DB5105T 57-2022 機關(guān)會議服務(wù)規(guī)范　　

ICS03.080CCSA16DB5105Specificationsforservicesofgovernmentoffices瀘州市市場監(jiān)督管理局發(fā)布IDB5105/T57—2022 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14基本要求 15會前準備 36會中服務(wù) 77會后整理 88評價與改進 8附錄A（資料性）機關(guān)會議服務(wù)崗位設(shè)置及其職責 9附錄B（資料性）機關(guān)會議服務(wù)人員禮儀要求 附錄C（資料性）機關(guān)會議服務(wù)預(yù)定確認表 附錄D（資料性）會場物品布置要求 16附錄E（資料性）會場座次安排和座牌擺放要求 附錄F（資料性）設(shè)備調(diào)試 附錄G（資料性）會前準備工作檢查表 附錄H（資料性）續(xù)茶規(guī)范 附錄I（資料性）突發(fā)事件應(yīng)急處置程序 附錄J（資料性）滿意度評價表 30參考文獻 DB5105/T57—2022本文件按照GB/T1.1-2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由瀘州市機關(guān)事務(wù)管理局提出并歸口。本文件起草單位：瀘州市機關(guān)事務(wù)管理局、瀘州市接待服務(wù)中心。本文件主要起草人：劉勇、羅淼、萬勇琳、劉雨明、高劍波。本文件為首次發(fā)布。1DB5105/T57—2022機關(guān)會議服務(wù)規(guī)范本文件規(guī)定了機關(guān)會議服務(wù)的術(shù)語和定義、基本要求、會前準備、會中服務(wù)、會后整理、評價與改進。本文件適用于瀘州市行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)會議服務(wù)活動。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB2894安全標志及其使用導則GB/T10001.1公共信息圖形符號第1部分：通用符號GB13495.1消防安全標志第1部分：標志GB14934食品安全國家標準消毒餐（飲）具GB/T30520會議分類和術(shù)語GB/T41568機關(guān)事務(wù)管理術(shù)語3術(shù)語和定義GB/T30520、GB/T41568界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1機關(guān)會議governmentofficesmeetings以黨的機關(guān)、人大機關(guān)、行政機關(guān)、政協(xié)機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)，以及各民主黨派、工商聯(lián)、各人民團體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位的名義舉辦的會議、會見及其他按要求承辦的活動。3.2會議服務(wù)conferenceservices為機關(guān)提供會議預(yù)訂、接待、保障的服務(wù)工作。4基本要求4.1總則4.1.1機關(guān)會議服務(wù)應(yīng)遵循專業(yè)化、安全化、人性化、信息化、節(jié)約化的原則，可通過購買社會服務(wù)引入具備符合本規(guī)范要求的第三方服務(wù)機構(gòu)開展機關(guān)會議服務(wù)工作。2DB5105/T57—20224.1.2建立完善的機關(guān)會議服務(wù)管理制度，包括人員管理、設(shè)施設(shè)備運行維護、服務(wù)質(zhì)量管理、應(yīng)急管理等。4.1.3機關(guān)應(yīng)大力推進會議服務(wù)數(shù)字化，提高會議服務(wù)質(zhì)量和效率。4.2場所4.2.1配置與機關(guān)會議規(guī)模、規(guī)格等相適的會議室，且會議室的數(shù)量、類型、功能結(jié)構(gòu)合理。配置的設(shè)施應(yīng)包括但不限于：——足夠的插座、網(wǎng)絡(luò)接口、視頻接口等基本設(shè)施；——能實行分區(qū)光控且滿足可調(diào)控性要求的燈具，色溫應(yīng)滿足攝像攝影要求；——獨立的溫控、通風系統(tǒng)；——相鄰會議室應(yīng)設(shè)置隔音設(shè)施；——醒目的禁煙標志。