汨羅文旅有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司基本信息介紹.....................................................................................................1

2公司差旅費報銷流程現(xiàn)狀.........................................................................................1

3公司差旅費報銷流程存在問題.................................................................................1

3.1出差申請表不完整..........................................................................................1

3.2報銷費用標準不明確......................................................................................2

3.3審批報銷無時間規(guī)定......................................................................................2

3.4報銷憑證審核不嚴謹......................................................................................2

4公司差旅費報銷流程優(yōu)化設(shè)計.................................................................................3

4.1完善出差申請表..............................................................................................3

4.2規(guī)定費用標準..................................................................................................3

4.2.1住宿標準...............................................................................................3

4.2.2餐費標準...............................................................................................4

4.2.3交通費標準...........................................................................................4

4.3規(guī)范報銷時間..................................................................................................5

4.4加強審核力度..................................................................................................5

4.4.1憑證審核...............................................................................................5

4.4.2人員培訓...............................................................................................6

5流程優(yōu)化設(shè)計評估.....................................................................................................6

參考資料........................................................................................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

汨羅文旅有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

1公司基本信息介紹

汨羅文旅有限公司成立于2014年1月23日，法定代表人為周建高，企業(yè)地

址位于湖南省汨羅市羅城大道瞭家山，所屬行業(yè)為商務(wù)服務(wù)業(yè)。公司現(xiàn)有經(jīng)驗豐

富的專業(yè)人才有15人，其公司經(jīng)營范圍一般包含：農(nóng)業(yè)民間工藝以及食品、休

閑農(nóng)產(chǎn)品和鄉(xiāng)村旅游資源的開發(fā)運營；旅游發(fā)展項目規(guī)劃與咨詢服務(wù)；舉辦市內(nèi)

文化藝術(shù)交流項目；主題公園、景點及中小型基礎(chǔ)設(shè)施的娛樂；停車場服務(wù)；農(nóng)

副產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)；住宿服務(wù)；旅行服務(wù)；汨羅文旅有限公司目前的營業(yè)狀況為持

續(xù)狀態(tài)（在營、開業(yè)、在冊）。

2公司差旅費報銷流程現(xiàn)狀

汨羅文旅有限公司長期致力于紅色文化旅游資源開發(fā)和運營與建設(shè)，人文主

題的旅游產(chǎn)品開發(fā)、宣傳，文化旅游景點規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)、經(jīng)營，文化旅游景區(qū)

及相關(guān)配套的建設(shè)等工作，隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，因此外出人數(shù)日漸增加，在各

