《計(jì)算機(jī)文化基礎(chǔ) 》課件-第6章

第6章電子表格處理軟件Excel20036.1Excel2003概述6.2工作表的建立和編輯6.3工作簿的管理和編輯6.4圖表的制作思考題6.1Excel2003概述

6.1.1Excel2003的功能與特點(diǎn)

1．主要功能

1)表格編輯功能如果說(shuō)Word的首要功能是編輯文本，則Excel的首要功能是編輯表格。Excel稱(chēng)這些表格為工作表(worksheet)，表中的每個(gè)格為單元格(cell)。從建立工作表，到向單元格輸入數(shù)據(jù)，以及對(duì)單元格內(nèi)容的復(fù)制、移動(dòng)、插入、替換與刪除，Excel提供了一組完善的編輯命令，操作十分方便。

2)表格管理功能表格管理包括對(duì)工作表的打開(kāi)、關(guān)閉、查找、改名等多種功能。Excel把若干相關(guān)的工作表組成一本工作簿(workbook)，并提供相應(yīng)命令，以對(duì)工作簿中的工作表進(jìn)行插入、刪除、移動(dòng)、復(fù)制等操作。

3)設(shè)置工作表格式在Excel提供的初始工作表中，所有單元格全都采用相同的格式，形式單調(diào)，主次不分。改變工作表的外觀，可以使之更加整齊美觀，重點(diǎn)突出。使用Excel的格式設(shè)置命令，可對(duì)表格的字體、邊框等進(jìn)行美化，也可對(duì)單元格的格式(例如寬度與高度)進(jìn)行修改。

4)繪制統(tǒng)計(jì)圖表

Excel2003支持多種統(tǒng)計(jì)圖，可幫助用戶(hù)以圖形方式來(lái)表示表格中的數(shù)據(jù)。這些圖形包括條形圖、折線(xiàn)圖、餅圖等二維圖以及柱形圖、曲面圖等三維圖，還包括圓環(huán)圖、雷達(dá)圖、XY散點(diǎn)圖等特殊領(lǐng)域用圖。它們既可繪制成獨(dú)立的圖形，也可放置在工作表中，作為圖表的一部分。

5)數(shù)據(jù)列表管理對(duì)于具有關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)形式的工作表，例如職工工資表、職工花名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)表等二維數(shù)據(jù)表，Excel提供一種稱(chēng)為“數(shù)據(jù)列表管理”的功能，支持對(duì)這些數(shù)據(jù)清單進(jìn)行類(lèi)似于關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)操作，例如排序、篩選以及分類(lèi)匯總等。除上述功能外，中文版Excel2003還向用戶(hù)提供了打印文件、保存為Web頁(yè)并進(jìn)行遠(yuǎn)程發(fā)布等功能。

2．主要特點(diǎn)

(1)Excel2003將工作表組織為工作簿，使表格處理從二維空間擴(kuò)充為三維空間。例如，一個(gè)月的工資表是二維表，但若將全年12個(gè)月的工資表組成一個(gè)工作簿，就構(gòu)成了三維表。豐富的表格管理命令，使表格之間的數(shù)據(jù)操作變得方便易行。

(2)Excel2003提供了上百種統(tǒng)計(jì)圖，使數(shù)據(jù)的表示更加直觀和豐富多彩。表、圖一體，加上數(shù)據(jù)列表功能和所見(jiàn)即所得的打印功能，已使Excel2003成為當(dāng)代最有影響的表格處理軟件之一。

(3)允許在工作表中使用公式與函數(shù)，這樣大大簡(jiǎn)化了Excel2003的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作。

(4)Excel2003繼承了WindowsXP風(fēng)格的用戶(hù)界面。各種菜單、對(duì)話(huà)框和工具按鈕的操作符合標(biāo)準(zhǔn)的Windows操作，簡(jiǎn)潔方便。

(5)Excel2003可以與WindowsXP的其他應(yīng)用程序(如Word2003、畫(huà)圖等)共享信息。

6.1.2Excel2003的運(yùn)行環(huán)境、運(yùn)行與退出

1.運(yùn)行環(huán)境中文Excel2003在中文Windows98/NT/2000/ME/2003/XP平臺(tái)上都可以運(yùn)行和使用，所以系統(tǒng)必須具有支持中文Windows9x/200x/XP的硬件環(huán)境。

2.運(yùn)行方式在WindowsXP中開(kāi)始運(yùn)行Excel2003，又可分為用開(kāi)始菜單啟動(dòng)、用資源管理器啟動(dòng)等多種。下面介紹常用的兩種。

(1)用開(kāi)始菜單啟動(dòng)。單擊“開(kāi)始”菜單，再單擊“所有程序”菜單中的“MicrosoftOffice”菜單，運(yùn)行“MicrosoftOfficeExcel2003”命令，就可以開(kāi)始運(yùn)行Excel2003，且開(kāi)啟了一個(gè)默認(rèn)的Excel工作簿。

(2)用資源管理器啟動(dòng)。在資源管理器中，找到所要編輯的Excel工作簿文件(文件后綴名是.xls)，雙擊該文件，可以運(yùn)行Excel2003，且打開(kāi)了所要編輯的Excel工作簿。

3．退出方式同標(biāo)準(zhǔn)的Windows程序退出操作相同，用鼠標(biāo)執(zhí)行“文件/退出”命令來(lái)退出Excel2003。單擊窗口的關(guān)閉按鈕也可退出Excel2003。

6.1.3Excel2003的基本操作界面

Excel2003的基本操作界面如圖6.1所示，其主要由4大部分組成：

(1)功能區(qū)。功能區(qū)在屏幕的上部，主要包括標(biāo)題欄、菜單欄、常用工具欄、格式工具欄和編輯欄。

(2)工作區(qū)。工作區(qū)稱(chēng)為“工作表”，在屏幕的中間，主要包括行號(hào)、列號(hào)、單元格、工作表標(biāo)簽、垂直滾動(dòng)條和水平滾動(dòng)條等。

(3)狀態(tài)提示區(qū)。狀態(tài)提示區(qū)稱(chēng)為狀態(tài)欄，處在窗口的最下部。

(4)任務(wù)窗格。任務(wù)窗格中顯示了Excel2003最常用的任務(wù)。如使用“開(kāi)始工作”的任務(wù)窗格創(chuàng)建新文檔或打開(kāi)文件，使用“剪貼畫(huà)”任務(wù)窗格搜索并插入剪貼畫(huà)，使用“剪貼板”任務(wù)窗格粘貼文本等。通過(guò)“任務(wù)窗格”右上角的“關(guān)閉”按鈕可以關(guān)閉“任務(wù)窗格”，也可以通過(guò)選擇“視圖\任務(wù)窗格”命令重新將其打開(kāi)。

圖6.1Excel2003基本操作界面

1．常用工具欄常用工具欄中有許多按鈕工具(如圖6.2所示)，這些按鈕工具中的大部分都可以在菜單欄中的菜單中找到相應(yīng)的命令。由于這些按鈕工具是最常用到的，所以單獨(dú)列出以便操作。下面對(duì)此欄中各按鈕作簡(jiǎn)單解釋?zhuān)渲幸恍┌粹o將在后面的內(nèi)容中進(jìn)一步詳細(xì)介紹。

圖6.2常用工具欄中的按鈕工具

(1)

“新建”按鈕：創(chuàng)建一個(gè)新的Excel工作簿文件。

(2)

“打開(kāi)”按鈕：打開(kāi)一個(gè)已經(jīng)存在的Excel工作簿文件。

(3)

“保存”按鈕：將當(dāng)前活動(dòng)的Excel工作簿文件保存。

(4)

“權(quán)限”按鈕：設(shè)置工作表的閱讀、修改權(quán)限。

(5)

“電子郵件”按鈕：將工作表作為電子郵件正文直接發(fā)送給他人。

(6)

“打印”按鈕：將當(dāng)前活動(dòng)的Excel工作簿文件打印出來(lái)。

(7)“打印預(yù)覽”按鈕：觀察當(dāng)前活動(dòng)的Excel工作簿文件的打印效果。

(8)

“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”按鈕：對(duì)當(dāng)前活動(dòng)的Excel工作簿文件中的英文單詞、中文詞語(yǔ)進(jìn)行拼寫(xiě)檢查。

(9)

