會議主持技巧培訓

FlextronicsInstitute(DoumenZhuhai)管理-表述技巧培訓注意事項

學員身份已經(jīng)告知替代你工作的同事處理必要事務(wù)不帶與培訓無關(guān)的物品進培訓室關(guān)掉手機電話訊息請于小休時才作處理請守時以確保課程能順利完成2024/12/122FlextronicsCorporatePresentation如何有效地操作會議培訓目標2024/12/123FlextronicsCorporatePresentation在會議操作中，如何更有效地運用表述技巧和程序呢？會議操作

會前安排

會議召開

會后程序2024/12/124FlextronicsCorporatePresentation會議操作有效操作會議是一項挑戰(zhàn)，你必須經(jīng)常把自己的、下屬的以及公司的目標結(jié)合在一起，耐心十足的做計劃。從以下陳述中選出在操作會議過程中運用表述技巧所能獲得的價值。

A.你能處理會議過程中所發(fā)生的沖突。

B.你能確定每個人都參與了會議。

C.你能避免會議中的沖突。

2024/12/125FlextronicsCorporatePresentation會議操作正確答案：A&B實際上，如果能合理操作，會議就會更有效。所有的與會者都應(yīng)該參與其中來獲取需要的信息。2024/12/126FlextronicsCorporatePresentation成功的會議需要一個明確的方向。作會前準備，需要積極并仔細耐心的思考。如果你都不知道你要去哪兒那你就要當心了，因為你不可能到達那兒了?！猋ogiBerra會前準備2024/12/127FlextronicsCorporatePresentation

安排會議相關(guān)的后勤工作

制訂一份會議議程

通知與會者會議詳情I.會前準備會議準備2024/12/128FlextronicsCorporatePresentation案例比爾負責公司每月銷售會議的后勤工作。為了讓會議舉辦成功，他擬了一張準備事項的清單。左欄中，比爾列出了主要工作，右欄中列出了需再一次確認的事項。主要工作確認事項選擇會議場地和時間確認與會者的最佳時間預(yù)定并檢查會議室確認會議室的大小合適確認主持人所要求的設(shè)備再一次檢查媒體設(shè)施準備提神的茶點通知酒店提供茶點的種類與時間制訂會議室與桌型的最后安排計劃檢查桌椅擺放，是否需要桌子或只需要椅子？指定人員協(xié)助如有必要，指定人員設(shè)置并操作媒體設(shè)施2024/12/129FlextronicsCorporatePresentationII.制訂會議議程

會議目的概述

場地

開始與結(jié)束的時間

主持人與會議主題的清單

每個主題的時間構(gòu)造

下次會議的日期與具體時間會前準備2024/12/1210FlextronicsCorporatePresentationIII.

通知與會者

通知的方式由組織的大小決定給每個與會者足夠的時間調(diào)整自己的時間表并做必要的安排

用傳真或e-mail的方式提前通知（包括常規(guī)郵件與提醒e-mail）

確認出席人數(shù)會前準備2024/12/1211FlextronicsCorporatePresentation案例（二）Joan被任命做一個銷售會議的議程，但她以前從來都沒有做過。會議兩周前，她開始e-mail給與會者通知會議的時間與地點；隨后，又發(fā)了一張包括所有議題的清單。馬上，類似“我們應(yīng)該獲知更多的情況”“誰將主講這些議題？”的反饋分涌而至。無奈，Joan只能和她的上司一起重新做這次會議計劃?，F(xiàn)在，請回答以下的幾個問題：2024/12/1212FlextronicsCorporatePresentation案例（二）以下說法是對還是錯？盡管該銷售會議被重新計劃，Joan仍正確的使用了會前準備技巧起草了一個成功的會議。

對錯實際上，Joan應(yīng)該將通知再提前一點，并制訂一個詳細、有效且專業(yè)的議程。2024/12/1213FlextronicsCorporatePresentation案例（二）雖然Joan在制訂會議計劃上不太明白，但是她依靠經(jīng)驗行事。Joan應(yīng)使用以下哪些方法來制訂成功會議的計劃呢？請選擇。下次這種情況應(yīng)請一個制訂會議計劃的專業(yè)人士來協(xié)助處理。制訂一個包括時間結(jié)構(gòu)，議題和主講人名單的議程。至少提前一個月通知與會者。認為常規(guī)的郵件和e-mail是通知與會者的最好方法。如果Joan提前通知與會者并制訂了議程，她的會前準備就成功了。2024/12/1214FlextronicsCorporatePresentation好的開始是成功的一半！會前準備2024/12/1215FlextronicsCorporatePresentation會議召開怎樣的會議就算成功？大綱中列出的事情都做了與會者十分滿意自己會上的表現(xiàn)

所以，在每一次會議中，你都應(yīng)該:圍繞其大綱與目標鼓勵參與會末總結(jié)

