建農(nóng)超市采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1基本情況............................................................1

1.1建農(nóng)超市基本概況..............................................1

1.2建農(nóng)超市商品分布及主要采購(gòu)商品................................1

2建農(nóng)超市采購(gòu)內(nèi)部控制現(xiàn)狀............................................2

2.1建農(nóng)超市經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀..............................................2

2.2采購(gòu)商品的渠道................................................3

2.3采購(gòu)商品流程及金額............................................3

3建農(nóng)超市的內(nèi)部控制問(wèn)題..............................................3

3.1采購(gòu)分工不規(guī)范................................................3

3.2員工工作能力不強(qiáng)..............................................4

3.3采購(gòu)計(jì)劃不專業(yè)................................................4

3.4供貨渠道單一導(dǎo)致采購(gòu)費(fèi)用高....................................4

3.5采購(gòu)商品沒(méi)有形成標(biāo)準(zhǔn)體系......................................4

3.6采購(gòu)流水未細(xì)致化..............................................5

4建農(nóng)超市采購(gòu)內(nèi)部控制的優(yōu)化..........................................5

4.1優(yōu)化采購(gòu)分工..................................................5

4.2強(qiáng)化員工工作能力..............................................5

4.3優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃..................................................6

4.4增加供應(yīng)渠道..................................................7

4.5形成超市自身的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)........................................8

4.6優(yōu)化采購(gòu)流水統(tǒng)計(jì)..............................................8

5小結(jié)................................................................8

參考資料.............................................................9

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

建農(nóng)超市采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部?jī)?yōu)化控制設(shè)計(jì)

1基本情況

1.1建農(nóng)超市基本概況

建農(nóng)超市是位于湖南省湘鄉(xiāng)市梅橋鎮(zhèn)香鋪街上的個(gè)體工商戶，成立于2015

年9月1日，經(jīng)營(yíng)范圍主要為食品煙草日用百貨批發(fā)兼零售，該超市注冊(cè)資本

為30萬(wàn)人民幣，員工總?cè)藬?shù)有8名。超市內(nèi)工作人員主要為當(dāng)?shù)匕⒁?，知識(shí)水

平有限，設(shè)有收銀員2名，區(qū)域管理阿姨6名。店內(nèi)商品采用小包裝標(biāo)量分明

規(guī)格價(jià)格，備有貨筐顧客自選商品。經(jīng)過(guò)幾年的經(jīng)營(yíng)努力，成為了梅橋鎮(zhèn)最大

的超市，贏得了良好的社會(huì)信譽(yù)，樹(shù)立了良好的形象。

圖一建農(nóng)超市外正面照

1.2建農(nóng)超市商品分布及主要采購(gòu)商品

建農(nóng)超市處在鄉(xiāng)鎮(zhèn)交界處，地理優(yōu)勢(shì)大，平日流量較大，且周邊的居民每

周都有著采集的傳統(tǒng)購(gòu)物思想，因此超市經(jīng)營(yíng)商品較多.在剛開(kāi)業(yè)時(shí)開(kāi)設(shè)了5個(gè)

區(qū)域，包括果菜區(qū)、奶品飲料區(qū)、肉食品區(qū)、生活用品區(qū)及零食區(qū)，其中的果

菜區(qū)、肉食品區(qū)和生活用品區(qū)是超市的主要盈利區(qū)塊，經(jīng)常供不應(yīng)求，后續(xù)經(jīng)

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過(guò)調(diào)整將原先的果菜區(qū)和肉食品區(qū)合并為菜品區(qū)。

下表格為建農(nóng)超市各個(gè)分區(qū)的主要采購(gòu)的商品。

表一各區(qū)域主要采購(gòu)商品

奶品飲料區(qū)生活用品區(qū)零食區(qū)菜品區(qū)

特侖蘇純牛奶毛巾各類辣條白菜

伊利純牛奶洗發(fā)水膨化食品辣椒

安慕希酸奶廚房清潔工具餅干土豆

加多寶洗衣液巧克力牛羊豬肉

2建農(nóng)超市采購(gòu)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1建農(nóng)超市經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀

超市由老板夫妻兩口共同管理，夫妻二人充當(dāng)采購(gòu)員以及收銀員。旗下?lián)?/p>

有銷售員8名，皆為中年女性，學(xué)歷較低。因建農(nóng)超市處在鄉(xiāng)鎮(zhèn)交界處，且附

近超市較少，因此沒(méi)有很強(qiáng)烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)。目前存在的問(wèn)題是沒(méi)有明確的采購(gòu)