“信息檢索”按鈕：可檢索中文詞語(yǔ)的翻譯、英文單詞的同義詞等。

(10)

“剪切”按鈕：將已經(jīng)選擇(選擇的概念以后介紹)的內(nèi)容從原位置刪除，并送到剪切板。

(11)

“復(fù)制”按鈕：將已經(jīng)選擇的內(nèi)容送到剪切板，但不刪除所選擇的內(nèi)容，這是“復(fù)制”與“剪切”的區(qū)別。

(12)“粘貼”按鈕：將剪切板的內(nèi)容復(fù)制到工作簿指定位置，剪切板中的內(nèi)容不變。

(13)

“格式刷”按鈕：復(fù)制然后粘貼單元格及對(duì)象的格式。

(14)

“撤銷(xiāo)”按鈕：取消上一步的命令或動(dòng)作。

(15)

“恢復(fù)”按鈕：恢復(fù)上一步的命令或動(dòng)作。

(16)

“插入超級(jí)鏈接”按鈕：此按鈕的功能是在光標(biāo)處插入超級(jí)鏈接。

(17)

“常用函數(shù)”按鈕：插入常用函數(shù)并建議函數(shù)處理的區(qū)域。

(18)

“升序”按鈕：將指定的列按上升的順序(文字排序A～Z，數(shù)字是從小到大)排列。

(19)

“降序”按鈕：將指定的列按下降的順序(文字排序Z～A，數(shù)字是從大到小)排列。

(20)

“圖表向?qū)А卑粹o：一步一步地引導(dǎo)用戶(hù)在工作簿中插入所需的圖表。

(21)

“繪圖”按鈕：顯示/隱藏“繪圖”工具欄。

(22)

“顯示比例”下拉按鈕：縮小/放大工作簿的單元格以調(diào)整顯示比例。

(23)

“MicrosoftExcel幫助”按鈕：顯示/隱藏幫助信息。

(24)“其他按鈕”：一些不太常用的按鈕，剛開(kāi)始并不在常用工具欄中顯示出來(lái)。如果需要，可以通過(guò)“其他按鈕”來(lái)配置常用工具欄，使常用工具欄更符合用戶(hù)操作的習(xí)慣。

2．格式工具欄格式工具欄將設(shè)置格式的常用工具羅列出來(lái)(如圖6.3所示)，以方便、快捷地設(shè)置和調(diào)整格式。

(1)

“字體”下拉按鈕：改變單元格文字的字體，比如改變?yōu)椤昂隗w”“仿宋體”等。

(2)

“字號(hào)”下拉按鈕：改變單元格文字的字號(hào)大小，比如改變?yōu)椤?0”、“14”等。

(3)“加粗”按鈕：將所選擇的內(nèi)容改變?yōu)椤按煮w”，如“加”→“加粗”。

圖6.3 格式工具欄

(4)

“傾斜”按鈕：將所選擇的內(nèi)容改變?yōu)椤靶斌w”，如“傾斜”→“傾斜”。

(5)

“下劃線(xiàn)”按鈕：將所選擇的內(nèi)容加上下劃線(xiàn)，如“下劃線(xiàn)”→“下劃線(xiàn)”。

(6)

“左對(duì)齊”按鈕：將所選擇的單元格內(nèi)容靠左邊對(duì)齊。

(7)

“居中”按鈕：將所選擇的單元格內(nèi)容居中對(duì)齊。

(8)

“右對(duì)齊”按鈕：將所選擇的單元格內(nèi)容靠右邊對(duì)齊。

(9)

“合并及居中”按鈕：將所選擇的多個(gè)單元格的內(nèi)容合并后居中對(duì)齊。

(10)“貨幣樣式”按鈕：將所選擇的數(shù)字改變?yōu)樨泿鸥袷絹?lái)顯示，如“￥

1.00”。

(11)

“百分比”按鈕：將所選擇的數(shù)字改變?yōu)榘俜直雀袷絹?lái)顯示，如“100.0%”。

(12)

“千位分隔樣式”：將所選擇的數(shù)字改變?yōu)榍环指舾袷絹?lái)顯示，如“1,000.0”。

(13)

“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕：將所選擇的數(shù)字增加一位小數(shù)。

(14)

“減少小數(shù)位數(shù)”按鈕：將所選擇的數(shù)字減少一位小數(shù)。

(15)

“減少縮減量”按鈕：對(duì)文字對(duì)象減少一個(gè)制表位，即文字內(nèi)容左移一個(gè)制表位。

(16)

“增加縮減量”按鈕：對(duì)文字對(duì)象增加一個(gè)制表位，即文字內(nèi)容右移一個(gè)制表位。

(17)

“邊框”列表按鈕：?jiǎn)卧裰g的淡灰色邊框?qū)嶋H打印時(shí)是不打印出來(lái)的，要打印表格邊框，需要將所選擇的區(qū)域加上“邊框”列表中的一種邊框。

(18)

“填充色”列表按鈕：將所選擇的區(qū)域的背景顏色設(shè)置為所選的顏色。

(19)

“字體顏色”列表按鈕：將所選擇的區(qū)域的字體設(shè)置為所選的顏色。

(20)“其他按鈕”：通過(guò)“其他按鈕”來(lái)配置格式工具欄，使格式工具欄更符合用戶(hù)操作的習(xí)慣。

3．編輯欄

(1)名稱(chēng)框：指出可以在其中輸入/編輯數(shù)據(jù)的單元的名稱(chēng)。

(2)“取消”按鈕：當(dāng)用鼠標(biāo)單擊此按鈕時(shí)，將取消在輸入/編輯行中輸入或修改的內(nèi)容，當(dāng)前活動(dòng)單元的內(nèi)容不變。

(3)

“輸入”按鈕：當(dāng)用鼠標(biāo)單擊此按鈕時(shí)，將結(jié)束在輸入/編輯行中輸入或修改的內(nèi)容，并保存到當(dāng)前活動(dòng)單元。

(4)

“編輯公式”按鈕：當(dāng)用鼠標(biāo)單擊此按鈕時(shí)，可在輸入/編輯行中輸入或修改公式。

(5)

輸入/編輯行：在此行中可以輸入或編輯數(shù)據(jù)，其部分(在此行前面的部分)內(nèi)容同時(shí)顯示在當(dāng)前活動(dòng)單元中。

圖6.4 編輯欄

4．工作區(qū)

Excel的工作區(qū)是一張表，如圖6.5所示。工作區(qū)包括工作表名、行號(hào)、列號(hào)、滾動(dòng)條、工作表標(biāo)簽、工作表標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕、窗口水平分隔線(xiàn)、窗口垂直分隔線(xiàn)、全選按鈕以及當(dāng)前工作表的一部分。工作表由工作區(qū)中行號(hào)右邊、列號(hào)下邊的區(qū)域組成。工作表有65536行(1～65536)，256列(A～Z、AA～I(xiàn)V)。一個(gè)工作簿是一個(gè)獨(dú)立的文件，它有3個(gè)預(yù)設(shè)的工作表(用戶(hù)可以增加或刪除工作表)。

(1)單元格：工作區(qū)中的一格(由行和列劃分出來(lái)的方格)，也稱(chēng)為“單元”。單元格是Excel2003的基本工作單位。

圖6.5工作區(qū)

(2)當(dāng)前活動(dòng)單元：此單元(格)是輸入焦點(diǎn)，即在此單元格中可以直接輸入文字、數(shù)字或公式。將鼠標(biāo)移到一個(gè)單元格，單擊鼠標(biāo)，此單元格就成為當(dāng)前活動(dòng)單元。