4.2.2會議室外圍應(yīng)配置相應(yīng)的輔助系統(tǒng)，包括但不限于：——規(guī)模適當并分設(shè)機動車進出口與人員通道；——疏散通道、安全出口、消防車通道、應(yīng)急照明等應(yīng)急設(shè)施；——布局合理、設(shè)施完善的停車場，并配有醒目的安全標志，標志應(yīng)符合GB2894和GB13495.1的規(guī)定；——公共信息導向系統(tǒng)，如會議室位置標志、導向標志、樓層分布平面示意圖、會場分布平面示意圖等。引導標識和指示牌應(yīng)符合GB/T10001.1的規(guī)定；——監(jiān)控系統(tǒng)，且設(shè)備安裝于所有出入口、主要通道等位置；——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎紙機、手機存放柜、手機干擾器等保密技術(shù)防護設(shè)備。4.2.3按需提供服務(wù)物品，可包括但不限于：投影設(shè)備、幕布、寫字板、音視頻設(shè)備、筆盒、紙巾碟、茶具等。4.2.4有特殊要求的，可租賃與機關(guān)會議規(guī)模、規(guī)格相適應(yīng)的場所及設(shè)施。4.3人員4.3.1建立機關(guān)會議服務(wù)組織機構(gòu)，配置會議預(yù)訂員、會議主管、技術(shù)人員和服務(wù)人員等，明確崗位，制定崗位職責及說明書。崗位設(shè)置及其職責見附錄A。其中，選聘服務(wù)人員應(yīng)考慮以下方面：——文化教育程度；——年齡、身高、形象、氣質(zhì)；——溝通表達、隨機應(yīng)變能力；——工作技能；——其他行為素質(zhì)。4.3.2定期開展持續(xù)、系統(tǒng)的培訓，并做到內(nèi)容充實，方式多樣。培訓內(nèi)容可包括但不限于：——機關(guān)會議服務(wù)的理論知識；——儀容、儀態(tài)、言談舉止等，機關(guān)會議服務(wù)人員禮儀要求見附錄B；——保密政策文件及相關(guān)制度；——安全管理與安全檢查；——技術(shù)人員專業(yè)技能；——服務(wù)人員服務(wù)技巧；——應(yīng)對會議突發(fā)事件處理能力；3DB5105/T57—2022——普通話及外語運用能力等。培訓方式可包括但不限于：——聘請專業(yè)機構(gòu)培訓；——組織內(nèi)部指導和實訓；——定期進行演練、考試。4.3.3服務(wù)人員應(yīng)經(jīng)培訓考核合格后方可上崗。4.4安全4.4.1建立健全機關(guān)會議安全管理制度和安全保衛(wèi)工作方案，并建立有效的執(zhí)行和監(jiān)督機制。4.4.2建立突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案并有相應(yīng)的處置措施。必要時，應(yīng)制定專項應(yīng)急預(yù)案并進行培訓和演練，明確組織機構(gòu)、工作職責和緊急突發(fā)事件處置程序。應(yīng)急預(yù)案涉及的范圍包括但不限于：——火災(zāi)；——電梯困人；——突發(fā)疾?。弧老到y(tǒng)故障；——地震。4.4.3機關(guān)會議期間應(yīng)加強安全巡查，發(fā)生公共突發(fā)事件時，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并配合相關(guān)部門處理。4.5保密4.5.1建立機關(guān)會議保密制度，確定保密責任人，定期開展全員保密教育，明確保密紀律。4.5.2機關(guān)會議開始前，清理無關(guān)人員，對會議室及通信、辦公、擴音等設(shè)備的保密性能進行檢查；會議期間，巡視檢查有無違反保密紀律的行為和泄密隱患；會議結(jié)束后，檢查會場有無遺留涉密的文件和物品。5會前準備5.1會議預(yù)訂5.1.1提供多種預(yù)訂渠道，如電話預(yù)訂、書面預(yù)訂、網(wǎng)絡(luò)預(yù)定和現(xiàn)場預(yù)訂等。5.1.2會議預(yù)訂員接到預(yù)訂通知后，應(yīng)做好會議登記并填寫《機關(guān)會議服務(wù)預(yù)定確認表》（見附錄C明確會議名稱、會議時間、會議地點、參會領(lǐng)導、參會人數(shù)、會議密級等需求，并向會議舉辦方復述確認后，將《機關(guān)會議服務(wù)預(yù)定確認表》交會議舉辦方會議負責人簽字確認。5.1.3會務(wù)主管應(yīng)提前對可能影響機關(guān)會議順利召開的因素進行預(yù)判，必要時可與會議舉辦方再次溝通確認，并按“先上級后下級、先重點后一般”的原則合理安排。