工程采購制度及流程

工程采購制度及流程一、制定目的及范圍隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，工程項(xiàng)目的采購工作顯得尤為重要。為提高采購效率，降低成本，確保采購工作的規(guī)范化，特制定本工程采購制度。該制度適用于所有工程項(xiàng)目的相關(guān)采購，包括但不限于材料采購、設(shè)備采購和外包服務(wù)采購。二、采購原則1.公正性：所有采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保采購過程透明。2.質(zhì)量優(yōu)先：在選擇供應(yīng)商時(shí)，必須綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，確保所采購物資符合項(xiàng)目要求。3.規(guī)范化：各部門應(yīng)明確采購職責(zé)，采購人員與申購人員不可為同一人，避免利益沖突。4.合法合規(guī)：所有采購必須通過正規(guī)渠道進(jìn)行，確保所購商品或服務(wù)的合法性，所有開支需開具發(fā)票。三、采購流程1.采購需求確認(rèn)在項(xiàng)目啟動階段，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)與相關(guān)部門溝通，明確工程所需的材料、設(shè)備及服務(wù)。需求確認(rèn)后，填寫《采購需求表》，并提交給采購部門。2.預(yù)算編制根據(jù)采購需求，采購部門需編制詳細(xì)預(yù)算，并經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理審批。預(yù)算應(yīng)包括所需物資的規(guī)格、數(shù)量及預(yù)估價(jià)格，確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。3.采購申請預(yù)算審核通過后，采購部門需填寫《采購申請單》，并附上《采購需求表》和預(yù)算審批文件。此申請單需提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。4.詢價(jià)與比價(jià)在獲得批準(zhǔn)后，采購部門負(fù)責(zé)對至少三家合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)時(shí)，需確保提供的規(guī)格與數(shù)量一致，以便進(jìn)行合理比價(jià)。詢價(jià)結(jié)果需記錄在《詢價(jià)記錄表》中。5.核價(jià)與合同簽訂在完成詢價(jià)后，采購部門需對比歷史價(jià)格和市場行情，確定合理的采購價(jià)格。價(jià)格核定后，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂合同，合同中需明確交貨期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后服務(wù)等條款。6.采購實(shí)施與驗(yàn)收物資到達(dá)現(xiàn)場后，projectteam應(yīng)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與合同中約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通并處理。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》。7.入庫管理通過驗(yàn)收的物資需及時(shí)入庫，相關(guān)入庫單據(jù)應(yīng)記錄在案，并交由倉庫管理員進(jìn)行管理。所有入庫物資應(yīng)及時(shí)更新庫存信息，以便于后續(xù)的使用和管理。8.付款與報(bào)銷采購?fù)瓿珊螅?cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同及驗(yàn)收單據(jù)進(jìn)行付款處理。采購人員需在貨到后一個(gè)月內(nèi)提交報(bào)銷申請，逾期不予處理。四、特殊采購流程對于一些特殊情況，需遵循特定的采購流程：1.緊急采購當(dāng)出現(xiàn)緊急情況時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可直接申請緊急采購。緊急采購無需進(jìn)行詢價(jià)，但需提供合理的理由，相關(guān)采購文件應(yīng)在事后補(bǔ)充完善。2.集中采購對于一些常用的材料和設(shè)備，可進(jìn)行集中采購。各部門需在每月的固定日期前提交需求，由采購部門統(tǒng)一進(jìn)行采購，以降低成本。3.零星采購對于金額較小或偶發(fā)的采購，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可直接申請零星采購。采購人需征得部門領(lǐng)導(dǎo)的同意，并簡化審批流程，加快采購速度。4.年度采購對于定期需求的物資，需提前編制年度采購計(jì)劃，并向財(cái)務(wù)部門報(bào)備。年度采購計(jì)劃需明確每項(xiàng)物資的需求量及預(yù)算，便于統(tǒng)籌安排。五、備案與檔案管理所有采購活動的單據(jù)需進(jìn)行妥善管理。采購?fù)瓿珊?，采購部門需將《采購申請單》、《詢價(jià)記錄表》、《合同》、《驗(yàn)收單》和發(fā)票等文件復(fù)印兩份，一份交給財(cái)務(wù)部門審核，另一份存檔以備未來查閱。六、采購紀(jì)律與監(jiān)督1.采購人員職責(zé)采購人員需建立供應(yīng)商資料檔案，定期對市場行情進(jìn)行調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購人員應(yīng)保持職業(yè)操守，不得接受供應(yīng)商的賄賂或回扣。2.供應(yīng)商管理采購部門需對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估，評估內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、交貨及時(shí)性等。對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行整改或更換，以保證采購工作的順利進(jìn)行。3.反饋機(jī)制建立健全的反饋機(jī)制，采購人員應(yīng)定期收集各部門對采購流程的意見與建議，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化采購流程，確保其適應(yīng)組織的發(fā)展變化。七、結(jié)論通過建立科學(xué)