàng)按計(jì)劃推進(jìn)。

3.跟進(jìn)過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告會議組織部門，并采取措施予以解決。

四、進(jìn)度反饋與調(diào)整

1.責(zé)任部門應(yīng)按照完成時(shí)限，定期向會議組織部門報(bào)告決策事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)度。

2.會議組織部門對進(jìn)度情況進(jìn)行匯總，向機(jī)關(guān)辦公室報(bào)告，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

3.對嚴(yán)重影響決策實(shí)施的問題，應(yīng)及時(shí)召開專題會議，研究解決方案。

五、考核評價(jià)與問責(zé)

1.機(jī)關(guān)辦公室將會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況納入各部門年度考核，對落實(shí)不力的部門和個(gè)人進(jìn)行問責(zé)。

2.對在決策落實(shí)過程中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

3.定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，為改進(jìn)會議管理和提高決策效率提供參考。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進(jìn)行，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.各部門需提前向機(jī)關(guān)辦公室提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時(shí)間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.機(jī)關(guān)辦公室根據(jù)會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室資源，確保各部門合理使用。

3.預(yù)訂成功的部門應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，進(jìn)行簽到和會前準(zhǔn)備。

二、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，保持室內(nèi)整潔，禁止在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會議期間，應(yīng)保持安靜，手機(jī)等通訊工具應(yīng)調(diào)至靜音或振動(dòng)狀態(tài)。

3.未經(jīng)允許，嚴(yán)禁私自攜帶會議室設(shè)備離開，如有需要，應(yīng)向機(jī)關(guān)辦公室申請。

三、會議室設(shè)備管理

1.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.各部門在使用會議室設(shè)備時(shí)，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向機(jī)關(guān)辦公室報(bào)告。

3.會議室設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，整理線纜，恢復(fù)原狀。

四、會議室安全保障

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，服從會議組織者管理，共同維護(hù)會議室安全。

五、會議室衛(wèi)生與環(huán)保

1.會議室衛(wèi)生由機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行打掃和清潔。

2.參會人員應(yīng)保持會議室衛(wèi)生，不亂丟垃圾，不損壞公物。

3.機(jī)關(guān)辦公室提倡綠色環(huán)保，減少會議室用品的浪費(fèi)，提高資源利用率。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門和個(gè)人，將按照機(jī)關(guān)內(nèi)部管理規(guī)定給予通報(bào)批評、罰款等處罰。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定，導(dǎo)致設(shè)備損壞、安全事故等嚴(yán)重后果的，將依法追究責(zé)任。

第五章附則

為確保本管理制度的實(shí)施效果，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，原有相關(guān)規(guī)定與