《ERP項目管理與實施》課件第6章

6.1需求調(diào)研6.2流程圖編制工具MicrosoftVisio6.3需求分析

本章小結(jié)習題

6.1.1需求調(diào)研的方法

開展ERP項目實施的需求調(diào)研工作，一般可以按照以下步驟進行：

(1)明確調(diào)研目標和調(diào)研對象：明確本次調(diào)研工作所要達成的目標，以及需要向誰進行調(diào)研。

6.1需求調(diào)研

(2)設(shè)計提問的問題：根據(jù)調(diào)研目標設(shè)計所需要提問的問題。

(3)確定并聯(lián)系調(diào)研對象：確定被調(diào)研的對象，并與被調(diào)研對象聯(lián)系好一切調(diào)研事項。

(4)實施調(diào)研：通過和被調(diào)研對象的交流獲得所設(shè)計問題的答案，并做好記錄。

(5)整理、分析，編寫調(diào)研報告：對調(diào)研的記錄材料進行整理、分析，并據(jù)此編寫出調(diào)研報告。6.1.2明確調(diào)研的目標和對象

對于ERP實施項目來說，調(diào)研的目標就是明確ERP系統(tǒng)所需要實現(xiàn)的功能需求、性能要求以及實施環(huán)境，以保證ERP實施的順利進行。而對于功能需求來說，最主要的就是ERP系統(tǒng)需要實現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程。

在實施ERP時，企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程和ERP實施完成后在ERP系統(tǒng)中正式運行的業(yè)務(wù)流程并不完全相同。未來的業(yè)務(wù)流程是在企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上優(yōu)化改進而得到的。在很多情況下，企業(yè)方的人員并不能直接提出未來要在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程，或者說，他們所提出來的業(yè)務(wù)流程，由于他們自身的慣性思維及對ERP系統(tǒng)不夠了解，并不是最優(yōu)的。因此，在實際的實施過程中，最終在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程都是在ERP供貨商的實施人員和企業(yè)的實施人員共同努力下，在企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上通過優(yōu)化形成的。調(diào)研工作的重要工作之一，就是和企業(yè)方的實施人員一起了解企業(yè)的現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，以及企業(yè)相關(guān)人員對于這些流程的改進看法。流程的管理總是涉及到多個部門，事實上，對企業(yè)流程管理現(xiàn)狀最清楚的莫過于那些中層人員，從他們手中經(jīng)過的流程是不是真的被有效管理，手下的每個人是不是都清楚自己應(yīng)該做什么，應(yīng)該對什么負責，不應(yīng)該做什么，業(yè)務(wù)流程方面存在哪些缺陷和不足，同時他們對流程的改進和期望一般也比較明確。因此，調(diào)研的對象一般應(yīng)是企業(yè)的中層管理人員。6.1.3調(diào)研準備

在進行正式的調(diào)研之前，需要做好一系列的準備工作，最主要的就是根據(jù)調(diào)研要實現(xiàn)的目標，來設(shè)計準備需要了解的問題。對于ERP實施項目來說，根據(jù)其目標需要了解的問題主要包含以下方面：

(1)性能要求：一般包括最終用戶接入數(shù)、同時在線人數(shù)、業(yè)務(wù)量(并據(jù)此估計的資料量)等。

(2)運行環(huán)境：一般包括接入終端的分布情況、計算機網(wǎng)絡(luò)連接情況、計算機的配置及性能、所使用的軟件環(huán)境、服務(wù)器上是否有其它應(yīng)用軟件并存、與其它應(yīng)用系統(tǒng)的接口情況等。

(3)實施環(huán)境：在ERP實施期間，企業(yè)所提供的各種條件，具體項目和運行環(huán)境相同，另外還包括在實施環(huán)境和正式運行環(huán)境之間切換時所提供的條件和要求。

(4)功能需求：

①業(yè)務(wù)流程：要明確主要的業(yè)務(wù)流程有哪些，每個業(yè)務(wù)流程的具體情況如何。

②報表需求：列出所有需要的報表以及各報表的樣式。③當前的財務(wù)和運作結(jié)構(gòu)圖：對企業(yè)當前的財務(wù)和運作機構(gòu)職責和關(guān)系的描述。主要包括組織結(jié)構(gòu)圖(顯示組織中的法人以及投資結(jié)構(gòu)，反映財務(wù)合并的層次和路徑，顯示組織內(nèi)部詳細的業(yè)務(wù)單元等)、業(yè)務(wù)組織單元清單(介紹每個業(yè)務(wù)單元的概覽和職責、所處理的業(yè)務(wù)和事件，以及目前所處的狀態(tài))和財務(wù)運作環(huán)境(包括賬套、貨幣、會計期間、法人等)。④審計和控制的需求：審計和控制的目標，是為了降低使用ERP系統(tǒng)處理客戶組織內(nèi)部交易而帶來的風險。該需求主要是指安全的需求以及關(guān)于月末結(jié)賬的處理條件。

⑤基礎(chǔ)資料的收集：一般包括物料情況(現(xiàn)存的物料分類情況、編碼情況、數(shù)據(jù)存儲方式，數(shù)據(jù)量、關(guān)注的物料屬性有哪些等，具體每種物料的數(shù)據(jù)在此時并不需要，以后由企業(yè)方的實施人員整理輸入)、供應(yīng)商、客戶以及各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼要求等。對于以上這些問題，要設(shè)計合適的表格，交給被調(diào)研對象填寫；或由被調(diào)研物件口述，由調(diào)研人整理填寫，并經(jīng)被調(diào)研物件簽字確認。另外，也可以由被調(diào)研對象直接提供其已經(jīng)存在或經(jīng)過其整理的書面資料。