5.2制定方案制定機關(guān)會議服務(wù)保障工作方案，明確各相關(guān)部門及崗位工作職責、服務(wù)人員數(shù)量、時間安排等事項，做到分工明確、職責清晰、落實到人，同時下發(fā)會議籌備通知，列明會議時間、地點及保障要求等內(nèi)容。4DB5105/T57—20225.3對外協(xié)調(diào)5.3.1涉及需與其他單位協(xié)調(diào)的機關(guān)會議，應(yīng)對會議服務(wù)任務(wù)進行分解，明確任務(wù)要求及完成時限。必要時，可召開會議服務(wù)保障協(xié)調(diào)會。協(xié)調(diào)事項包括但不限于：——車輛停放；——疫情防控；——公共衛(wèi)生；——秩序維護；——交通保暢。5.3.2如會議舉辦方有需求變更的，應(yīng)及時將變更信息通報相關(guān)單位并作妥善處理。5.4布置會場5.4.1根據(jù)機關(guān)會議舉辦方的需求布置會場，會場布置普通會議宜半天完成，重大會議宜提前1天完5.4.2布置會場前應(yīng)對會場區(qū)域進行清潔、消殺。會場清潔衛(wèi)生要求應(yīng)符合但不限于表1的規(guī)定。表1會場清潔衛(wèi)生要求1磚面及拼縫、邊沿線等處潔凈，無積垢、灰塵、紙屑、食品殘渣2345DB5105/T57—202255.4.3服務(wù)人員應(yīng)對會場的布局、主席臺、桌椅、桌布、物品、會標、座次座牌等進行布置。會場布置要求應(yīng)符合表2的規(guī)定。表2會場布置要求1根據(jù)會議類型、規(guī)模等確定會場布局，包括23.擺放主賓位椅子時，應(yīng)考慮到主賓的舒適345茶杯的擺放要求見附錄D中D.3；茶葉準備及放置要求見附6789簽到臺搭建于醒目且不妨礙參會人員通行的位置，座次圖5.4.4技術(shù)人員應(yīng)對會議使用的線路、話筒、音響、視頻等設(shè)施設(shè)備進行布置，布置要求應(yīng)符合表3的規(guī)定。6DB5105/T57—2022表3設(shè)施設(shè)備布置要求12話筒數(shù)量滿足會議需要，有線話筒擺放高度距離桌面24cm左右、距桌面前沿3會議室前方左右對稱擺放音箱，科學合理布局，4視頻設(shè)備布置于所有參會人員可見處，與電腦正確連接5.4.5布置完成后應(yīng)對燈光、空調(diào)、音控設(shè)備、音頻設(shè)備、視頻設(shè)備、備份設(shè)備等進行調(diào)試，調(diào)試方法見附錄F。調(diào)試要求應(yīng)符合表4的規(guī)定。設(shè)施設(shè)備調(diào)試完畢后應(yīng)由專人看管，并應(yīng)在明顯處張貼標識，防止誤撞、誤扯。表4設(shè)施設(shè)備調(diào)試要求1燈光亮度與顏色正常，無損壞，還應(yīng)單獨檢查在使用投2空調(diào)運行狀態(tài)正常，能將會場內(nèi)環(huán)境溫度控制在在22℃~26℃。3時序電源、調(diào)音臺、混音器、音頻處理器、功放、揚聲器、會議電腦、高清混合矩陣運行4565.如使用LED屏,投影機及配套幕布運行正常。75.5檢查驗收7DB5105/T57—20225.5.1建立布置會場檢查驗收工作制度，根據(jù)工作需求成立專項工作組，對會場清潔衛(wèi)生、會場布置、設(shè)施設(shè)備布置和調(diào)試情況進行檢查驗收，并填寫《會前準備工作檢查表》（見附錄G）。檢查驗收應(yīng)符合本標準中5.4條的規(guī)定。5.5.2檢查驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時指出，并由相關(guān)責任部門現(xiàn)場立即糾正，超過30分鐘不能解決的應(yīng)報會務(wù)主管。6會中服務(wù)6.1引領(lǐng)服務(wù)6.1.1服務(wù)人員應(yīng)著統(tǒng)一工作服提前30分鐘在會場門口迎候，指引參會人員做好簽到并引領(lǐng)領(lǐng)導至候會室，有保密要求的，應(yīng)提前擺放指示牌提醒參會人員將隨身通信、錄音、錄像等設(shè)備統(tǒng)一存放于指定位置。6.1.2會議開始前宣讀或播放2次會議紀律，分別為會前10分鐘宣讀或播放1次、會前5分鐘再宣讀6.1.3會議即將開始應(yīng)提供打鈴提醒服務(wù)，宜臨會前3分鐘提醒一次，臨會前1分鐘再次提醒并引領(lǐng)領(lǐng)導出席，有主席臺的將領(lǐng)導引領(lǐng)至主席臺。6.1.4會前統(tǒng)一做好參會人員車輛通行、停放等安排。如遇下雨，還應(yīng)做好參會人員的撐傘、收傘等服務(wù)。