建農(nóng)超市采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1基本情況............................................................1

1.1建農(nóng)超市基本概況..............................................1

1.2建農(nóng)超市商品分布及主要采購商品................................1

2建農(nóng)超市采購內(nèi)部控制現(xiàn)狀............................................2

2.1建農(nóng)超市經(jīng)營現(xiàn)狀..............................................2

2.2采購商品的渠道................................................3

2.3采購商品流程及金額............................................3

3建農(nóng)超市的內(nèi)部控制問題..............................................3

3.1采購分工不規(guī)范................................................3

3.2員工工作能力不強(qiáng)..............................................4

3.3采購計(jì)劃不專業(yè)................................................4

3.4供貨渠道單一導(dǎo)致采購費(fèi)用高....................................4

3.5采購商品沒有形成標(biāo)準(zhǔn)體系......................................4

3.6采購流水未細(xì)致化..............................................5

4建農(nóng)超市采購內(nèi)部控制的優(yōu)化..........................................5

4.1優(yōu)化采購分工..................................................5

4.2強(qiáng)化員工工作能力..............................................5

4.3優(yōu)化采購計(jì)劃..................................................6

4.4增加供應(yīng)渠道..................................................7

4.5形成超市自身的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)........................................8

4.6優(yōu)化采購流水統(tǒng)計(jì)..............................................8

5小結(jié)................................................................8

參考資料.............................................................9

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

建農(nóng)超市采購環(huán)節(jié)內(nèi)部優(yōu)化控制設(shè)計(jì)

1基本情況

1.1建農(nóng)超市基本概況

建農(nóng)超市是位于湖南省湘鄉(xiāng)市梅橋鎮(zhèn)香鋪街上的個體工商戶，成立于2015

年9月1日，經(jīng)營范圍主要為食品煙草日用百貨批發(fā)兼零售，該超市注冊資本

為30萬人民幣，員工總?cè)藬?shù)有8名。超市內(nèi)工作人員主要為當(dāng)?shù)匕⒁?，知識水

平有限，設(shè)有收銀員2名，區(qū)域管理阿姨6名。店內(nèi)商品采用小包裝標(biāo)量分明

規(guī)格價格，備有貨筐顧客自選商品。經(jīng)過幾年的經(jīng)營努力，成為了梅橋鎮(zhèn)最大

的超市，贏得了良好的社會信譽(yù)，樹立了良好的形象。

圖一建農(nóng)超市外正面照

1.2建農(nóng)超市商品分布及主要采購商品

建農(nóng)超市處在鄉(xiāng)鎮(zhèn)交界處，地理優(yōu)勢大，平日流量較大，且周邊的居民每

周都有著采集的傳統(tǒng)購物思想，因此超市經(jīng)營商品較多.在剛開業(yè)時開設(shè)了5個

區(qū)域，包括果菜區(qū)、奶品飲料區(qū)、肉食品區(qū)、生活用品區(qū)及零食區(qū)，其中的果

菜區(qū)、肉食品區(qū)和生活用品區(qū)是超市的主要盈利區(qū)塊，經(jīng)常供不應(yīng)求，后續(xù)經(jīng)

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過調(diào)整將原先的果菜區(qū)和肉食品區(qū)合并為菜品區(qū)。

下表格為建農(nóng)超市各個分區(qū)的主要采購的商品。

表一各區(qū)域主要采購商品

奶品飲料區(qū)生活用品區(qū)零食區(qū)菜品區(qū)

特侖蘇純牛奶毛巾各類辣條白菜

伊利純牛奶洗發(fā)水膨化食品辣椒

安慕希酸奶廚房清潔工具餅干土豆

加多寶洗衣液巧克力牛羊豬肉

2建農(nóng)超市采購內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1建農(nóng)超市經(jīng)營現(xiàn)狀

