人事檔案管理制度模版（二篇）

人事檔案管理制度模版一、目的與范圍為規(guī)范本公司員工檔案管理流程，確保人事信息的安全、準(zhǔn)確、完整，并提升人事管理的效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本管理制度適用于本公司全體員工的人事檔案管理。三、檔案的構(gòu)成1.個人基本信息：涵蓋員工的姓名、性別、出生日期、身份證號碼、戶籍所在地及聯(lián)系方式等。2.入職材料：包括員工的入職申請表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、技能證書等。3.人事變動材料：涉及員工的調(diào)動、晉升、降職、調(diào)薪、離職等人事變動相關(guān)的材料。4.獎懲記錄：記錄員工所獲得的表彰、獎勵以及紀(jì)律處分等。5.健康檔案：包含員工的體檢報告、病歷、職業(yè)病危害告知等健康相關(guān)材料。6.培訓(xùn)記錄：記錄員工參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)成績等信息。7.其他相關(guān)材料：如員工的家庭情況、緊急聯(lián)系人等其他相關(guān)資料。四、檔案管理責(zé)任人1.人力資源部門負(fù)責(zé)員工檔案的建立、歸檔、整理等工作。2.各部門應(yīng)確保及時將與員工相關(guān)的材料提交至人力資源部門，以保持檔案信息的實時更新。五、檔案的保管與存儲1.檔案應(yīng)存放于專用的檔案室，確保安全、防火、防盜、防蟲害。2.檔案應(yīng)按員工姓名的拼音順序進行歸檔，以便于檢索。3.檔案應(yīng)定期整理與更新，以確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.檔案室應(yīng)設(shè)置專職管理人員，負(fù)責(zé)檔案的借閱與歸還，并嚴(yán)格控制檔案的流動。六、檔案的查閱與使用1.檔案的查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定，確保員工隱私得到保護。2.未經(jīng)員工本人或主管部門同意，任何人不得擅自查閱或使用員工檔案。3.查閱員工檔案的人員應(yīng)填寫相關(guān)查閱記錄，并確保檔案的保密性。七、檔案的保密與銷毀1.檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，禁止泄露員工個人信息。2.檔案的銷毀應(yīng)依照公司相關(guān)規(guī)定進行，確保檔案的安全銷毀，防止信息泄露。八、違紀(jì)與處罰對于違反本管理制度的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重和影響程度給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。九、附則本管理制度的解釋權(quán)歸本公司所有，人力資源部門有權(quán)根據(jù)實際情況進行調(diào)整和修改。十、生效日期本管理制度自發(fā)布之日起實施，有效期為三年。期滿后經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，可延長有效期或進行修改。人事檔案管理制度模版（二）1.目標(biāo)與適用范圍1.1目標(biāo)：確立并維護組織內(nèi)全體員工的人事檔案系統(tǒng)，以確保人事信息的記錄和保存能即時、準(zhǔn)確且完整無誤。1.2適用范圍：本規(guī)定適用于組織內(nèi)部所有員工的人事檔案管理活動。2.人事檔案內(nèi)容與分類2.1人事檔案涵蓋但不限于以下內(nèi)容：個人基本信息、入職文檔、合同與協(xié)議、薪酬詳情、績效評估、培訓(xùn)記錄、職位晉升與調(diào)動、獎懲記錄以及離職手續(xù)等。2.2根據(jù)檔案內(nèi)容的不同，可進行分類管理，如按部門、員工級別或崗位等進行歸類存儲。3.人事檔案的建立與整理3.1新員工入職時，需提供個人基本信息及必要入職資料，由人力資源部門納入檔案系統(tǒng)，并負(fù)責(zé)檔案的整理工作。3.2檔案整理應(yīng)遵循既定流程，以確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。3.3人力資源專員需定期對檔案進行審核和整理，以保證檔案信息的及時更新和準(zhǔn)確性。4.人事檔案的保密與查閱4.1員工的人事檔案需妥善保管，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)許可不得向第三方透露或提供相關(guān)信息。4.2需要查閱檔案的人員需填寫申請表，并經(jīng)過相應(yīng)的審批流程，查閱后應(yīng)立即歸還，禁止擅自復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。5.人事檔案的保存期限與處理5.1根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定，不同類型的檔案應(yīng)設(shè)定相應(yīng)的保存期限。5.2檔案到期后，應(yīng)按照規(guī)定程序進行處理，如歸檔或銷毀等操作。6.人事檔案管理的責(zé)任與權(quán)利6.1人力資源部門負(fù)責(zé)建立和維護員工人事檔案，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。6.2員工有義務(wù)提供必要的個人信息和檔案資料，并配合人力資源部門進行檔案管理工作。6.3檔案管理人員需遵守保密制度，保證檔案信息的安全性，并正確處理檔案的歸檔、查