計(jì)劃，且招聘的員工分工不明確，上貨不及時(shí)，經(jīng)常竄區(qū)域聊天，導(dǎo)致在采購(gòu)

上浪費(fèi)時(shí)間，銷售時(shí)降低工作效率。

圖二建農(nóng)超市內(nèi)部正面圖

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2.2采購(gòu)商品的渠道

建農(nóng)超市目前主要是在紅侖批發(fā)市場(chǎng)和壕塘水果批發(fā)市場(chǎng)進(jìn)貨，平日上基

本由丈夫開(kāi)車前往批發(fā)市場(chǎng)取貨，忙時(shí)偶爾聯(lián)系供貨商送貨，但是要支付額外

的送貨費(fèi)。

2.3采購(gòu)商品流程及金額

老板一家在每月的月底對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)易儲(chǔ)存的商品進(jìn)行粗略核對(duì)，對(duì)于生鮮食

品每周進(jìn)行一次商品統(tǒng)計(jì)，編制采購(gòu)單目，通過(guò)電話聯(lián)系的方式和批發(fā)市場(chǎng)老

板進(jìn)行交易意向聯(lián)系，在確認(rèn)了商品數(shù)量及單價(jià)之后，由丈夫開(kāi)車前往批發(fā)市

場(chǎng)完成交易自行取貨，貨物到達(dá)超市后夫妻雙方共同完成核對(duì)賬單和初次上貨

的任務(wù)。

圖三采購(gòu)流程圖

超市剛興建時(shí)，每個(gè)區(qū)塊的進(jìn)貨金額為果菜區(qū)15000元，奶品區(qū)6000元、

肉食品區(qū)20000元、生活用品區(qū)20000元、零食區(qū)6000元。再經(jīng)營(yíng)了兩年，果

菜區(qū)和肉食品區(qū)合并為菜品區(qū)后，該區(qū)的每月采購(gòu)金額提升至45000元。考慮

到建農(nóng)超市開(kāi)設(shè)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)上，周邊居民有著統(tǒng)一趕集的傳統(tǒng)思想，趕集時(shí)間在每

月的逢4逢9，因此老板會(huì)在趕集日前一天針對(duì)居民需求的菜品及奶品飲料進(jìn)行

針對(duì)性采購(gòu)，兩個(gè)區(qū)塊每次采購(gòu)的金額分別為3500元及3000元。

3建農(nóng)超市的內(nèi)部控制問(wèn)題

3.1采購(gòu)分工不規(guī)范

建農(nóng)超市的采購(gòu)由老板夫妻共同完成，上圖三的采購(gòu)流程中可以看出其中

的步驟可以進(jìn)行人員拆減，分工合作。比如由妻子進(jìn)行檢查倉(cāng)庫(kù)和確定采購(gòu)單

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目的工作，于此同時(shí)丈夫駕車前往批發(fā)地節(jié)約采購(gòu)時(shí)間。在采購(gòu)結(jié)束之后，由

妻子負(fù)責(zé)完成核對(duì)賬目的工作，丈夫完成初次上貨的任務(wù)。

3.2員工工作能力不強(qiáng)

建農(nóng)超市擁有員工8名，其中6名是銷售人員。在人流量大時(shí)，商品消耗

速度快，需要及時(shí)上貨。由于上貨需要通過(guò)表單的形式向老板進(jìn)行確認(rèn)，而銷

售人員普遍年齡較大，學(xué)歷較低，導(dǎo)致上貨速度緩慢。在人流量少時(shí)，會(huì)無(wú)視

工作任務(wù)，跨區(qū)域進(jìn)行聊天，影響工作效率。同時(shí)員工還存在對(duì)商品不熟悉的

問(wèn)題。例如在油糧區(qū)，部分員工對(duì)于不同大米的辨識(shí)度不高，因此在商品稱重

的時(shí)候會(huì)混淆商品價(jià)格等。

3.3采購(gòu)計(jì)劃不專業(yè)

建農(nóng)超市目前的采購(gòu)計(jì)劃為：易儲(chǔ)存的零食、生活用品每個(gè)月采購(gòu)一次，

不易儲(chǔ)存的生鮮肉品及瓜果蔬菜每三天采購(gòu)一次，同時(shí)每月趕集6次。采購(gòu)的

貨品數(shù)量根據(jù)超市老板對(duì)于上個(gè)銷售周期的銷售額度而進(jìn)行大致判斷，這表露

出兩個(gè)問(wèn)題。第一，對(duì)于嚴(yán)格要求食品新鮮度的果蔬肉品及奶制品，三日一進(jìn)