下面列出一些常見的調(diào)研問題表格以供參考。

1.調(diào)研問題清單

調(diào)研問題清單見表6-1。表6-1調(diào)研問題清單在表6-1中，列出所有需要調(diào)研的問題并進行編號。其中，支撐材料是為了解決某項問題而需要具體收集的材料；調(diào)研對象可以是部門、崗位名稱或具體的人。在實施調(diào)研時，根據(jù)調(diào)研的具體情況填寫完成情況，有需要特別說明的地方則在備注中說明。調(diào)研問題的格式實際上并沒有嚴格的限制，但為了調(diào)研方便，可以事先準備好一些必要的表格，如“計算機配置清單”等；而對于沒有事先準備的表格，則可以是調(diào)研對象提供的各種類型的材料，也可以是調(diào)研實施者所書寫的文字或圖形材料。

2.計算機配置清單

計算機配置清單見表6-2。表6-2計算機配置清單說明：

(1)此表中，服務(wù)器1和服務(wù)器n與網(wǎng)絡(luò)拓撲圖中的服務(wù)器相對應(yīng)，有幾個服務(wù)器就設(shè)有幾行表格，并且應(yīng)用具體的服務(wù)器名稱來代替，如用“K3系統(tǒng)服務(wù)器”來代替“服務(wù)器1”，用數(shù)據(jù)庫服務(wù)器來代替“數(shù)據(jù)庫n”。

(2)可以將多臺客戶端的配置信息填寫在一行表格中。對于可能會影響系統(tǒng)運行性能的，可特別列出說明，否則可將一個類別或多個類別用途的計算機歸在一起進行說明，即使配置不同也可以放在一起。此時，在配置說明中，填寫一個籠統(tǒng)的說明即可。同樣，客戶端i也用一個具體的名稱來代替。

(3)由于計算機一般都需要安裝殺毒軟件或防火墻，因此可以在一行表格中進行說明。如果還有其它計算機都安裝的軟件，如實時監(jiān)控、加密保護等，也需要單獨一行進行說明。

3.業(yè)務(wù)流程清單

業(yè)務(wù)流程清單見表6-3。表6-3業(yè)務(wù)流程清單業(yè)務(wù)流程清單中應(yīng)包括所有需要在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程。實際上，在實施調(diào)研之前，表6-3中的內(nèi)容不一定正確，在調(diào)研準備時所列出的業(yè)務(wù)流程只能作為調(diào)研的參考，此表最終的內(nèi)容應(yīng)在調(diào)研過程中逐步明確。此表所包含的內(nèi)容應(yīng)由企業(yè)方的項目經(jīng)理最終確定，然后再對每項業(yè)務(wù)流程再次展開深入的調(diào)研。表6-3中的調(diào)研對象即為對應(yīng)業(yè)務(wù)流程所需要調(diào)研的對象，可能是一個部門、一個人，也可能是多個部門、多個人。對于每一個業(yè)務(wù)流程，需要收集以下數(shù)據(jù)：關(guān)于此業(yè)務(wù)的描述、此業(yè)務(wù)流程的適用范圍、所涉及的崗位及職責(即角色定義)、作業(yè)控制即流程控制過程、相關(guān)的檔和單據(jù)、改進建議等。這些數(shù)據(jù)一般可以要求調(diào)研對象以書面方式提供。如果調(diào)研對象沒有相對完整的書面數(shù)據(jù)，則一般由ERP供貨商提供類似流程的案例，在此基礎(chǔ)上與調(diào)研對象討論修改而得。因此，在調(diào)研準備階段，還需要準備好案例流程庫以備使用。這一點，金蝶公司做得較為出色，其實施人員在外出調(diào)研時，都有準備充分的同行業(yè)的案例流程庫，案例流程和企業(yè)的實際流程的差距都比較小，大大減少了調(diào)研的工作量。

4.報表需求清單

報表需求清單見表6-4。表6-4報表需求清單6.1.4制定調(diào)研計劃及實施調(diào)研

在列出所有需要調(diào)研的問題之后，應(yīng)制定調(diào)研計劃，估算出各項調(diào)研所需要的時間并明確調(diào)研對象，通過與被調(diào)研對象的聯(lián)系，再具體落實最終的調(diào)研時間、地點和交流方式。實際上，該調(diào)研計劃應(yīng)由軟件供貨商的項目經(jīng)理和企業(yè)方的項目經(jīng)理經(jīng)過協(xié)商再最終確定。在調(diào)研計劃制定之后，就是按計劃實施調(diào)研。這時，需要注意以下問題：

(1)有效的交流：良好的語言表達能力、優(yōu)秀的交際能力、較高的業(yè)務(wù)水平，將有助于雙方的交流。

(2)調(diào)研結(jié)果的確認：通過口頭交流方式產(chǎn)生的調(diào)研結(jié)果，最終應(yīng)以書面的形式確定下來。由于雙方在理解上可能存在差異性，因此應(yīng)對最終形成的書面結(jié)果進行再次確認，以保證雙方的同一理解，最好要有雙方的簽字確認。6.1.5調(diào)研結(jié)果的收集整理

在調(diào)研實施完成之后，需要對收集到的各項材料進行整理，并據(jù)此完成調(diào)研報告。調(diào)研報告應(yīng)包括以下內(nèi)容：

(1)調(diào)研目標和對象。

(2)調(diào)研實施情況說明。

(3)調(diào)研結(jié)果及初步分析：主要為調(diào)研所獲得的各項業(yè)務(wù)需求，如性能要求、運行環(huán)境、實施環(huán)境、功能需求等。其中，現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的詳細定義是調(diào)研報告的重點。另外，還要給出初步建議的改進流程以及現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程或改進業(yè)務(wù)流程和ERP標準解決方案之間的差距。

有關(guān)業(yè)務(wù)流程的描述，可以有多種方式，比如文字描述、流程圖等。這里，建議采用文字描述和流程圖相結(jié)合的方式，詳見例6-1。例6-1

業(yè)務(wù)流程描述。

產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)項目流程的描述由部分文檔組成，一是流程圖，一是文字描述。流程圖如圖6-1所示。圖6-1產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)項目流程圖產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)項目流程的文字描述如下所示：