(3)填充控點(diǎn)：拖動(dòng)此點(diǎn)可以復(fù)制或清除單元格中的數(shù)據(jù)。

(4)工作表標(biāo)簽：工作表的名稱(chēng)。

(5)活動(dòng)工作表標(biāo)簽：正在操作的工作表的名稱(chēng)。

(6)工作表標(biāo)簽分隔線(xiàn)：移動(dòng)此分隔線(xiàn)可以增加或減少顯示工作表標(biāo)簽。

(7)窗口水平分隔線(xiàn)：移動(dòng)此分隔線(xiàn)可以把工作區(qū)從水平方向上劃分為兩個(gè)窗口，并可改變窗口的大小。使用水平分隔線(xiàn)的好處是當(dāng)工作表比較長(zhǎng)，同一屏幕顯示不完的時(shí)候，可以在上半窗口中僅顯示列標(biāo)題，而在下半窗口中滾動(dòng)數(shù)據(jù)，使所需的數(shù)據(jù)顯示出來(lái)。移動(dòng)窗口水平分隔線(xiàn)的方法是將光標(biāo)移到窗口水平分隔線(xiàn)處，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)樯舷录^的形狀時(shí)，按下鼠標(biāo)不放，向下(或向上)拖動(dòng)鼠標(biāo)，達(dá)到適當(dāng)?shù)奈恢煤?，再釋放鼠?biāo)。要將窗口分隔取消，只要將窗口水平分隔線(xiàn)拖到工作區(qū)頂部即可。

(8)窗口垂直分隔線(xiàn)：移動(dòng)此分隔線(xiàn)可以把工作區(qū)從垂直方向上劃分為兩個(gè)窗口，并可改變窗口的大小。使用垂直分隔線(xiàn)的好處是當(dāng)工作表比較寬，同一屏幕顯示不完的時(shí)候，可以在左半窗口中僅顯示行標(biāo)題，而在右半窗口中滾動(dòng)數(shù)據(jù)，使所需的數(shù)據(jù)顯示出來(lái)。移動(dòng)窗口垂直分隔線(xiàn)的方法是將光標(biāo)移到窗口垂直分隔線(xiàn)處，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)樽笥壹^的形狀時(shí)，按下鼠標(biāo)不放，向左(或向右)拖動(dòng)鼠標(biāo)，達(dá)到適當(dāng)?shù)奈恢煤?，再釋放鼠?biāo)。要將窗口分隔取消，只要將窗口垂直分隔線(xiàn)拖到工作區(qū)的垂直滾動(dòng)條處即可。

(9)“全選”按鈕：?jiǎn)螕簟叭x”按鈕可將當(dāng)前工作表的所有單元格全部選擇。

6.2工作表的建立和編輯

中文Excel2003的主要功能就是處理報(bào)表，即對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和分析。建立并編輯工作表是Excel2003最重要的部分。假設(shè)表6.1是某計(jì)算機(jī)公司一個(gè)月的配件銷(xiāo)售表。用Excel2003來(lái)管理這樣的表是很方便的。下面就以該表為例進(jìn)行工作表的學(xué)習(xí)。

表6.1某計(jì)算機(jī)公司一個(gè)月的配件銷(xiāo)售表

6.2.1建立工作表

1．打開(kāi)工作表在默認(rèn)情況下，Excel2003每本工作簿包含3張工作表。啟動(dòng)Excel2003時(shí)，如果未指定工作簿的文件名，系統(tǒng)將自動(dòng)打開(kāi)一本新的工作簿，并為它取默認(rèn)名Book1.xls。其中.xls是Excel2003為工作簿文件規(guī)定的統(tǒng)一擴(kuò)展名。

默認(rèn)情況下在工作簿窗口內(nèi)顯示的是第一張工作表Sheet1，此時(shí)在狀態(tài)欄的工作表標(biāo)簽中Sheet1被加亮并在下方出現(xiàn)一條下劃線(xiàn)。如果你想用第二張工作表建立銷(xiāo)售表，只需移動(dòng)鼠標(biāo)指針，在工作表標(biāo)簽的Sheet2上單擊一下即可，此時(shí)Sheet2將代替Sheet1加亮顯示并出現(xiàn)下劃線(xiàn)。其實(shí)，Book1、Sheet1、Sheet2等默認(rèn)名也是可以改變的，例如你可以把Book1改變?yōu)椤颁N(xiāo)售”，Sheet1改成“一月”，Sheet2改成“二月”等等。改名的操作詳見(jiàn)6.3.2節(jié)。

2．輸入數(shù)據(jù)選定空白的工作表(例如Sheet1)后，就可以輸入數(shù)據(jù)了。輸入的數(shù)據(jù)可以為常量，也可以是公式和函數(shù)。Excel2003能夠識(shí)別常量數(shù)據(jù)，包括文本型、數(shù)值型和日期時(shí)間型等，并支持簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)輸入、區(qū)域數(shù)據(jù)輸入和系列數(shù)據(jù)自動(dòng)填充等3種輸入方法。在討論這3種輸入方法前，先對(duì)輸入數(shù)據(jù)的類(lèi)型進(jìn)行說(shuō)明。

1)輸入數(shù)據(jù)的類(lèi)型當(dāng)向單元格輸入常量數(shù)據(jù)時(shí)，Excel2003能自動(dòng)把它們區(qū)分為文本、數(shù)值和日期時(shí)間等3種類(lèi)型

。

(1)數(shù)值數(shù)據(jù)。對(duì)純粹由數(shù)字(0～9)組成的字符串，Excel2003將把它識(shí)別為數(shù)值型數(shù)據(jù)。這類(lèi)數(shù)據(jù)還允許包括＋、－、(、)、E、e、$、%以及小數(shù)點(diǎn)(．)和千分位符號(hào)(,)等特殊字符，例如，若輸入1234、1,234、3.14、10%等字符串，Excel2003均認(rèn)為是數(shù)值數(shù)據(jù)。在單元格中顯示時(shí)，默認(rèn)情況下數(shù)值型數(shù)據(jù)將一律靠右對(duì)齊。需要指出，這類(lèi)數(shù)據(jù)的輸入與單元格中的顯示不一定完全相同。例如：

①若輸入數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度超過(guò)單元格的寬度，Excel2003將自動(dòng)改用科學(xué)計(jì)數(shù)法表示。例如若輸入為“1234567”，單元格顯示的值將為“1E+06”。注意：默認(rèn)情況下單元格長(zhǎng)度隨數(shù)據(jù)長(zhǎng)度自動(dòng)擴(kuò)展，所以要觀察到上述例子的情況，需要將單元格長(zhǎng)度固定。上例中，將單元格長(zhǎng)度固定為5。②若預(yù)先設(shè)置的數(shù)字格式為帶兩位小數(shù)，則當(dāng)輸入數(shù)為3.14159時(shí)，顯示數(shù)據(jù)將變?yōu)?.14。當(dāng)需要計(jì)算時(shí)，Excel2003一律以輸入數(shù)為準(zhǔn)，而不是以顯示數(shù)為準(zhǔn)，故不必?fù)?dān)心因此造成誤差。

(2)日期或時(shí)間數(shù)據(jù)。

Excel2003內(nèi)置了一些日期與時(shí)間的格式。當(dāng)輸入數(shù)據(jù)與這些格式相匹配時(shí)，Excel2003將把它們識(shí)別為日期型數(shù)據(jù)。yyyy-mm-dd、yy-m-dd、h:mm(AM/PM)等都是Excel2003常用的內(nèi)置格式。例如輸入數(shù)據(jù)“2005-03-14”或“05-3-14”均會(huì)被理解為2005年3月14日。輸入數(shù)據(jù)“15:30”或“3:30PM”均將被理解為下午3時(shí)30分。

Excel2003能識(shí)別哪些日期/時(shí)間格式取決于預(yù)先的設(shè)置。究竟中文Excel2003能處理什么樣的格式，用戶(hù)可以通過(guò)“格式/單元格”命令來(lái)查詢(xún)。

若想輸入當(dāng)天的日期或時(shí)間，可通過(guò)組合鍵快速輸入。其操作為：①輸入當(dāng)天日期，按組合鍵“Ctrl+；”。②

輸入當(dāng)前時(shí)間，按組合鍵“Ctrl+Shift+；”。

(3)文本數(shù)據(jù)。除被Excel2003識(shí)別為公式(一律以等號(hào)“=”開(kāi)頭，參閱第6.2.2節(jié))、數(shù)值或日期型的常量數(shù)據(jù)外，其余的輸入數(shù)據(jù)均被認(rèn)為是文本數(shù)據(jù)。文本數(shù)據(jù)可以由字母、數(shù)字或其他字符組成，在單元格中顯示時(shí)默認(rèn)情況為靠左對(duì)齊。這里也有兩點(diǎn)需要注意：①對(duì)于全部由數(shù)字組成的文本數(shù)據(jù)，輸入時(shí)應(yīng)在數(shù)字前加一西文單引號(hào)(')，Excel2003才不致將它誤認(rèn)為數(shù)值數(shù)據(jù)。例如郵政編碼710071，輸入時(shí)應(yīng)鍵入'710071。②

