企業(yè)檔案分類方案

企業(yè)檔案分類方案企業(yè)檔案是指企業(yè)在經濟活動中所產生的各種文字、圖表、圖片、錄音、錄像等信息載體的集合體，是企業(yè)管理中非常重要的一部分。由于企業(yè)檔案數(shù)量眾多，種類繁多，為了實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、科學化，企業(yè)應該對檔案分類進行科學規(guī)劃。本文將從具體的角度出發(fā)，探討企業(yè)檔案分類方案。一、按照儲存媒介分類1.紙質檔案紙質檔案是指印刷在紙張上的文件、證照等，是企業(yè)中最常見的檔案形式。根據檔案的重要程度和必要性，分為普通檔案、重要檔案等。2.電子檔案電子檔案是指數(shù)字化處理的文件、照片、錄音、錄像、數(shù)據庫等信息載體。根據檔案的重要性和必要性，出示合法的電子簽名或電子印鑒可作為證據。3.影像檔案影像檔案是以底片或數(shù)字化的方式儲存的檔案，包括微縮膠片、電子掃描圖像等。這樣的檔案具有保存期限長、可復制等特點。二、按照檔案類型分類1.財務檔案財務檔案是企業(yè)經濟活動產生的與資金往來相關的文件，包括會計賬簿、財務報表、收據、發(fā)票等等。2.行政檔案行政檔案是公司管理層面上的文件，包括勞動合同、人事檔案、評定檔案、獎懲檔案、檔案管理制度等。3.生產檔案生產檔案是企業(yè)生產活動產生的一系列檔案，包括產品規(guī)格、工藝流程、生產計劃、生產記錄等。4.營銷檔案營銷檔案是以營銷活動為主要內容的檔案，包括市場調查報告、銷售數(shù)據分析報告、會議記錄等。三、按照檔案產生部門分類1.經營管理部門檔案指公司行政職能部門、辦公室、總經理辦公室等組織產生的各種文件，如工作計劃、會議記錄、行政文書等。2.財務部門檔案指企業(yè)財務部門產生的各種財務類檔案，如會計報表、會計賬簿、票據、合同、發(fā)票等。3.生產部門檔案指企業(yè)生產部門和質量檢驗部門產生的各種檔案，如生產計劃、生產記錄、產品規(guī)格、檢驗記錄等。4.營銷部門檔案指企業(yè)市場營銷部門產生的有關市場營銷活動的各種檔案，如市場調研報告、銷售數(shù)據報表、產品宣傳材料等。四、按照檔案的保存時間分類1.辦公代表檔案辦公代表檔案是指日常工作過程中產生的一些重要文書，如內部郵件、電報、電話通訊記錄等。需要同時也需要及時整理和清理。2.經濟活動檔案經濟活動檔案是指企業(yè)各項經濟活動產生的檔案，如合同、發(fā)票、收據等。保存期一般為10年。3.歷史性檔案歷史性檔案是指記錄公司發(fā)展歷史的重要檔案，如公司創(chuàng)立、改制、重組等歷史性事件的有關檔案。要保存長期，甚至保存至企業(yè)關閉。五、總結在企業(yè)日常管理中，檔案分類是非常重要的一環(huán)，它既能為企業(yè)歷史的長遠發(fā)展提供依據，也能為管理決策提供參考數(shù)據。因此，有效分類管理企業(yè)檔案，不僅能加強企業(yè)的內