超市由老板夫妻兩口共同管理，夫妻二人充當(dāng)采購員以及收銀員。旗下?lián)?/p>

有銷售員8名，皆為中年女性，學(xué)歷較低。因建農(nóng)超市處在鄉(xiāng)鎮(zhèn)交界處，且附

近超市較少，因此沒有很強(qiáng)烈的行業(yè)競爭。目前存在的問題是沒有明確的采購

計(jì)劃，且招聘的員工分工不明確，上貨不及時，經(jīng)常竄區(qū)域聊天，導(dǎo)致在采購

上浪費(fèi)時間，銷售時降低工作效率。

圖二建農(nóng)超市內(nèi)部正面圖

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2.2采購商品的渠道

建農(nóng)超市目前主要是在紅侖批發(fā)市場和壕塘水果批發(fā)市場進(jìn)貨，平日上基

本由丈夫開車前往批發(fā)市場取貨，忙時偶爾聯(lián)系供貨商送貨，但是要支付額外

的送貨費(fèi)。

2.3采購商品流程及金額

老板一家在每月的月底對倉庫內(nèi)易儲存的商品進(jìn)行粗略核對，對于生鮮食

品每周進(jìn)行一次商品統(tǒng)計(jì)，編制采購單目，通過電話聯(lián)系的方式和批發(fā)市場老

板進(jìn)行交易意向聯(lián)系，在確認(rèn)了商品數(shù)量及單價之后，由丈夫開車前往批發(fā)市

場完成交易自行取貨，貨物到達(dá)超市后夫妻雙方共同完成核對賬單和初次上貨

的任務(wù)。

圖三采購流程圖

超市剛興建時，每個區(qū)塊的進(jìn)貨金額為果菜區(qū)15000元，奶品區(qū)6000元、

肉食品區(qū)20000元、生活用品區(qū)20000元、零食區(qū)6000元。再經(jīng)營了兩年，果

菜區(qū)和肉食品區(qū)合并為菜品區(qū)后，該區(qū)的每月采購金額提升至45000元?？紤]

到建農(nóng)超市開設(shè)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)上，周邊居民有著統(tǒng)一趕集的傳統(tǒng)思想，趕集時間在每

月的逢4逢9，因此老板會在趕集日前一天針對居民需求的菜品及奶品飲料進(jìn)行

針對性采購，兩個區(qū)塊每次采購的金額分別為3500元及3000元。

3建農(nóng)超市的內(nèi)部控制問題

3.1采購分工不規(guī)范

建農(nóng)超市的采購由老板夫妻共同完成，上圖三的采購流程中可以看出其中

的步驟可以進(jìn)行人員拆減，分工合作。比如由妻子進(jìn)行檢查倉庫和確定采購單

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目的工作，于此同時丈夫駕車前往批發(fā)地節(jié)約采購時間。在采購結(jié)束之后，由

妻子負(fù)責(zé)完成核對賬目的工作，丈夫完成初次上貨的任務(wù)。

3.2員工工作能力不強(qiáng)

建農(nóng)超市擁有員工8名，其中6名是銷售人員。在人流量大時，商品消耗

速度快，需要及時上貨。由于上貨需要通過表單的形式向老板進(jìn)行確認(rèn)，而銷

售人員普遍年齡較大，學(xué)歷較低，導(dǎo)致上貨速度緩慢。在人流量少時，會無視

工作任務(wù)，跨區(qū)域進(jìn)行聊天，影響工作效率。同時員工還存在對商品不熟悉的

問題。例如在油糧區(qū)，部分員工對于不同大米的辨識度不高，因此在商品稱重

的時候會混淆商品價格等。

3.3采購計(jì)劃不專業(yè)

建農(nóng)超市目前的采購計(jì)劃為：易儲存的零食、生活用品每個月采購一次，

不易儲存的生鮮肉品及瓜果蔬菜每三天采購一次，同時每月趕集6次。采購的

貨品數(shù)量根據(jù)超市老板對于上個銷售周期的銷售額度而進(jìn)行大致判斷，這表露

出兩個問題。第一，對于嚴(yán)格要求食品新鮮度的果蔬肉品及奶制品，三日一進(jìn)

