全院統(tǒng)一自動化系統(tǒng)采編用戶手冊

國科圖資源建設(shè)部全院統(tǒng)一自動化系統(tǒng)采編用戶手冊--外文圖書采訪全院統(tǒng)一自動化系統(tǒng)采編用戶手冊外文圖書采訪本手冊專為全院統(tǒng)一自動化系統(tǒng)外文圖書采訪通用工作編制。如研究院、研究所有自己單獨的采訪工作流程和特點，可根據(jù)自己的工作特點使用本手冊。本手冊以圖書館員訂購?fù)馕膯蝺詧D書為例，詳盡介紹訂購業(yè)務(wù)工作如何通過ALEPH系統(tǒng)操作完成。其它途徑和方式的采訪只是重復(fù)本手冊中步驟的部分或全部。目錄ALEPH系統(tǒng)外文圖書采訪工作手冊 工作流程圖操作步驟ALEPH圖書采訪擬訂系統(tǒng)，主要功能是完成書目的上載轉(zhuǎn)換采訪擬訂、采訪審訂、采訪發(fā)訂、輸出正式訂購報表等工作在本模塊完成。登錄圖書采訪擬訂系統(tǒng)采訪工作人員通過戶端登錄ALEPH采訪/連續(xù)出版物系統(tǒng)系統(tǒng)。在此系統(tǒng)上工作應(yīng)具有工作權(quán)限，打開工作用機瀏覽器，登錄，進入ALEPH圖書采訪擬訂系統(tǒng)。點擊開始菜單，找到客戶端安裝路徑，點擊AcquistionsSerials；輸入用戶名和密碼，點擊確定，進入客戶端系統(tǒng)。點擊客戶端系統(tǒng)菜單欄中ALEPH，點擊下拉菜單中WEB綜合服務(wù)，進入【AlephWeb綜合服務(wù)】界面；進入【AlephWeb綜合服務(wù)】界面，并選擇APSM專著采訪擬訂系統(tǒng)，進入【ALEPH圖書采訪擬訂系統(tǒng)】。進入【ALEPH圖書采訪擬訂系統(tǒng)】通過用戶名和密碼進入后，先創(chuàng)建新的工作列表；先按規(guī)范的命名規(guī)則設(shè)置本次任務(wù)批次號（命名規(guī)則詳見《全院自動化系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置》）注意下面說明文字；任務(wù)描述：簡要描述一下本次任務(wù)的工作內(nèi)容，如訂單發(fā)訂、訂單查重等，注意下面說明文字。書目上載采訪工作人員在書目上載模塊中，完成文件上傳轉(zhuǎn)換、查重操作。進入ALEPH圖書擬訂系統(tǒng)頁面點擊書目上載進入【書目上載】界面。文件上傳轉(zhuǎn)換文件上傳前格式轉(zhuǎn)換將書商、出版社提供的外文書目按參數(shù)設(shè)定的Excel表格格式，或USMARC格式上載書目。Excel上載書目標準格式見下表：作者ISBN書名叢書名中文題名出版社出版時間價格學(xué)科分類讀者對象圖書獲獎信息內(nèi)容簡介點擊瀏覽鍵，選擇擬上傳書目文件，擬上傳的文件大小不得超過10M，如果文件超過10M可拆分成兩個以上的文件分別上傳。選擇擬上傳的文件類型：系統(tǒng)允許上傳的文件類型有：EXCEL2003、EXCEL2007、USMARC、CNMARC格式，根據(jù)本次上傳的文件格式類型，選擇上傳文件類型框內(nèi)相應(yīng)的文件格式。EXCEL2003選擇EXCEL文件(XLS)；EXCEL2007選擇EXCEL文件（XLSX,OFFICE2007）；USMARC和CNMARC格式文件選擇文本文件（TXT/CSV）。編寫本批擬上傳文件的書目批次號：按參數(shù)設(shè)置中的書目批次號命名規(guī)則編寫擬導(dǎo)入的書目批次號（命名規(guī)則詳見《全院自動化系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置》），長度為17位。