藥品檢驗實驗室內(nèi)審核查要點解析

藥品檢驗實驗室內(nèi)審核查要點解析本文以《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定評審準則》和《檢測和校準實驗室能力認可準則》及其在微生物和化學檢測領(lǐng)域的應(yīng)用說明（CNAS-CL01、CNAS-CL09、CNAS-CL10）為基礎(chǔ)，通過解讀條款內(nèi)容及要求，提煉出藥品檢驗實驗室的內(nèi)審要點，建立了符合藥品檢驗實驗室實際運行情況的內(nèi)審核查方法和體系，為同類實驗室內(nèi)審提供范本。[Abstract]ThroughstudyingtheitemsandrequirementsinTestinginstitutionsaptitudeassessmentcriteria，Testingandcalibrationlaboratorycapabilityapprovalcriteriaandtheapplicationspecificationinmicrobialandchemicalinspectionfield（CNAS-CL01，CNAS-CL09，CNAS-CL10），thekeypointsofinternalauditindrugcontrollaboratorieshavebeenrefinedandtheauditmethodandsystemhasbeenestablished，whichcomplieswithpracticalsituationindrugcontrollaboratories.Thusatemplateforinternalauditwillbeprovidedtosimilarlaboratories.[Keywords]Drugcontrollaboratories；Internalaudit；Keypoints審核是指為獲得審核證據(jù)并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程[1]。內(nèi)部審核也稱為第—方審核，它用于內(nèi)部目的，由組織自己或以組織的名義進行[2]。內(nèi)審是實驗室自我審核、自我約束、自我診斷、自我完善的一種活動[3-5]，同時是實驗室通向管理評審和現(xiàn)場評審的重要環(huán)節(jié)[6]。內(nèi)審可以將體系的監(jiān)視與測評結(jié)果匯總并傳遞給實驗室的負責人，啟動體系糾正與預防措施的實施從而引發(fā)改進，使體系不斷在更高的層次上滿足各項標準的要求。實驗室或檢驗機構(gòu)應(yīng)當對其活動進行內(nèi)部審核，以驗證其運行持續(xù)符合管理體系的要求，即內(nèi)審是對符合性的檢查。我國的藥品檢驗實驗室（以下簡稱“藥檢實驗室”）基本都以《實驗室資質(zhì)認定評審準則》[7]（2016年1月1日后已替換為《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定評審準則》[8]）為指導原則建立質(zhì)量管理體系，也有越來越多的藥檢實驗室自愿申請通過了實驗室認可，因此在其體系中會融入《檢測和校準實驗室能力認可準則》（CNAS-CL01：2015）[9]的要求。現(xiàn)行的CL01共有27個應(yīng)用說明，涉及各個領(lǐng)域，藥檢實驗室常用的有CNAS-CL09[10]在微生物檢測領(lǐng)域的應(yīng)用說明以及CNAS-CL10[11]在化學檢測領(lǐng)域的應(yīng)用說明。因此，對藥檢實驗室的內(nèi)審應(yīng)以資質(zhì)認定評審準則的要求為主，輔以認可準則及應(yīng)用說明的要求。