還是會(huì)導(dǎo)致大量的商品腐爛變質(zhì)，銷售質(zhì)量下降，降低超市收入；第二，沒(méi)有

對(duì)商品不同區(qū)域的銷售額進(jìn)行一個(gè)科學(xué)統(tǒng)計(jì)，完全根據(jù)對(duì)銷售額區(qū)推敲下周期

的貨物購(gòu)入，這會(huì)模糊商品分類及商品儲(chǔ)存情況，導(dǎo)致采購(gòu)不靈活，出現(xiàn)熱門

商品的短缺以及冷門商品的堆積，不利于超市利潤(rùn)的增加。同時(shí)采購(gòu)形式由電

話決定，無(wú)法判斷采購(gòu)商品的品質(zhì)。

3.4供貨渠道單一導(dǎo)致采購(gòu)費(fèi)用高

建農(nóng)超市目前只有一家供貨商，貨物的來(lái)源單一。在商品進(jìn)貨的過(guò)程之中，

無(wú)法做到貨比多家，進(jìn)貨價(jià)格完全受制于該供銷商，因此采購(gòu)的費(fèi)用明顯較高，

考慮到經(jīng)營(yíng)成本等，該超市的收益是處在一個(gè)低狀態(tài)水平。

建農(nóng)超市部分商品采購(gòu)進(jìn)價(jià)如下表所示：

表二建農(nóng)超市部分商品采購(gòu)進(jìn)價(jià)

特侖蘇牛奶德芙巧克力新鮮柑橘新鮮豬肉

建農(nóng)超市采購(gòu)價(jià)66元/箱54.9元/盒6元/斤20元/斤

市場(chǎng)平均采購(gòu)價(jià)63.9元/箱52.9元/盒5.5元/斤18.8元/斤

3.5采購(gòu)商品沒(méi)有形成標(biāo)準(zhǔn)體系

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由于建農(nóng)超市的進(jìn)貨途徑單一，導(dǎo)致超市商品的標(biāo)準(zhǔn)取決于批發(fā)市場(chǎng)貨物

的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有形成自家的個(gè)體標(biāo)準(zhǔn)判斷體系，結(jié)合電話采購(gòu)的采購(gòu)形式，判斷

商品的好與壞直接取決于進(jìn)貨單價(jià)。考慮到供應(yīng)商還要供應(yīng)其他超市，因此商

品的質(zhì)量也并不能按價(jià)格來(lái)保證，在遇到急事緊事的情況下風(fēng)險(xiǎn)得不到控制，

在交易緊張的過(guò)程之中與單供應(yīng)商的關(guān)系更難以形成一個(gè)長(zhǎng)期合作的模式，完

全受制于供應(yīng)商。

3.6采購(gòu)流水未細(xì)致化

建農(nóng)超市除去每月的統(tǒng)一進(jìn)貨外，在六個(gè)趕集日之前也會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一購(gòu)置。

但是超市內(nèi)部在每月僅進(jìn)行一次流水統(tǒng)計(jì)，同時(shí)也沒(méi)有設(shè)立專門的人員進(jìn)行賬

款審核，因此在統(tǒng)計(jì)時(shí)會(huì)因?yàn)椴少?gòu)時(shí)間較長(zhǎng)的原因?qū)е沦~單丟失，流水不準(zhǔn)確

的現(xiàn)象。例如在每月的統(tǒng)計(jì)之中，因?yàn)槊吭?4號(hào)的趕集與第二周進(jìn)購(gòu)生鮮食品

的日期接近，因此在繁忙的工作中只統(tǒng)計(jì)了生鮮食品的進(jìn)購(gòu)表而丟失了14號(hào)趕

集的進(jìn)購(gòu)表，因此在月底核對(duì)的時(shí)候出入帳不統(tǒng)一存在偏差。

4建農(nóng)超市采購(gòu)內(nèi)部控制的優(yōu)化

4.1優(yōu)化采購(gòu)分工

建農(nóng)超市的采購(gòu)工作從頭到尾皆由老板夫妻兩個(gè)人完成，且夫妻二人還需

要充當(dāng)收銀員的角色，如果不做好任務(wù)分配工作，容易造成時(shí)間、金錢方面的

損失。

整個(gè)采購(gòu)過(guò)程主要由清點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存、制定進(jìn)貨單目、前往供貨地點(diǎn)取貨、

核算賬目、初步上貨五個(gè)過(guò)程組成。考慮到妻子并不會(huì)駕駛車輛，因此出去取

貨這一過(guò)程之外的四個(gè)步驟，可以提前一天進(jìn)行安排，避免兩個(gè)人同時(shí)進(jìn)行同

一事項(xiàng)。在遇到趕集日任務(wù)量重的情況下，則要考慮招聘小時(shí)工，協(xié)助二人完

成采購(gòu)工作。

4.2強(qiáng)化員工工作能力

建農(nóng)超市的員工工作問(wèn)題主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：第一，上貨速度慢；第二，