還是會導(dǎo)致大量的商品腐爛變質(zhì)，銷售質(zhì)量下降，降低超市收入；第二，沒有

對商品不同區(qū)域的銷售額進(jìn)行一個科學(xué)統(tǒng)計(jì)，完全根據(jù)對銷售額區(qū)推敲下周期

的貨物購入，這會模糊商品分類及商品儲存情況，導(dǎo)致采購不靈活，出現(xiàn)熱門

商品的短缺以及冷門商品的堆積，不利于超市利潤的增加。同時采購形式由電

話決定，無法判斷采購商品的品質(zhì)。

3.4供貨渠道單一導(dǎo)致采購費(fèi)用高

建農(nóng)超市目前只有一家供貨商，貨物的來源單一。在商品進(jìn)貨的過程之中，

無法做到貨比多家，進(jìn)貨價格完全受制于該供銷商，因此采購的費(fèi)用明顯較高，

考慮到經(jīng)營成本等，該超市的收益是處在一個低狀態(tài)水平。

建農(nóng)超市部分商品采購進(jìn)價如下表所示：

表二建農(nóng)超市部分商品采購進(jìn)價

特侖蘇牛奶德芙巧克力新鮮柑橘新鮮豬肉

建農(nóng)超市采購價66元/箱54.9元/盒6元/斤20元/斤

市場平均采購價63.9元/箱52.9元/盒5.5元/斤18.8元/斤

3.5采購商品沒有形成標(biāo)準(zhǔn)體系

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由于建農(nóng)超市的進(jìn)貨途徑單一，導(dǎo)致超市商品的標(biāo)準(zhǔn)取決于批發(fā)市場貨物

