XXXX大學(xué)財(cái)會(huì)檔案管理辦法

XXXX大學(xué)財(cái)會(huì)檔案管理辦法第一章總

則第一條為加強(qiáng)財(cái)會(huì)檔案管理，不斷提高財(cái)會(huì)檔案質(zhì)量，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本辦法。第二條學(xué)校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等材料，均屬財(cái)會(huì)檔案。財(cái)會(huì)檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是學(xué)校檔案的重要組成部分。第二章財(cái)會(huì)檔案管理職責(zé)第三條

學(xué)校檔案管理部門和財(cái)務(wù)處共同歸口管理財(cái)會(huì)檔案工作。學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)財(cái)會(huì)檔案工作的總體指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，以及已存入學(xué)校檔案管理部門財(cái)會(huì)檔案的管理工作。財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)校本級(jí)未移交檔案管理部門的財(cái)會(huì)檔案的日常管理，包括財(cái)會(huì)檔案的收集、整理、分類、立卷、歸檔、保管、利用、移交工作，并對(duì)學(xué)校內(nèi)部獨(dú)立核算單位財(cái)會(huì)檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。第四條

財(cái)會(huì)檔案管理部門要建立健全財(cái)會(huì)檔案的內(nèi)部控制制度，對(duì)財(cái)會(huì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)；采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證財(cái)會(huì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全；積極利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信和影像技術(shù)等信息技術(shù)手段，推進(jìn)財(cái)會(huì)檔案管理信息化建設(shè)。第五條

校內(nèi)獨(dú)立核算單位要指定專人負(fù)責(zé)財(cái)會(huì)檔案管理工作。校內(nèi)獨(dú)立核算單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位財(cái)會(huì)檔案管理工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，會(huì)計(jì)主管對(duì)本單位財(cái)會(huì)檔案管理工作負(fù)有直接責(zé)任。第三章財(cái)會(huì)檔案歸檔范圍第六條學(xué)校的財(cái)會(huì)檔案分為五類：會(huì)計(jì)綜合類、會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、工資類。（一）會(huì)計(jì)綜合類包括上級(jí)和本校有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件材料，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書等。（二）會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證。（三）會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助賬簿、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單等。（四）財(cái)務(wù)報(bào)告類包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、附表以及財(cái)務(wù)情況文字說明、年度預(yù)決算報(bào)表等。（五）工資類包括工資名冊(cè)、工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根。財(cái)會(huì)檔案歸檔范圍和保管期限表見附件。第七條單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備生成和傳輸。（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料；設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。（四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改。（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。第八條單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名，且滿足本辦法第七條規(guī)定條件的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。第九條財(cái)會(huì)檔案的保管期限。財(cái)會(huì)檔案的保管期限分為定期、永久兩類。定期保管期限分為10年、30年（詳見附件）。保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。第四章財(cái)會(huì)檔案的管理第十條

財(cái)會(huì)檔案日常管理工作內(nèi)容包括：財(cái)會(huì)檔案的收集、整理、分類、裝訂、立卷、保管、移交、利用、鑒定和銷毀等。第十一條

財(cái)務(wù)處、校內(nèi)獨(dú)立核算單位的財(cái)會(huì)人員是財(cái)會(huì)檔案的立卷人，應(yīng)對(duì)本單位財(cái)會(huì)檔案及時(shí)進(jìn)行整理、裝訂、立卷和歸檔保管。（一）當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料，由財(cái)務(wù)處、校內(nèi)獨(dú)立核算單位相關(guān)科室按規(guī)定歸類、整理、裝訂成冊(cè)、存放、保管。（二）財(cái)會(huì)檔案在形成單位存放滿一年后，于移交當(dāng)年4月底前移交至學(xué)校檔案管理部門，其中當(dāng)年形成的綜合類材料在次年4月底前移交至學(xué)校檔案管理部門。第十二條

財(cái)會(huì)檔案移交要求：（一）移交財(cái)會(huì)檔案時(shí)，財(cái)務(wù)處、內(nèi)部獨(dú)立核算單位財(cái)會(huì)檔案保管人員按規(guī)定編制財(cái)會(huì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的財(cái)會(huì)檔案名稱、冊(cè)數(shù)、起止時(shí)間等內(nèi)容。（二）交接財(cái)會(huì)檔案時(shí)，財(cái)務(wù)處或內(nèi)部獨(dú)立核算單位、學(xué)校檔案管理部門雙方按照財(cái)會(huì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)移交，移交完畢后，移交雙方經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在財(cái)會(huì)檔案移交清冊(cè)上簽名。（三）紙質(zhì)財(cái)會(huì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。第五章