2024/12/1216FlextronicsCorporatePresentation

維持會議進程并將每個議題控制在短時間以內(nèi)。在議程中設(shè)置每個議題的時間范圍。

會議目標應(yīng)貫穿始終。

安排人員緩和會議氣氛；

安排人員做會議記錄并提醒時間。圍繞大綱與目標2024/12/1217FlextronicsCorporatePresentation鼓勵參與參與是任何會議成功的要素。以下是Mack和Sara關(guān)于會議中與會者問題的討論。2024/12/1218FlextronicsCorporatePresentation案例M-Mack；S：SaraM：你知道嗎，我認為這次會議開展得不錯，除了坐在后面的那兩個銷售部的女人。S：我明白你的意思。她們不僅遲到了，還一直在聊天。會議好象與她們無關(guān)。M：別這么說?？雌饋硭齻冎皇窃谙r間。得有個辦法讓她們改正才行。S：我不知道。她們看來很不合作。2024/12/1219FlextronicsCorporatePresentationM–Mack；S–SaraM：啊，我有個主意。我向來堅信“分而治之”，不妨一試。把她們分開去參與。S：把她們分開去參與？她們心思好象都沒在這上面。M：她們會驚訝并把它作為為一項挑戰(zhàn)。讓我們來個出其不意。我們可以組織一些臨時團隊。我想我們應(yīng)該先把她倆分開，讓她們各自成為一個小組的主持人。那樣，她們就會被隔開而更投入了。她們所做的一切都要遵守主持人工作表。S：真是個好主意，值得去試試。她們會認為被放在了起跑線上，我知道她們兩都是很精明的，如果她們能專心投入會議，那么它們在會議后會獲得更多。案例2024/12/1220FlextronicsCorporatePresentation要將消極的人員參與情況轉(zhuǎn)變成積極，你需要使用：由會議的種類來決定使用的方式。角色扮演

“破冰”游戲

問答時間

討論時間頭腦風暴

小組討論鼓勵參與2024/12/1221FlextronicsCorporatePresentation會末總結(jié)會議將要結(jié)束時，請注意會末總結(jié)。

總結(jié)討論的所有議題及所作出的重要決定。

收取反饋：評估與分析，收集肯定的和否定的建議，以便以后改進。2024/12/1222FlextronicsCorporatePresentation案例Susan是一個新上任的經(jīng)理，沒有什么經(jīng)驗，卻被要求組織公司的季會。從以下選項中，選出有效措施幫助她成功操作這個會議。會議中，SUSAN應(yīng)該：會議從問答環(huán)節(jié)開始以與會者填寫評估表來結(jié)束會議指派會議主持人與會者可隨意選擇相關(guān)議題實際上，指派支持人和運用評估表都是正確的步驟。在成功會議中，與會者是決不能選擇議題的。而問答環(huán)節(jié)應(yīng)該晚一點使用。2024/12/1223FlextronicsCorporatePresentation會議召開如果你始終堅持會議大綱與目標，不斷激勵，\并簡明扼要的進行會末總結(jié)，那你的會議就是成功有效的。2024/12/1224FlextronicsCorporatePresentation會后程序好的會后程序由以下組成：

給與會者會議記錄

回顧會議中的數(shù)據(jù)資料

計劃下一次會議直到它結(jié)束，其實都沒有真正地結(jié)束。

--YogiBerra2024/12/1225FlextronicsCorporatePresentation即時發(fā)布會議記錄。正確理解反饋

(問問自己)

a.這次會議達到預(yù)期的目的的嗎？b.人員參與足夠嗎?c.作出任何重大決策了嗎?

會后程序2024/12/1226FlextronicsCorporatePresentation會后程序Scott和Rachel在回顧那些從部門會議上得來的數(shù)據(jù)資料，但所得結(jié)果卻不相同。2024/12/1227FlextronicsCorporatePresentation案例S-Scott；R-RachelS：從得到的反饋看來這次會議是非常成功的。R：我知道你很高興，但我的感覺卻很復雜。S：我不明白。你也聽到了散會時那些銷售員的反饋。R：是的，但他們只占少數(shù)，而且大部分是朋友。如果你仔細看一下這些反饋表，就會發(fā)現(xiàn)真實的情況。這里才代表大部分人。S：我看到了一些否定的意見，但這并不重要。2024/12/1228FlextronicsCorporatePresentationS-Scott；R-RachelR：我認為很重要。從這些看來，他們在抱怨我們沒有按照議程的時間規(guī)定來進行，而且有些發(fā)言人因為材料組織不充分表述不清楚使人迷惑不解。S：你說的對?？赡芪抑豢吹搅宋蚁肟吹降臇|西，而忽略了遺留的問題。R：是的。以前我與你有同感。但我們可以根據(jù)反饋表的意見對下次會議有所改進，還能加入公司的底線。案例2024/12/1229FlextronicsCorporatePresentation分析結(jié)果：

應(yīng)多花時間做會議議程以便確認議題。

為員工設(shè)立明確的目標。

指派個人或一個團隊來評估這次會議。

給與會者發(fā)郵件并明確的詢問其反饋。會后程序2024/12/1230FlextronicsCorporatePresentation計劃下一次會議需考慮到：會后程序

安排最佳的會議時間和地點。選擇最好的會議形式。制訂詳細的會議議程。有效的桌型安排。選擇有力的視聽支持。指派有效的主持人。制定小組或公司目標2024/12/1231FlextronicsCorporatePresentation案例Rod對會議結(jié)果非常滿意。一切都很順利，而且他還收集到了很多數(shù)據(jù)資料?，F(xiàn)在，他必須做好會后的總結(jié)工作以防虎頭蛇尾。請從以下所列各會后工作中選出Rod需要用到有效的表達技巧的項。集合與會者一起對所得數(shù)據(jù)進行篩選，選出有效的。電話聯(lián)系所有與會者并對其表示感謝。查看評估意見，決定下次開會改變桌型。第二天e-mail給每位與會者會議記錄。對在會議中達成的重要決策制定執(zhí)行計劃。一般來說，花時間去查閱評估材料，迅速給與會者會議記錄，在以后的會議計劃中采用此次的反饋意見，都能提高會議的有