A 外包與采購管理細則

PAGEPAGE10TOC\o"1-3"\h\z第9章外包與采購管理1、外包與采購管理外包與采購管理（OutsourcingandProcurementManagement,OPM）是指外包管理和采購管理，目的是選擇合適的承包商和供應商，并依據合同進行有效的管理。在立項階段應當進行“Make-or-Buy決策”，確定待開發(fā)產品的哪些部分應當“采購”、“外包開發(fā)”或者“自主研發(fā)”。外包管理與采購管理的流程如圖1-1所示。驗收簽訂合同選擇供應商采購管理流程驗收外包管理流程簽訂合同選擇承包商外包開發(fā)自主研發(fā)采購MakeorBuy決策過程監(jiān)控驗收簽訂合同選擇供應商采購管理流程驗收外包管理流程簽訂合同選擇承包商外包開發(fā)自主研發(fā)采購MakeorBuy決策過程監(jiān)控圖1-1外包管理與采購管理流程圖2、外包與采購管理規(guī)程本規(guī)范闡述了外包與采購管理過程域的兩個主要規(guī)程：外包管理采購管理2.1外包管理2.1.1目的從多個候選承包商中選擇最合適的承包商，與其簽訂外包開發(fā)合同，并依據合同監(jiān)控外包開發(fā)過程以及驗收成果。2.1.2角色與職責機構外包管理員邀請一些項目成員、同行專家、財務人員、市場人員等人組成臨時的外包管理小組。機構外包管理員為該小組的負責人。2.1.3啟動準則在立項階段，有關人員已經進行了“Make-or-Buy決策”，確定了需要外包的產品部件（通稱外包項目）。2.1.4輸入“Make-or-Buy決策”產生的文檔，主要是對外包產品部件的描述。2.1.5主要步驟2.1.5.1選擇最合適的承包商起草《外包開發(fā)競標邀請書》外包管理小組起草《外包開發(fā)競標邀請書》，主要內容包括：外包項目基本信息外包產品部件的詳細說明一些要求和約束制定“承包商評估標準” 外包管理小組制定“承包商評估標準”，主要評估因素有：開發(fā)方案是否令人滿意？開發(fā)周期是否可以接受？性能價格比如何？能否提供較好的服務（維護）？是否具有開發(fā)相似產品的經驗？承包商以前開發(fā)的產品是否有良好的質量？承包商的開發(fā)能力與管理能力如何？承包商的資源（人力、財力、物資等）是否充足并且穩(wěn)定？承包商的信譽如何？外界對其評價如何？承包商是否已經取得業(yè)界認可的證書如ISO質量認證、CMM2級以上認證？承包商的地理位置是否合適？外包管理小組可以根據實際情況適當修改上述評估標準。競標邀請外包管理小組與候選承包商建立聯(lián)系，分發(fā)《外包開發(fā)競標邀請書》以及相關材料。外包管理小組整理并保存候選承包商提交的“應標書”以及相關材料。粗篩選外包管理小組按照“承包商評估標準”對候選承包商進行粗篩選，剔除明顯不合格的承包商。在此評估過程中，外包管理小組可能要和候選承包商進行交流（如面談、電話交談）。評估結論記錄在《承包商評估報告》之中。通過了粗篩選的候選承包商將進入下一輪評估，轉向[5]。評估候選承包商的綜合競爭力外包管理小組按照“承包商評估標準”逐一評估候選承包商的綜合競爭力，給出排名。在此評估過程中，外包管理小組要和候選承包商進行深入的交流（如面談、電話交談）。評估結論記錄在《承包商評估報告》之中。評估風險外包管理小組逐一評估與候選承包商建立外包合同的風險，評估結論記錄在《承包商評估報告》之中。確定承包商外包管理小組根據[5]和[6]的結論，挑選出最合適的承包商。外包管理小組產生完整的《承包商評估報告》。2.1.5.2簽訂外包合同協(xié)商外包管理小組和承包商就《外包開發(fā)合同》的主要條款進行協(xié)商（談判），達成共識。