《淺析行政溝通中的障礙與對策研究》6300字（論文）

淺析行政溝通中的障礙與對策研究摘要：行政管理是現(xiàn)在社會中不可缺少的一部分，而行政溝通是行政管理的命脈所在。本文對行政溝通的定義進(jìn)行了具體的分析，討論了行政溝通的方式，論述了行政溝通的重要性。對行政溝通中的障礙進(jìn)行了分析，認(rèn)為行政溝通中的組織障礙、語言障礙、地位障礙和認(rèn)知障礙是影響行政溝通的重要因素?；谛姓贤ㄖ械恼系K，提出了解決行政溝通障礙的方式。認(rèn)為行政溝通的解決需要從組織的基礎(chǔ)出發(fā)，打破單一的溝通方式，提升行政人員的自我修養(yǎng)，優(yōu)化行政溝通的環(huán)境，并對溝通的技巧進(jìn)行培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)溝通技巧的多樣化。完善的行政溝通組織架構(gòu)、良好的溝通環(huán)境能夠使行政行為更加高效的執(zhí)行，得到公眾的認(rèn)可。關(guān)鍵詞：行政溝通；障礙；方法分析目錄TOC\o"1-3"\h\u26127前言 130415一、行政溝通概述 126820（一）行政溝通的定義 127637（二）行政溝通的方式 1179571.正式溝通與非正式溝通 1326372.下行溝通、上行溝通與平行溝通 225137（三）行政溝通的重要性 26802二、行政溝通中的障礙 227109（一）組織障礙 31207（二）語言障礙 3846（三）地位障礙 37698（四）認(rèn)知障礙 316156三、行政溝通中障礙的解決方法分析 410540（一）打破單一溝通方式 424550（二）提升自我修養(yǎng)，提高綜合素質(zhì) 41961（三）優(yōu)化行政溝通環(huán)境，減少信息失真 527777（四）實(shí)現(xiàn)溝通手段的多樣化，優(yōu)化溝通技巧 510688（五）建立必要的反饋機(jī)制和行政法規(guī)，及時反饋與監(jiān)督 528185四、結(jié)論 511906參考文獻(xiàn) 7前言現(xiàn)代社會，我們每個人的一生幾乎都與行政管理分不開。行政管理力又是什么呢？它指利用國家權(quán)力管理社會事務(wù)和內(nèi)部制度的一種活動。既然是一種管理活動，必然不能缺少各個方面的有效地溝通。我國古代春秋時期的《左傳》一書對于溝通就有了相關(guān)定義和記載?！皽贤ā眮碓从凇皽稀迸c“通”兩字的組合，“溝”為水道，“通”意為兩者無阻礙，由首端到尾端。后來將“溝”“通”二字合并，原意是指開通水道使兩端相通，后來則被泛指彼此相通。后來隨著時代的發(fā)展，信息概念逐漸被人們所認(rèn)知，“溝通”則被視為信息傳播的橋梁。對于溝通，國內(nèi)外學(xué)者做過很多研究，對于溝通的含義定義的看法也有不同。美國管理科學(xué)家羅賓斯認(rèn)為，“溝通是意義的傳遞和理解”。著名的組織管理科學(xué)家巴納德認(rèn)為，“溝通是一種將組織成員聯(lián)系在一起以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。清華MBA教材《管理學(xué)》將溝通定義為人和人之間傳達(dá)思想以及交換情報(bào)的過程”?？偟膩碚f各國學(xué)者對于溝通的理解各有不同，但是結(jié)合其核心思想來看，所謂溝通就是思想的交流與傳達(dá)。一、行政溝通概述（一）行政溝通的定義行政溝通是行政組織與組織之間、組織和公務(wù)人員之間以及公務(wù)人員之間的一種溝通方式。這種溝通方式是為了實(shí)現(xiàn)共同的行政目標(biāo)，主要是通過一些傳播媒介和渠道進(jìn)行信息等的傳遞。在行政溝通中，通過采用“溝”的手段，“通”的目的，來達(dá)到信息暢通的目的。行政溝通在行政組織的血液，有著不可代替的作用。