6.2茶水服務(wù)6.2.1斟茶臨會前30分鐘斟倒第1次茶水，斟3分滿，做好沖泡前“醒茶”準備，待15分鐘后茶葉舒展開斟倒第2次茶水，斟7分滿。6.2.2續(xù)茶茶水溫度和續(xù)茶要求見附錄H。6.3設(shè)備保障臨會前應(yīng)啟動備用設(shè)備，并確保機關(guān)會議期間有專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場值守，根據(jù)會議情況及時調(diào)節(jié)音頻、視頻等設(shè)備。如正在使用的設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)能立即切換至備用設(shè)備，并迅速排除故障。6.4會場巡查6.4.1會場內(nèi)外應(yīng)分別安排服務(wù)人員值守，保密會議的值守應(yīng)安排在會場外。6.4.2在會議期間，每10分鐘～15分鐘會務(wù)人員應(yīng)對會場進行巡視，應(yīng)做到但不限于以下幾方面：——室內(nèi)氣溫恒定，空調(diào)溫度控制在26℃左右；——音響聲音適中，將麥克風調(diào)整到最佳位置；無線麥根據(jù)使用情況及時更換電池；——投影無抖動、無花屏、無色差；——燈光亮度與投影互相協(xié)調(diào)，保證觀眾能清晰地看清屏幕與主講人；——如有臨時參加會議人員，及時為其提供座椅；——及時增添茶水或替換已飲用的礦泉水；——滿足與會人員其他需求（傳遞紙條、傳遞麥克風等——一切正常時，會務(wù)人員會場門口站立等候。8DB5105/T57—20226.4.3會場內(nèi)外秩序應(yīng)配備專人維護，保持通道、洗手間等公共場所清潔，并能對會場周邊實現(xiàn)安全巡查，如遇突發(fā)事件應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，同時協(xié)助相關(guān)單位及時有效處置，突發(fā)事件情形及處置程序見附錄I。6.4.4中途如更換服務(wù)人員，應(yīng)做好交接班工作。簡短休息時，服務(wù)人員應(yīng)輔助整理會場，補充和更換相應(yīng)物品，不應(yīng)亂動參會人員的文件、物品等。7會后整理7.1機關(guān)會議結(jié)束后應(yīng)及時有序引導參會人員離開，并組織服務(wù)人員仔細檢查會場。檢查內(nèi)容包括但不限于：——有無參會人員遺留的物品，如有遺失，應(yīng)立即送還，未能及時送還的，應(yīng)做好登記并妥善保管，并積極聯(lián)系辦會單位；——有無損壞的設(shè)施設(shè)備及物品，如有損壞的，應(yīng)記錄設(shè)施設(shè)備及物品的名稱、數(shù)目及損壞情況，并報會務(wù)主管；——有無散落在會場的會議資料，如有遺落，應(yīng)統(tǒng)一回收處理銷毀。7.2機關(guān)會議結(jié)束后應(yīng)及時整理會場。整理內(nèi)容包括但不限于：——回收茶具、紙巾碟、筆盒、桌布等可重復使用的物品，清點數(shù)量；——收拾桌面，清掃會場，歸位桌椅，撤除會標；——關(guān)閉設(shè)施設(shè)備，切斷電源，關(guān)閉會場。7.3會務(wù)用品按以下要求進行管理：——仔細清洗茶杯，完畢后，用消毒干毛巾擦拭干凈，放入消毒柜，進行消毒處理；——宜用去污粉沾水擦洗瓷杯的茶垢，清潔后再消毒，消毒標準按GB14934的規(guī)定執(zhí)行；——根據(jù)領(lǐng)用的數(shù)量放回倉庫，根據(jù)不同類別（一次性、盤類、壺類）分類集中擺放，定期盤點；——會議結(jié)束后將耗損類會務(wù)用品，如紙巾、濕巾、紙筆進行盤點、登記臺賬，并根據(jù)庫存量與使用期限選擇性地采購。8評價與改進8.1建立服務(wù)質(zhì)量評價機制，明確評價內(nèi)容、評價方法、評價程序和評價結(jié)果及應(yīng)用。其中，評價內(nèi)容應(yīng)根據(jù)評價目的，選擇能反映機關(guān)會議服務(wù)質(zhì)量的要素、特性等關(guān)鍵信息，評價方法應(yīng)切實可行，定期面向會議舉辦方、參會人員等開展服務(wù)滿意度調(diào)查。滿意度評價表見附錄J。8.2加強對服務(wù)質(zhì)量評價的督促、檢查，匯總和分析評價過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，制定機關(guān)會議服務(wù)質(zhì)量改進計劃，提出改進措施。