協(xié)商的重點包括：承包金額和付款方式產品交付方式和交付日期違約處理開發(fā)計劃監(jiān)控計劃驗收計劃維護計劃起草合同外包管理小組和承包商按照指定的模板共同起草《外包開發(fā)合同》。簽訂合同外包管理小組和承包商仔細審查《外包開發(fā)合同》中的每個條款，確保合同沒有錯誤和隱患。合同雙方的代表（具有法律效律的人）在《外包開發(fā)合同》上簽字，此后合同生效。2.1.5.3監(jiān)控外包開發(fā)過程進展檢查外包管理小組按照《外包開發(fā)合同》中的“監(jiān)控計劃”，定期檢查承包商的開發(fā)進展情況，并記錄到《外包開發(fā)過程監(jiān)控報告》之中。進展檢查的重點是：實際進度是否與計劃相符？承包商的投入（人力、物力、財力）是否充分？質量檢查外包管理小組按照《外包合同》中的“監(jiān)控計劃”，組織人員對承包商的工作成果進行技術評審、測試，或者參與承包商組織的技術評審和測試，以保證工作成果的質量符合要求。外包管理小組將評審結論記錄到《外包開發(fā)過程監(jiān)控報告》之中。糾正偏差外包管理小組根據進展檢查和質量檢查的結論，督促承包商糾正工作偏差。如果需要更改合同、產品需求或開發(fā)計劃，則按照變更控制規(guī)程處理。2.1.5.4外包開發(fā)成果驗收驗收準備承包商將待驗收的工作成果準備好，并將必要的材料提前交給外包管理小組。外包管理小組慎重地組織驗收人員。外包管理小組與承包商確定驗收的時間、地點、參加人員等。審查與測試成果審查。驗收人員審查承包商應當交付的成果，如代碼、文檔等等。確保這些成果是完整的并且是正確的。驗收人員將審查結果記錄在《外包開發(fā)成果驗收報告》之中。驗收測試。驗收人員對待交付的產品進行全面的測試，確保產品符合需求。驗收人員將測試結果記錄在《外包開發(fā)成果驗收報告》之中。問題處理如果驗收人員在審查與測試時發(fā)現(xiàn)工作成果存在缺陷，則外包管理小組應當視問題的嚴重性與承包商協(xié)商，給出合適的處理措施。如果工作成果存在嚴重的缺陷，則退回給承包商。承包商應當給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商第二次驗收的時間。如果給驗收方帶來損失，應當依據合同對承包商作出相應的處罰。如果工作成果存在一些輕微的缺陷，則承包商應當給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商是否需要第二次驗收。成果交付與簽字當所有的工作成果都通過驗收后，承包商將其交付給外包管理小組。雙方的責任人簽字認可。外包管理員通知本機構的財務人員，將合同余款支付給承包商。2.1.6輸出《外協(xié)開發(fā)合同》《外協(xié)驗收報告》2.1.7結束準則所有應交付的工作成果都已經通過驗收。本規(guī)程所有的文檔都已經產生。2.1.8度量外包管理員統(tǒng)計工作量和文檔的規(guī)模，匯報給項目經理以及有關領導。2.2采購管理2.2.1目的從多個候選供應商中選擇最合適的供應商，與其簽訂采購合同，并依據合同驗收產品部件。2.2.2角色與職責機構的采購管理員邀請一些項目成員、同行專家、財務人員、市場人員等人組成臨時的采購管理小組。采購管理員為該小組的負責人。2.2.3啟動準則在立項階段，有關人員已經進行了“Make-or-Buy決策”，確定了需要采購的產品部件。2.2.4輸入“Make-or-Buy決策”產生的文檔，主要是對需采購的產品部件的描述。2.2.5主要步驟2.2.5.1選擇最合適的供應商起草《采購競標邀請書》采購管理小組起草《采購競標邀請書》，主要內容包括：需采購的產品部件的詳細說明一些要求和約束制定“供應商評估標準” 采購管理小組制定“供應商評估標準”，主要評估因素有：供應商的產品部件的功能是否符合本產品的需求？