文件和檔案管理制度

文件檔案管理制度1目的為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。2范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。3職責3.1各過程管理部門職責：3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。3.1.3負責過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。3.1.4負責嚴格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應的記錄。3.1.5負責文件更改內容等。3.2生產(chǎn)部職責：3.2.1負責管理手冊的編制。3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。4程序內容4.1確定文件種類4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標準（見法律法規(guī)的識別與評價程序）；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關方的期望和要求。4.1.3綜合管理體系文件a.方針、目標和指標；b.實現(xiàn)方針、目標和指標的策劃；c.控制各業(yè)務過程的程序、規(guī)定、指導書、表格。4.1.4資料和記錄相關的資料包括但不限于：a.各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù)（如OSHA統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)）；b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術監(jiān)察（檢測）資料；c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見；d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；e.專項風險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告；f.化學危險品安全標簽、安全技術說明書、儲存、使用防護指南；g.?；窇⒁粰谌ǎ殬I(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）h.設施的設計、運行技術資料；i.供應商和承包商檔案；j.作業(yè)許可證等；k.其他資料。4.2提出文件的編制和修改需求4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。4.3指定編寫人4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。4.3.2管理手冊由生產(chǎn)部負責編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負責人負責組織編制；4.4進行編寫4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內容：a.目的：明確編制本文件要達到的目的b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍c.定義：需要對使用人解釋的術語或詞匯d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門e.程序/規(guī)定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限f.相關文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖4.4.2文件的編號按如下要求：□□—□□—□□□□/□□記錄編號文件順序號文件層別號文件類別（AQ）公司代號JP其中：序號為阿拉伯數(shù)字，如：01，02，03………等；文件類別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產(chǎn)部用QG標識。例子：文件編號：JP-AQ-0201《法律法規(guī)標準規(guī)范管理程序》表格編號：編號JPL-AQ-0201/01（適用法律法規(guī)標準和其他要求清單），其中01表示對應程序的第一張記錄。所有文件（包括表格）必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。4.5評審和審批4.5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交相關部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數(shù)量），并由4.5.2文件批準人應對文件進行仔細審核后，如果同意在批準欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準。4.5.3文件審批權限。a.質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。b.過程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過程負責部門主管審核，安全生產(chǎn)負責人批準。c.技術類工藝操作規(guī)程、工藝指標等、產(chǎn)品標準由技質部主管審批。d.各部門內部適用的文件由本部門負責人批準。4.6發(fā)放控制4.6.1生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外發(fā)文件清單，該清單內容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應保持最新狀態(tài)。。4.6.2各過程負責人將所編寫的文件經(jīng)授權批準人批準后，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。4.6.3各部門需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。4.7使用控制4.7.1生產(chǎn)部組織負責更新管理體系有關文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。4.7.2管理體系相關的文件必須妥善保存；各部門負責保管本部門相關文件；不得在文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.8文件更新4.8.1文件更改時，由過程管理部門持原批準人批準的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時更新《文件控制清單》，生產(chǎn)部保存批準的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。4.8.2當文件在實施過程中因組織結構、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標準等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出文件更改申請后組織對文件進行編寫并按原文件的審批程序進行審批。4.9安全記錄管理4.9.1建立記錄清單安環(huán)部制訂安全記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。4.9.2安全記錄的使用按規(guī)定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。4.9.3收集定期對安全記錄進行收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。4.9.4儲存、保護4.9.4.1記錄可以是紙質或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。4.9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。4.9.4.3保存期