產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)項目控制程序

1目的

為規(guī)范公司設(shè)計、開發(fā)活動，確保為客戶提供滿意的新產(chǎn)品，特編制本程序。

2范圍

本程序適用于公司新產(chǎn)品、新工藝、新材料的“三新”開發(fā)的所有項目。

3職責

3.1業(yè)務(wù)部為產(chǎn)品的設(shè)計開發(fā)提供市場信息、客戶信息，必要時代表客戶對開發(fā)產(chǎn)品進行確認。

3.2開發(fā)部組織成立開發(fā)項目小組，對開發(fā)項目進行評估、立項、策劃、驗證。

3.3采購部為開發(fā)項目提供所必需的物料。

3.4生產(chǎn)部所屬各車間及模具車間對開發(fā)項目進行打樣、制作。

3.5質(zhì)量部對打(試)樣產(chǎn)品進行檢驗。

4控制程序

4.1設(shè)計開發(fā)的立項

4.1.1立項來源：業(yè)務(wù)部根據(jù)市場調(diào)研分析的結(jié)果提出新產(chǎn)品開發(fā)的申請；顧客提出的新產(chǎn)品開發(fā)的要求，包括采用樣品、圖樣等要求和涂裝工藝、配合功能、裝配方式等要求；開發(fā)部根據(jù)公司的產(chǎn)品特點、行業(yè)狀況、技術(shù)市場趨勢或公司內(nèi)其他部門、人員的建議等提出的開發(fā)方案；開發(fā)部對新材料、新工藝的開發(fā)等。

4.1.2設(shè)計立項申請和審批：根據(jù)不同的項目來源，相應(yīng)的提出部門填寫《產(chǎn)品開發(fā)申請表》，詳細描述產(chǎn)品的要求、立項的依據(jù)、開發(fā)的進度要求等，有必要時也可以包含項目的開發(fā)費用預算，提交開發(fā)部。開發(fā)部組織對輸入信息進行評審，評審包括對設(shè)計信息的充分性、完整性和內(nèi)容是否清晰無誤等方面，并決定是否正式進行立項。確定后，交由總經(jīng)理審批，審批完成后的申請表下發(fā)給開發(fā)部，作為正式開發(fā)的依據(jù)。開發(fā)部根據(jù)項目特點組建開發(fā)項目小組，指定項目代表和專案助理。項目代表將以《項目要求確認書》的形式把產(chǎn)品開發(fā)信息傳遞給必要的項目小組人員。

4.1.3立項更改：正式立項后任何要求的更改必須由更改部門主管人員提交《開發(fā)項目更改申請表》，詳細說明更改理由。若客戶要求開發(fā)的，則對任何提出的更改必須經(jīng)過顧客的確認方可執(zhí)行；若客戶自己提議項目變更，則由項目代表組織相關(guān)項目小組人員進行評審，經(jīng)項目代表審批，必要時需交總經(jīng)理批準。

4.2設(shè)計開發(fā)策略

4.2.1設(shè)計立項完成后，項目代表根據(jù)輸入的信息進行編制，并填寫《項目計劃控制表》。

在開發(fā)過程中，如對設(shè)計進度有重新規(guī)劃的部門，則應(yīng)填寫《工作聯(lián)系單》交專案代表，項目代表根據(jù)實際情況對進度作調(diào)整，如影響客戶要求出貨的日期，必須同客戶進行及時溝通，取得客戶同意。

4.2.2在設(shè)計開發(fā)過程中，項目助理根據(jù)《項目計劃控制表》進行實時跟蹤，如發(fā)現(xiàn)異況，需及時與項目代表取得聯(lián)系，由項目代表決定采取措施進行解決。

4.3設(shè)計開發(fā)的輸入及評審

4.3.1設(shè)計開發(fā)的輸入包含《產(chǎn)品開發(fā)申請表》、客戶要求、市場分析報告等相關(guān)內(nèi)容，明確了設(shè)計開發(fā)各方面的要求。

4.3.2對設(shè)計輸入的評審包括對設(shè)計信息的充分性、完整性和內(nèi)容是否清晰無誤等方面，同時也包含對設(shè)計進度、人員安排的合理性等，評審方式為相關(guān)部門人員在《設(shè)計開發(fā)進度表》中相應(yīng)的欄目簽署意見，作為對輸入的評審。評審中的問題必須保證能夠及時有效地得到解決。

4.4設(shè)計輸出及評審

4.4.1設(shè)計開發(fā)中的設(shè)計輸出包括模具結(jié)構(gòu)草圖、零部件草圖、工藝草圖、產(chǎn)品草圖、采購明細、驗收標準等，可行時，也可以包括產(chǎn)品的效果圖等。

4.4.2設(shè)計輸出完成后，項目代表組織相關(guān)人員對設(shè)計輸出進行評審，評審方式以在相應(yīng)的草圖上簽署審批意見為主，必要時，組織召開會議，形成會議記錄。相應(yīng)的設(shè)計人員根據(jù)審批意見對設(shè)計輸出進行調(diào)整。

4.5試樣和驗證

4.5.1設(shè)計草圖完成以后，開發(fā)部組織進行模具制造和樣品試制。必要時，采購部門配合進行所需要物料的采購。

4.5.2樣品試制完整后，質(zhì)量部組織進行測試和檢定，開發(fā)部根據(jù)測試和檢定情況決定是否再次試樣或組織進行驗證，驗證的方式為根據(jù)樣品全面檢測的結(jié)果(質(zhì)量部提供《樣品檢測報告》和《產(chǎn)品驗收單》)，對照設(shè)計開發(fā)輸入中對產(chǎn)品的要求進行對比。不能通過驗證的，開發(fā)部組織進行原因分析，重新調(diào)整，再次組織試樣和驗證，直到通過為止。

4.6小批試制和確認

4.6.1產(chǎn)品驗證通過以后，開發(fā)部通知生產(chǎn)部組織小批試制。試制過程中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時解決處理，同時對相應(yīng)的工藝檔等進行調(diào)整。