本文將以上述兩個準則和兩個應(yīng)用說明為基礎(chǔ)，通過對條款內(nèi)容及要求的解讀，提煉出適合藥檢實驗室的內(nèi)審要點及核查方法，為藥檢實驗室實施內(nèi)審提供幫助。1概述內(nèi)部審核包括文件審核與現(xiàn)場審核兩個方面，文件審核可以由實驗室的文件管理部門在組織對文件的定期審核時進行[12]。文件審核通常分為兩個層次：第一層次是有或沒有，即實驗室是否建立或保持某個程序；第二層次是內(nèi)容是否全面，即建立的程序是否涵蓋準則中條款所要求的內(nèi)容。因此，條款中凡是涉及“實驗室應(yīng)有XX的（政策和）程序”以及“XX程序應(yīng)XX”的，均屬于文件審核的范疇，發(fā)生的不符合屬于文件性不符合。但審核實驗室是否按照XX程序來進行檢測或管理，則屬于現(xiàn)場審核的部分，如發(fā)現(xiàn)不符合則屬于實施性不符合。本文將主要以現(xiàn)場審核為重點展開。目前的藥檢實驗室基本都采用年度審核的方法，即每年至少實施一次內(nèi)審，范圍覆蓋管理體系的全部要素和全部質(zhì)量活動，涉及所有設(shè)施、部門、場所、地點[13]。因此，在制訂內(nèi)審方案時，要確保管理體系的每一個要素至少每年被審核一次。審核方式可以分為水平審核和垂直審核兩種[14]。水平審核是根據(jù)體系中的特定要素制訂審核計劃，如對文件控制、記錄控制、人員資質(zhì)及培訓、樣品的管理、儀器設(shè)備的管理、環(huán)境設(shè)施的控制等，是以體系為基礎(chǔ)，優(yōu)點是容易發(fā)現(xiàn)不同部門對準則的理解和應(yīng)用的差異，缺點是容易割裂體系運行中要素或部門之間的聯(lián)系。垂直審核是選擇某個過程并核查有關(guān)過程中所有的輸入、運行和輸出，如在藥檢實驗室中，可以隨機抽取一份或幾份檢驗報告，以檢驗原始記錄為切入點，審核人、機、料、法、環(huán)、測等方面的管理及控制，優(yōu)點是可以追溯檢驗報告形成的整個過程并易于操作，缺點是可能遺漏抽取的報告中不涉及的要素，如某個檢驗過程中不涉及標準物質(zhì)，則可能無法審核實驗室對標準物質(zhì)的管理。上述兩種方法各有利弊，有經(jīng)驗的內(nèi)審員通常會交替結(jié)合使用。內(nèi)審員或內(nèi)審組長在內(nèi)審準備階段通常會編制核查表[15]，涉及核查內(nèi)容、核查方法和核查結(jié)果以及必要的說明。內(nèi)審核查表越詳細針對性越強，越便于內(nèi)審員使用。內(nèi)審核查表要全面，既要覆蓋體系內(nèi)的所有條款和部門，同時也應(yīng)承上啟下，要上接準則，下連本實驗室的體系文件。核查的方法主要是詢問和查閱。采取隨機抽樣的方法，抽樣量越大，抽樣結(jié)果越能真實地反映實際情況。2內(nèi)審核查要點2.1人員實驗室人員管理的核心是要保證其各方面素質(zhì)能夠持續(xù)滿足管理體系及檢驗檢測工作的需要，應(yīng)重點關(guān)注人員的資質(zhì)、能力、授權(quán)及培訓考核等方面。人員的利益沖突及保密：查閱人員是否簽訂了保密協(xié)議及防止利益沖突的聲明。人員的資質(zhì)、能力、授權(quán)及職責：管理體系中有幾類關(guān)鍵人員，要尤其關(guān)注其資質(zhì)、能力、授權(quán)及職責要求，如技術(shù)負責人、質(zhì)量負責人、授權(quán)簽字人、內(nèi)審員、監(jiān)督員等?？梢猿椴樯鲜鑫孱惾藛T的技術(shù)檔案，關(guān)注其學歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗是否滿足崗位需求，關(guān)鍵管理人員是否有代理人。抽查對人員進行某些試驗和操作某些儀器的授權(quán)，可以通過查閱崗位說明書來實現(xiàn)。