舉例：a11001zs_13020102；國科圖總館張三2013年2月1日第二批。轉(zhuǎn)換過程：在轉(zhuǎn)換過程欄選擇本批書的轉(zhuǎn)換格式，上傳的是EXCEL2003或2007格式選擇ECL_U8_U1外文EXCEL文件格式轉(zhuǎn)換；上傳USMARC或CNMARC格式，選擇B_MRC_GBKMARC文件格式轉(zhuǎn)換。上傳文件語種：在上傳文件語種框選擇外文；書目狀態(tài)框選擇13內(nèi)訂；在MARC擴展類型選擇外文標準擴展。以上七項都選擇好后，點擊確定進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。點擊查看結(jié)果和日志，查看文件上傳轉(zhuǎn)換日志：點擊查看日志和結(jié)果，系統(tǒng)彈出【文件上傳日志】界面。點擊進行擬訂庫查重或直接正式庫查重，進入下步擬訂庫查重。擬訂庫查重文件上傳轉(zhuǎn)換的書目數(shù)據(jù)在擬訂庫中進行查重，查重后的擬訂書目數(shù)據(jù)待進入正式庫。點擊左上方工具欄中的擬訂庫查重，進入【擬訂庫查重】界面；擬訂庫查重文件：選擇已上傳文件名稱；說明：擬訂庫查重文件名稱按照上傳先后順序由上之下排序擬訂庫匹配腳本：外文圖書選擇擬訂庫外文匹配腳本；查重結(jié)果EXCEL輸出模版，外文圖書選擇外文默認模板；點擊確定按鈕執(zhí)行查重；點擊查看運行日志和結(jié)果：查看“查重執(zhí)行輸出日志”；查看查重結(jié)果進入【查重執(zhí)行輸出日志】界面，如果運行狀態(tài)尚未完成，點擊查重執(zhí)行輸出日志-刷新。點擊本界面中的查重執(zhí)行輸出日志刷新系統(tǒng)彈出輸出文件，包含四種查重結(jié)果：①查重主輸出文件：查看導(dǎo)入系統(tǒng)在擬訂庫查重的原始文件；②查新書目文件：在擬訂庫查重中沒有重復(fù)記錄的文件；③一對一重文件:擬訂庫查重中查到擬訂庫中有一條重復(fù)記錄的文件；④一對多重文件:擬訂庫查重中查到擬訂庫中有多條重復(fù)記錄的文件。查重日志可輸出三種格式：①文本文件；②EXCEL(CSV)文件；③EXCEL（XLS）文件。正式庫查重導(dǎo)入進行擬訂外文圖書數(shù)據(jù)與正式庫數(shù)據(jù)查重，并把查重后的數(shù)據(jù)導(dǎo)入擬訂庫。查看并確認擬訂庫查重文件后，點擊查新書目文件后的正式庫查重，進行正式庫的查重。正式庫查重導(dǎo)入文件：系統(tǒng)自動默認本次導(dǎo)入的文件名稱，無需選擇；正式庫匹配腳本：如通過ISBN號查重，可選擇tab_match_script_usm外文書目ISBN匹配腳本；如通過題名查重可選擇tab_match_script_usm_tit外文書目題名匹配腳本；正式匹配庫類型：選擇外文；查重結(jié)果EXCEL輸出模版：選擇tab_excel_format默認模板。進入正式庫查重有兩條途徑可選擇：在【查重執(zhí)行輸出日志】界面，點擊“查新書目文件（文本格式）”所對應(yīng)的正式庫查重按鈕；點擊左上方工具欄中的正式庫查重導(dǎo)入，進入【正式庫查重】”界面。