不熟悉表單；第三，存在偷閑聊天的現(xiàn)象；第四，對(duì)商品單元不夠熟悉。針對(duì)

這四個(gè)方面，應(yīng)該做出表二所示按順序進(jìn)行內(nèi)容強(qiáng)化。

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表三員工存在的工作問(wèn)題及強(qiáng)化方法

順序工作問(wèn)題強(qiáng)化方法

進(jìn)行基礎(chǔ)的辦公軟件培訓(xùn)，要求掌握表單的制

1表單應(yīng)用不熟練

作以及文檔的傳輸

每日工作前提前制作好上貨表單，在實(shí)際銷售

2上貨速度慢過(guò)程之中按照上貨-記錄的模式工作，銷售工作

完成后提交表單至老板處

培訓(xùn)銷售人員進(jìn)行商品信息學(xué)習(xí)，保證員工在

3對(duì)商品單元不熟悉

自身負(fù)責(zé)的區(qū)域內(nèi)，對(duì)商品熟悉化

強(qiáng)化員工工作意識(shí)，建立懲獎(jiǎng)機(jī)制，按工作的

4偷閑聊天

完成度進(jìn)行工資分配

4.3優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃

建農(nóng)超市的老板目前還處在一個(gè)小超市經(jīng)營(yíng)的想法之中，對(duì)于商品的采購(gòu)

計(jì)劃和具體商品的商品額都處在一個(gè)籠統(tǒng)的認(rèn)識(shí)中，將超市的總經(jīng)濟(jì)銷量和進(jìn)

貨量直接進(jìn)行掛鉤，直接影響到商品的售出以及堆積。要提高超市的營(yíng)業(yè)額度

和銷量，第一步就是改變超市原有的進(jìn)貨頻率。建農(nóng)超市原先每月統(tǒng)一購(gòu)入易

儲(chǔ)存貨品一次，每周購(gòu)入生鮮食品一次，每月因趕集再集中進(jìn)貨六次，這種貨

品的購(gòu)入頻率帶來(lái)的直接問(wèn)題在于對(duì)于急需銷售的果蔬無(wú)法迅速大量拋售，以

至于后期儲(chǔ)存的果蔬轉(zhuǎn)換為不新鮮的食品，價(jià)值大大降低；對(duì)于生肉產(chǎn)品來(lái)說(shuō)，

只能夠保證當(dāng)天的新鮮度，后期轉(zhuǎn)化為冷凍豬肉，購(gòu)買人減少，同時(shí)生肉銷售

轉(zhuǎn)入到暫停階段；對(duì)于生活產(chǎn)品來(lái)說(shuō)，因?yàn)橘?gòu)買取決于周邊居民的需要，極具

不穩(wěn)定性，容易產(chǎn)生貨品堆積，結(jié)合老板籠統(tǒng)進(jìn)貨的因素，會(huì)導(dǎo)致大量產(chǎn)品過(guò)

期。在購(gòu)入商品數(shù)量上也要拋除原先的籠統(tǒng)思想，需要建立具體商品的每周銷

售表單，結(jié)合具體商品的商品量進(jìn)行合理估計(jì)貨品的購(gòu)入量。這樣可以在有限

的周期內(nèi)最大的提高超市的營(yíng)業(yè)額，表三是以新鮮豬肉和冷凍豬肉為例，在三

天內(nèi)對(duì)超市營(yíng)業(yè)額的提升。

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表四三天內(nèi)新鮮豬肉和冷凍豬肉銷售量及營(yíng)業(yè)額

采購(gòu)計(jì)劃改變前采購(gòu)計(jì)劃改變后

預(yù)計(jì)營(yíng)業(yè)預(yù)計(jì)庫(kù)營(yíng)業(yè)

庫(kù)存單價(jià)單價(jià)

銷量額銷量存額

新鮮900K600KG(300KG轉(zhuǎn)20元2400新鮮900K90020元3600

豬肉G化為冷凍豬肉）/斤0元豬肉GKG/斤0元

冷凍300K15元9000冷凍300K30015元9000

600KG

豬肉G/斤元豬肉GKG/斤元

通過(guò)對(duì)比得知可以通過(guò)改變采購(gòu)計(jì)劃，在有效的時(shí)間內(nèi)大幅度提高超市營(yíng)