4.6.2小批試制完成后，經(jīng)檢驗合格的樣品交由業(yè)務(wù)部送交顧客進行試用確認，試用情況填寫《顧客試用(確認)報告》，根據(jù)顧客試用的情況，開發(fā)部作相應(yīng)的調(diào)整，必要時，重新組織試樣。

4.7設(shè)計輸出數(shù)據(jù)評審和移交

4.7.1小批樣品經(jīng)顧客確認以后，項目助理整理設(shè)計開發(fā)資料，通知項目代表召集生產(chǎn)、質(zhì)量、采購等部門對設(shè)計過程形成的輸出內(nèi)容進行評審，包括模具、工裝、夾具、圖紙、檢驗標準、施工標準、工藝要求、物料清單等，相應(yīng)部門評價上述輸出的完整性和可行性，沒有疑問后，組織進行移交，填寫《設(shè)計輸出移交單》，相應(yīng)部門簽收并按不同輸出內(nèi)容的管理要求進行管理。評審中的問題必須由開發(fā)部及時得到解決，必要時，重新評審或試樣。

4.8設(shè)計更改控制

4.8.1設(shè)計開發(fā)過程當中由于評審、驗證或確認形成的更改要求可以直接實施，但必須注意對相應(yīng)的輸出內(nèi)容作調(diào)整和更改。

4.8.2其它的設(shè)計更改由提出更改的部門填寫《開發(fā)項目變更申請單》，注明更改的理由，經(jīng)開發(fā)部審批后實施。當更改對庫存產(chǎn)品、原料及已經(jīng)售出的產(chǎn)品有影響時，由開發(fā)部組織相關(guān)部門人員進行評審，總經(jīng)理最終審批確定。

4.8.3設(shè)計開發(fā)的更改經(jīng)審批后，由開發(fā)部組織實施。同時注意對相應(yīng)的原設(shè)計開發(fā)輸出內(nèi)容進行相應(yīng)的調(diào)整和更改。

5相關(guān)記錄

5.1《產(chǎn)品開發(fā)申請表》

5.2《項目要求確認書》

5.3《開發(fā)項目更改申請表》

5.4《設(shè)計開發(fā)進度表》5.5《項目計劃控制表》

5.6《新產(chǎn)品數(shù)據(jù)表》

5.7《產(chǎn)品驗收單》

5.8《試模記錄單》

5.9《模具驗收單》

5.10《樣品檢測報告》

5.11《顧客試用(確認)報告》

5.12《設(shè)計輸出移交單》

5.13《打樣申請單》

5.14《打樣通知單》

5.15《樣品交接登記表》

5.16《會議記錄表》6.2.1MicrosoftVisio簡介

MicrosoftVisio是一款功能強大的圖表制作軟件，該軟件以圖表的形式展現(xiàn)我們的想法和過程，從而對活動項目的流程和內(nèi)容了如指掌。我們也可以使用軟件來編制企業(yè)的業(yè)務(wù)流程圖。6.2流程圖編制工具MicrosoftVisio

1.?MicrosoftVisio的管理功能

(1)項目內(nèi)容管理：利用MicrosoftVisio創(chuàng)建靈感觸發(fā)圖可以記錄工作組自由聯(lián)想式思維的過程和結(jié)果。

(2)項目日程管理：利用MicrosoftVisio以簡單的格式呈現(xiàn)Project日程，做出一個易于閱讀并可呈現(xiàn)高級信息和關(guān)鍵里程碑的日程，以時間線的方式顯示Project的信息。

(3)信息溝通管理：MicrosoftVisio使用了豐富的繪圖類型和視圖，為項目中不同類別的人員提供了信息，以及繪制不同類型的圖來顯示不同信息。

2.?Visio產(chǎn)品的演變歷程

Visio是Visio公司在1991年推出的圖表制作軟件(現(xiàn)已被微軟收購)，早期它主要用于商業(yè)圖表制作，后來隨著版本的不斷提高新增了許多功能，發(fā)展到Visio4.0時已成為多功能的流程圖制作軟件。該軟件進入國內(nèi)后很快受到軟件使用者的歡迎，工作于Windows95環(huán)境下的Visio5.0，其完全安裝容量將近100MB，它不僅接口友好，操作簡單，還具有強大的功能，可以繪出各種各樣的流程圖，它的使用遍布各行各業(yè)，并不僅僅局限在商業(yè)、軟件業(yè)和電子設(shè)計領(lǐng)域，它是軟件設(shè)計者必不可少的工具。該軟件可制作的流程圖包括電路流程圖、工藝流程圖、程序流程圖、組織結(jié)構(gòu)圖、商業(yè)營銷圖、辦公室布局圖、方位圖等等。微軟公司的Office97中就集成了Visio4.0的組成部分。Visio公司推出的Visio2000分為標準版、技術(shù)版、專業(yè)版和企業(yè)版，Visio2000被宣稱是世界上最快捷、最容易使用的流程圖軟件。此后又推出了MicrosoftVisio2003和MicrosoftVisio2007版本，功能仍在不斷加強。

3.?MicrosoftVisio2003的運行環(huán)境

MicrosoftVisio的運行環(huán)境要求如下：

(1)操作系統(tǒng)：帶有ServicePack3或更高版本的Windows2000Professional、WindowsXPProfessional或WindowsVista。

(2)處理器：Pentium233MHz或更高處理器，推薦PentiumⅢ及更高處理器。

(3)內(nèi)存：最低128MB，推薦256MB及以上。

(4)硬盤空間：130MB可用硬盤空間(硬盤用量取決于配置，如果選擇自定義安裝，則可能需要更多或更少的硬盤空間)。

(5)顯示器：SuperVGA(800×600)或更高分辨率的顯示器。6.2.2MicrosoftVisio操作基礎(chǔ)

1.?MicrosoftVisio操作接口簡介

進入MicrosoftVisio軟件后的操作接口如圖6-2所示。圖6-2MicrosoftVisio操作接口

1)菜單

與其它軟件一樣，MicrosoftVisio的菜單字段于操作接口的上方。其中大部分菜單的設(shè)置類似于Office系列軟件，如【文件】、【編輯】、【視圖】、【插入】、【格式】、【工具】、【窗口】和【幫助】，而另外一些菜單命令是MicrosoftVisio所特有的，如【形狀】等。