若在公式中夾有文本數(shù)據(jù)，例如best，鍵入時(shí)必須用西文雙引號(hào)(")將文本部分括住，例如"best"。

2)簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)輸入簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)輸入指每選擇一個(gè)單元格，輸入一個(gè)數(shù)據(jù)。輸入數(shù)據(jù)前需先將鼠標(biāo)指針移到所選單元格中，然后單擊鼠標(biāo)左鍵。此時(shí)在該單元格四周將出現(xiàn)一圈加黑的邊框線(xiàn)，表示此單元格已被激活。單元格激活后，即可輸入數(shù)據(jù)。隨著數(shù)據(jù)的輸入，在單元格和編輯欄同步顯示輸入的內(nèi)容。

若所需的單元格不在當(dāng)前屏幕中，可按照如下的步驟操作：

(1)將鼠標(biāo)指針移到編輯欄“名稱(chēng)框”的屏幕范圍內(nèi)，單擊鼠標(biāo)左鍵。

(2)輸入新單元格的地址(例如M30)。

(3)按下“Enter”鍵，此時(shí)所選的單元格即被移入屏幕的當(dāng)前范圍。單元格還可以由鍵盤(pán)進(jìn)行選擇。當(dāng)進(jìn)行大量數(shù)據(jù)輸入的時(shí)候，使用鍵盤(pán)可以加快輸入速度。

表6.2常用的按鍵及其功能

[例6-1]仿照表6.1建立一張銷(xiāo)售表。為了簡(jiǎn)化問(wèn)題，本例只要求輸入銷(xiāo)售表的表名和欄名。解本例中表名和欄名都使用了漢字。所以中文Excel2003運(yùn)行后，先用“Ctrl+空格鍵”調(diào)出漢字輸入法，然后按以下步驟操作(此時(shí)Excel2003為用戶(hù)打開(kāi)了默認(rèn)的Book1.xls)：①用鼠標(biāo)單擊單元格A1，利用輸入法從鍵盤(pán)輸入表名“火炬公司2005年1月部分配件銷(xiāo)售表(單位：元)”。②單擊A2，輸入欄名“序號(hào)”，然后按“→”鍵激活B2。③

輸入欄名“種類(lèi)”，按“→”鍵激活C2。

④輸入欄名“進(jìn)價(jià)”，按“→”鍵激活D2。⑤輸入欄名“批發(fā)價(jià)”，按“→”鍵激活E2。⑥輸入欄名“零售價(jià)”，按“→”鍵激活F2。⑦輸入欄名“批發(fā)量”，按“→”鍵激活G2。⑧輸入欄名“零售量”，按“→”鍵激活H2。⑨輸入欄名“銷(xiāo)售額”，按“→”鍵激活I(lǐng)2。⑩輸入欄名“稅金”，按“→”鍵激活J2。11輸入欄名“利潤(rùn)”。

3)按區(qū)域輸入數(shù)據(jù)所謂按區(qū)域輸入，就是在選擇活動(dòng)單元格之前，先選定一個(gè)區(qū)域作為數(shù)據(jù)的輸入范圍。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是，當(dāng)活動(dòng)單元格到達(dá)所選區(qū)域的邊界，例如某行(列)的行(列)尾時(shí)，如果按Tab(或Enter)鍵選擇下一個(gè)單元格，Excel2003能自動(dòng)進(jìn)行換行(列)，激活下一行(列)首的單元格，從而可達(dá)到簡(jiǎn)化操作和加快數(shù)據(jù)輸入的目的。區(qū)域可以根據(jù)操作的需要靈活選取，可以是一行或一列，也可以是任意位置的多個(gè)矩形區(qū)域，直至整張的工作表。一旦選好，Excel2003將使整個(gè)區(qū)域變成黑色，但活動(dòng)單元格仍保留原色(如圖6.6所示)，以便用戶(hù)識(shí)別。已選的區(qū)域如不再需要，也可隨時(shí)撤銷(xiāo)。

圖6.6區(qū)域的選定

(1)區(qū)域的選擇與撤銷(xiāo)。其操作按下列情況進(jìn)行：①選擇整行或整列：選擇某一行(或列)，只需將鼠標(biāo)指針移至工作簿窗口內(nèi)該行的行號(hào)上(或該列的列號(hào)上)，然后單擊鼠標(biāo)左鍵即可。②

選擇一個(gè)矩形區(qū)域：選擇某個(gè)矩形區(qū)域時(shí)，先將鼠標(biāo)指針移到該區(qū)域某一角(左上、左下或右上、右下)的單元格中，按下鼠標(biāo)左鍵；然后沿對(duì)角線(xiàn)拖動(dòng)鼠標(biāo)至該區(qū)域?qū)堑膯卧裰校砷_(kāi)鼠標(biāo)按鈕即可。圖6.6顯示了選擇A:C4矩形區(qū)后的情況。

③選擇不相鄰的區(qū)域：首先選擇第一個(gè)區(qū)域，然后按住“Ctrl”鍵，逐一用鼠標(biāo)選擇其他的一個(gè)或多個(gè)區(qū)域，選擇后松開(kāi)“Ctrl”鍵。④選擇整個(gè)工作表：若要選擇整個(gè)工作表，只需單擊工作簿窗口左上角的“全選”按鈕即可。⑤

撤銷(xiāo)選擇：若要撤銷(xiāo)已選擇的區(qū)域，只需將鼠標(biāo)指針移到工作表的任一位置(包括選擇區(qū))，然后單擊鼠標(biāo)左鍵。

(2)選定區(qū)域內(nèi)的輸入操作。在選定的區(qū)域內(nèi)，數(shù)據(jù)仍是逐個(gè)地輸入單元格。在區(qū)域中改變活動(dòng)的單元格，主要依靠Tab、Enter與Shift鍵(注意：不可使用←、↑、→、↓這4個(gè)方向鍵)。按Tab鍵為向右移動(dòng)，按Shift+Tab鍵為向左移動(dòng)，按Enter鍵為向下移動(dòng)，按Shift+Enter鍵為向上移動(dòng)。當(dāng)遇到區(qū)域邊界時(shí)，Excel2003能自動(dòng)使活動(dòng)單元格改變?yōu)橄噜徯?或列)內(nèi)與當(dāng)前單元格相對(duì)的那個(gè)單元格。例如，在圖6.6中若將當(dāng)前活動(dòng)單元格設(shè)置為C1，此時(shí)按Tab鍵，活動(dòng)單元格移到A2；如果按Shift+Enter鍵，則當(dāng)前活動(dòng)單元格移到B4。

[例6-2]繼續(xù)例6-1，使用表6.1中的數(shù)據(jù)向工作表輸入4種計(jì)算機(jī)配件的銷(xiāo)售記錄?！靶蛱?hào)”欄暫時(shí)不輸入。

解

在例6-1中已輸入前兩行，即表名行和欄名行，本例將從第3行開(kāi)始輸入，直到第6行為止。由表6.1可見(jiàn)，若“序號(hào)”數(shù)據(jù)暫緩輸入，則4個(gè)計(jì)算機(jī)配件銷(xiāo)售記錄的其余各欄將占用工作表的B3:G6這一區(qū)域，其中B3:B6為漢字字符數(shù)據(jù)。以下列出可能的操作順序。

①

輸入“種類(lèi)”。首先選定區(qū)域B3:B6，即先將鼠標(biāo)指針移至B3，按下左鍵，然后拖動(dòng)至B6松開(kāi)。接著在區(qū)域中輸入漢字?jǐn)?shù)據(jù)。此時(shí)B3是活動(dòng)單元格，輸入“CPU”后回車(chē)，活動(dòng)單元格移至B4，再輸入“主板”并回車(chē)，活動(dòng)單元格移至B5，……，依次類(lèi)推。等到在B6中輸入“顯示器”并回車(chē)后，由于B6處于B列列尾，所以Excel2003將自動(dòng)換列，直接跳到選定區(qū)域內(nèi)下一列的首格(此時(shí)因?yàn)閮H有一列，所以跳到B3格)。

