辦公室公務接待禮儀規(guī)范及流程標準

辦公室公務接待禮儀規(guī)范及流程標準探討二O一一年十月12021/6/27探討提綱一、公務接待禮儀規(guī)范二、公務接待操作實務（一）公務接待工作的含義與重要性公務接待是指辦公室人員對來自上級、平級和其他相關組織的賓客進行接洽和招待。這是一種有著公共關系職能的實務工作。公務接待是企業(yè)整體工作的重要組成部分，是一項復雜的系統(tǒng)性工作，是辦公室系統(tǒng)的重要工作內容。32021/6/27公務接待是服務發(fā)展的重要抓手，是展示形象的窗口，是連接內外的紐帶，是增進合作的平臺。接待也是生產力！公務接待工作的好壞，直接反映出一個單位的工作作風和外在形象，也直接體現(xiàn)了辦公室人員本身的素質、能力、水平和形象。42021/6/27（二）公務接待的主要內容及禮儀規(guī)范

五個部分：食、宿、行、觀、事

※宴請。

規(guī)格：宴請、招待餐、工作餐。桌型：長條桌和圓桌。排序原則：以遠為上，面門為上，以右為上，以中為上，觀景為上，靠墻為上。52021/6/27長條桌：當一面為奇數(shù)時241356811791062021/6/27A代表主方，B代表客方。A1B1B2A3A2B3門長條桌：當一面為偶數(shù)時72021/6/27還有一種擺法，我們很少用。A1B2B1B4A2B3門82021/6/2792021/6/27圓桌：單桌的情況辦公室主任102021/6/27圓桌：多桌的情況112021/6/27多桌時，每桌一般都有一位主桌主人的代表在座，位置一般面向主桌主人。圓桌：多桌的情況——以四桌為例122021/6/27特殊情況：如果宴請的領導級別高于主人，或者與主人有特殊關系，比如長輩、師傅等，為表示尊重，可以安排主賓在主人位子上，主人則坐在主賓的位子上。安排座次時，交叉排列，可以有意識的把業(yè)務對口部門放到一起，便于主賓雙方溝通交流。132021/6/27※會議

會議座次安排——奇數(shù)時主方客方142021/6/27B1B2B3B4B5B6無論奇數(shù)或者偶數(shù)，2號始終在1號的左手。門A1A2A3A4152021/6/27合影與會議座次相同162021/6/27探討提綱一、公務接待禮儀規(guī)范二、公務接待操作實務辦公室牽頭組織的公務接待機關部門負責組織的公務接待基層單位配合公司做好公務接待的相關要求182021/6/27（一）辦公室牽頭組織的公務接待三個階段：活動準備、活動運行、后續(xù)工作。1.活動準備階段的具體任務接受接待任務→編制、報批接待方案→召開協(xié)調會、安排布置任務（包括編制工作手冊和活動指南、食宿行準備、現(xiàn)場踏勘、會場布置、安全保衛(wèi)落實等）192021/6/27活動準備務必充分，檢查務必到位。件件工作有方案，落實責任人，指定檢查人，規(guī)定完成時間，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。要勤思考，細謀劃；抓細節(jié)，求完美?；顒訙蕚潆A段的有關要求：202021/6/27迎接（接站）→住宿→宴會→會議→視察→參觀→送行（送站）2.活動運行階段的具體任務212021/6/27一是各項活動協(xié)調有力，銜接緊密，環(huán)環(huán)相扣。二是嚴格方案實施，加強聯(lián)系協(xié)調，確保無遺漏、無偏差，如果活動發(fā)生變化，及時調整相關安排。三是實施消項管理，避免活動出現(xiàn)疏忽和遺漏。活動運行階段的有關要求：222021/6/27（1）處理來賓遺留物品，辦理來賓交辦的工作；（2）整理領導講話，收集有關材料，編報相關信息；（3）做好宣傳報道，整理影像資料，制作光盤、相冊；（4）開展活動總結，查找不足，分析原因，積累經(jīng)驗。3.后續(xù)工作階段的具體任務232021/6/27有始有終，盡善盡美，不留尾巴。后續(xù)工作階段的有關要求：為盡量減少接待工作中的失誤，要按流程操作，實施清單消項制。242021/6/27六項具體業(yè)務工作流程：接站工作流程住宿安排工作流程宴會工作流程會務組織工作流程現(xiàn)場參觀考察工作流程送站工作流程252021/6/271．確定來賓到站時間和地點。2．擬定接站方案，確定接站人員、乘車安排，經(jīng)領導審核后組織實施。3．安排車輛。4．通知接站人員出發(fā)時間、乘車地點。5．前往接站地點。6．站口等候迎接，并及時與來賓保持聯(lián)系。7．返回，途中通知負責接待的領導和部門，準備迎接事宜。8.安排來賓的食宿。具體流程參照宴請工作流程、住宿安排流程圖。接站工作流程：262021/6/27272021/6/27序號內容是否數(shù)量備注1最后落實到站人員2來賓聯(lián)系人/電話3查看接站車輛準備情況4通知接站人員乘車時間及地點5安排貴賓通道6乘車座次表份7住宿安排表份8通知等候迎接人員接站出發(fā)后、到達前15分鐘各聯(lián)系一次9其他接站時間：接站地點：接站負責人：