人員的培訓及上崗考核：是否有年度培訓計劃，計劃是否與實驗室當前和預期的任務(wù)相適應(yīng)，是否按計劃完成培訓，培訓記錄是否齊全，是否評價培訓的有效性，培訓是否達到預期目標。特殊工種人員：藥檢實驗室中有幾類特殊工種人員，如從事動物實驗人員、操作高壓滅菌設(shè)備人員、生物安全相關(guān)人員等，要尤其重視上述人員的培訓及上崗資質(zhì)（是否有權(quán)威部門發(fā)放的上崗證等）。2.2儀器設(shè)備實驗室的儀器設(shè)備應(yīng)始終處于良好的工作狀態(tài)，因此應(yīng)從設(shè)備的采購、投入運行前的狀態(tài)確認、使用過程是否滿足要求、是否進行適當?shù)钠陂g核查和維護等多個方面進行關(guān)注。計量管理：選取幾臺關(guān)鍵儀器設(shè)備，是否按計劃檢定校準，是否超期使用（過檢定校準周期仍在使用），檢定項目是否全面，校準結(jié)果是否依據(jù)滿足檢驗要求的原則被確認并正確使用。標識管理：儀器是否有唯一性標識，需校準的設(shè)備是否有標識，標識上是否標明校準狀態(tài)，上次校準的日期、再校準或失效日期，標識是否過期。使用管理：關(guān)鍵儀器設(shè)備是否有操作SOP，是否由授權(quán)的人員進行操作，是否有使用記錄，使用記錄填寫是否完整規(guī)范。期間核查：是否有期間核查計劃，是否按計劃進行核查，是否有期間核查SOP，是否有期間核查記錄。維護保養(yǎng)：是否有維護保養(yǎng)計劃，是否按計劃進行維護保養(yǎng)并記錄。檔案管理：調(diào)閱幾份設(shè)備檔案，查看檔案目錄是否規(guī)范，目錄與內(nèi)容是否相符，儀器設(shè)備購置資料是否齊全（申購審批、購買、入庫資料等），儀器設(shè)備安裝驗收資料是否齊全[安裝及運行驗收單、現(xiàn)場安裝調(diào)試記錄、隨機資料（含電子資料）等]，儀器設(shè)備使用運行資料是否齊全（使用記錄、維修記錄、性能驗證資料等）。借試用設(shè)備管理：是否有借試用設(shè)備，是否按要求辦理相關(guān)手續(xù)，是否在檢定或校準周期內(nèi)使用。停用及報廢設(shè)備管理：儀器狀態(tài)不正?；虬l(fā)生故障時，是否立即停用并張貼停用標識，報廢設(shè)備是否按要求進行報廢處理。2.3樣品（包括留樣）樣品的處置是實驗室檢測全過程中的重要一環(huán)，樣品在實驗室中的生命周期始于收檢部門的接收，止于留樣部門的銷毀。應(yīng)對接收、標識、儲存、流轉(zhuǎn)及銷毀等各個階段加以控制。標識管理：收檢部門接收樣品時是否及時并正確對樣品進行標識，留樣是否有封簽并填寫完整。儲存管理：是否有獨立的儲存環(huán)境，是否按照規(guī)定或要求的儲存條件分類存放樣品（包括留樣），是否對存放樣品（包括留樣）的設(shè)施及環(huán)境進行監(jiān)控并記錄，危險樣品及留樣是否隔離；是否有措施控制進入樣品儲存區(qū)及留樣庫的人員，留樣是否按規(guī)定時間儲存。樣品交接管理：收檢部門接收樣品時是否檢查并記錄樣品的狀態(tài)、標識、樣品體積或數(shù)量和外觀，是否對異常情況及偏離進行記錄等；樣品在收樣部門和檢驗部門間交接時是否有記錄，樣品在主檢部門和協(xié)檢部門間交接時是否有記錄；收到的樣品是否有登記臺賬。銷毀管理：是否按要求銷毀樣品（包括留樣），是否有記錄。2.4標準物質(zhì)標準物質(zhì)是實驗室實施量值溯源的重要測量標準。目前藥檢實驗室中使用的標準物質(zhì)絕大多數(shù)是由中國食品藥品檢定研究院提供的藥典標準物質(zhì)，少部分由生產(chǎn)企業(yè)提供，還有一部分是購買的商業(yè)化產(chǎn)品。