9DB5105/T57—2022A機關(guān)會議服務(wù)崗位設(shè)置及其職責A.1會議預(yù)訂員A.1.1受理預(yù)訂信息，全面準確了解會議需求。A.1.2做好會議預(yù)訂記錄，根據(jù)會議預(yù)定情況安排會議室。A.1.3按照相關(guān)規(guī)定和會議需求，通知會務(wù)主管做好會前人員、物品等相關(guān)準備。A.1.4保持與會議舉辦單位的溝通聯(lián)系，如有變動，及時做好調(diào)整。A.2會務(wù)主管A.2.1進行日常管理，帶領(lǐng)服務(wù)人員、技術(shù)人員完成任務(wù)。A.2.2負責服務(wù)人員、技術(shù)人員思想政治教育和日常業(yè)務(wù)培訓。A.2.3督促檢查規(guī)章制度落實情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。A.2.4做好新進員工的挑選及培訓工作。A.2.5負責服務(wù)人員、技術(shù)人員的績效考核。A.2.6對違紀違規(guī)人員按權(quán)限進行處罰或提出處罰意見。A.2.7具備一定的應(yīng)急處理能力，并定期組織相應(yīng)演練。A.3技術(shù)人員A.3.1負責會議室音響、投影、電腦、電子顯示屏等音頻、視頻設(shè)備的安裝調(diào)試、運行管理、日常維護，確保設(shè)備完好正常。A.3.2負責提出音頻、視頻等會議設(shè)備的維修、采購建議。A.3.3與時俱進，能服務(wù)保障好信息化時代的會議設(shè)備保障需求。A.4服務(wù)人員A.4.1遵守服務(wù)程序和服務(wù)規(guī)范，熱情、主動、有禮貌地接待參會人員，提供令參會人員滿意的服務(wù)。A.4.2根據(jù)機關(guān)會議服務(wù)預(yù)訂表相關(guān)內(nèi)容，做好會前準備、會中服務(wù)、會后清理工作。A.4.3檢查會場有無參會人員遺留物品，及時送交會務(wù)主管。A.4.4嚴格遵守保密工作要求，按照統(tǒng)一標準進行會議服務(wù)。A.4.5提高警惕，發(fā)現(xiàn)異常情況及時向會務(wù)主管報告。DB5105/T57—2022BB（資料性）機關(guān)會議服務(wù)人員禮儀要求B.1儀表B.1.1服裝B.1.1.1一般要求B.根據(jù)實際情況選擇與制作服務(wù)人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證服務(wù)人員的服裝、配飾的顏色、樣式統(tǒng)一。B.工裝外不應(yīng)顯露個人物品；衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無明顯污跡、破損。B.1.1.2著裝要求B.女士著裝應(yīng)統(tǒng)一，身著裙裝時，西裙宜配長襪和工鞋，西裙長度于膝蓋上3cm；著褲裝時，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長及鞋面。B.男士著裝應(yīng)統(tǒng)一，身著西裝時，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長及鞋面；襯衫領(lǐng)口應(yīng)扣好，不應(yīng)敞開；著長袖時，袖口應(yīng)扣好，不應(yīng)挽袖。B.1.2工作牌工作牌宜佩帶在左胸；工作牌距離肩縫18cm，距中線5cm，不應(yīng)斜戴。B.1.3工鞋宜穿黑色皮鞋（以軟底鞋為宜）；鞋上飾品不宜過多,皮鞋表面保持光亮。B.1.4絲襪B.1.4.1女士著西裙時宜穿長筒肉色絲襪，并保持絲襪干凈、完好，不宜穿短襪或不穿。B.1.4.2男士宜穿深色長襪。B.1.5飾品B.1.5.1女士不宜佩戴夸張飾品、彩繩；可佩戴耳釘、項鏈等飾品，佩飾不宜過多。B.1.5.2男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他飾品。B.2儀容B.2.1發(fā)式簡潔，面容清爽；女性可著淡妝，香水味不宜過濃，不可涂抹指甲油。B.2.2面部保持自然親切的微笑，精神飽滿、充滿自信。B.3儀態(tài)DB5105/T57—2022B.3.1站姿B.3.1.1女士站姿上身正直，頭正目平，挺胸收腹，腰直肩平；雙手搭握，稍向上提，放于小腹前；雙腳可前后略分開，一只腳略前，一只腳略后，呈小丁字步，前腳的腳跟稍稍向后腳的腳背處靠攏。女士站姿參見圖B.1。圖B.1女士站姿示意圖B.3.1.2男士站姿雙眼平視前方，頸部挺直。雙肩自然放松端平且收腹挺胸。雙臂自然下垂，處于身體兩側(cè)，腳跟并攏，腳呈“V”字型分開，兩腳尖間距約一個拳頭的寬度；或雙腳平行分開，與肩同寬。