線城市中都存在出差情況。外出途中因為處理個人公務(wù)時所發(fā)生的交通費、住宿

費用和公雜費等各項支出項目繁多，其報銷程序業(yè)務(wù)主要有公司財務(wù)辦公室主任

負責，500元以上的出差程序如圖所述：首先由公司出差人員填寫出差財務(wù)報銷

單，然后由部門經(jīng)理核對簽字，再然后交回公司財務(wù)辦公室領(lǐng)導進行審核簽字，

最后交財務(wù)部門憑報銷單報銷。而500元以下的報銷則直接略過部門經(jīng)理，直接

由辦公室主任審核簽字，然后由財務(wù)部門報銷差旅費。

出差人員填寫部門經(jīng)理審核辦公室主任審辦公室財務(wù)報

差旅費報銷單簽字核簽字銷

圖2-1汨羅文旅有限有限公司差旅費報銷流程圖

3公司差旅費報銷流程存在問題

3.1出差申請表不完整

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

該公司的出差申請表中，如下表所示，可以得出只列出了出差地點和工作安

排、工作事由和出差方式，缺乏了重要的出差時間，并且相關(guān)領(lǐng)導審批簽字和

有關(guān)出差費用也沒有列出，出差申請表內(nèi)容過于簡單。

表3-1出差申請表

申請人聯(lián)系電話所屬部門

出差地點及

工作安排

出差事由

出差方式

3.2報銷費用標準不明確

公司差旅費報銷包括住宿費、餐費和交通費報銷，在這三個方面報銷費用標

準存在不統(tǒng)一的問題。如兩個普通管理人員去同一個地方出差，具體出差情況

是一樣的，但是出差報銷所需的費用卻不一樣，一個明明是普通員工卻享受著坐

高鐵一等座的待遇，另一個普通員工卻是坐二等座的待遇，導致交通費報銷不一

樣，并且住宿費、餐飲費也有所不同。兩個都是普通員工，但差旅費報銷所有費

用都不一樣，就是因為沒有一個明確的報銷費用標準，所以存在員工想怎么報銷

就這么報銷的情況，以至于公司出差費用成本增多。

3.3審批報銷無時間規(guī)定

汨羅文旅有限公司對出差報銷時間沒有明確規(guī)定，部分公司員工出差后回到

公司，未能按時到公司財務(wù)部門報銷出差所需費用，一直拖著，拖著3，4個月

都不去報賬甚至更久，因為公司在報銷規(guī)定上有所欠缺，對差旅費報銷時限沒有

做出明確的規(guī)定，以至于對公司的利益造成了不好的影響。如公司出差人員并沒

有嚴格執(zhí)行公務(wù)出差事前報銷規(guī)定，當月出差的因為一些原因沒有及時報銷，然

而在下個月報銷，所以存在事后審批補報現(xiàn)象，公司財務(wù)也因為工作原因就只能

按報銷去解決，隨著時間就造成員工報銷意識不強，還讓員工養(yǎng)成了長期掛賬的

一個習慣。差旅費沒有及時可能報銷，這樣不利于資金的管理，容易造成公司混

亂。

3.4報銷憑證審核不嚴謹

公司相關(guān)財務(wù)人員對原始憑證的檢查以及審核時沒有及時核對票據(jù)時間和

金額等等。比如公司出差員工提交的報銷憑證上填寫的日期與自己出差的日期不

對應(yīng)。出差人員回到公司對差旅費報銷時，日期寫的是5月15日，但實際出差

2

時間是5月21日。出差人員一般給的付款憑證與具體出差日期不符，在審核憑

證時存在問題，有關(guān)領(lǐng)導審核時往往會忽視這些問題，審核不嚴謹。

4公司差旅費報銷流程優(yōu)化設(shè)計

4.1完善出差申請表

公司應(yīng)當明確公務(wù)外出事前申請、審批流程事項，對出差申請表進行內(nèi)容增

加，細化公司出差申請表，如下圖所示。

表4-1出差申請表

申請人聯(lián)系電話所屬部門

出差時間從____年___月__日__時__分至從____年___月__日__時__分，共計___小

時

出差地點及工

作安排

出行方式同行人員

出差事由

費用預(yù)算交通費費用總計

住宿費

其他：

部門經(jīng)理意見簽字：年月日

辦公室主任簽字：年月日

意見

填表說明1.本表適用范圍：外出出差人員均應(yīng)填寫

2.申請人填表后，直接交由部門經(jīng)理、辦公室主任審核審批

3.本表填寫后，原件復(fù)印件分存人事部、本相應(yīng)部門

4.本表后必須附上相關(guān)發(fā)票據(jù)

4.2規(guī)定費用標準

4.2.1住宿標準

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

公司規(guī)定出差住宿必須在規(guī)定的費用限額內(nèi)報銷，按照實際出差天數(shù)進行計

算，超過部分公司一律不承擔。如果有出差人員在出差期間居住在自己的親朋好

友家里，住宿費一律不允許報銷。公司員工要持有節(jié)儉意識，不能單獨往高消費

住宿去消費。

表4-2住宿標準（單位：元/天）

地區(qū)普通員工部門經(jīng)理及主任以上

一線城市400500

二線城市380450

三線城市300350

四線城市200300

縣級市及以下200300

備注：超出規(guī)定費用的報銷一般公司不予承擔，特殊情況除外，一定要與有關(guān)