正式庫查重導(dǎo)入文件：選擇查新書目文件名稱；正式庫匹配腳本：外文圖書選擇查重匹配條件外文書目ISBN匹配腳本或外文題名匹配腳本；正式匹配庫類型：選擇外文；查重結(jié)果EXCEL輸出模版：選擇默認模板點擊確定執(zhí)行查重；點擊查看運行日志和結(jié)果查看“查重執(zhí)行輸出日志”；點擊本界面中的查重執(zhí)行輸出日志刷新系統(tǒng)彈出輸出文件，包含四種查重結(jié)果：查重主輸出文件：查看導(dǎo)入系統(tǒng)在擬訂庫查重的原始文件；查新書目文件：在擬訂庫查重中沒有重復(fù)記錄的文件；一對一重文件：擬訂庫查重中查到擬訂庫中有一條重復(fù)記錄的文件；一對多重文件：擬訂庫查重中查到擬訂庫中有多條重復(fù)記錄的文件。查重日志可輸出三種格式：①文本文件；②EXCEL(CSV)文件；③EXCEL（XLS）文件。在【查重執(zhí)行輸出日志】界面中，勾選需導(dǎo)入擬訂庫的文件，點擊導(dǎo)入擬訂庫，再點擊確定。點擊查看運行日志和結(jié)果查看“導(dǎo)入執(zhí)行輸出日志”；進入【導(dǎo)入執(zhí)行輸出日志】界面，如果運行狀態(tài)尚未完成，點擊導(dǎo)入執(zhí)行輸出日志-刷新。?二次查重：如需要可再次進行正式庫查重，在【正式庫查重導(dǎo)入】界面中，“擬新訂新書目文件(文本格式)”還有記錄數(shù)，再次進行查重。進入【查重執(zhí)行輸出日志】界面，勾選要進行二次查重的文件，點擊二次查重，進入【正式庫查重導(dǎo)入】界面；導(dǎo)入擬訂庫將正式庫查重過的書目導(dǎo)入擬訂庫查，選擇查新書目文件（文本格式），點擊導(dǎo)入擬訂庫。點擊查看運行日志和結(jié)果查看“導(dǎo)入執(zhí)行輸出日志”；進入【導(dǎo)入執(zhí)行輸出日志】界面，如果運行狀態(tài)尚未完成，點擊導(dǎo)入執(zhí)行輸出日志-刷新。采訪擬訂普通手工擬訂點擊屏幕右上方采訪擬訂，進入【采訪擬訂】界面，在【普通手工批擬訂】界面中，勾選需要續(xù)訂或新訂的外文圖書。在本界面中每頁最多顯示100條數(shù)據(jù)，勾選導(dǎo)入擬訂庫的書目數(shù)據(jù)，本面選擇完成后點擊擬訂書目。普通批擬訂如本批圖書是讀者推薦或已在系統(tǒng)外完成遴選決定發(fā)訂的圖書，可直接通過普通批擬訂直接生成擬訂單。生成擬訂單此環(huán)節(jié)要完成在與擬訂庫、正式庫查重后并導(dǎo)入擬訂庫書目中選書。具體操作如下。系統(tǒng)彈出【擬訂書目】界面。擬訂批次號：輸入上傳書目批次號（與擬訂庫批次號、正式庫批次號保持一致）；訂購組別：選擇中文圖書或西文圖書，如交換贈書圖書選擇贈送交換；資料類型：資料類型根據(jù)本批書的類型選擇專著、叢書、會議錄等；擬訂前書目狀態(tài)：系統(tǒng)默認20全部；折扣符號(+/-)：根據(jù)本批書的折扣選擇+或-；書商代碼：選擇準備發(fā)訂的書商；每套冊數(shù)：選擇每種書要訂購多少冊；訂單狀態(tài)：選擇擬訂；采訪方式：選擇本批書是訂購還是贈送或呈繳等；擬訂后是否關(guān)閉：選擇關(guān)閉；折扣比例(00.00)：根據(jù)與書商的合同或協(xié)議選擇折扣比例；訂購分館：選擇發(fā)訂的圖書館；分配規(guī)則：只選擇本館；訂購單位：選擇每種書發(fā)訂的數(shù)量；預(yù)算：選擇本次訂單的預(yù)算。保存缺省值：點擊此按鈕，系統(tǒng)會把所有字段中出現(xiàn)的值保存起來。以上信息填寫完畢后點擊確認。系統(tǒng)彈出提示框，提示操作是否成功，并提示擬訂多少條書目，生成多少個訂單。此時點擊關(guān)閉窗口。以上信息填寫完畢后點擊確認。