②輸入其他各行數(shù)據(jù)。先選定區(qū)域C3:G6。數(shù)據(jù)的輸入則有以下兩種方法，可以任選其中之一：

a.按列輸入。選擇C3，輸入“1000”后回車(chē)，活動(dòng)格移至C4；再輸入“800”并回車(chē)，活動(dòng)格移至C5，……，依次類(lèi)推。直到在C6中輸入“1400”并回車(chē)，活動(dòng)格將跳到D3；輸入“1100”并回車(chē)后，活動(dòng)格移至D4，……，如此等等，直至在G6中輸入“30”結(jié)束。需要說(shuō)明的是，當(dāng)在C6格輸入“1400”后，按回車(chē)鍵本應(yīng)下移到C7格，但由于C6已處于選定區(qū)下邊界，無(wú)法再向下移，故Excel2003自動(dòng)跳到下一列，并選擇D3。

b.按行輸入。方法與按列輸入相似，但有兩點(diǎn)不同：用Tab鍵而不是回車(chē)(Enter)鍵移至下一個(gè)活動(dòng)單元格；輸入數(shù)據(jù)的單元格順序?yàn)镃3，D3，…，G3，C4，D4，…，F(xiàn)6，G6。需要說(shuō)明的是，當(dāng)在G3格輸入“40”后，按Tab鍵本應(yīng)右移到H3，但因G3已處于選定區(qū)的右邊界，無(wú)法再向右移，故Excel2003將自動(dòng)跳至下一行，并選擇C4。由此可見(jiàn)，不論按行還是按列輸入，輸入完選定區(qū)域內(nèi)所有單元格的數(shù)據(jù)，都只需使用一種按鍵(分別為T(mén)ab或Enter)，操作非常容易。

圖6.7 輸入結(jié)果

4)系列數(shù)據(jù)自動(dòng)填充向工作表輸入數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)用到一些系列(即符合排列順序)數(shù)據(jù)，例如一月，二月，……，十二月；星期日，星期一，……。Excel2003提供的“填充”功能，可以幫助用戶(hù)快速地輸入整個(gè)數(shù)據(jù)系列，而不必逐單元格輸入。這種自動(dòng)輸入可通過(guò)“編輯\填充”命令來(lái)實(shí)現(xiàn)，也可用鼠標(biāo)拖動(dòng)“自動(dòng)填充柄”來(lái)完成，后者的操作更為簡(jiǎn)捷。

(1)自動(dòng)填充已定義的序列。

Excel2003中文版預(yù)先設(shè)置了“Sun，Mon，Tue，…”、“星期日，星期一，……”、“一月，二月，……”、“甲，乙，丙，……”等中、英文數(shù)據(jù)序列，供用戶(hù)按需選用(可參考圖6.10)。如圖6.8(a)所示，若用戶(hù)需在A1:A4單元內(nèi)自動(dòng)填充“甲，乙，丙，丁”，可以按下述步驟操作：①把序列中的第一個(gè)數(shù)據(jù)輸入活動(dòng)單元格。在本例中，就是在A1格輸入數(shù)據(jù)“甲”。②

在活動(dòng)單元格右下角總有一個(gè)小方塊，稱(chēng)為“填充柄”。把鼠標(biāo)指針移到填充柄上，此時(shí)鼠標(biāo)指針將由空心十字光標(biāo)變成實(shí)心十字光標(biāo)。

③

按下鼠標(biāo)左鍵，將填充柄從A1拖曳到A4松開(kāi)，數(shù)據(jù)即自動(dòng)填入工作表，如圖6.8(b)所顯示。

圖6.8自動(dòng)填充示例

(2)填充尚未定義但有明顯變化規(guī)律的序列。表6.3列出了一些有明顯變化規(guī)律的序列。類(lèi)似這樣的規(guī)律序列數(shù)據(jù)在輸入時(shí)可用“編輯\填充”命令，其操作步驟如下：①

選定一個(gè)或兩個(gè)單元格作為初始區(qū)域，輸入序列的前一個(gè)或兩個(gè)數(shù)據(jù)，如輸入100(在A1格)，80(在A2格)。

②用鼠標(biāo)指針將要填充到的區(qū)域全選擇，如將A1:A4選擇上。③執(zhí)行“編輯\填充\序列”命令，則A3填入60，A4填入40。

表6.3有明顯變化規(guī)律的序列

[例6-3]繼續(xù)例6-2，用自動(dòng)填充柄輸入“序號(hào)”數(shù)據(jù)。

解自動(dòng)填入“序號(hào)”數(shù)據(jù)可按下列步驟操作：①在圖6.7中，向A3輸入“1”，向A4輸入“2”。②選定A3和A4，將鼠標(biāo)指針?lè)旁贏4區(qū)域右下角的填充柄上，使指針變?yōu)閷?shí)心十字。③向下拖曳填充柄直至A6，即可得序號(hào)欄的數(shù)字序列l(wèi)、2、3、4。至此，表6.1中的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)已輸入完畢，如圖6.9所示。

圖6.9表6.1中銷(xiāo)售數(shù)據(jù)的輸入結(jié)果

需要指出，在Excel中預(yù)先定義的系列數(shù)據(jù)總是有限的。對(duì)不同的用戶(hù)，會(huì)有各自特定的常用系列數(shù)據(jù)。例如學(xué)校用戶(hù)可能需要“校長(zhǎng)室、教務(wù)處、科研處、學(xué)生處”等數(shù)據(jù)系列，公司用戶(hù)可能需要“經(jīng)理室、會(huì)計(jì)部、經(jīng)營(yíng)部”等數(shù)據(jù)系列，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)間并無(wú)規(guī)律可循。要想自動(dòng)填充這樣的數(shù)據(jù)序列，必須遵守“先定義后使用”的原則。

(3)建立自定義的“自動(dòng)填充”序列。

Excel2003提供的公用“自動(dòng)填充”序列較少，但用戶(hù)可以建立自己的“自動(dòng)填充”序列。以下是建立自定義“自動(dòng)填充”序列的操作步驟：①

選擇“工具\(yùn)選項(xiàng)\自定義序列”選項(xiàng)，屏幕顯示“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，如圖6.10所示。

②在“自定義序列”框中選擇“新序列”選項(xiàng)，然后單擊“添加”按鈕，光標(biāo)跳到“輸入序列”框中。③輸入新的序列，每一序列項(xiàng)用Enter鍵結(jié)束，在“輸入序列”列表框中占一行。④

新序列建好后，單擊“確定”按鈕。

圖6.10“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框

6.2.2使用公式與函數(shù)在Excel2003中，一切公式均以“=”開(kāi)頭，例如“=10+20”。函數(shù)的一般形式為“函數(shù)名()”，例如SUM()。本小節(jié)主要介紹使用公式與函數(shù)來(lái)進(jìn)行基本的數(shù)值計(jì)算。

1．公式

1)可用的運(yùn)算符

Excel2003在公式中，可使用運(yùn)算符來(lái)完成各種復(fù)雜運(yùn)算。它們是算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符和文本運(yùn)算符。表6.4至表6.7列出了各類(lèi)運(yùn)算符的用法及其優(yōu)先次序。

表6.4算

術(shù)

運(yùn)

算

符

表6.5比

較

運(yùn)

算

符

表6.6文

字

運(yùn)

算

符

表6.7運(yùn)算符的優(yōu)先次序

2)引用單元格數(shù)據(jù)在公式計(jì)算中經(jīng)常要引用單元格中的數(shù)據(jù)，例如“=J3+2”就表示把單元格J3中的數(shù)值加2。請(qǐng)看一些例子。

[例6-4]計(jì)算下列各公式的值(以例6-3結(jié)束后的表為數(shù)據(jù)引用來(lái)源表)。①=B3&C2；②=B3&"的"&C2&"是"&"C3"&"元"；③=F3+G3。

解①式的結(jié)果為“CPU進(jìn)價(jià)”。②式的結(jié)果為“CPU的進(jìn)價(jià)是1000元”。③式的結(jié)果為“140”，是CPU此月總銷(xiāo)售數(shù)(批發(fā)與零售的總和)。注意：Excel2003還允許引用同一工作簿中其他工作表中的單元格，稱(chēng)為三維引用。例如，假設(shè)工作簿Book1中有兩張銷(xiāo)售表，Sheet1為一月銷(xiāo)售表，Sheet2為二月銷(xiāo)售表，則公式“=Sheet1!H3+Sheet2!H3”的計(jì)算結(jié)果為CPU在兩個(gè)月中的銷(xiāo)售額。