2)工具欄

在操作接口中，菜單欄的下方一般會有兩個默認的工具欄：一個是“常用”工具欄，另一個是“格式”工具欄。

3)形狀窗口

形狀窗口默認顯示在工作窗口的左側(cè)，用于排列繪圖所需要的各種形狀。窗口將形狀分成多個不同的類型，選擇一個類型后，將列出此類型下的所有形狀。形狀窗口會因為選擇繪圖類型的不同而不同，圖6-2即為選擇流程圖后的形狀窗口。

4)正文窗口

正文窗口用于繪制圖形，窗口一次顯示一頁，繪圖時，就將形狀繪制在此窗口顯示頁的頁面上?？梢酝ㄟ^新加頁命令來創(chuàng)建新頁，以及通過此窗口左下角的頁卷標來換頁。

2.?MicrosoftVisio基本操作

在使用MicrosoftVisio時，會用到以下基本操作。

1)繪制一個形狀

鼠標左鍵點擊形狀欄中要繪制的形狀，并按住拖到右邊的繪圖接口中，則在右邊的繪圖接口中即出現(xiàn)所要繪制的形狀。

2)選擇一個形狀

如果要選擇一個形狀，通常是將鼠標指針指向所選形狀并單擊鼠標，此時形狀被幾個綠色點所包圍，表示它已被選中。

3)選擇多個形狀

首先選擇第一個形狀，然后按下【Shift】或【Ctrl】鍵并選擇其它的形狀，此時，被選中的幾個形狀被紅色邊框所包圍，所有被選中形狀的最外面則被一綠色邊框所包圍，如圖6-3所示。圖6-3選擇多個形狀圖6-3中，菱形的判定形狀沒有被選定，其它的三個形狀都被選定。

4)選擇區(qū)域內(nèi)的所有形狀

若要選擇一區(qū)域內(nèi)的所有形狀，通過鼠標框選該區(qū)域，則該區(qū)域內(nèi)的所有形狀全部被選定，但只有部分在此選定區(qū)域中的形狀將不會被選定，如圖6-4所示。圖6-4選擇區(qū)域內(nèi)所有形狀

5)給形狀增加文字

當給形狀增加文字時，只需雙擊該形狀，即出現(xiàn)輸入文字的矩形框。如圖6-5所示，雙擊左邊圖形所示形狀，然后就會出現(xiàn)右邊圖形所示的輸入文字矩形框。圖6-5給形狀增加文字6.2.3編制企業(yè)業(yè)務(wù)流程圖

1.業(yè)務(wù)流程圖常用符號說明

業(yè)務(wù)流程圖常用符號說明如下：

2.任務(wù)說明

繪制圖6-1所示的“產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)項目流程圖”。

3.流程圖繪制步驟

(1)創(chuàng)建文件，選擇繪圖模板。通過【文件】菜單中的【新建】命令，選擇流程圖的基本流程圖模板，即可創(chuàng)建一個空白的業(yè)務(wù)流程圖檔。此時，可以通過【保存】命令對檔進行保存。為避免因意外造成數(shù)據(jù)丟失，在繪制流程圖過程中，應(yīng)養(yǎng)成經(jīng)常保存的習慣。

(2)繪制“資料”形狀。用鼠標左鍵點擊【形狀】中的【數(shù)據(jù)】，并按住拖到右邊的繪圖接口中，在“數(shù)據(jù)”格處雙擊即可輸入文字，如圖6-6所示。圖6-6繪制“資料”形狀

(3)繪制其它形狀。同第(2)步，將其它形狀在合適的位置畫出，如圖6-7所示。

(4)加入流向指示線。選擇“動態(tài)連接線”形狀，將所有的形狀根據(jù)業(yè)務(wù)流程圖的需要連接起來，如圖6-8所示。

(5)加入文字說明。選擇工具欄中的文本工具按鈕，如圖6-9所示。圖6-7繪制其它形狀圖6-8加入流向指示線圖6-9選擇文本工具按鈕在流程圖的最上方位置，輸入文本“產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)項目流程圖”，然后將此文本的字體設(shè)為宋體30pt大小，再將此文本的邊框線型設(shè)為無。

用同樣的方法，輸入流程圖中的其它文本，即可完成整個流程圖的繪制。

實際上，并不需要嚴格在第(3)步完成之后，才能進行第(4)、(5)步，也可以按業(yè)務(wù)流程的順序以及流程各環(huán)節(jié)的順序，在將前一環(huán)節(jié)的形狀、流向指示線和文字說明都完成之后，再繪制下一環(huán)節(jié)的內(nèi)容。6.3.1需求分析的方法

需求分析的目標是為新的應(yīng)用系統(tǒng)定義業(yè)務(wù)需求，是在需求調(diào)研的基礎(chǔ)上對調(diào)研數(shù)據(jù)進行分析整理，對不同說法的需求進行歸納統(tǒng)一，尤其是需要明確企業(yè)真正的業(yè)務(wù)需求，同時對于ERP系統(tǒng)能否實現(xiàn)此需求進行分析，對于不能實現(xiàn)的需求，應(yīng)與企業(yè)進行協(xié)商并盡可能去除。6.3需求分析具體進行需求分析時，可以按照以下步驟進行：

(1)理解企業(yè)的業(yè)務(wù)以及相關(guān)領(lǐng)域的需求。

(2)理解并編制企業(yè)業(yè)務(wù)運作及財務(wù)的組織結(jié)構(gòu)圖。

(3)通過對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的分析、改進，明確最終需要在ERP中實現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程。