行政溝通之所以區(qū)別于一般的溝通，主要在于溝通的一方為行政機(jī)關(guān)或者行政人員，并且相對于一般溝通來說，行政溝通的目的性更強(qiáng)，而且溝通具有一定廣泛性和層次性。關(guān)于行政溝通的定義有廣義和狹義之分。廣義的說法認(rèn)為行政溝通是指行政組織內(nèi)部機(jī)關(guān)之間和人員之間以及行政機(jī)關(guān)及人員與外部機(jī)關(guān)、團(tuán)體、人民群眾之間的溝通。狹義的說法局限于行政組織內(nèi)部，強(qiáng)調(diào)行政溝通是內(nèi)部機(jī)關(guān)和人員之間的溝通。（二）行政溝通的方式溝通是管理的核心要素之一。溝通是貫穿組織四大職能的主線，在企業(yè)或者組織的管理中起著聯(lián)系作用，常被認(rèn)為是組織的命脈。計(jì)劃的制定、活動的組織、行動領(lǐng)導(dǎo)以及控制都建立在溝通的基礎(chǔ)上。行政溝通的劃分形式也各有不同，根據(jù)交際組織結(jié)構(gòu)的不同，交際分為正式交際和非正式交際。根據(jù)通信方向的不同，通信分為下行通信、上行通信和并行通信。根據(jù)交際方式的不同，交際可分為口頭交際、書面交際和其他交際方式。1.正式溝通與非正式溝通正式溝通與非正式溝通的區(qū)別在于溝通方式的不同。真是溝通簡單來說就是通過正常的行政手段來實(shí)現(xiàn)，一般是在行政組織的基礎(chǔ)上建立起來的。比如，行政機(jī)關(guān)發(fā)布相關(guān)通知、公告或者文件等等，召開會議；領(lǐng)導(dǎo)和下屬進(jìn)行公務(wù)往來和會談。非正式溝通主要是依靠社會溝通來實(shí)現(xiàn)的，相較于正式溝通來說，限制較少，可以傳達(dá)行政組織不能或者不愿通過正式方式傳達(dá)的信息，一般是以公務(wù)員的社會關(guān)系作為基礎(chǔ)[1]。比如，非正式的信息傳播渠道或者公務(wù)員之間的日常以及社會交往等等。它還可以使公務(wù)員發(fā)泄不滿或緩解緊張情緒。然而，非正式的交流有時會導(dǎo)致不利的后果，如事實(shí)的歪曲、信息的錯誤以及不必要的誤解和麻煩。妨礙行政權(quán)力的行使；妨礙行政命令的執(zhí)行等。2.下行溝通、上行溝通與平行溝通所謂下行溝通就是自上而下的交流，也可理解為信息的傳遞。下行溝通最重要的功能是使底層明確管理目標(biāo)；從旁協(xié)助提供關(guān)于組織內(nèi)程序與措施的信息;通過下列部門或工作人員關(guān)于其職能和其他聯(lián)系人的說明和提醒，下級可以獲得關(guān)于上級領(lǐng)導(dǎo)的向?qū)?、行動意圖和行動目標(biāo)的信息。當(dāng)然，重要的是在溝通過程中確保自己不是專橫或傲慢，從而避免脫離群眾而得到廣泛的反應(yīng)。不但如此，上級領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)留意手下的人理解情況，避免偏離目標(biāo)。上行溝通與下行溝通相對，意味著自下而上地向你的上級傳達(dá)信息，并酌情提供反饋。溝通時，雙方都充分客觀地聽下屬的話，以防止自己傳達(dá)自己不想說的壞消息。平行交流就是同事之間的平行交流工作和工作關(guān)系中，不同的組織和個人之間總有聯(lián)系，提供一定程度的合作，導(dǎo)致橫向溝通。橫向溝通的目的是為了更順利地實(shí)現(xiàn)組織的共同目標(biāo)，避免同事之間的誤解，使他們更好地相互信任和合作。（三）行政溝通的重要性行政溝通是行政管理的一個重要部分。行政管理無論是通過科學(xué)決策，還是嚴(yán)格而有序的執(zhí)行任務(wù)，都應(yīng)使一切職能都能有效執(zhí)行[2]。