行政辦公自動(dòng)化管理制度

行政辦公自動(dòng)化管理制度第一章總則第一條為了提高企業(yè)行政辦公效率，推動(dòng)信息化建設(shè)，規(guī)范行政辦公流程，訂立本制度。第二條本制度適用于公司全部部門和員工，任何部門和員工都應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定。第三條公司行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是指通過計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件，實(shí)現(xiàn)辦公流程自動(dòng)化、信息共享和辦公效率提升的系統(tǒng)。第四條公司行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)包含辦公軟件、電子郵件、電子公文管理系統(tǒng)、電子歸檔管理系統(tǒng)等。第二章辦公軟件使用管理第五條公司辦公軟件應(yīng)由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)安裝、升級(jí)和維護(hù)，用戶需依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行使用。第六條使用辦公軟件時(shí)，員工應(yīng)確保操作規(guī)范、合法合規(guī)，并注意保護(hù)軟件的安全與穩(wěn)定。第七條使用辦公軟件時(shí)，員工應(yīng)遵守公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)政策，不得非法復(fù)制或傳播軟件。第八條員工使用辦公軟件須遵守商業(yè)秘密保護(hù)規(guī)定，不得泄露公司機(jī)密或客戶信息。第九條辦公軟件使用過程中，員工應(yīng)合理使用硬盤空間，不得濫用資源。第十條員工在離職或崗位更改時(shí)，應(yīng)及時(shí)歸還、注銷相關(guān)辦公軟件權(quán)限，不得擅自保存或傳遞給他人。第三章電子郵件使用管理第十一條公司電子郵件系統(tǒng)由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)管理，員工需使用公司專屬郵箱進(jìn)行郵件往來。第十二條使用公司電子郵件時(shí)，員工應(yīng)供應(yīng)真實(shí)有效的信息，不得偽造發(fā)送者身份。第十三條員工在處理公司電子郵件時(shí)，應(yīng)保持郵件內(nèi)容的保密性，不得將機(jī)密信息發(fā)送給非授權(quán)人員。第十四條員工在使用公司電子郵件時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)，在郵件中不得傳播淫穢、暴力、恐怖信息等違法內(nèi)容。第十五條公司電子郵件系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間有限，員工應(yīng)定期清理郵箱，不得濫發(fā)垃圾郵件。第十六條員工在離職或崗位更改時(shí)，應(yīng)將郵箱數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并及時(shí)通知信息技術(shù)部門進(jìn)行注銷處理。第四章電子公文管理系統(tǒng)使用管理第十七條公司電子公文管理系統(tǒng)用于管理、歸檔和共享公文，應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)維護(hù)。第十八條員工在使用電子公文管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格依照規(guī)定的流程進(jìn)行操作，確保公文的真實(shí)性和完整性。第十九條員工在創(chuàng)建、修改和審批公文時(shí)，應(yīng)重視文檔格式的統(tǒng)一和規(guī)范，確保公文的美觀和易讀性。第二十條員工在使用電子公文管理系統(tǒng)時(shí)，需保護(hù)公文的機(jī)密性，不得擅自復(fù)制、傳播或竄改公文。第二十一條員工在離職或崗位更改時(shí)，應(yīng)將本身負(fù)責(zé)的公文進(jìn)行交接，并確保公文的歸檔工作。第五章電子歸檔管理系統(tǒng)使用管理第二十二條公司電子歸檔管理系統(tǒng)用于對(duì)各類文檔和文件進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)管理。第二十三條員工在使用電子歸檔管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)依照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作，不得越級(jí)訪問或修改他人文件。第二十四條員工創(chuàng)建、上傳和管理文件時(shí)，應(yīng)重視文件的分類、命名和版本管理，確保文件的易查找性和可追溯性。第二十五條員工在使用電子歸檔管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)定期清理廢棄文件，不得濫用存儲(chǔ)空間。第二十六條員工在離職或崗位更改時(shí)，應(yīng)將本身負(fù)責(zé)的文件進(jìn)行交接，并確保文件的安全和完整性。第六章附則第二十七條對(duì)于違反本制度的員工，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定予以紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。第二十八條本制度可依據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整和增補(bǔ)，任何修改或增補(bǔ)均需經(jīng)過公司管理層審批。第二十九條本制度自