(4)確定每個業(yè)務(wù)流程所需要的交易和數(shù)據(jù)的數(shù)量。

(5)為了與業(yè)務(wù)流程匹配，編寫一套完整的業(yè)務(wù)需求場景清單。

(6)定義業(yè)務(wù)信息中審計和控制的需求。

(7)定義企業(yè)中的報表需求。6.3.2改進企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程

改進企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程也就是對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，有兩個實現(xiàn)方法，一是業(yè)務(wù)流程重組，一是USA原則。業(yè)務(wù)流程重組認為：現(xiàn)有的流程都是有缺陷的，應(yīng)對每個業(yè)務(wù)流程都進行重新設(shè)計；而USA原則則認為：現(xiàn)有的流程已經(jīng)運行得很好。企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)的流程是否需要改進應(yīng)具體分析。下面分別進行說明。

1.業(yè)務(wù)流程重組

業(yè)務(wù)流程重組(BPR)是指對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行根本性再思考和徹底性再設(shè)計，從而獲得在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面業(yè)績的改善，使得企業(yè)能最大限度地適應(yīng)以“顧客、競爭和變化”為特征的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營環(huán)境。

根本性再思考表明業(yè)務(wù)流程重組所關(guān)注的是企業(yè)核心問題。

徹底性再設(shè)計表明業(yè)務(wù)流程重組是對企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程進行重新構(gòu)建，而不是改良、增強或調(diào)整。戲劇性改善表明業(yè)務(wù)流程重組追求的是使企業(yè)業(yè)績有很顯著的增長、極大的飛躍和產(chǎn)生戲劇性的變化。

對于比較大的ERP項目來說，業(yè)務(wù)流程重組和ERP實施之間具有密不可分的關(guān)系，具體說明如下：

(1)?ERP和BPR互為成功的前提條件：實施ERP前要先進行BPR，否則ERP應(yīng)用將很難取得應(yīng)用預期目標，甚至導致失?。贿M行BPR也要借助ERP作為技術(shù)手段和管理工具。

(2)側(cè)重點不一樣：BPR側(cè)重企業(yè)業(yè)務(wù)流程的整體優(yōu)化，而ERP側(cè)重在合理的業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上實現(xiàn)對企業(yè)資源的有效利用和管理。

(3)目標一致：ERP和BPR都是為了提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平，實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標。

從以上說明可以看出，業(yè)務(wù)流程重組是一項很龐大的工作，需要專業(yè)的團隊來指導實施，需要企業(yè)各部門全方位的配合，同時具有很大的風險。因此，業(yè)務(wù)流程重組的工作在一般情況下并不是由ERP的實施人員來完成的，故不再對其具體內(nèi)容進行詳細說明。

2.?USA原則

USA原則是指理解(Understand)、簡化(Simplify)、自動化(Automate)，即通過對業(yè)務(wù)的理解，對流程進行簡化，從而實現(xiàn)操作自動化。

理解包含三方面內(nèi)容：企業(yè)員工和軟件實施人員對流程中每一步驟的一致理解、對關(guān)于流程的假設(shè)進行分類、對流程的描述。簡化包括以下四種方法：

(1)重新整理：就近對流程的有關(guān)步驟和實現(xiàn)方法進行重新整理。例如，把裝置、流程步驟和相關(guān)人員放在一個邏輯組中是一個簡單而有效的降低復雜度的方法；改變流程中各步驟的順序，也可節(jié)省工作時間，節(jié)省大量資金。

(2)消除：消除、減少部分流程步驟。例如，原來原材料是從100多個供貨商購買的，而現(xiàn)在通過對供貨商的認證，減少供貨商數(shù)量到50家，從而減少了采購的部分環(huán)節(jié)，簡化了流程，消除了多余的工作。

(3)組合：對部分流程步驟進行合并。多過程步驟的組合和BOM模塊化在簡化流程期間是極為有益的。例如，兩個操作工序的組合可能減少不必要的移動時間、生產(chǎn)處理和工人空閑時間。

(4)增加：增加流程步驟。盡管看起來有些矛盾，但流程數(shù)量的增加，實際上可以簡化日常功能。例如，一個訂單是屬于例外類，那么將按例外情況處理方法處理訂單；如果訂單沒有發(fā)生例外，則可以得到快速、高效的處理，而不必耗費更多的管理費用。因此，增加流程步驟，將訂單分為常見狀況和例外狀況，從而根據(jù)不同訂單類別，進行不同的后繼處理步驟。

3.業(yè)務(wù)流程優(yōu)化示例

例6-2XX企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。

原有業(yè)務(wù)流程如下：

(1)采購員向供貨商下達訂單之后，隨即傳送一份訂單副本給“應(yīng)付”部門。

(2)供貨商送來的貨物抵達指定的庫房時，驗貨員對貨物進行清點、記錄，然后將點貨清單轉(zhuǎn)遞給“應(yīng)付”部門。

(3)供貨商在送出貨物的同時將貨款發(fā)票送給“應(yīng)付”部門。

(4)對每一批貨物的三套單據(jù)(訂單、點貨清單和發(fā)票)核對無誤后，“應(yīng)付”部門發(fā)出貨款支票。優(yōu)化分析如下：

(1)原有業(yè)務(wù)流程完全是按照部門來劃分的。各部門(采購、倉庫驗收、應(yīng)付)分別完成大量的單項任務(wù)(填寫、傳遞、驗貨、單據(jù)核對、付款)。

(2)訂單、發(fā)票、驗貨清單上的很多項目都是相同的(如訂購貨物的名稱、單價、數(shù)量、供貨商等)，而現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程中，這些數(shù)據(jù)由不同的部門輸入，會產(chǎn)生輸入工作量增加、數(shù)據(jù)來源不統(tǒng)一而造成的數(shù)據(jù)不一致等問題。

(3)考慮使用ERP系統(tǒng)后的數(shù)據(jù)共享，可以使數(shù)據(jù)輸入在一個部門完成。因此，對原有業(yè)務(wù)流程進行簡化處理。優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程如下：