男士站姿參見圖B.2。圖B.2男士站姿示意圖B.3.2坐姿B.3.2.1女士坐姿入座時將裙子向前攏，坐椅子的三分之一處，背部挺直，兩個膝蓋合并，兩腿不能交叉，腿可放中間或兩邊，身體重心垂直向下，雙肩平穩(wěn)放松。女士坐姿參見圖B.3。DB5105/T57—2022圖B.3女士坐姿示意圖B.3.2.2男士坐姿上體挺直，下頜微收，雙目平視，兩腿分開，不超肩寬，兩腳平行，兩手分別放在雙膝上。服務(wù)人員坐姿參見圖B.4。圖B.4男士坐姿示意圖B.3.3行姿身體重心應(yīng)稍向前，頭朝正前方，眼睛平視，面帶微笑；上身保持垂直平穩(wěn)，肩部自然放松，兩臂擺動自然，步幅適中、勻速。服務(wù)人員行姿參見圖B.5。圖B.5服務(wù)人員行姿示意圖DB5105/T57—2022B.3.4蹲姿B.3.4.1女士蹲姿左腳在前、右腳在后，左小腿垂直于地面，右膝靠于左小腿內(nèi)側(cè)。前腳掌著地，屈膝蹲下,形成左膝高右膝低的姿態(tài)，雙腿保持緊靠，上身保持挺直；側(cè)身撿物時不應(yīng)低頭虧背。女士蹲姿參見圖B.6。圖B.6女士蹲姿示意圖B.3.4.2男士蹲姿同女士蹲姿，男性雙腿可適度的將其分開，男士蹲姿參見圖B.7。圖B.7男士蹲姿示意圖B.3.5引領(lǐng)B.3.5.1引領(lǐng)參會人員時，應(yīng)走在參會人員右前方或側(cè)身略向參會人員，保持行走距離，距離保持在1m左右。B.3.5.2遇拐彎或臺階處，應(yīng)回頭向賓客示意說“請當心”。B.3.5.3引領(lǐng)參會人員時，應(yīng)用“這邊請”、“里邊請”等禮貌用語。B.3.5.4給參會人員指示方向，手臂伸直，手指自然并攏，手掌向上，以肘關(guān)節(jié)為軸指示目標，眼睛兼顧參會人員和指示目標。服務(wù)人員指引見可參見圖B.8。DB5105/T57—2022圖B.8服務(wù)人員導引示意圖B.4規(guī)范用語B.4.1每次與參會人員、領(lǐng)導見面時，應(yīng)主動打招呼問好。B.4.2與參會人員談話時應(yīng)站立，目光注視對方面部，保持自然表情并微笑。B.4.3在工作時間不應(yīng)高聲喧嘩。談話時語調(diào)悅耳、清晰、語言準確、充實，語氣誠懇、親切，聲音高低適中。B.4.4回答參會人員詢問時，使用普通話，表達應(yīng)準確、清楚，語言簡潔。B.4.5不說與服務(wù)無關(guān)的話，不應(yīng)以任何借口頂撞、挖苦、諷刺參會人員、領(lǐng)導。任何情況下都不應(yīng)與參會人員爭吵。忌中途打斷參會人員講話，應(yīng)讓參會人員講完后再作答。B.4.6接聽電話時，應(yīng)主動報出崗位，致以問候，再征詢參會人員要求。DB5105/T57—2022（資料性）機關(guān)會議服務(wù)預(yù)定確認表機關(guān)會議服務(wù)預(yù)定確認表見C.1。表C.1機關(guān)會議服務(wù)預(yù)定確認表□課桌式□回字型□U字型□其他年月日時分，會期：□半天□一天□絕密□機密□秘密□話筒□視頻設(shè)備□其他會議期間是否需要服務(wù)人員在場內(nèi)支持：□是□否DB5105/T57—2022D會場物品布置要求D.1桌椅D.1.1檢查會場內(nèi)每張桌椅是否有損壞，根據(jù)參會總?cè)藬?shù)按比例擺放桌椅。桌椅擺放整齊、平穩(wěn)，桌與桌之間不應(yīng)低于90cm，椅子距臺裙1cm。（如：主席臺在下面可排10排，每排前后距離為90cm；主席臺在上面，可排10排-13排，每排前后距離90cm～110cm）。桌椅擺放示意圖見圖D.1。D.1.2桌椅擺放完后，應(yīng)采用拉線方式進行擺放間距確認，具備條件的可采用激光測距儀定量定位與拉線輔助相結(jié)合的方式進行。桌椅拉線確認示意圖見圖D.1。圖D.1桌椅擺放示意圖D.2桌布桌布包括臺呢和圍裙,均應(yīng)達到清潔、整齊、無褶皺的狀態(tài)。桌面鋪設(shè)臺呢，座位方臺呢下垂25厘米～30厘米長；間隔50厘米設(shè)置一個臺卡卡扣懸掛圍裙，圍裙懸掛好后褶皺均勻、整齊。將每張臺呢、圍裙褶皺處進行熨燙，熨燙后再用除毛器清理桌面的毛球。桌布固定示意圖見圖D.2。圖D.2桌布固定示意圖DB5105/T57—2022D.3茶杯D.3.1茶杯應(yīng)清潔、無破損，且經(jīng)過消毒。擺放前應(yīng)對每個茶杯仔細檢查，是否有破損或污漬，發(fā)現(xiàn)破損應(yīng)及時回收不能使用。D.3.2茶杯擺放距離按座椅寬度的三分之一處擺放，預(yù)留出擺放座牌的位置。統(tǒng)一擺放客人右側(cè)，整體保持整齊一致；水杯距離客人12cm～15cm；瓷杯的杯把朝向客人，呈45°。