標識管理：各種來源的標準物質(zhì)是否均有清晰的標識。儲存管理：是否有獨立的儲存環(huán)境，是否按照儲存條件分類存放，是否對存放的設(shè)施及環(huán)境進行監(jiān)控并記錄，危險品是否隔離。其他：是否對標準物質(zhì)的領(lǐng)用進行管理并登記臺賬。2.5化學試劑管理此處的化學試劑為廣義的概念，不僅包括采購的試劑、實驗室自行配制的試液，也包括實驗室的水系統(tǒng)和滴定液。采購驗收管理：CNAS-CL01和資質(zhì)認定評審準則中都強調(diào)”對于影響檢測質(zhì)量的重要服務(wù)、供應(yīng)品、試劑和消耗材料，應(yīng)對其購買、接收和存儲加以控制”，因此，檢查時應(yīng)關(guān)注是否有試劑供應(yīng)商的評價記錄，是否保存獲批準的供應(yīng)商名單，是否有接收時驗收的記錄。儲存管理：是否有獨立的儲存環(huán)境，是否按照儲存條件分類存放，是否對存放的設(shè)施及環(huán)境進行監(jiān)控并記錄；是否考慮安全因素（如固體液體試劑分區(qū)存放，強酸試劑單獨存放，易燃、揮發(fā)性試劑單獨存放）；是否有試劑一覽表或臺賬。使用管理：試劑在使用期間是否檢查其質(zhì)量，一旦發(fā)現(xiàn)異常是否立即停止使用；是否對易制毒試劑加強管理（如雙人雙鎖）并建立領(lǐng)用登記臺賬；配制的試液是否張貼標簽，標簽信息是否齊全（包括試液名稱、溶質(zhì)、溶劑、濃度、配制人、配制日期、有效期等，緩沖液注明pH值）；檢查純化水系統(tǒng)是否正常運轉(zhuǎn)，純水儀是否有制水記錄，是否定期取水檢測并記錄；滴定液的配制、標定是否有記錄。銷毀管理：過期試劑是否按要求銷毀并有記錄。2.6方法方法是開展檢驗的技術(shù)依據(jù)，它既是實驗室開展檢驗服務(wù)的重要資源，也是實驗室產(chǎn)品（數(shù)據(jù)、結(jié)果和報告）實現(xiàn)的輸入之一。作業(yè)指導書：當缺少指導書可能影響檢驗結(jié)果時，是否制訂了作業(yè)指導書。方法的選擇：是否優(yōu)先使用國際、區(qū)域或國家標準形式發(fā)布的方法（如《中國藥典》），使用的國內(nèi)外標準是否為有效版本（如2015版《中國藥典》），是否定期對國內(nèi)外標準進行查新。方法的驗證：是否對非標方法、實驗室制訂的方法、超出預定范圍使用的標準方法以及擴充和修改過的標準方法進行了驗證，驗證是否有批準的方案，是否根據(jù)方法各自的特點擬定了合適的驗證指標[16]，驗證記錄是否齊全。方法的確認：是否對標準方法進行確認（包括人、機、料、法、環(huán)等方面）。2.7環(huán)境設(shè)施及安全設(shè)施和環(huán)境條件是正確進行檢測工作的重要保證，是確保檢測結(jié)果準確性和有效性的重要因素。實驗室衛(wèi)生及內(nèi)務(wù)是否良好，是否將不相容活動的相鄰區(qū)域進行有效隔離（如辦公區(qū)與實驗區(qū)），是否有措施防止交叉污染，是否對特定區(qū)域的進入和使用加以控制（如無菌間）；是否有安全防護裝備及設(shè)施，是否定期檢查其功能的有效性并記錄；是否控制危及安全的因素和環(huán)境（化學危險品、毒品、有害生物、電離輻射、高溫、高電壓、撞擊、以及水、氣、火、電等）；是否按要求處理廢棄物并記錄。2.8記錄及報告記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件，是檢驗工作合法、合規(guī)的證明性材料，記錄應(yīng)可供識別、分析及追溯。完整性：樣品、環(huán)境條件、試劑試液、儀器設(shè)備、操作過程、數(shù)據(jù)處理、結(jié)果判斷等信息是否齊全。原始性：是否是試驗的即時記錄，而不是謄抄。