合同信用管理制度

XXXX公司合同管理辦法

第一章總則

第一條目的

規(guī)范公司合同管理程序，明確管理職責(zé)，界定管理層面，防范

經(jīng)營風(fēng)險，提高管理效率，根據(jù)《中華人民共和國民法通則》、

《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我公司實(shí)際情況

指定本合同管理辦法。

第二條適用范圍

公司各部門以公司名義對外簽訂的所有經(jīng)濟(jì)合同一律采用本辦

法、非經(jīng)濟(jì)類合同的簽訂參照本辦法的具體規(guī)定執(zhí)行。

第三條合同定義

本辦法所稱合同是指除勞務(wù)合同外，公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與

法人、自然人或其他經(jīng)濟(jì)組織之間所簽訂的設(shè)立、變更、終止民事

權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

第四條合同管理的定義

合同管理是指對市場調(diào)研、資信審查、意向接觸、談判、合同

擬定、審查會簽、簽署、備案、履行、變更、終止、解除、糾紛處

理、立卷歸檔等全過程的管理。

第五條合同分類

合同包括采購合同、銷售合同、借款合同、租賃合同、建設(shè)工

程合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同、保管合同、倉儲合同、服務(wù)合同

等，公司對外采購單列入經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行管理。

第六條合同管理體制

合同管理是公司管理的重要內(nèi)容，是指公司內(nèi)部法律監(jiān)督機(jī)制

的重要組成部分，公司實(shí)行預(yù)防為主、分級管理、統(tǒng)一授權(quán)、分工

負(fù)責(zé)、歸口把關(guān)的合同管理體制。

合同管理實(shí)行承辦部門負(fù)責(zé)制與審查會簽責(zé)任制相結(jié)合的責(zé)任

制度。

第二章合同管理的部門分工與職責(zé)

第七條歸口主管部門及職責(zé)

公司法務(wù)合約部為合同歸口管理部門，對公司合同實(shí)行綜合歸

口、分類建檔并實(shí)施跟蹤管理制度，跟蹤管理貫穿合同談判、起

草、簽訂、履行、訴訟的全過程，以及時預(yù)防合同風(fēng)險。

法務(wù)合約部部在合同管理工作中的主要職責(zé)是：

(1)貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，為合同承辦

部門提供法律服務(wù)，包括提供合同范本、進(jìn)行資信審查等；

(2)建立健全公司合同管理制度，監(jiān)督、檢查各部門合同履情

情況;

(3)參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂工作。

(4)統(tǒng)一管理法定代表人委托書和公證、簽訂事宜，管理合同

專用章；

(5)負(fù)責(zé)合同備案文本的管理，執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計及報告制

度；

(6)組織合同管理知識培訓(xùn)；

(7)在會簽或參與重大合同談判過程中，負(fù)責(zé)審查合同主體、

內(nèi)容、形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性；

(8)參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟活動；

(9)其他相關(guān)管理工作。

第八條合同管理體制

需要以公司名義訂立各種具有履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，

為合同承辦部門。承辦部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需要指定合同承辦人。

合同承辦部門職責(zé)：

(1)指定合同承辦人，進(jìn)行市場調(diào)可，意向接觸，資信調(diào)查，

報請部門負(fù)責(zé)人審批；

(2)組織合同的談判；

(3)對法務(wù)合約部提供的合同范本或經(jīng)法務(wù)合約部審核修改的

對方范本進(jìn)行填充，并組織審查會簽；

(4)組織合同的簽訂，辦理所需的法定代表人授權(quán)委托書；

(5)負(fù)責(zé)合同的履行、變更、解除及糾紛處理;

為主進(jìn)行處理。

第十一條監(jiān)督主管部門

法務(wù)合約部依其職責(zé)對合同訂立、履行、變更、解除全過程進(jìn)

行跟蹤、管理；審計監(jiān)督部依其職責(zé)對合同辦理的程序及相關(guān)當(dāng)事

人行為的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第三章合同簽訂的一般程序

第十二條合同草簽

(1)資信調(diào)查，確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履

行合同的能力，包括：

a.具有履約能力。

b.具有履約行用：無嚴(yán)重違約事實(shí)。

c.在簽署本合同時，不存在任何司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)或行政機(jī)