的標(biāo)準(zhǔn)，沒有形成自家的個體標(biāo)準(zhǔn)判斷體系，結(jié)合電話采購的采購形式，判斷

商品的好與壞直接取決于進(jìn)貨單價?？紤]到供應(yīng)商還要供應(yīng)其他超市，因此商

品的質(zhì)量也并不能按價格來保證，在遇到急事緊事的情況下風(fēng)險得不到控制，

在交易緊張的過程之中與單供應(yīng)商的關(guān)系更難以形成一個長期合作的模式，完

全受制于供應(yīng)商。

3.6采購流水未細(xì)致化

建農(nóng)超市除去每月的統(tǒng)一進(jìn)貨外，在六個趕集日之前也會進(jìn)行統(tǒng)一購置。

但是超市內(nèi)部在每月僅進(jìn)行一次流水統(tǒng)計(jì)，同時也沒有設(shè)立專門的人員進(jìn)行賬

款審核，因此在統(tǒng)計(jì)時會因?yàn)椴少彆r間較長的原因?qū)е沦~單丟失，流水不準(zhǔn)確

的現(xiàn)象。例如在每月的統(tǒng)計(jì)之中，因?yàn)槊吭?4號的趕集與第二周進(jìn)購生鮮食品

的日期接近，因此在繁忙的工作中只統(tǒng)計(jì)了生鮮食品的進(jìn)購表而丟失了14號趕

集的進(jìn)購表，因此在月底核對的時候出入帳不統(tǒng)一存在偏差。

4建農(nóng)超市采購內(nèi)部控制的優(yōu)化

4.1優(yōu)化采購分工

建農(nóng)超市的采購工作從頭到尾皆由老板夫妻兩個人完成，且夫妻二人還需

要充當(dāng)收銀員的角色，如果不做好任務(wù)分配工作，容易造成時間、金錢方面的

損失。

整個采購過程主要由清點(diǎn)倉庫庫存、制定進(jìn)貨單目、前往供貨地點(diǎn)取貨、

核算賬目、初步上貨五個過程組成?？紤]到妻子并不會駕駛車輛，因此出去取

貨這一過程之外的四個步驟，可以提前一天進(jìn)行安排，避免兩個人同時進(jìn)行同

一事項(xiàng)。在遇到趕集日任務(wù)量重的情況下，則要考慮招聘小時工，協(xié)助二人完

成采購工作。

4.2強(qiáng)化員工工作能力

建農(nóng)超市的員工工作問題主要表現(xiàn)在四個方面：第一，上貨速度慢；第二，

不熟悉表單；第三，存在偷閑聊天的現(xiàn)象；第四，對商品單元不夠熟悉。針對

這四個方面，應(yīng)該做出表二所示按順序進(jìn)行內(nèi)容強(qiáng)化。

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表三員工存在的工作問題及強(qiáng)化方法

順序工作問題強(qiáng)化方法

進(jìn)行基礎(chǔ)的辦公軟件培訓(xùn)，要求掌握表單的制

1表單應(yīng)用不熟練

作以及文檔的傳輸

每日工作前提前制作好上貨表單，在實(shí)際銷售

2上貨速度慢過程之中按照上貨-記錄的模式工作，銷售工作

完成后提交表單至老板處

培訓(xùn)銷售人員進(jìn)行商品信息學(xué)習(xí)，保證員工在

3對商品單元不熟悉

自身負(fù)責(zé)的區(qū)域內(nèi)，對商品熟悉化

強(qiáng)化員工工作意識，建立懲獎機(jī)制，按工作的

4偷閑聊天

完成度進(jìn)行工資分配

4.3優(yōu)化采購計(jì)劃

建農(nóng)超市的老板目前還處在一個小超市經(jīng)營的想法之中，對于商品的采購

計(jì)劃和具體商品的商品額都處在一個籠統(tǒng)的認(rèn)識中，將超市的總經(jīng)濟(jì)銷量和進(jìn)

貨量直接進(jìn)行掛鉤，直接影響到商品的售出以及堆積。要提高超市的營業(yè)額度

和銷量，第一步就是改變超市原有的進(jìn)貨頻率。建農(nóng)超市原先每月統(tǒng)一購入易

儲存貨品一次，每周購入生鮮食品一次，每月因趕集再集中進(jìn)貨六次，這種貨

品的購入頻率帶來的直接問題在于對于急需銷售的果蔬無法迅速大量拋售，以

至于后期儲存的果蔬轉(zhuǎn)換為不新鮮的食品，價值大大降低；對于生肉產(chǎn)品來說，

只能夠保證當(dāng)天的新鮮度，后期轉(zhuǎn)化為冷凍豬肉，購買人減少，同時生肉銷售

轉(zhuǎn)入到暫停階段；對于生活產(chǎn)品來說，因?yàn)橘徺I取決于周邊居民的需要，極具

不穩(wěn)定性，容易產(chǎn)生貨品堆積，結(jié)合老板籠統(tǒng)進(jìn)貨的因素，會導(dǎo)致大量產(chǎn)品過

期。在購入商品數(shù)量上也要拋除原先的籠統(tǒng)思想，需要建立具體商品的每周銷

售表單，結(jié)合具體商品的商品量進(jìn)行合理估計(jì)貨品的購入量。這樣可以在有限

的周期內(nèi)最大的提高超市的營業(yè)額，表三是以新鮮豬肉和冷凍豬肉為例，在三

天內(nèi)對超市營業(yè)額的提升。

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表四三天內(nèi)新鮮豬肉和冷凍豬肉銷售量及營業(yè)額

采購計(jì)劃改變前采購計(jì)劃改變后

預(yù)計(jì)營業(yè)預(yù)計(jì)庫營業(yè)

庫存單價單價

銷量額銷量存額

新鮮900K600KG(300KG轉(zhuǎn)20元2400新鮮900K90020元3600

豬肉G化為冷凍豬肉）/斤0元豬肉GKG/斤0元

冷凍300K15元9000冷凍300K30015元9000

600KG

豬肉G/斤元豬肉GKG/斤元

通過對比得知可以通過改變采購計(jì)劃，在有效的時間內(nèi)大幅度提高超市營

業(yè)額。因此建農(nóng)超市要改變貨品的購入頻率，將原先的一月一進(jìn)改為一周一進(jìn)，

新鮮菜品改為一日一進(jìn)。根據(jù)商品的劃分，每個區(qū)域每周的進(jìn)貨大致金額改變

為：菜品區(qū)9000元，奶品區(qū)6000元、生活用品區(qū)5000元、零食區(qū)1500元。

結(jié)合周邊居民每月逢4逢9趕集的生活習(xí)俗，將對應(yīng)購買周期重的菜品區(qū)和奶

品飲料區(qū)的采購金額按需求琢以提升。以上每個區(qū)域的進(jìn)貨金額為一個相對標(biāo)