茶杯擺放示意圖見圖D.3。圖D.3茶杯擺放示意圖D.3.3茶杯擺放完后應(yīng)采用拉線方式進行確認。茶杯拉線確認示意圖見圖D.4。圖D.4茶杯拉線確認示意圖D.4茶葉每杯茶葉為4g，臨會前30分鐘進行第一次摻水泡發(fā)茶葉，待15分鐘后茶葉舒展開斟倒第2次茶水。茶葉放置示意圖見圖D.5。DB5105/T57—2022圖D.5茶葉放置示意圖D.5筆、紙擺放3張A4白紙，距桌面邊緣1厘米，按從左到右的順序豎向擺著黑色鉛筆、紅色彩鉛、黑色簽字筆。筆、紙擺放示意圖見圖D.6。圖D.6筆、紙擺放示意圖D.6紙巾、毛巾重要及特殊會議需在主席臺擺放毛巾和紙巾，毛巾需用熱水浸泡10分鐘，清洗擰干后折成長方形，將折好的熱毛巾放入消毒柜消毒30分鐘，臨會前5分鐘取出放入毛巾碟中間位置。紙巾擺放在筆盒與毛巾碟之間，每個紙巾碟中放入5張紙巾，紙巾折口統(tǒng)一向左，花形方向一致。紙巾、毛巾擺放示意圖見圖D.7。DB5105/T57—2022圖D.7紙巾、毛巾擺放示意圖D.7會標、座牌制作會標分為兩種：布橫幅懸掛式會標和固定背景板會標，布橫幅懸掛式會標一般都采用紅底白字，固定背景板會標采用紅底白字或者藍底白字，會標字體要求為漢儀超粗宋簡體。布橫幅懸掛式會標通過電腦程序編制會標內(nèi)容，使用刻繪機刻字制作，由專人粘貼在紅布橫幅上完成會標內(nèi)容的制作；固定背景板會標可采用刻繪機刻字粘貼、噴繪等方式制作。座牌：座牌架采用透明塑膠，粉底黑字，字體要求為方正魏碑GBK。DB5105/T57—2022EE（資料性）會場座次安排和座牌擺放要求E.1座次安排E.1.1主席臺座次E.1.1.1大型會議主席臺應(yīng)排定座次，座次應(yīng)布置于會場前方正中央，位置突出。E.1.1.2領(lǐng)導為單數(shù)時，主要領(lǐng)導居中，2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導右手位置，如圖E.1所示。主席臺觀眾席觀眾席圖E.1主席臺人數(shù)為奇數(shù)時座次安排示意圖E.1.1.3領(lǐng)導為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導同時居中，2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導右手位置，如圖E.2所示。E.1.1.4其他情況下，按會議舉辦單位意見排列座次，最終由主辦單位檢查確認。觀眾席觀眾席圖E.2主席臺人數(shù)為偶數(shù)時座次安排示意圖DB5105/T57—2022E.1.2課桌式場內(nèi)座次E.1.2.1橫排法。按參會人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右依次橫向排列。E.1.2.2豎排法。按各單位和成員的既定次序或姓氏筆畫，從前至后依次縱向排列。注意正式代表排在前面，職務(wù)高者排在前面。E.1.3回型（U型）場內(nèi)座次E.1.3.1會議桌與正門正對時，座位安排參見圖E.3。E.1.3.2會議桌與正門側(cè)對時，座位安排參見圖E.4。正門），圖E.3會議桌與正門正對時座位安排圖客方主方客方主方圖E.4會議桌與正門側(cè)對時座位安排示意圖E.1.4外賓會談座次注：與外賓會談時，會議座位安排參見圖E.5。主方譯員DB5105/T57—2022主方譯員客方譯員圖E.5與外賓會談時座位安排示意圖E.2座牌擺放E.2.1宜選擇三角形座席牌，一般長15cm～20cm，寬7.5cm～10cm，雙面展示。E.2.2座席牌字體格式應(yīng)統(tǒng)一、大小合理。E.2.3不同場合的擺放要求參見表E.1。表E.1座席牌擺放要求DB5105/T57—2022FF設(shè)備調(diào)試F.1燈光逐個開關(guān)燈光，檢查其照明效果。對主席臺燈光，應(yīng)單獨檢查開放投影時的燈光效果，同時還應(yīng)檢查燈光對主席臺人員的照射。燈盞應(yīng)無損，亮度與顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致。F.2音響音響宜提前1h打開，并將所有有關(guān)的音響設(shè)備連接，正式會議前15分鐘再次檢查確認。抖動連接線與移動底座，搖動麥克風接口，測試音箱與麥克風接口處，測試聲音是否正常；逐個調(diào)試麥克風音量，以不同位置、最遠的距離可以聽清、并感覺音量適中為準；檢查麥克風電池電量及備用電池情況。把音頻連接線連接電腦，測試是否有聲音，聲音效果是否正常。音響應(yīng)避免雜音、電流聲、音頻干擾等。