(1)采購員通過共享的計算機系統(tǒng)生成采購訂單。

(2)供貨商將貨物送到庫房。

(3)驗貨員根據(jù)共享系統(tǒng)中的訂單驗收貨物。

(4)驗貨員將處理結(jié)果返回共享系統(tǒng)。

(5)系統(tǒng)自動生成憑證，并開具支票給供貨商。優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程優(yōu)點如下：

優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程使共享處理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)全部由采購員輸入，保證了系統(tǒng)數(shù)據(jù)入口的單一性。另外，“付款審核”這項原來由“應(yīng)付”部門完成的業(yè)務(wù)改由驗貨員來完成，所審核的訂單來自系統(tǒng)，把它與所驗收的貨物核對，并將“相符”或是“不相符”的核對結(jié)果送回系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動生成憑證并開具支票付款。整個業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)了跨職能部門的業(yè)務(wù)管理。優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程與ERP的管理思想及其軟件產(chǎn)品的運行機制一致，實施ERP就可以獲得成功。

4.業(yè)務(wù)流程優(yōu)化注意事項

在設(shè)計和優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程時，要特別注意以下方面的內(nèi)容：

(1)要盡可能利用IT手段實現(xiàn)信息的一次處理與共享使用機制，將串行工作流程改造為并行工作流程，將數(shù)據(jù)的多地方輸入改成一個地方輸入。

(2)企業(yè)管理規(guī)范化和企業(yè)業(yè)務(wù)實際的合理統(tǒng)一。在強調(diào)企業(yè)管理規(guī)范化的同時，要注意企業(yè)業(yè)務(wù)的實際情況，不能一味地要求企業(yè)進行規(guī)范化管理(實際上是要求企業(yè)按照ERP的標準業(yè)務(wù)流程操作)，也不能全部都按照企業(yè)的實際流程進行(實際上是沒有考慮采用ERP后的流程優(yōu)化)，這兩者之間必須達到一個合理的統(tǒng)一，也就是要讓企業(yè)明白優(yōu)化流程的好處并主動接受此流程。6.3.3企業(yè)業(yè)務(wù)需求和ERP軟件系統(tǒng)功能的矛盾解決

企業(yè)的業(yè)務(wù)需求和ERP軟件系統(tǒng)功能之間總是會存在著一定的差距，根據(jù)情況的不同，一般有兩種主要的解決途徑：

(1)企業(yè)需求適應(yīng)軟件的功能。一般成熟的ERP軟件產(chǎn)品在其市場化后，客戶量比較大，這時，一般不會再根據(jù)某個具體的客戶來修改軟件功能，或者當修改軟件功能所需要的投入大于企業(yè)所能承擔的投入時，就需要讓企業(yè)的需求來適應(yīng)軟件的功能。這種適應(yīng)又分為以下三種情況：

①完全不需要在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)，通過手工文件來傳遞信息，即軟件系統(tǒng)不予以實現(xiàn)此需求。

②建立可選或替代的業(yè)務(wù)處理方法，即通過變通的方法來實現(xiàn)企業(yè)需求。

③修改客戶的業(yè)務(wù)流程，即部分實現(xiàn)企業(yè)需求。

(2)軟件的功能適應(yīng)企業(yè)需求。在大多數(shù)情況下，ERP軟件實施通過參數(shù)化無法實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)需求時，就需要進行定制開發(fā)，以滿足企業(yè)的特殊需求。一般情況下，這種定制開發(fā)都會增加投入成本，延長實施時間。實施人員需要和企業(yè)進行很好的溝通，明確定制開發(fā)和投入成本、實施時間的關(guān)系。6.3.4編寫業(yè)務(wù)解決方案

在完成需求分析之后，要以書面的形式提交需求分析的成果，即業(yè)務(wù)需求說明書。此業(yè)務(wù)需求說明是最終確認的需要實現(xiàn)的需求說明，是項目實施的主要指導文件，是項目最終驗收的依據(jù)。

在一些ERP軟件公司中，實際上是在“解決方案”中包含了業(yè)務(wù)需求說明書的這些內(nèi)容，即將業(yè)務(wù)需求說明書和解決方案，這兩個文檔合并為一個文檔來編寫。例如，金蝶軟件公司和杭州優(yōu)時軟件公司的實施方法論就是以解決方案來代替業(yè)務(wù)需求說明書的。因此，這里主要介紹業(yè)務(wù)解決方案的編寫。業(yè)務(wù)解決方案的編寫要做到詳細和完整，用詞要明確，即要求準確的描述業(yè)務(wù)需求，盡可能減少歧義。必須要實現(xiàn)的需求才能寫入解決方案中；在調(diào)研時有人提出但在需求分析時被否定的需求是屬于不需要實現(xiàn)的需求，不能寫入解決方案中。

業(yè)務(wù)解決方案一般包含以下部分：項目背景、文文件約定、產(chǎn)品范圍、參考文獻、業(yè)務(wù)功能解決方案、運行環(huán)境等。這里面最重要的也是最具有實質(zhì)性的內(nèi)容，是業(yè)務(wù)功能解決方案的編寫，而不同的公司對此部分內(nèi)容的編寫也有多種不同的組織結(jié)構(gòu)，但一個總的特點都是要求能夠說明業(yè)務(wù)特點、說明如何應(yīng)用ERP軟件系統(tǒng)解決業(yè)務(wù)問題。下面給出了兩個業(yè)務(wù)功能解決方案的編寫案例以供參考。

例6-3A機械公司ERP系統(tǒng)解決方案。

案例說明：

A機械公司ERP系統(tǒng)采用杭州優(yōu)時軟件公司的EOS系統(tǒng)，以下是解決方案書中的部分目錄和一個功能的具體解決方案內(nèi)容。

A機械公司ERP系統(tǒng)解決方案的部分目錄如下所示：

從目錄中可以看出，業(yè)務(wù)功能解決方案部分內(nèi)容是按業(yè)務(wù)模塊來編寫的，而且詳細程度也各不相同，其中，計劃與生產(chǎn)制造管理部分內(nèi)容較多，因為這個模塊是A機械公司最看重的，也是整個ERP系統(tǒng)中最重要的一個模塊。