溝通在行政工作中起著根本性作用，是在行政組織、部門和個人內(nèi)部和外部進(jìn)行協(xié)調(diào)的重要工具。反饋是審查政策執(zhí)行情況和評估政策效能的重要參考。成員之間交流的目的是確保組織一致性和秩序。在這方面，信息反饋也有幫助領(lǐng)導(dǎo)擺脫繁瑣事務(wù)，集中關(guān)注重大事件有關(guān)需要的作用，便于理順關(guān)系，化解矛盾，同時有利于提高管理水平。而通過行政溝通，加強(qiáng)了政府與群眾之間的聯(lián)系，為行政官員參與行政生活提供了有效途徑，增加了對辦公室工作作風(fēng)的需要[3]。信息的順暢溝通和反饋，使工作環(huán)境更加和諧，提高了行政工作效率，促進(jìn)了行政組織內(nèi)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。另一方面，良好的行政溝通可以使行政主體更加客觀、全面地理解信息，更好地理解決策的民主性和科學(xué)性。二、行政溝通中的障礙（一）組織障礙行政組織結(jié)構(gòu)包括縱向隸屬關(guān)系和橫向權(quán)力與責(zé)任關(guān)系[4]。組織層級過多、組織重疊、人際關(guān)系不好、文化大山、會議等因素都會給行政溝通造成障礙。在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時，需要考慮多種因素，內(nèi)部渠道的暢通性以及組織層級設(shè)置的合理性都是重要影響因素。同時組織層次要合理，層級過多會影響溝通的速度和準(zhǔn)確性；層級過少會造成復(fù)制困難。通信水平的高低直接影響著通信的速度和準(zhǔn)確性。不同層次的信息失真程度不同。不同的層次對事件有不同的理解，但也會給有效溝通帶來一些障礙。根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況來看，組織障礙的直接體現(xiàn)在于人與人之間的交流更多的是發(fā)生在地位相同的人之間，也就是平行交流發(fā)生的較多。同時在上行溝通中，人們往往并不重視信息本身的可靠性。相反，在和地位比自己低的進(jìn)行交流時，很少考慮他們提供的信息，甚至否認(rèn)。（二）語言障礙就信息傳播的準(zhǔn)則來看，信息的表達(dá)應(yīng)該準(zhǔn)確、客觀和全面，由此才能保證信息傳遞的有效性。但是在行政溝通的過程中，信息往往是不準(zhǔn)確、不客觀、不完整的。相對平靜的語言與行政事務(wù)的連續(xù)運(yùn)動之間存在一定矛盾。事物在不斷的發(fā)生變化，但是語言的傳播需要耗費(fèi)一定時間，并且語言之所以能夠成為一種交流工具，就在于其可變性較多，信息傳播實(shí)質(zhì)上是建立在人類語言描述的基礎(chǔ)上，只能說語言較為準(zhǔn)確地描述行政事務(wù)，無法說是絕對準(zhǔn)確。和行政事務(wù)的真實(shí)性相比，所有的語言都是抽象的，和真實(shí)情況具有一定差距，主要原因在于人們在使用語言時無法詳盡地描述事物。（三）地位障礙地位是指一個人在一個行政組織和團(tuán)體中的地位，具體來說，是指一個人在一個行政團(tuán)體中的相對等級[5]。在一個正式的組織里，高層的人比底層的人有更高的地位。這種現(xiàn)狀對行政溝通的過程有著明顯的影響，這可以解釋為人們往往根據(jù)誰是信息提供者來判斷信息的準(zhǔn)確性。地位使得雙方的立場和觀點(diǎn)不同，阻礙了人與人之間的自由交流，嚴(yán)重影響了各級行政信息的傳遞和行政決策。這種因職位高低或者溝通雙方本身所處的位置、立場不同而導(dǎo)致的溝通障礙在我國行政管理過程中長期且較為普遍存在，尤其表現(xiàn)在職位的高低尊卑上，嚴(yán)重影響了各行政決策的傳達(dá)和普及，使人誤讀各項(xiàng)行政決策[6]。