財(cái)會(huì)檔案的利用第十三條

各單位要嚴(yán)格按照規(guī)定利用財(cái)會(huì)檔案，校內(nèi)各單位或個(gè)人查閱財(cái)會(huì)檔案應(yīng)當(dāng)按照《XXXX大學(xué)檔案查（借）閱管理規(guī)定》的要求辦理查閱手續(xù)。第十四條

財(cái)會(huì)檔案原則上不得借出，確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《XXXX大學(xué)檔案查（借）閱管理規(guī)定》的要求辦理借閱手續(xù)。第十五條

財(cái)會(huì)檔案原則上不對(duì)外單位開放。確需工作需要的，外單位人員應(yīng)持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)財(cái)務(wù)處（內(nèi)部獨(dú)立核算單位）分管領(lǐng)導(dǎo)同意，學(xué)校檔案管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱或復(fù)制。第十六條

財(cái)會(huì)檔案的查閱要履行登記手續(xù)。查閱人應(yīng)認(rèn)真填寫財(cái)會(huì)檔案查閱登記簿，逐項(xiàng)登記查閱人姓名、查閱日期、查閱事由、查閱內(nèi)容、數(shù)量以及歸還日期等。第十七條

嚴(yán)禁篡改和損壞財(cái)會(huì)檔案。查閱人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，不得涂改抽換、攜帶外出，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制原件。經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制原件的，應(yīng)詳細(xì)登記復(fù)制記錄。第六章

財(cái)會(huì)檔案鑒定銷毀第十八條

保管期滿的財(cái)會(huì)檔案，應(yīng)按照以下程序銷毀：（一）保存在學(xué)校檔案管理部門的財(cái)會(huì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由學(xué)校檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)處、審計(jì)處共同鑒定、審查，上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。保存在二級(jí)會(huì)計(jì)單位的財(cái)會(huì)檔案保管期滿后需要銷毀時(shí)，由二級(jí)會(huì)計(jì)單位向其主管部門提出銷毀意見，再由學(xué)校財(cái)務(wù)處、檔案管理部門、審計(jì)處共同鑒定、審查，經(jīng)審查批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀財(cái)會(huì)檔案前，財(cái)會(huì)檔案保管部門應(yīng)編制財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)和財(cái)會(huì)檔案銷毀審批報(bào)告，列明銷毀財(cái)會(huì)檔案的名稱、卷冊(cè)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)歸檔永久保存。（三）銷毀財(cái)會(huì)檔案時(shí)，由財(cái)務(wù)處、檔案管理部門、審計(jì)處共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀財(cái)會(huì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的財(cái)會(huì)檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”的字樣和銷毀日期，并簽字蓋章。（四）財(cái)會(huì)檔案按上述程序銷毀后，銷毀人、監(jiān)銷人要在財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。（五）電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由檔案管理部門、財(cái)務(wù)處和網(wǎng)絡(luò)信息中心共同派員監(jiān)銷。第十九條銷毀財(cái)會(huì)檔案時(shí)，對(duì)其中保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)原始憑證及涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證、未完成建設(shè)項(xiàng)目的會(huì)計(jì)材料，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的財(cái)會(huì)檔案，應(yīng)當(dāng)在財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)和財(cái)會(huì)檔案保管清冊(cè)中同時(shí)列明。第七章

附

則第二十條本辦法自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校檔案管理部門和財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。

附件財(cái)會(huì)檔案歸檔范圍和保管期限表類別序號(hào)檔案名稱保管期限備注綜合類1上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的指示、規(guī)定、條例、通知等及本校執(zhí)行情況30年或永久2本校財(cái)務(wù)計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、管理制度等文件30年或永久3學(xué)?；鸸芾砉ぷ魑募?0年4有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料10年5財(cái)會(huì)檔案移交清冊(cè)30年6財(cái)會(huì)檔案保管清冊(cè)永久7財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)永久8財(cái)會(huì)檔案鑒定意見書永久會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證30年2記賬憑證30年會(huì)計(jì)賬簿類1總賬30