3)公式的應(yīng)用在Excel2003中，凡涉及到計(jì)算問(wèn)題都需要輸入計(jì)算公式。除非你自己先計(jì)算好，然后再填入表格中。這種方法沒(méi)有利用Excel2003的計(jì)算能力，其效率比較低。如果使用公式，當(dāng)計(jì)算內(nèi)容改變時(shí)，Excel2003會(huì)自動(dòng)按照公式重新計(jì)算出新結(jié)果，并替換原來(lái)的結(jié)果。因此，建議用戶(hù)不論何種計(jì)算，都要使用公式。

[例6-5]試?yán)霉接?jì)算圖6.9銷(xiāo)售表中的銷(xiāo)售額、稅金和利潤(rùn)。已知：銷(xiāo)售額＝批發(fā)量×(批發(fā)價(jià)－進(jìn)價(jià))＋零售量×(零售價(jià)－進(jìn)價(jià))稅金＝銷(xiāo)售額×5％利潤(rùn)＝銷(xiāo)售額－稅金

解①計(jì)算銷(xiāo)售額：先是單擊H3，輸入“=F3*(D3－C3)＋G3*(E3－C3)”。按下回車(chē)鍵(或是“√”按鈕)，編輯欄將顯示公式=F3*(D3－C3)＋G3*(E3－C3)，H3單元格直接顯示公式計(jì)算出來(lái)的數(shù)值，即22000。②計(jì)算稅金：先單擊I3，輸入公式“=H3*0.05”。按回車(chē)鍵，編輯欄將顯示上述公式，I3直接顯示結(jié)果值，即1100。③計(jì)算利潤(rùn)：?jiǎn)螕鬔3，輸入公式“=H3－I3”。按回車(chē)鍵，編輯欄顯示上述公式，J3顯示計(jì)算結(jié)果，即20900。④其他單元格的計(jì)算與上3步類(lèi)似。計(jì)算結(jié)束后的結(jié)果如圖6.11所示。

圖6.11例6-5的結(jié)果

2．函數(shù)

1)自動(dòng)求和

SUM()函數(shù)是最常用的函數(shù)。顯而易見(jiàn)，這個(gè)函數(shù)是對(duì)所有規(guī)定的數(shù)值求總和。同時(shí)將特別介紹一下Excel2003的“自動(dòng)求和”功能。

[例6-6]以圖6.11為依據(jù)，在I7單元格計(jì)算稅金的總和。

解使用SUM()函數(shù)，操作步驟如下：①單擊單元格I7，由鍵盤(pán)輸入“=SUM(I3:I6)”。②按Enter鍵或單擊編輯欄中的“√”按鈕，I7單元格中即出現(xiàn)數(shù)值6925。在Excel2003的常用工具欄中有一個(gè)“∑”按鈕(自動(dòng)求和)。

利用它所提供的功能，Excel2003會(huì)自動(dòng)估計(jì)用戶(hù)需要的求和范圍并進(jìn)行運(yùn)算。

[例6-7]

用“自動(dòng)求和”功能計(jì)算稅金的總和。解①單擊單元格I7，準(zhǔn)備顯示總和。若I7中已有數(shù)據(jù)，可以按Del鍵將它清除。②單擊“自動(dòng)求和”按鈕，觀察顯示的工作表，可看到在I3:I6區(qū)域周?chē)霈F(xiàn)閃爍的虛線(xiàn)邊框。若用戶(hù)不同意系統(tǒng)估計(jì)的求和范圍，可按“Esc”鍵放棄這一操作。③

按Enter鍵確認(rèn)，I7中即顯示出稅金總和。

2)用函數(shù)指南引導(dǎo)操作

Excel2003函數(shù)的一般形式為：函數(shù)名(參數(shù)1，參數(shù)2，……)其中括號(hào)內(nèi)的參數(shù)可以多達(dá)30個(gè)。由于函數(shù)種類(lèi)多，參數(shù)不易記憶，給用戶(hù)增添了困難。通過(guò)函數(shù)指南，用戶(hù)可以了解函數(shù)的用途、形式與操作步驟?，F(xiàn)在仍以SUM()函數(shù)為例，說(shuō)明函數(shù)指南的引導(dǎo)功能。

[例6-8]以圖6.11為依據(jù)，計(jì)算利潤(rùn)的總和，用函數(shù)指南引導(dǎo)操作。解①單擊J7單元格，以激活J7單元格。如果J7中有數(shù)據(jù)，用Del鍵清除。②單擊“

”按鈕，屏幕顯示“插入函數(shù)”對(duì)話(huà)框，如圖6.12所示。③在函數(shù)分類(lèi)框中選擇“常用函數(shù)”選項(xiàng)，然后在函數(shù)名字框中選擇“SUM”。④

單擊“確定”按鈕，屏幕顯示如圖6.13所示。

圖6.12“插入函數(shù)”對(duì)話(huà)框

圖6.13“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話(huà)框

⑤Excel2003自動(dòng)在Number1框中輸入了J3:J6的相加范圍，確認(rèn)這個(gè)范圍是正確的，否則可手動(dòng)編輯。⑥

單擊“確定”按鈕，返回工作表窗口，相加結(jié)果顯示在J7單元格，是131575。

3．公式的復(fù)制與自動(dòng)填充一個(gè)單元格可以包括“公式”、“數(shù)值”、“格式”和“批注”等內(nèi)容。執(zhí)行“移動(dòng)/復(fù)制”操作時(shí)，在默認(rèn)情況下應(yīng)該包括以上的全部?jī)?nèi)容。但在實(shí)際建表中，復(fù)制某單元格時(shí)往往只需要它的公式，不需要復(fù)制由公式計(jì)算出來(lái)的特定值。為此，Excel2003在“編輯”菜單中提供了一種“選擇性粘貼”命令，允許在向目標(biāo)區(qū)域粘貼時(shí)只粘貼用戶(hù)選擇的內(nèi)容。圖6.14顯示了執(zhí)行這一命令時(shí)屏幕顯示的對(duì)話(huà)框。

圖6.14“選擇性粘貼”對(duì)話(huà)框

[例6-9]如圖6.11，用公式重新計(jì)算銷(xiāo)售額、稅金和利潤(rùn)(先將H4:J6區(qū)域清除)。

解在例6-5中，已把計(jì)算銷(xiāo)售額、稅金和利潤(rùn)的公式分別輸入在H3、I3、J3中，現(xiàn)在繼續(xù)進(jìn)一步的操作，將H3(/I3/J3)的公式復(fù)制到H4:H6中，以便計(jì)算其他配件的銷(xiāo)售額。方法一：利用“選擇性粘貼”命令。①單擊H3，選定需復(fù)制的單元格。②

執(zhí)行“編輯\復(fù)制”命令或單擊工具欄中的“復(fù)制”按鈕。

③選定目標(biāo)區(qū)域H4:H6。④執(zhí)行“編輯\選擇性粘貼”命令，屏幕顯示如圖6.14所示的“選擇性粘貼”對(duì)話(huà)框。⑤在“粘貼”框中選擇“公式”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。⑥

按照以上5步，將I3、J3的公式也復(fù)制到相應(yīng)單元格。

以上第⑤步的作用，是將原來(lái)在H3中的公式“=F3*(D3－C3)＋G3*(E3－C3)”一次性地復(fù)制到H4:H6中，避免了對(duì)這3個(gè)單元格每格輸入一遍公式的麻煩。還需指出，上述公式中引用的單元格地址，比如F3、D3等為“相對(duì)地址”。在復(fù)制公式時(shí)，相對(duì)地址會(huì)隨目標(biāo)單元格的地址而變化。例如復(fù)制到H4中的公式為“=F4*(D4－C4)＋G4*(E4－C4)”，復(fù)制到H5中的公式為“=F5*(D5－C5)＋G5*(E5－C5)”…以此類(lèi)推。