（四）認(rèn)知障礙這里的認(rèn)知是指人們對事物的認(rèn)識。認(rèn)知障礙主要來源于個體的多樣性與思想的復(fù)雜性。溝通是信息交流的過程，同時也是一種心理過程。對待同一件事，不同個體由于經(jīng)驗(yàn)、經(jīng)歷、學(xué)識、價值觀的不同所表現(xiàn)出來的看法也不同，因此導(dǎo)致了信息方面的偏差。一般而言，在進(jìn)行商務(wù)或者非商務(wù)交流時，由于風(fēng)俗習(xí)慣的不同，不同文化背景的人經(jīng)常會產(chǎn)生溝通障礙。由于經(jīng)驗(yàn)、知識儲備、受教育程度、性格、價值觀的不同，人們對同一問題的看法和結(jié)論也不同。理解和處理同一問題上的分歧很容易導(dǎo)致分歧和疏遠(yuǎn)，造成溝通的障礙。許多人認(rèn)為，當(dāng)工作同樣困難時，男性比女性更有能力。但這并不否定女性的工作能力。因此，認(rèn)知偏差會造成個體溝通障礙。如果組織內(nèi)的人的認(rèn)知和價值觀統(tǒng)一，就容易“同心同德，同心協(xié)力”，也容易加強(qiáng)行政溝通。還有代溝。在過去的十年中，代溝已經(jīng)成為一個流行且廣泛使用的術(shù)語。雖然有些人否認(rèn)它的存在，但它確實(shí)影響我們的生活。不同年齡的人生活在不同的社會背景，有著不同的社會經(jīng)歷。因此，他們對同一件事有不同的理解，從而產(chǎn)生溝通障礙。同樣，男女之間溝通方式的差異常常會造成性別之間的溝通障礙。女人喜歡面對面交談，而男人喜歡肩并肩坐在一起，注視著前方的一點(diǎn)。男人和女人交談實(shí)際上是一種跨文化交流。一項(xiàng)研究顯示，在職場中，女性向上級發(fā)送的信息比男性少，承擔(dān)的信息負(fù)擔(dān)也更少。三、行政溝通中障礙的解決方法分析在行政管理的過程中，從行政計(jì)劃到行政決策，需要進(jìn)行各種各樣的溝通，部門與部門，同事與同事，上級領(lǐng)導(dǎo)與下屬都需要進(jìn)行信息的傳遞和交換。行政溝通是行政系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，是行政管理工作展開的必要條件，行政溝通的有效性反映了單位或組織處理事務(wù)的管理水平[7]。行政溝通效用的缺失對于管理效果有著較大影響，根據(jù)前文的分析來看，行政溝通中的障礙主要分為四個方面，組織障礙、語言障礙、地位障礙以及認(rèn)知障礙。為提高行政溝通的有效性，主要可以從以下幾個方面進(jìn)行改進(jìn)：（一）打破單一溝通方式建設(shè)若干獨(dú)立的行政信息與溝通系統(tǒng)，有效地發(fā)揮了相互補(bǔ)充、相互反思、相互制約的整體功能。多通道通信可以有效地發(fā)揮互補(bǔ)的整體效果，檢查和相互監(jiān)督，相互制約，這有利于行政工作的透明度，加強(qiáng)與各方的溝通和交流，提高信息傳播的渠道和方式，獲得更加完整和全面的信息。（二）提升自我修養(yǎng)，提高綜合素質(zhì)行政溝通中的主觀障礙應(yīng)從行政人員的思想教育入手，規(guī)范職業(yè)道德，努力實(shí)現(xiàn)行政體系中的共同目標(biāo)。樹立明確的價值觀，減少因誤判造成的損失，不斷加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，明確職責(zé)。及時報(bào)告信息。防止信息偏差。由于人們的經(jīng)驗(yàn)和文化知識的不同，產(chǎn)生了不同的思維方式和做事方式。即使這些客觀的和以前的差異沒有改變，對于個人來說，在新的工作環(huán)境中，試著移情。管理者應(yīng)該學(xué)會在溝通中越位思考和換位思考。