接站工作流程消項單

282021/6/271．確定住宿人員名單、時間和地點。2．通知住宿服務單位，住宿標準、房間配置參照《吐哈油田公司公務接待管理辦法》執(zhí)行。3．通知來賓。4．組織迎接。5．引導來賓入住。6．組織歡送。住宿安排工作流程：292021/6/27302021/6/271．確定宴會人員名單、時間和地點。2．初擬宴會座次表送領導審核。3．通知餐飲服務單位。4.通知參加宴請人員。5．審查宴會菜單、酒水清單、桌簽、祝酒詞等，在宴會開始前1小時逐一核實參加人員。6．重大宴請活動中準備話筒、攝影。7．迎接參加宴會人員。8．用餐。9．歡送參加宴會人員。宴會工作流程：312021/6/27322021/6/271．征集議題。2．擬訂會議議程，提交會議主持人審定。3．會議通知。4．會議準備。提前完成會場布置工作，協(xié)同保衛(wèi)部、消防支隊等單位做好會場應急預案。5．會場簽到。6．會議記錄，按要求起草會議紀要。7．總結會議組織經(jīng)驗，持續(xù)改進工作。會務組織工作流程：332021/6/27342021/6/27序號內容是否數(shù)量備注1預定和確認會議室2落實并通知參會人員3通知記者4確定會標內容、尺寸、位置5會場布置及檢查，包括投影系統(tǒng)/音箱/話筒/激光筆等提前檢查6攜帶錄音筆/電池7桌簽/簽到處8會中服務每20分鐘續(xù)水一次9會議結束后資料清理10其他會議日期：會議地點：會務負責人：

會務組織流程消項單

352021/6/271．確定賓客來訪目的和行程安排。2．初擬參觀考察的時間和地點、行車路線、陪同人員，經(jīng)領導審核同意后執(zhí)行。3．通知被參觀單位，確定1名聯(lián)系人。4．通知陪同參觀人員。5．安排車輛，通知記者，準備勞保防護用具。根據(jù)領導要求提前踏勘參觀路線。6．出發(fā)。根據(jù)實際參觀考察行程，提前30分鐘通知被參觀單位。每到一個考察點后，及時通知下一個考察點。7．返回。現(xiàn)場參觀考察工作流程：362021/6/27372021/6/271．確定來賓離開時間和地點。2．初擬送行人員名單（包括送飛機場、火車站人員名單），經(jīng)領導審核后執(zhí)行。3．預定飛機票或火車票。4．安排車輛，聯(lián)系飛機場、火車站貴賓通道。5．通知來賓、陪同人員送站的出發(fā)時間和地點。6．前往送站地點。7．返回。送站工作流程：382021/6/27392021/6/27序號內容是否數(shù)量備注1車輛檢查2司機安全教育3落實乘車時間及地點4車輛編號5礦泉水、面巾紙、濕巾紙、一次性拖鞋6水果/干果7保溫壺、開水、茶葉、茶杯8急救箱(常用藥品)9其他（地圖、音樂CD、雨具、遮陽帽等）行車時間：起至地點：負責人：

