數據使用習慣

Excel使用的良好習慣----數據處理規(guī)范性1、內部統(tǒng)一的標準化設計：統(tǒng)一工作薄中相同數據的名稱、編碼、以及需要引用的公用內容。對于像公司名稱或者人名等公用信息不要使用簡寫、別稱，以便使用函數查找、引用并有利于使用替換等工具。對于工作中不同部門協(xié)同的項目或者共同使用的名稱也應該統(tǒng)一名稱或者采用統(tǒng)一的標準，方便數據在系統(tǒng)內的傳遞以及共同使用。如果使用過vlookup等查找函數函數就可體會到這個習慣的必要性。2、排版的規(guī)范化設置：輸入字符時不要在字符串內、前后插入空格，盡量使用對齊功能來排版，以便使用函數查找、引用。盡量不使用合并單元格功能（可使用跨列對齊來居中），以便填充公式、排序、篩選。排版時使用頂端標題行、標題列功能。數字及文本的對齊方式請使用Excel默認的格式，即數字靠右對齊，文本靠左對齊。數字使用千位分隔符。學會使用拆分窗口功能，免除為看到標題行而大量滾屏，以提高工作效率。3、鍵盤功能快捷鍵使用

工作簿內工作表較多時，使用建立目錄的工具或者工作表標簽的快捷菜單（通過用鼠標右鍵單擊標簽滾動按鈕，顯示快捷菜單。），快速選取工作表。經常使用快捷鍵，提高工作效率。4、函數使用要進行乘除等運算時，要養(yǎng)成在公式的最外層使用round函數的習慣，以免出現四舍五入的誤差。計算結果可能出現#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等錯誤，而其它單元格又需對此單元格進行運算時，要養(yǎng)成使用if和ISERROR函數消除錯誤值的習慣。對于有些需要查找的函數，為了防止在輸入時的不規(guī)范性，對于需要查找的數據應去除其空格，如使用trim函數。養(yǎng)成使用狀態(tài)欄進行臨時性的求和、計數、求平均值的習慣。5、多人協(xié)作時需要適當的分工權限當工作表要提交他人（多人）填寫時，養(yǎng)成保護工作表、鎖定單元格以及對特定單元格設定數據有效性的習慣，以避免他人的錯誤操作影響報表的匯總。6、數據勾稽的檢查對于一個工作薄中有多張工作表，期間的數據有比較嚴密的勾稽關系，應在一張工作表中反映這些勾稽關系，并且應夠校驗出表間的關系是否正確。7、養(yǎng)成經常思考的習慣對于簡單的、重復性的、機械性質的勞動應該思考有無改進的可能性，對于一些自己無法解決的應該去論壇上面開設討論帖，或者查找以前類似問題的處理，如可以利用宏能夠處理的重復性勞動，應該學習初步的錄制宏的功能，方便工作、提高效率。8、提高工作簿打開速度工作表中的格式過于復雜（如多種字體，多種顏色，條件格式等等）圖片或者其他繪圖圖形較多，或者圖片選擇了不恰當的格式公式和名稱較多或者公式，名稱，數據透視表等所引用的單元格范圍過大外部鏈接（特別是死鏈接）的影響8、提高工作簿打開速度頁面設置對打開速度的影響有時候在打開一個只是有1m多的文件時總是很慢,百思不得其解,于是對于上述的個個原因進行分析,最后測試中發(fā)現,上述的幾個原因是對打開速度的影響并不是很大,只是有些影響,他們對文件的體積影響比較大,而頁面設置的【分頁預覽】狀態(tài)下，打開的速度很慢，因為在視圖中需要對分頁符，以及頁面狀態(tài)進行設置，所以會很慢。加快打開速度的方法為，如果文檔不需要打印，就不要對其進行分頁預覽，因為該設置會在打開時占用太多的資源，致使打開速度下降，而采用普通視圖狀態(tài)，其速度會很快。8、提高工作簿打開速度自動重算，自動保存選項的考量。這兩個選項在一定程度上給我們的工作帶來了便利。但在有些時候（例如是公式比較多的時候），特別