準(zhǔn)量，根據(jù)不同的時節(jié)、不同的情形結(jié)合每周銷售表單進(jìn)行合理調(diào)整。

4.4增加供應(yīng)渠道

供應(yīng)商是每個企業(yè)在采購項(xiàng)目中的重要組成成分，尤其是對于私人超市來

說，供應(yīng)商的數(shù)量以及水平直接影響超市的商品采購結(jié)果，間接影響超市的經(jīng)

營額。建農(nóng)超市原先只有單供應(yīng)商，因此是該超市發(fā)展過程中的一個相對較大

的弊端，無論是從商品的價格還是質(zhì)量上來說，完全處在被動狀態(tài)。并且出于

采購需要，還無法對該供應(yīng)商進(jìn)行一個合理評估，以防止產(chǎn)生惡劣關(guān)系中斷供

貨。因此建農(nóng)超市應(yīng)該將眼界打開，增加供應(yīng)商數(shù)量。

考慮到建農(nóng)超市是鎮(zhèn)上相對大的超市，對于供應(yīng)商有著一定吸引力，可以

通過以下幾個方面進(jìn)行供應(yīng)商擴(kuò)充：第一，開設(shè)建農(nóng)超市自媒體，如微信公眾

號、抖音、快手等進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)征集；第二，通過自行瀏覽供應(yīng)商信息，與對方

取得聯(lián)系，建立合作意向；第三，通過自行聯(lián)系周邊村落居民，從村民自耕地

中獲取商品來源，自己成為供應(yīng)方。超市可從多渠道入手，擴(kuò)充供應(yīng)商數(shù)量，

從貨品價格受控，到搭建平臺使供應(yīng)商競爭，降低貨物購入成本。

此外，在搭建了多線供應(yīng)渠道之后，建農(nóng)超市應(yīng)該就供應(yīng)商進(jìn)行供應(yīng)評估，

在既定的時間內(nèi)，對不同供應(yīng)商的供應(yīng)水平根據(jù)商品的銷售情況做出科學(xué)判斷，

擇優(yōu)擇強(qiáng)。同時對于貨品質(zhì)量較好的供應(yīng)商，可以達(dá)成長久合作意向，做到優(yōu)

先供應(yīng)。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

超市與供應(yīng)商的合作關(guān)系好壞的關(guān)鍵在于超市的銷售水平，建農(nóng)超市作為

一家體量在鎮(zhèn)上較大的超市本身就占據(jù)了一定的優(yōu)勢，在商品的供應(yīng)質(zhì)量、速

度方面做優(yōu)做強(qiáng)之后能一定程度上規(guī)避風(fēng)險，同時反哺于關(guān)系的遞進(jìn)，獲取更

多的供應(yīng)渠道，實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。因此目前階段建農(nóng)超市發(fā)展的首要任務(wù)就是增

加供應(yīng)商數(shù)量。

同時還可與供應(yīng)商建立深度合作關(guān)系，對于購買量較大的顧客，可以在下

單之后直接聯(lián)系供應(yīng)商送貨上門，節(jié)省送貨時間的同時還增加了服務(wù)質(zhì)量，提

高了超市口碑。

4.5形成超市自身的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

建農(nóng)超市原先受制于供貨渠道單一、電話確定交易的影響，無法在貨源地

實(shí)地進(jìn)行商品的質(zhì)量判斷及挑選，商品水準(zhǔn)不一。再通過多種方法增加商品渠

道之后，要形