耐心傾聽能激發(fā)對方的求知欲，有利于找到說服對方說話的關(guān)鍵，提高溝通的有效性。愛別人的人永遠(yuǎn)愛別人，尊重別人的人永遠(yuǎn)尊重別人。我們常說“心心相印”，事實(shí)上，我們在某個特定的時間需要同情心，以平等的態(tài)度和誠意對待人，以實(shí)現(xiàn)雙方的有效溝通。（三）優(yōu)化行政溝通環(huán)境，減少信息失真溝通簡單來說就是信息的傳遞過程，屬于客觀事物的傳遞，但是由于傳播主體的問題，信息在傳播過程中還受主體觀點(diǎn)、思想、態(tài)度以及情緒的影響，從而導(dǎo)致最終傳遞的信息準(zhǔn)確度難以保證[8]。例如在溝通過程中，面對過多的信息會進(jìn)行相應(yīng)的篩選和忽略，但不同主體所看重的信息內(nèi)容也不同，加上語言表達(dá)上的修飾以及小道消息的干擾，都會導(dǎo)致最后的信息失真。由此來看，優(yōu)化行政溝通環(huán)境十分必要。創(chuàng)造良好的溝通氛圍、改進(jìn)溝通方式對于有效溝通有著重要的積極作用。（四）實(shí)現(xiàn)溝通手段的多樣化，優(yōu)化溝通技巧因?yàn)檎块T肩負(fù)著行政責(zé)任，所以面對下級或基層人民，應(yīng)該樹立自己的威信，言行一致。作為行政單位的工作人員，需要掌握各種溝通技巧，以幫助解決行政溝通過程中可能出現(xiàn)的問題。同時，以真誠的態(tài)度進(jìn)行溝通，有效解決行政溝通過程中可能出現(xiàn)的矛盾。（五）建立必要的反饋機(jī)制和行政法規(guī)，及時反饋與監(jiān)督要保證行政溝通的有效性需要從多個方面進(jìn)行完善，暢通的溝通渠道是一方面，更重要的是反饋機(jī)制與監(jiān)督機(jī)制的建立。反饋機(jī)制的建立一是可以保證行政溝通的順利進(jìn)行，二是便于追蹤實(shí)施效果，對行政溝通的效果進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)存在的問題，便于改進(jìn)。目前，從我國的行政傳播法律法規(guī)建設(shè)情況來看，存在滯后的情況，與實(shí)際需求不符。一項(xiàng)制度的實(shí)施必然需要相應(yīng)的監(jiān)督與保障，不受約束的制度難以保證其有效性。也就是說，只有通過嚴(yán)格的組織監(jiān)督和及時的跟蹤反饋，才能確保行政溝通的有效性，對行政溝通者實(shí)行嚴(yán)格的外部約束，防止不良現(xiàn)象的發(fā)生。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)遵循簡單、高效的原則，避免層級過多、職能重疊、機(jī)構(gòu)重疊，造成信息傳遞滯后、失真。因此，有必要建立相應(yīng)的反饋與監(jiān)督機(jī)制，提高行政信息的有效性和真實(shí)性，緩解行政信息潛在的摩擦和沖突。通過完善信息溝通網(wǎng)絡(luò)，完善信息收集和傳遞體系，促進(jìn)信息傳遞的有效性，營造團(tuán)結(jié)協(xié)作、積極和諧的良好氛圍。四、結(jié)論隨著社會的發(fā)展，不論是在工作過程中還是在日常交往，溝通所表現(xiàn)出來的巨大意義都十分重要。對于政府而言，通過各種方式的信息溝通，可以幫助公眾參與行政管理進(jìn)程，在拉近政府與群眾距離的同時，可以發(fā)揮群眾的監(jiān)督作用，在參與的過程中，群眾可能會對行政決策提出相應(yīng)的意見或者是解決對策，從而適時改進(jìn)，便于提升行政管理的有效性。由此來看，行政溝通特別重要。只有充分認(rèn)識到行政溝通的重要性以及影響實(shí)際過程的障礙和因素，才能制定適當(dāng)?shù)拇胧?。建立多渠道溝通機(jī)制，完善管理體制。更精準(zhǔn)的流量,保證信息的精準(zhǔn)信息，全面完善行政