業(yè)額。因此建農(nóng)超市要改變貨品的購(gòu)入頻率，將原先的一月一進(jìn)改為一周一進(jìn)，

新鮮菜品改為一日一進(jìn)。根據(jù)商品的劃分，每個(gè)區(qū)域每周的進(jìn)貨大致金額改變

為：菜品區(qū)9000元，奶品區(qū)6000元、生活用品區(qū)5000元、零食區(qū)1500元。

結(jié)合周邊居民每月逢4逢9趕集的生活習(xí)俗，將對(duì)應(yīng)購(gòu)買周期重的菜品區(qū)和奶

品飲料區(qū)的采購(gòu)金額按需求琢以提升。以上每個(gè)區(qū)域的進(jìn)貨金額為一個(gè)相對(duì)標(biāo)

準(zhǔn)量，根據(jù)不同的時(shí)節(jié)、不同的情形結(jié)合每周銷售表單進(jìn)行合理調(diào)整。

4.4增加供應(yīng)渠道

供應(yīng)商是每個(gè)企業(yè)在采購(gòu)項(xiàng)目中的重要組成成分，尤其是對(duì)于私人超市來(lái)

說(shuō)，供應(yīng)商的數(shù)量以及水平直接影響超市的商品采購(gòu)結(jié)果，間接影響超市的經(jīng)

營(yíng)額。建農(nóng)超市原先只有單供應(yīng)商，因此是該超市發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)相對(duì)較大

的弊端，無(wú)論是從商品的價(jià)格還是質(zhì)量上來(lái)說(shuō)，完全處在被動(dòng)狀態(tài)。并且出于

采購(gòu)需要，還無(wú)法對(duì)該供應(yīng)商進(jìn)行一個(gè)合理評(píng)估，以防止產(chǎn)生惡劣關(guān)系中斷供

貨。因此建農(nóng)超市應(yīng)該將眼界打開(kāi)，增加供應(yīng)商數(shù)量。

考慮到建農(nóng)超市是鎮(zhèn)上相對(duì)大的超市，對(duì)于供應(yīng)商有著一定吸引力，可以

通過(guò)以下幾個(gè)方面進(jìn)行供應(yīng)商擴(kuò)充：第一，開(kāi)設(shè)建農(nóng)超市自媒體，如微信公眾

號(hào)、抖音、快手等進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)征集；第二，通過(guò)自行瀏覽供應(yīng)商信息，與對(duì)方

取得聯(lián)系，建立合作意向；第三，通過(guò)自行聯(lián)系周邊村落居民，從村民自耕地

中獲取商品來(lái)源，自己成為供應(yīng)方。超市可從多渠道入手，擴(kuò)充供應(yīng)商數(shù)量，

從貨品價(jià)格受控，到搭建平臺(tái)使供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)，降低貨物購(gòu)入成本。

此外，在搭建了多線供應(yīng)渠道之后，建農(nóng)超市應(yīng)該就供應(yīng)商進(jìn)行供應(yīng)評(píng)估，

在既定的時(shí)間內(nèi)，對(duì)不同供應(yīng)商的供應(yīng)水平根據(jù)商品的銷售情況做出科學(xué)判斷，

擇優(yōu)擇強(qiáng)。同時(shí)對(duì)于貨品質(zhì)量較好的供應(yīng)商，可以達(dá)成長(zhǎng)久合作意向，做到優(yōu)

先供應(yīng)。

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超市與供應(yīng)商的合作關(guān)系好壞的關(guān)鍵在于超市的銷售水平，建農(nóng)超市作為

一家體量在鎮(zhèn)上較大的超市本身就占據(jù)了一定的優(yōu)勢(shì)，在商品的供應(yīng)質(zhì)量、速

度方面做優(yōu)做強(qiáng)之后能一定程度上規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)反哺于關(guān)系的遞進(jìn)，獲取更

多的供應(yīng)渠道，實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。因此目前階段建農(nóng)超市發(fā)展的首要任務(wù)就是增

加供應(yīng)商數(shù)量。

同時(shí)還可與供應(yīng)商建立深度合作關(guān)系，對(duì)于購(gòu)買量較大的顧客，可以在下

單之后直接聯(lián)系供應(yīng)商送貨上門，節(jié)省送貨時(shí)間的同時(shí)還增加了服務(wù)質(zhì)量，提

高了超市口碑。

4.5形成超市自身的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

建農(nóng)超市原先受制于供貨渠道單一、電話確定交易的影響，無(wú)法在貨源地

實(shí)地進(jìn)行商品的質(zhì)量判斷及挑選，商品水準(zhǔn)不一。再通過(guò)多種方法增加商品渠

道之后，要形