真實性：是否是實驗過程的真實記錄，有無矛盾或前后不一致的信息。簽名與修改：是否有相關(guān)記錄人和復核人的簽名，記錄的修改是否規(guī)范（杠改并簽名）。其他：所使用的記錄格式是否受控并為現(xiàn)行有效版本。隨機選取科室的電腦，包括連接儀器設(shè)備的電腦及辦公（尤指數(shù)據(jù)處理）電腦，檢查是否設(shè)置個人密碼，是否對個人的電子記錄予以保護并加密。檢查檢驗報告信息是否齊全，如有分包項目，是否標明。2.9管理體系2.9.1文件管理實驗室管理體系文件是管理體系存在的基礎(chǔ)和證據(jù)，是規(guī)范實驗室工作流程和人員行為，從而達到質(zhì)量目標的依據(jù)[17]。涉及管理體系的文件包括內(nèi)部文件和外部文件，外部文件包括外來的法律、法規(guī)、標準等，內(nèi)部文件主要指實驗室制訂的文件。要建立外來文件（尤其是技術(shù)標準規(guī)范）的跟蹤查新渠道，定期審查文件的現(xiàn)行有效性。內(nèi)部文件的管理主要包括審批、發(fā)布、使用、變更和作廢等方面。文件發(fā)布之前是否經(jīng)授權(quán)人員審批，查閱審批記錄。隨機抽調(diào)幾份文件，是否有當前的修訂狀態(tài)，是否有分發(fā)控制清單。是否組織相關(guān)部門或人員對文件進行定期審查和修訂，是否有定期審核記錄。是否有措施防止文件的作廢或失效版本被誤用。作廢文件是否有適當標記。文件是否有唯一性標識，包括發(fā)布日期、修訂或改版標識、頁碼頁數(shù)等，在文件的適當位置，是否有起草、審核、審批、發(fā)布人或部門信息。變更過的文件是否有變更記錄，是否由原審查責任人進行審查和批準，是否有審批記錄。2.9.2合同評審、服務(wù)客戶及投訴實驗室是否在樣品收檢時進行了合同評審，是否有評審記錄。如合同有變更或偏離，是否通知客戶。實驗室對外聯(lián)系的部門是否積極與客戶溝通、為客戶提供咨詢服務(wù)并進行滿意度調(diào)查，是否保存有上述行為的記錄。是否建立投訴臺賬或一覽表，是否保存有客戶投訴的記錄，包括對投訴和申訴的接收、確認、調(diào)查和處理職責，是否有回避措施。2.9.3服務(wù)與供應(yīng)品的采購對于影響檢測質(zhì)量的重要服務(wù)、供應(yīng)品、試劑和消耗材料，是否對其購買、接收和存儲加以控制。是否有供應(yīng)商評價記錄，是否保存獲批準的供應(yīng)商名單，是否有接收時驗收的記錄。2.9.4分包是否保存有分包方的資質(zhì)審核記錄，如認證認可證書復印件及能力附件、現(xiàn)場審核記錄表等。是否有分包方一覽表或臺賬，是否監(jiān)測分包協(xié)議的有效期及資質(zhì)的有效期。2.9.5內(nèi)審及管理評審是否有內(nèi)審計劃、方案及日程表，選取的內(nèi)審員是否獨立于被檢查部門，是否熟悉被檢查領(lǐng)域。內(nèi)審不符合項的分析、糾正/糾正措施及驗證、關(guān)閉是否有記錄。是否有管理評審計劃、方案及日程表，管理評審的輸入及輸出記錄是否完整齊全。2.9.6不符合工作及糾正預防措施藥檢實驗室中常見的不符合工作包括內(nèi)、外審中發(fā)現(xiàn)的不符合，以及參加外部能力驗證或測量審核中取得不滿意或可疑結(jié)果的不符合等。是否建立了不符合工作記錄臺賬或一覽表。調(diào)閱幾份不符合工作記錄表，檢查對不符合的整改是否從原因分析開始，采取的糾正措施是否合適，是否對糾正措施進行驗證并關(guān)閉不符合項。是否有預防措施計劃，如何啟動和控制預防措施，是否有記錄。2.9.7監(jiān)督及內(nèi)部質(zhì)控查監(jiān)督員的監(jiān)督記錄，監(jiān)督的頻次和內(nèi)容是否滿足要求。