方法二：利用自動(dòng)填充柄，將公式當(dāng)作系列數(shù)據(jù)填入選定的單元格中。其操作步驟是：①單擊H3，使單元格周?chē)霈F(xiàn)一個(gè)黑色邊框；②把鼠標(biāo)指針移到邊框右下角的填充柄上；③當(dāng)填充柄變成實(shí)心十字光標(biāo)時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵，經(jīng)H4拖曳到H6后釋放。至此，公式“=F4*(D4－C4)＋G4*(E4－C4)”～“=F6*(D6－C6)＋G6*(E6－C6)”將一一復(fù)制到H4:H6區(qū)域中。顯然，這種方法比方法一的操作更加簡(jiǎn)便。

在上例中，我們提到了對(duì)單元格地址的“相對(duì)引用”。這種引用的特點(diǎn)是當(dāng)公式所處的單元格的行、列變化時(shí)，組成公式的單元格的行號(hào)與列號(hào)都會(huì)跟隨變化。另一種引用稱(chēng)為“絕對(duì)引用”。如果在公式中引用了絕對(duì)地址，則不論公式處在哪一個(gè)單元格，組成公式的單元格的地址總是不變。表6.8列出了3種不同引用方法的比較。

表6.8引用位置舉例

6.2.3設(shè)置工作表在初建的工作表中，各單元格都具有同樣的高度與寬度，顏色和邊框線(xiàn)也是千篇一律的。所謂設(shè)置工作表，就是利用Excel2003的格式化功能改進(jìn)工作表的格式，使之更加美觀和適合用戶(hù)的需要。對(duì)工作表的設(shè)置包括行高和列寬、字體、數(shù)字格式、對(duì)齊方式以及邊框線(xiàn)與圖案等內(nèi)容。手工設(shè)置可通過(guò)“格式”工具欄的按鈕或“格式”菜單中的有關(guān)命令來(lái)完成，所以有時(shí)也把對(duì)工作表的設(shè)置稱(chēng)為工作表的“格式化”。使用工具按鈕操作方便、快捷，但格式菜單能夠提供的功能更強(qiáng)大，項(xiàng)目也更齊全。

設(shè)置工作表的另一種方法，是預(yù)先定義好一些現(xiàn)成的格式，供用戶(hù)選擇套用，稱(chēng)為“自動(dòng)格式化”。Excel2003格式的設(shè)置和Word2000格式設(shè)置是共通的，所以本節(jié)僅就自動(dòng)格式化作簡(jiǎn)要介紹。

Excel2003提供了17種預(yù)先定義好的工作表格式，其中包括常用的分類(lèi)表、統(tǒng)計(jì)表、彩色表格等。在一般情況下，用戶(hù)只需套用其中的一種，再用手工操作對(duì)它作一些補(bǔ)充修改，就可以滿(mǎn)足自己的需要了。這可比全部用手工操作從頭設(shè)置節(jié)省了大量的時(shí)間，效果也往往比全手工設(shè)置更好。

自動(dòng)套用格式可以理解為對(duì)字體、數(shù)字、對(duì)齊方式、工作表邊框、顏色以及列寬/行高等已定義好的格式參數(shù)的組合。在“格式”菜單中有一條“自動(dòng)套用格式”命令，選擇這一命令后，屏幕上即彈出“自動(dòng)套用格式”對(duì)話(huà)框，如圖6.15所示。所有的自動(dòng)格式都顯示一個(gè)范例。如果用戶(hù)想對(duì)現(xiàn)成格式作些修改，只需單擊對(duì)話(huà)框中的“選項(xiàng)”按鈕，使原來(lái)的“自動(dòng)套用格式”對(duì)話(huà)框在其下方擴(kuò)展出一組“要應(yīng)用的格式”復(fù)選框。用戶(hù)可通過(guò)這些復(fù)選框，選擇一些項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整或重新設(shè)置。修改結(jié)束后單擊對(duì)話(huà)框的“確定”按鈕，自動(dòng)格式化即告完成。

圖6.15“自動(dòng)套用格式”對(duì)話(huà)框

6.2.4編輯工作表

1．修改對(duì)已輸入數(shù)據(jù)的單元格進(jìn)行修改，主要有兩種方法：

(1)全部重輸。單擊單元格，會(huì)重新進(jìn)入“輸入狀態(tài)”。當(dāng)輸入新數(shù)據(jù)的第一個(gè)字符時(shí)，格內(nèi)原有的數(shù)據(jù)即被清除，由新內(nèi)容代替。

(2)局部修改。雙擊單元格，會(huì)進(jìn)入“修改狀態(tài)”。此時(shí)可利用鼠標(biāo)定位到需要修改的地方，或利用鍵盤(pán)上的編輯鍵(如方向鍵、Del鍵、Backspace鍵等)，直接修改有錯(cuò)的部分，不需要全部重新輸入單元格內(nèi)容。

對(duì)于只需少量修改的數(shù)據(jù)，后一種方法顯然效率更高。請(qǐng)看下例：

[例6-10]將圖6.11中A1單元格中的原內(nèi)容“火炬公司2005年1月部分配件銷(xiāo)售表(單位：元)”改為“火炬公司2005年1月部分配件銷(xiāo)售表(單位：千元)”。解①將鼠標(biāo)指針移至A1單元格，雙擊鼠標(biāo)左鍵。②

將插入點(diǎn)移至單元格中的“元”字前面，輸入“千”字，單擊“Enter”鍵。

2．插入、清除和刪除

1)插入單元格在向工作表輸入數(shù)據(jù)時(shí)，很可能發(fā)生這樣的操作錯(cuò)誤，例如誤將G4:G6的數(shù)據(jù)輸入到G3:G5中。此時(shí)可通過(guò)插入單元格進(jìn)行修改。下面以例6-11來(lái)說(shuō)明插入單元格的一般步驟。

[例6-11]如圖6.9所示列表，輸入數(shù)據(jù)時(shí)誤將G4:G6的數(shù)據(jù)輸入在G3:G5，G3原來(lái)的數(shù)據(jù)40未輸入，G6也沒(méi)數(shù)據(jù)。請(qǐng)修改為正確情況。

解①將鼠標(biāo)指針移至需插入單元格的位置(即G3)，單擊鼠標(biāo)左鍵。②選擇“插入\單元格”命令，屏幕顯示“插入”對(duì)話(huà)框，如圖6.16所示。③選定現(xiàn)有單元格移動(dòng)方向(應(yīng)選“活動(dòng)單元格下移”)，然后單擊“確定”按鈕。④

在G3中輸入40。

圖6.16“插入”對(duì)話(huà)框

2)插入空白行或列如要在工作表中插入一個(gè)空白行，可按如下步驟操作：

(1)將鼠標(biāo)指針移至需插入的行編號(hào)處，單擊鼠標(biāo)左鍵。

(2)選擇“插入\行”命令，新行即在選定的編號(hào)處生成，原有行均依次下移一行。若需插入一列，選擇“插入\列”命令，新列在所選定的編號(hào)處生成，原有列向右移動(dòng)。

3)清除清除操作既可用于清除單元格(或區(qū)域)中的內(nèi)容，也可用于清除單元格(或區(qū)域)中的格式。清除格式是Excel和Word使用上的一個(gè)較大區(qū)別。在Excel2003中，在某單元格中輸入數(shù)據(jù)后，如果僅是使用Del鍵刪除內(nèi)容，那么該單元格將繼續(xù)保留原數(shù)據(jù)的格式。比如在如圖6.11所示的表中，在H7單元格輸入“99-06-01”并回車(chē)，此單元格顯示“1999/6/1”，單元格格式設(shè)置為日期型。將此單元格內(nèi)容刪除后，利用“自動(dòng)求和”統(tǒng)計(jì)H3:H6的和，顯示結(jié)果將不符合用戶(hù)要求。

清除內(nèi)容的操作步驟為：

(1)選定要清除的單元格或區(qū)域。

(2)使用“編輯\清除\內(nèi)容”命令，所選單元格或區(qū)域中的內(nèi)容即被清除。清除格式可以通過(guò)選擇“編輯\清除\格式”命令來(lái)完成。圖6.17“刪除”對(duì)話(huà)框

4)刪除以下是執(zhí)行刪除操作的步驟：

(1)選定要?jiǎng)h除的單元格或區(qū)域。

(2)執(zhí)行“編輯\刪除”命令，屏幕顯示“刪除”對(duì)話(huà)框，如圖6.17所示。

(3)在4個(gè)刪除選項(xiàng)中選定一項(xiàng)。

(4)單擊“確定”按鈕。

3.移動(dòng)和復(fù)制

1)移動(dòng)將數(shù)據(jù)從源工作表移動(dòng)到目標(biāo)工作表的方式有兩種：通過(guò)菜單移動(dòng)和通過(guò)鼠標(biāo)移動(dòng)。