供應商的產品部件的質量是否令人滿意？供應商的產品部件的性能價格比是否令人滿意？供應商的供貨周期是否可以接受？供應商能否提供較好的服務（維護）？供應商的信譽如何？外界對其評價如何？供應商是否已經取得業(yè)界認可的證書如ISO質量認證、CMM2級以上認證？競標邀請采購管理小組與候選供應商建立聯(lián)系，分發(fā)《采購競標邀請書》以及相關材料。采購管理小組整理并保存候選供應商提交的“應標書”以及相關材料。粗篩選采購管理小組按照“供應商評估標準”對候選供應商進行粗篩選，剔除明顯不合格的供應商。在此評估過程中，采購管理小組可能要和候選供應商進行交流（如面談、電話交談）。評估結論記錄在《供應商評估報告》之中。通過了粗篩選的候選供應商將進入下一輪評估，轉向[5]。評估候選承包商的綜合競爭力采購管理小組按照“供應商評估標準”逐一評估候選供應商的綜合競爭力，給出排名。在此評估過程中，外包管理小組要和候選供應商進行深入的交流（如面談、電話交談）。評估結論記錄在《供應商評估報告》之中。評估風險采購管理小組逐一評估與候選供應商建立采購合同的風險，評估結論記錄在《供應商評估報告》之中。確定供應商采購管理小組根據[5]和[6]的結論，挑選出最合適的供應商。采購管理小組產生完整的《供應商評估報告》。2.2.5.2簽訂采購合同協(xié)商采購管理小組和供應商就《采購合同》的主要條款進行協(xié)商（談判），達成共識。協(xié)商的重點包括：采購金額和付款方式產品部件交付方式和交付日期違約處理驗收計劃維護計劃[Step2.2]起草合同采購管理小組和供應商按照指定的模板共同起草《采購合同》。[Step2.3]簽訂合同采購管理小組和供應商仔細審查《采購合同》中的每個條款，確保合同沒有錯誤和隱患。合同雙方的代表（具有法律效律的人）在《采購合同》上簽字，該合同生效。2.2.5.3采購物品驗收驗收準備采購管理小組慎重地組織驗收人員。采購管理小組與供應商確定驗收的時間、地點、參加人員等。供應商將待驗收的物品準備好。審查與測試成果審查。驗收人員審查供應商應當交付的物品，如代碼、文檔等等。確保這些成果是完整的并且是正確的。驗收人員將審查結果記錄在《采購物品驗收報告》之中。驗收測試。驗收人員對采購物品進行全面測試，確保采購物品符合需求。驗收人員將測試結果記錄在《采購物品驗收報告》之中。問題處理如果驗收人員在審查與測試時發(fā)現(xiàn)采購物品存在缺陷，則采購管理小組應當視問題的嚴重性與供應商，給出合適的處理措施。如果采購物品存在嚴重的缺陷，則退回給供應商。承包商應當給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商第二次驗收的時間。如果給驗收方帶來損失，應當依據合同對供應商作出相應的處罰。如果采購物品存在一些輕微的缺陷，則供應商應當給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商是否需要第二次驗收。交付與簽字當所有的物品都通過驗收后，供應商將其交付給采購管理小組。雙方的責任人簽字認可。采購管理員通知本機構的財務人員，將合同余款支付給供應商。2.2.6輸出《采購合同》《采購物品驗收報告》2.2.7結束準則所有應交付的物品都已經通過驗收。本規(guī)程所有的文檔都已經產生。2.2.8度量采購管理員統(tǒng)計工作量和文檔的規(guī)模，匯報給項目經理以及有關領導。3、產生文檔外包管理過程產生的主要文檔有：《外協(xié)申請單》，模板見[WIS-KF-MB-4.1-037]。《外協(xié)