對照內(nèi)部質(zhì)控計劃查閱內(nèi)部質(zhì)控實施記錄，是否符合計劃要求并按規(guī)定評價。2.9.8檔案管理涉及管理體系的檔案主要是已存檔的質(zhì)量記錄（包括內(nèi)部審核報告、管理評審報告以及糾正措施和預防措施的記錄等）和技術(shù)記錄（包括原始觀察、導出數(shù)據(jù)和建立審核路徑有關(guān)信息的記錄、發(fā)出的每份檢驗檢測報告或證書的副本等）。檢查時著重注意檔案的保存和保密兩方面：檔案的保存條件是否適合，是否有防霉、防蟲等措施，是否規(guī)定了不同檔案的保存期限，過期檔案的處置是否合理，是否有處置記錄；保密方面關(guān)注檔案的查看、借閱手續(xù)是否齊全，是否有記錄等。3討論內(nèi)審中的不符合項按性質(zhì)可以分為文件性、實施性及效果性[18]，按對體系的影響程度可以分為輕微、一般及嚴重不符合?？梢栽诓环嫌涗浿泄催x不符合項的類型，便于統(tǒng)計分析出歷年出現(xiàn)的不符合項的情況，找出管理體系的薄弱環(huán)節(jié)以便于改進。內(nèi)審過程中如發(fā)現(xiàn)是實驗室的整體布局、設(shè)施等無法滿足檢驗工作的需要（如CL09中的5.3.1），單靠某個檢驗人員或?qū)嶒炇铱赡軣o法整改，可提出建議作為管理評審的輸入。還應(yīng)同時檢查上次內(nèi)審發(fā)生的不符合項的關(guān)閉情況。不同的審核組或內(nèi)審員應(yīng)執(zhí)行一致的判斷標準。檢查的理想狀態(tài)應(yīng)是一個純粹客觀的過程，但由于檢查的主體是內(nèi)審員，每個內(nèi)審員對條款準則的理解不同，就不可避免地在檢查過程尤其在判斷是否為不符合項時受主觀影響。因此，審核過程中充分的溝通很重要，要在審核與被審核方之間以及審核方內(nèi)部就有爭議的問題展開充分的討論，達成共識后確定內(nèi)審不符合項。本文撰寫期間正值認監(jiān)委的《實驗室資質(zhì)認定評審準則》向《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定評審準則》轉(zhuǎn)換之際，本文均參照后者的條款及要求。另外，藥檢實驗室均屬于檢測實驗室，故CNAS-CL01中涉及校準的內(nèi)容略去不提。一個好的質(zhì)量管理體系若要持續(xù)有效發(fā)展，上至管理者，下至員工，都應(yīng)遵守準則要求和體系文件要求，以保證質(zhì)量體系活動的有效性。內(nèi)部審核是保證質(zhì)量管理體系持續(xù)有效的一個重要要素[19]，是管理者制定管理措施的一個依據(jù)，是員工熟悉體系增強責任心的一個途徑[20]。實驗室應(yīng)重視內(nèi)審這一改進的重要渠道，避免內(nèi)審流于形式。[參考文獻][1]中國合格評定國家認可委員會.實驗室和檢驗機構(gòu)內(nèi)部審核指南（CNAS-GL12）[S].2015.[2]韓洪亮，郭建明，黃愛悅，等.論實驗室的內(nèi)部質(zhì)量體系審核工作[J].現(xiàn)代測量與實驗室管理，2005，13（1）：41-43.[3]童偉麗，王紅戟，林君.疾病預防控制機構(gòu)實驗室內(nèi)部審核技巧探討[J].中國衛(wèi)生檢驗雜志，2014，24（7）：1052-1054.[4]柘元蒙.小型實驗室管理體系內(nèi)部審核的策劃與實施[J].環(huán)境科學導刊，2007，26（6）：94-96.[5]李斌之，高春昱.實驗室質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的方法和技巧[J].現(xiàn)代測量與實驗室管理，2011，19（1）：55-56.[6]張志峰.淺談公路工程質(zhì)量監(jiān)測