無線麥克風應(yīng)調(diào)試完整。F.3投影電腦切換的方法一般用Fn+F1～F8(有電腦標志）鍵電腦切換，檢查電腦是否兼容，不兼容時可嘗試設(shè)置電腦的分辨率或更換電腦加以解決。投影應(yīng)無花屏、抖動、聲響等影響投影效果的現(xiàn)象。F.4激光筆激光筆電池電量應(yīng)充足，使用完畢后，應(yīng)及時將電池拆除。激光筆上下?lián)Q頁鍵與光束應(yīng)正常，激光筆在10m范圍內(nèi)應(yīng)可正常使用。F.5空調(diào)會議室內(nèi)溫度高于26℃時，宜開啟空調(diào)；溫度低于26℃時，可根據(jù)現(xiàn)場情況及視要求開啟空調(diào)。會議開始前30分鐘打開空調(diào)，將溫度調(diào)控在26℃。未開啟空調(diào)時，應(yīng)打開新風機。F.6LED顯示屏LED顯示屏電源開關(guān)順序：打開LED顯示屏時先打開主控計算機，后打開LED顯示屏；關(guān)閉LED顯示屏時先關(guān)閉LED顯示屏，后關(guān)閉計算機。打開計算機時，待計算機操作系統(tǒng)進入主控軟件后，方可打開LED顯示屏電源，避免在全白屏幕狀態(tài)下開啟LED顯示屏。DB5105/T57—2022下列情況不應(yīng)開啟LED：——LED顯示屏主控計算機沒有進入控制軟件等程序；——LED顯示屏主控計算機未通電；——LED顯示屏主控制部分電源未打開。LED顯示屏屏體部分出現(xiàn)一行非常亮的區(qū)域時，不應(yīng)長時間打開LED顯示屏，應(yīng)注意及時關(guān)閉顯示屏LED顯示屏的電源出現(xiàn)開關(guān)頻繁跳閘時，應(yīng)及時檢查LED顯示屏屏體或更換電源開關(guān)。根據(jù)LED顯示屏屏體、控制部分所處環(huán)境情況，避免蟲咬，必要時應(yīng)放置防鼠藥。DB5105/T57—2022G會前準備工作檢查表會前準備工作檢查表見G.1。表G.1會前準備工作檢查表類0□完成□未完成0□完成□未完成0□完成□未完成類0□完成□未完成0□完成□未完成0□完成□未完成0□完成□未完成0□完成□未完成類0□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成類1□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成3□完成□未完成3□完成□未完成3□完成□未完成DB5105/T57—2022H（資料性）續(xù)茶規(guī)范H.1茶水溫度茶水溫度要求如下：a）綠茶水溫控制在80℃左右為宜：水煮沸之后，在室溫下（26℃)放置8分鐘左右；b）紅茶水溫控制在95℃左右為宜：水煮沸之后，在室溫下（26℃)放置2分鐘左右；c）咖啡水溫控制在85℃左右為宜：水煮沸之后，在室溫下（26℃)放置5分鐘左右。H.2續(xù)茶要求H.2.1會議開始后每隔20分鐘續(xù)1次茶水。每次續(xù)茶時，所有服務(wù)人員應(yīng)排成1列同步續(xù)茶，并做到續(xù)茶步調(diào)和動作的統(tǒng)一，H.2.2續(xù)茶時，瓶口不應(yīng)正對參會人員，不應(yīng)使茶具發(fā)出響聲，確保茶水不濺出水杯，沏茶續(xù)水以7分滿為宜。續(xù)茶動作應(yīng)符合表5的規(guī)定。表5續(xù)茶動作要求H.2.3續(xù)茶后，蓋好杯蓋，注意將每個茶杯位置應(yīng)往座椅方向后移7cm，挪出一些距離以防參會人員通過過道時打翻茶杯。將杯把轉(zhuǎn)向賓客右側(cè)放好，并將杯蓋留一條小縫。H.2.4續(xù)茶水要領(lǐng)參見圖G.1所示。圖H.1續(xù)茶水要領(lǐng)示意圖DB5105/T57—2022圖H.1續(xù)茶水要領(lǐng)示意圖（續(xù)）H.2.5續(xù)茶服務(wù)結(jié)束后，服務(wù)人員應(yīng)整齊有序退出會場，并關(guān)好會場大門。DB5105/T57—2022（資料性）突發(fā)事件應(yīng)急處置程序I.1緊急停電處理程序當緊急停電時，宜采取以下應(yīng)急處理程序：——第一步：會場值守人員立即聯(lián)系技術(shù)人員并啟動應(yīng)急預(yù)案；——第二步：服務(wù)人員做好參會人員情況安撫工作；——第三步：如不能及時恢復供電，會務(wù)主管應(yīng)與會議舉辦方商議能否中斷會議，組織人員疏散；——第四步：會務(wù)主管向會議舉辦方說明突發(fā)停電原因，并表示歉意。I.2火災(zāi)事故處理程序當發(fā)生火災(zāi)事故時，宜采取以下應(yīng)急處理程序：—