(1)通過(guò)菜單移動(dòng)數(shù)據(jù)的操作步驟為：①選擇待移動(dòng)的區(qū)域，例如B3:B6。②執(zhí)行“編輯\剪切”命令或單擊工具欄中的“剪切”按鈕。③選定移動(dòng)到的目標(biāo)區(qū)域左上角的首單元格，例如B9。④

執(zhí)行“編輯\粘貼”命令或單擊工具欄中的“粘貼”按鈕，于是B3:B6的內(nèi)容即移至B9:B12。

(2)通過(guò)鼠標(biāo)移動(dòng)數(shù)據(jù)的操作步驟為：①選擇待移動(dòng)的區(qū)域。②將鼠標(biāo)指針移至選定區(qū)域的邊框線(xiàn)上(此時(shí)光標(biāo)形狀將不是通常的十字形)，按下鼠標(biāo)左鍵。③

拖動(dòng)鼠標(biāo)指針至目標(biāo)區(qū)域，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵。

2)復(fù)制將數(shù)據(jù)從源工作表復(fù)制到目標(biāo)工作表的方式有兩種：通過(guò)菜單復(fù)制和通過(guò)鼠標(biāo)復(fù)制。

(1)通過(guò)菜單復(fù)制數(shù)據(jù)的操作步驟為：①選擇需復(fù)制區(qū)域，例如C3:J6。②執(zhí)行“編輯\復(fù)制”命令或單擊工具欄中的“復(fù)制”按鈕。③選定目標(biāo)區(qū)域左上角的首單元格，例如C9。④

執(zhí)行“編輯\粘貼”命令或單擊工具欄中的“粘貼”按鈕，于是C3:J6內(nèi)容即復(fù)制至C9:J12中。

(2)通過(guò)鼠標(biāo)復(fù)制數(shù)據(jù)的操作步驟為：①選擇需復(fù)制區(qū)域。②將鼠標(biāo)指針移至選定區(qū)域的邊框線(xiàn)上，按下“Ctrl”鍵及鼠標(biāo)左鍵。③拖動(dòng)鼠標(biāo)指針至目標(biāo)區(qū)域左上角，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵及“Ctrl”鍵。注意：在執(zhí)行了移動(dòng)或復(fù)制操作后，目標(biāo)區(qū)域中原有的數(shù)據(jù)就會(huì)被新的數(shù)據(jù)替換掉。

4．查找與替換查找與替換也是編輯過(guò)程中經(jīng)常要執(zhí)行的操作，在Excel2003中除了可查找和替換文字外，還可查找公式，但不能替換公式。

1)查找當(dāng)需在一張工作表或幾張工作表(即工作組)中查看某些內(nèi)容時(shí)，可使用“編輯”菜單中的“查找”命令，其操作步驟如下：

(1)執(zhí)行“編輯\查找”命令，屏幕顯示“查找和替換”對(duì)話(huà)框，如圖6.18所示。

圖6.18“查找和替換”對(duì)話(huà)框

(2)在“查找”選項(xiàng)卡的“查找內(nèi)容”框中輸入需查找的信息，并在“查找范圍”下拉框中選擇查找信息的類(lèi)型(公式、值或批注)。

(3)在“搜索”下拉框中選擇“按行”或“按列”搜索。

(4)單擊“查找下一個(gè)”按鈕，開(kāi)始查找，查到所需信息后，其所在單元格被激活。

(5)若需繼續(xù)查找，可再次單擊“查找下一個(gè)”按鈕，否則單擊“關(guān)閉”按鈕退出。

2)替換替換是查找的延伸，適用于一次更換多處相同的內(nèi)容。但它只能替換內(nèi)容，不能替換公式或附注。其操作與查找相似，這里不再詳述。

6.3工作簿的管理和編輯

6.3.1工作簿的管理

1．建立與保存工作簿啟動(dòng)Excel2003后，系統(tǒng)即自動(dòng)打開(kāi)一個(gè)名為“Book1”的工作簿。用戶(hù)若需另外建立其他新工作簿，可執(zhí)行“文件\新建”命令，系統(tǒng)將打開(kāi)“新建工作簿”任務(wù)窗格。繼續(xù)選擇“新建\空白工作簿”或“模板\本機(jī)上的模板”，在出現(xiàn)的“模板”對(duì)話(huà)框中選擇“工作簿”并單擊“確定”按鈕。如圖6.19所示。

圖6.19“模板”對(duì)話(huà)框

2．打開(kāi)與關(guān)閉工作簿打開(kāi)工作簿的方法和打開(kāi)Word文檔是類(lèi)似的，請(qǐng)用戶(hù)參閱第5章，此處就不再贅述。

Excel2003的每一本工作簿都有最小化、最大化和關(guān)閉按鈕，其位置是菜單欄的最右邊。只需單擊該工作簿的關(guān)閉按鈕，即可關(guān)閉工作簿。如果單擊的是Excel2003標(biāo)題欄的關(guān)閉按鈕，Excel2003會(huì)關(guān)閉所有的工作簿后，結(jié)束自身的運(yùn)行。

3．顯示多個(gè)工作簿

1)窗口切換當(dāng)多個(gè)工作簿同時(shí)打開(kāi)時(shí)，只能對(duì)其中一個(gè)進(jìn)行各種操作，我們把這個(gè)工作簿稱(chēng)為當(dāng)前工作簿。為了方便工作，當(dāng)前工作簿一般是最大化的。若想將另一工作簿變?yōu)楫?dāng)前工作簿，應(yīng)使用“窗口”菜單顯示的工作簿列表來(lái)轉(zhuǎn)換。

2)重排窗口若需要同時(shí)查看幾個(gè)工作簿，可使用“窗口”菜單的“重排窗口”命令。Excel2003共有平鋪、水平并排、垂直并排和層疊四種窗口排列的方式，用戶(hù)可以根據(jù)需要選擇其中的一種。

6.3.2工作簿的編輯

1．在工作簿中選擇工作表

1)選擇單張工作表選擇某張工作表，只需單擊工作簿窗口工作表標(biāo)簽上的表名即可。如圖6.20(a)表示Sheet1表被選中。

2)選擇多張工作表選擇多張工作表的操作步驟如下：

(1)單擊所選工作表中第一張工作表的標(biāo)簽。

(2)按住“Ctrl”鍵；

(3)依次單擊其余所需工作表的標(biāo)簽，然后松開(kāi)“Ctrl”鍵。以上3步完成后，在活動(dòng)窗口的標(biāo)題欄內(nèi)會(huì)出現(xiàn)“工作組”字樣，選定工作表的標(biāo)簽則以白色顯示。圖6.20(b)顯示了Sheet1和Sheet2被選擇后的情況。

圖6.20選擇工作表

(a)(b)

3)選擇全部工作表在工作表標(biāo)簽上按鼠標(biāo)右鍵，激活快捷菜單，選擇其中的“選定全部工作表”命令。如果想取消選定的全部工作表，只需單擊任何一張工作表的標(biāo)簽即可。

2．插入和刪除工作表

1)插入工作表插入工作表可使用“插入”菜單中的“工作表”命令，但首先需確定插入位置，然后進(jìn)行插入操作。當(dāng)要插入n張工作表時(shí)，在插入位置上也要選擇連續(xù)的n張工作表，以便騰出足夠的位置來(lái)存放新插入的工作表信息。

[例6-12]當(dāng)前窗口的工作簿中有3張工作表，現(xiàn)需在Sheet2前插入兩張工作表，試說(shuō)明其操作步驟。解這是一個(gè)多表插入的例子，其操作步驟如下：①單擊標(biāo)簽中的Sheet2，即激活Sheet2表。②按下“Ctrl”鍵，用鼠標(biāo)選擇Sheet3表。③

執(zhí)行“插入\工作表”命令，Sheet4、Sheet5即插在Sheet2之前，且Sheet4為當(dāng)前工作表。

2)刪除工作表刪除工作表的操作步驟如下：

(1)選定需刪除的工作表。

(2)執(zhí)行“編輯\刪除工作表”命