消息通知與通訊錄管理制度

消息通知與通訊錄管理制度1.總則為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部消息通知與通訊錄管理工作，提高工作效率和信息傳遞的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，訂立本《消息通知與通訊錄管理制度》（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。2.適用范圍本制度適用于本企業(yè)全部員工和相關(guān)合作伙伴。3.消息通知管理3.1消息通知方式內(nèi)部消息通知可通過(guò)辦公應(yīng)用、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站、內(nèi)部郵件等方式進(jìn)行。緊要緊急通知可通過(guò)電話、短信等方式進(jìn)行。3.2發(fā)布消息通知消息通知由具有發(fā)布權(quán)限的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行發(fā)布。消息通知應(yīng)明確標(biāo)題、內(nèi)容、發(fā)布時(shí)間、截止時(shí)間等緊要信息。對(duì)于緊要緊急通知，發(fā)布人應(yīng)在通知發(fā)布后的2小時(shí)內(nèi)進(jìn)行電話或短信確認(rèn)。3.3消息通知接收與回執(zhí)全部員工應(yīng)及時(shí)查看接收到的消息通知，并依照要求采取相應(yīng)行動(dòng)。對(duì)于要求回執(zhí)的消息通知，員工應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)。3.4通知保密與信息傳遞通知涉及的緊要機(jī)密信息，員工應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擅自傳播。通知內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清楚，避開產(chǎn)生歧義，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性。3.5通知記錄與歸檔企業(yè)應(yīng)建立消息通知記錄和歸檔制度，對(duì)每一條緊要通知進(jìn)行記錄和歸檔。通知記錄應(yīng)包含通知標(biāo)題、發(fā)布人、發(fā)布時(shí)間、接收人、接收時(shí)間等關(guān)鍵信息。通知?dú)w檔應(yīng)依照時(shí)間次序進(jìn)行分類存檔，并定期備份。4.通訊錄管理4.1通訊錄更新與維護(hù)每位員工須保證本身的通訊錄信息的準(zhǔn)確性和完整性。員工個(gè)人信息有更改時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新通訊錄。通訊錄信息更新工作由各部門主管負(fù)責(zé)，并定期進(jìn)行核對(duì)。4.2通訊錄使用權(quán)限與保密通訊錄只限內(nèi)部使用，嚴(yán)禁外傳或供應(yīng)給非公司人員。各部門主管應(yīng)依據(jù)職責(zé)分級(jí)設(shè)定員工通訊錄的訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。員工可通過(guò)申請(qǐng)的方式取得通訊錄信息，但必需符合信息保密要求。4.3通訊錄備份與安全通訊錄信息應(yīng)進(jìn)行定期備份，并妥當(dāng)保管。通訊錄備份應(yīng)存放在安全的服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫(kù)中，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限以保障信息安全。4.4通訊錄使用違規(guī)處理未經(jīng)授權(quán)擅自使用通訊錄或?qū)⑼ㄓ嶄浶畔⒐?yīng)給他人的，將被視為違規(guī)行為。通訊錄使用違規(guī)者將受到紀(jì)律處分，包含警告、記過(guò)、記大過(guò)等。5.監(jiān)督與檢查各部門主管應(yīng)定期對(duì)部門內(nèi)的消息通知和通訊錄管理情況進(jìn)行檢查。監(jiān)督人員應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改要求，確保制度的有效執(zhí)行和管理的規(guī)范性。6.附則本制度自頒布之日起生效，并對(duì)全部員工具有管束力。本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)歸公司法定負(fù)責(zé)人或授權(quán)人擁有。本制度的訂立旨在提高企業(yè)內(nèi)部消息通知與通訊錄管理的規(guī)范性和效率，對(duì)于員工的工作效率及公司的整體協(xié)調(diào)性具有緊要意義。各部門主管和員工應(yīng)自發(fā)遵守并認(rèn)真執(zhí)行本