A機械公司ERP系統(tǒng)解決方案的中“3.2.2ERP車間控制”的內(nèi)容如下所示：3.2.2?ERP車間控制

一、企業(yè)特點

閥門行業(yè)的生產(chǎn)特點是閥門毛坯的制造工藝及檢驗工藝比較復雜，機械加工難度大，閥門零件在機床上安裝比較困難，對工裝夾具要求高，車間內(nèi)大部分采用機器單臺加工的模式。相應(yīng)地，要做好閥門行業(yè)的生產(chǎn)制造控制，需加強計劃與回饋，加強質(zhì)量檢驗與記錄，加強成本數(shù)據(jù)采集。

二、解決方案

本系統(tǒng)的目標就是幫助用戶監(jiān)督和控制車間生產(chǎn)活動，幫助用戶正確安排從工作中心派工、物料領(lǐng)用、工裝夾具領(lǐng)用、加工過程質(zhì)量與成本數(shù)據(jù)采集、批次管理、完工入庫的全過程，以確保車間任務(wù)能夠按照計劃要求及時完成；同時幫助企業(yè)提高勞動生產(chǎn)率，減少車間在制品，提高產(chǎn)品質(zhì)量。

車間管理的流程見圖3-2-4。圖3-2-4車間管理的流程

1.車間定單

車間定單是下達到車間的生產(chǎn)任務(wù)單，并為生產(chǎn)定單進行配料匯總(生產(chǎn)配方)。注意一個生產(chǎn)對象是一個定單號，這是車間定單跟蹤成敗的關(guān)鍵。

此階段內(nèi)可以打印物料表和工藝過程卡。工藝過程卡是一種面向加工件說明物料需求計劃的檔，其表頭為加工件信息，其表體為加工工序。工藝過程卡是加工對象所需工序明細表。

2.車間定單查詢報表

1)當前工作中心的車間定單報表

此報表按當前工作中心進行分類。當前工作中心是指車間定單目前在此加工的工作中心。此報表顯示所有未完成的車間定單。

2)物料短缺報表

此報表顯示已下達車間定單中的全部物料短缺清單。報表顯示如下信息：物品號、物品名、物品計量單位、物品規(guī)格、車間定單號、需求數(shù)量、現(xiàn)有量、缺貨數(shù)量、需求日期。

3)工裝夾具使用計劃清單

此報表顯示工裝夾具的使用計劃清單。工裝夾具的類型來自于工藝路線中指定的編號，為了方便操作員減少拆卸安裝工具的時間，可以將派工作業(yè)按模具號排序，加工時可以將使用同種工裝夾具的作業(yè)一起加工。

3.物料流程控制

根據(jù)定單領(lǐng)料單或匯總領(lǐng)料單將物料發(fā)放至車間，可以通過單個發(fā)放或多個發(fā)放至工作中心。

領(lǐng)料和發(fā)料過程通過庫存事務(wù)及時準確地進行報告，以維護庫存的準確性。領(lǐng)料單：車間定單所需要的物料清單?？梢园磫蝹€定單打印領(lǐng)料單，也可以將多個定單一起打印為匯總領(lǐng)料單。

物料發(fā)放：可以單個進行，也可以多個物料一起發(fā)放。

單項發(fā)料：每次僅為車間定單發(fā)放一個物品。發(fā)放數(shù)量不一定等于分配數(shù)量。可以從非分配庫位發(fā)放物料。單個發(fā)料物品必須通過單項發(fā)料進行。

多項發(fā)料：處理物品主文件中規(guī)定多項發(fā)料的物品，為一個定單一次發(fā)放多個物品。

4.工票錄入

通過錄入工票采集的制造過程數(shù)據(jù)，可以嚴密細致地跟蹤到每一工序的生產(chǎn)進度及每一工序的質(zhì)量情況，工票采集的制造過程數(shù)據(jù)有定單號、工序號、模具號、工人號、加工的數(shù)量、合格或者不合格數(shù)量等。

工票的數(shù)據(jù)可方便多方面的資料統(tǒng)計需要，如生產(chǎn)進度、質(zhì)量分析、計件工資結(jié)算、實際負荷與能力核算等。

5.生產(chǎn)接收

生產(chǎn)接收是按車間定單完成物品生產(chǎn)并將其收入倉庫，以更新車間定單的剩余數(shù)量。此過程由生產(chǎn)接收程序完成。

回轉(zhuǎn)接收：對未結(jié)車間定單的庫存接收錯誤所采取的校正技術(shù)。如果通過庫存報表、物料狀態(tài)查詢或倉庫、車間人員發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)接收錯誤，就要進行校正。一般分以下兩種情況進行不同處理：

●車間定單未結(jié)：執(zhí)行回轉(zhuǎn)接收，仍然通過生產(chǎn)接收程序，數(shù)量輸入負數(shù)即可。●車間定單已結(jié)：進行調(diào)整事務(wù)。通過建立特殊原因代碼來完成回轉(zhuǎn)接收，這樣便于發(fā)現(xiàn)錯誤，有利于總結(jié)經(jīng)驗、分析問題等。

反沖接收：在生產(chǎn)完成后，按接收入庫的成品數(shù)量計算所需的生產(chǎn)物料，并將物料從庫存帳中扣除，同時完成倉庫接收成品入庫存帳。

返回倉庫：當車間定單任務(wù)生產(chǎn)完成后，發(fā)給車間定單的全部未用物料應(yīng)退回倉庫。針對原始的車間定單，對退回的物料應(yīng)做回轉(zhuǎn)發(fā)放，物料不應(yīng)簡單地用于下一車間定單中，因為這直接影響著車間定單的成本核算以及物料庫存的準確性。

6.車間定單完成

在檢查以下情況確定正確后，車間定單可以關(guān)閉：

(1)物料發(fā)放是否全部完成。

(2)未用物料是否已做退庫處理。

(3)全部生產(chǎn)工票是否已經(jīng)全部錄入并過賬。

(4)