領(lǐng)導溝通，經(jīng)批準后方可報銷

4.2.2餐費標準

出差人員應(yīng)按照出差天數(shù)計算，在規(guī)定限額內(nèi)報銷,其中高鐵汽車途中就餐

不超過50元一餐，凡超出餐費標準，超出費用一律自行承擔，相關(guān)詳細見下表。

表4-3餐費標準（單位：元/天）

人員一線城市二線城市三線城市四級城市縣級市及以下

普通員工10080757060

部門經(jīng)理及主12095807570

任以上

備注：在市內(nèi)，在中午十二點前可以回來的不報銷午餐，下午六點之前不報銷晚餐

4.2.3交通費標準

如果公司出差人員在一日之內(nèi)要去兩個或者兩個以上地方出差，差旅費報銷

就按照當天停留地推薦標準報銷，如果當天返回，按當日返回計算基于最遠的地

方算起。并且出差人員必須按照簡單的路徑使用交通工具，不能繞道，如遇到天

氣、道路堵塞等人為或不人為原因，需向有關(guān)領(lǐng)導請示表明，得到批準才可申請

出行。交通費報銷必須是憑紙質(zhì)車票報銷，不得弄虛作假，一旦經(jīng)舉報或者查實

發(fā)現(xiàn)，公司將一律按公司規(guī)章制度嚴格處理。并且普通員工無特殊情況不得乘坐

4

出租車，乘坐高費額來滿足自身需求，一切從公司運營實際情況出發(fā)，除特殊情

況外，一切遵循以下標準報銷。

表4-4交通方式標準

交通工具普通員工部門經(jīng)理及主任以上

大巴硬座硬座

火車硬座/硬臥硬座/硬臥/軟臥

高鐵二等座二等座/一等座

飛機經(jīng)濟艙經(jīng)濟艙/商務(wù)艙

4.3規(guī)范報銷時間

針對公司內(nèi)部因差旅費而報銷時限不準確的問題,現(xiàn)規(guī)定公司員工報銷時間

不能超過20天，若多于20天，個人或單位出差憑證、假單據(jù)、不合乎規(guī)定的發(fā)

票，也一概不可以報銷。如遇到特殊情況，需填寫延遲報銷單（如下表），向有

關(guān)領(lǐng)導審批。另外還建立了獎懲制度，超過20天就會受到一定的罰款，超過一

個季度的財務(wù)不能報銷，超出規(guī)定費用將自行處理，罰款可用在日常工作中表現(xiàn)

為優(yōu)秀員工的獎勵表彰，能夠帶動員工的積極性，促進公司的發(fā)展。

表4-5延遲報銷單

申請人聯(lián)系電話所屬部門

延遲理由

領(lǐng)導審核簽字：年月日

填表說明1.以上內(nèi)容必須真實屬實

2.附上報銷金額單據(jù)，方可作數(shù)

表4-6差旅費有關(guān)懲罰表

超過20天超過2個半月超過半個季度超過一個季度

120元260元450元自行承擔

4.4加強審核力度

4.4.1憑證審核

公司應(yīng)加強原始憑證的審核，確保出差人員提供的票據(jù)是真實有效的，防止

假票、過期票等其他有關(guān)票據(jù)情況出現(xiàn)；還要查看金額是否一致，查看有沒有涂

5

改過的現(xiàn)象，避免用其他的發(fā)票來代替報銷，或者還改了數(shù)字的；檢查各票據(jù)有

關(guān)費用是否明細，費用明細可以使公司有關(guān)領(lǐng)導審核時更加清楚知道公司應(yīng)承擔

的費用。報銷費用超過出差消費支出規(guī)模和范圍,個人不得報銷,在公司應(yīng)承擔起

自身責任,嚴格按照有關(guān)規(guī)定辦理。

4.4.2人員培訓

公司還要對公司的員工進行人員培訓，這是做好報銷憑證審核的關(guān)鍵。利用

員工培訓讓公司財務(wù)人員掌握各項業(yè)務(wù)的基本屬性，熟悉了解會計核算各種標準，

制度，程序，進一步提高會計基礎(chǔ)知識和基本技能技巧，提高審核力度，防止審

核時出現(xiàn)錯誤，公司人員要定時的參加有關(guān)職業(yè)培訓,加強責任意識,不僅負責專

業(yè),還負責公司,使得在公司面對問題時將能夠更好地處理問題。并且每一次培訓

結(jié)束后，每個人要寫一篇培訓心得體會，早會時分享給公司財務(wù)人員。

表4-7公司財務(wù)人員培訓計劃表

培訓名稱培訓地點培訓內(nèi)容培訓形式

會計崗位操作培訓會議室財務(wù)業(yè)務(wù)操作技能培訓網(wǎng)絡(luò)教學

核算技能培訓會議室會計有關(guān)核算業(yè)務(wù)