系統(tǒng)彈出提示框，提示操作是否成功，并提示擬訂多少條書目，生成多少個訂單。此時點擊關(guān)閉窗口完成書目擬訂程序。例，擬訂訂單數(shù)量由0變成1，此時已擬訂成功。采訪審訂點擊導(dǎo)航條內(nèi)的采訪審訂，進入【采訪審訂】界面，本界面每頁最多顯示100條數(shù)據(jù)，可在本界面勾選待審訂的書目，勾選完成后點擊審訂訂單，系統(tǒng)提示操作成功！采訪發(fā)訂點擊導(dǎo)航條中的采訪發(fā)訂，系統(tǒng)彈出【采訪發(fā)訂】界面。擬訂庫擬訂批次號：系統(tǒng)自動默認本次發(fā)訂擬訂批次號；正式庫訂單批次號：系統(tǒng)自動默認本次正式庫訂單批次號；正式書目庫：外文圖書選擇外文，中文圖書選擇中文；正式庫訂單號前綴：系統(tǒng)默認不用選擇；預(yù)覽樣式：有兩種選擇可選擇任一種。正式發(fā)訂前先點擊發(fā)訂預(yù)覽，系統(tǒng)生成正式發(fā)訂預(yù)覽清單，可打印或保存在本地。點擊正式發(fā)訂本批圖書，系統(tǒng)提示本批圖書發(fā)訂成功！輸出正式訂購報表點擊屏幕上方正式訂購報表，進入【正式訂購報表】界面，如下圖所示：正式訂單批次：輸入本次訂單批次號；發(fā)訂人：輸入發(fā)訂人代碼；預(yù)算：選擇本次訂單的預(yù)算類型；訂購分館：選擇本次訂單的訂購單位；訂購組別：選擇本次訂單的訂購組別類型；訂單狀態(tài)：選擇本次訂單狀態(tài)類型；采訪方式：選擇本次訂單的采訪方式；資料類型：選擇本次訂單的資料類型；訂購年度：選擇本次訂單的訂購年度；語種庫：選擇“外文”；書商代碼：選擇本次訂單的書商代碼；排序字段：選擇排序條件；排序類型：選擇“升序”或“降序”；報表樣式：選擇生成訂購報表的樣式。點擊屏幕下方正式訂購報表按鈕，生成“正式訂購報表”，如下圖所示：客戶端服務(wù)(ALEPH采訪/連續(xù)出版物系統(tǒng))客戶端服務(wù)模塊主要是完成圖書經(jīng)費預(yù)算管理、圖書發(fā)票管理、到書的驗收登記，輸出財產(chǎn)賬等工作。登陸客戶端服務(wù)系統(tǒng)在此系統(tǒng)上工作應(yīng)具有工作權(quán)限，進入客戶服務(wù)系統(tǒng)請先打開工作用機的瀏覽器進入ALEPH客戶端【ALEPH采訪/連續(xù)出版物系統(tǒng)】。登陸以上客戶端服務(wù)系統(tǒng)后，系統(tǒng)彈出客戶端登陸框，填寫用戶名和密碼，并點擊登錄。圖書驗收登到登錄ALEPH客戶端，進入采訪/連續(xù)出版物系統(tǒng)。新建總發(fā)票進入行項目通過ISBN號或書名檢索訂單記錄調(diào)出圖書的書目數(shù)據(jù)核對書目數(shù)據(jù)基本信息與到書是否相符<如果相符>（如果數(shù)據(jù)與到書不相符則返回訂購人員）進入行項目生成單冊條碼填寫單冊價格修改單冊處理狀態(tài)自動登記單冊到館日期輸出圖書登記賬工作結(jié)束：通過“發(fā)票“模塊驗收登記圖書，本模塊的主要功能是完成圖書到貨后的建立發(fā)票、和單冊圖書驗收登到工作。建立總發(fā)票點擊總發(fā)票鍵，根據(jù)規(guī)范的發(fā)票命名規(guī)則新建準備驗收的本批圖書發(fā)票號?，F(xiàn)選擇本批外文圖書的書商，可以書商代碼或書商名稱檢索。單本圖書驗收登到點擊發(fā)票中的行項目，進行單本外文圖書訂單驗收登記。通過西文訂單題名、訂單號、訂購批次號、ISBN號檢索單本圖書。填寫單冊行項目列表：書商代碼隨總發(fā)票