長途行車物品準備清單

402021/6/27（二）機關處室負責組織的公務接待接待流程：編制接待方案→填寫公務接待審批單→報公司分管領導審批→組織實施→費用核銷。412021/6/27接待方案包含的具體內容主要有：（1）日程安排；（2）人員名單；（3）食宿行安排；（4）會議合影座次；（5）企業(yè)情況、參觀點、景點簡介；（6）天氣預報；（7）注意事項；（8）工作人員聯(lián)系方式。422021/6/27詳細了解來賓情況。來賓的目的和要求，人員基本情況，包括人數(shù)、職務、性別、年齡、民族、逗留時間等等。按時間順序擬定活動安排。重點把握接站、住宿、宴請、會議、現(xiàn)場視察、景點參觀、送站等環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)確定責任人、聯(lián)系人和聯(lián)系方式。及時將方案送領導審核并修改完善。編制公務接待方案：432021/6/27接站。提前安排車輛，來賓人多的話還需要將接站車輛編號、提前安排乘車座次，以免上車時發(fā)生混亂。有必要的可以提前聯(lián)系貴賓通道。接待環(huán)節(jié)的注意事項：迎接。內部接待不張貼、懸掛歡迎標語，不安排員工列隊迎送或組織鮮花等。442021/6/27住宿。局級來賓安排不超過一廳一臥的商務套間，處級來賓安排單間，其他安排標間。套間的房間配置：小劑量便攜式洗漱用品、必要的辦公用品，少量水果和干果，迎賓卡片及住宿安排表等。宴請。嚴格控制接待標準、嚴格控制陪餐人員、確保飲食安全衛(wèi)生。452021/6/27現(xiàn)場視察。提前聯(lián)系視察點，確定聯(lián)系人；通知記者并告知視察路線；準備工服；安排車輛等。要隨時與被視察單位保持聯(lián)系。如果出發(fā)時間、隨行人員有變動，務必第一時間通知被視察單位，及時做好相應調整。462021/6/27景點參觀。合理安排景點參觀路線，提前落實景點天氣、路線路況、開放情況等，確定參觀時間、陪同人員、路線、車輛，購買門票。提前準備有關物品，比如太陽帽、雨傘、相機等，提醒來賓攜帶、準備相應衣物等。472021/6/27歡送。確認來賓人數(shù)、返程航班（車船次）、票務等；如果有來賓乘坐火車離開，準備相關物品；了解交通狀況，確定出發(fā)時間；辦理登機（車船）手續(xù)，專人清點、托運行李，有需要可以安排貴賓室服務，通知相關部門和人員接站。482021/6/27（三）基層單位配合公司做好公務接待的相關要求節(jié)儉務實：盡量減少陪同和隨行人員，簡化迎送程序。公司主要領導到基層調研，可由調研單位主要負責人全程陪同；分管領導到基層調研，可由調研單位1名主要負責人全程或輪流陪同、1名分管負責人陪同。調研點所屬基層隊站（車間）可安排主要負責人陪同，不得層層安排工作人員陪同。492021/6/27匯報材料用普通紙張雙面印刷、簡單裝訂，不得使用銅版紙。會場布置簡樸大方，可提供簡單辦公用品，不掛歡迎橫幅，不擺放水果、干果、糖果等食品，不擺鮮花等。會議要求：502021/