關(guān)作出的任何對履行本合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決

或具體行政行為或其他法律程序。

d.其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項(xiàng)。

對不符合前款規(guī)定的當(dāng)事人，如果必須與其簽訂合同時，應(yīng)由

其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。

(2)合同填充

根據(jù)法務(wù)合約部提供的對方合同范本進(jìn)行合同內(nèi)容的填充：

a.價款與支付方式或合作條件、雙方權(quán)利與義務(wù)、違約責(zé)任、

爭議解決方式等。

b.合同有效期限的確定。

c.合同文本分?jǐn)?shù)應(yīng)按實(shí)際需要確定，但我方至少保存兩份用于

存檔和備案。

第十三條談判

重大合同應(yīng)組成談判小組進(jìn)行談判，一般應(yīng)有財務(wù)中心。法務(wù)

合約部、審計督察部、技術(shù)及與合同內(nèi)容相關(guān)的部門人員參加，承

辦部門負(fù)責(zé)組織和確定具體人員范圍。

(1)召開準(zhǔn)備會議，明確談判事項(xiàng)，確定談判原則、策略、重

點(diǎn)及主談人員，統(tǒng)一部署。

(2)承辦人對談判中遇到的重大問題，應(yīng)及時向本部門負(fù)責(zé)人

匯報。

(3)談判結(jié)束后，承辦人制作談判紀(jì)要，并經(jīng)我方全體參加人

員簽字確認(rèn)。內(nèi)容包括：

a.準(zhǔn)備會議情況，包括會議時間、參加人員、形成的一致意

見、聲明保留意見、法律意見等。

b.談判情況，包括進(jìn)展情況、取得的成果、雙方存在的主要分

歧，以及下一步我方談判人員提出的應(yīng)對意見。

第十四條審查會簽

(1)承辦人填制合同審批表，附合同草案等經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人

簽署后送會簽部門簽署意見。

(2)會簽部門應(yīng)提出具體審查意見，并由審核人簽字。

第十五條審批

承辦人將各部門會簽后的合同審批表連同合同草案送交法定代

表人審批。

第十六條簽署與備案

(1)經(jīng)審批的合同由承辦人將正式合同文本送交法定代表人或

其授權(quán)委托的代理人簽署。

(2)法定代表人授權(quán)委托代理人簽署的，應(yīng)由承辦人會同法務(wù)

合約部辦理授權(quán)委托書。

(3)合同簽署后，承辦人送法務(wù)合約部加蓋合同專用章。法務(wù)

合約部保留合同原件備案。

第十七條公司各部門一律不得以自己名義對外簽訂合同或履約

性質(zhì)的任何書面文件。

第十八條法定代表人不親自簽署而授權(quán)代理人簽署合同，應(yīng)辦

理授權(quán)委托書。

第十九條除即時結(jié)清外，簽訂合同一律采用書面形式。

第四章合同簽訂的程序

第二十條對于數(shù)額及風(fēng)險較小的合同，以及特殊緊急情況下的

應(yīng)急事項(xiàng)合同，可不經(jīng)談判、會前程序，直接按本辦法第十二條、

第十五條、第十六條的規(guī)定辦理。

第五章履行程序

第二十一條合同經(jīng)簽字、蓋章，且約定的生效條件成就時方可

實(shí)際履行。合同生效之前，不得實(shí)際履行。

第二十二條承辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同的履

行，辦理相關(guān)事項(xiàng)，并及時填寫《合同履行情況統(tǒng)計表》，按季度

報法務(wù)合約部備案。

第二十三條承辦部門實(shí)施履約跟蹤統(tǒng)計，掌握實(shí)際率約情況。

對出現(xiàn)的各種問題，及時獲取證據(jù)、協(xié)調(diào)處理并向法務(wù)合約部及相

關(guān)部門報告。

第六章變更或解除程序

第二十四條合同需變更或解除時，合同承辦部門應(yīng)在與法務(wù)合

約部等部門溝通后，以書面形式通知他方，說明變更或解除合同的

原因和答復(fù)的期限。變更或解除合約的協(xié)議草案一經(jīng)達(dá)成，需按本

辦法第三章的相關(guān)規(guī)定辦理。

第二十五條合同承辦部門收到合同他方要求變更、解除合同的

書面文件、電話、郵件等，應(yīng)及時與法務(wù)合約部等部門溝通，請示

法定代表人后，在規(guī)定或約定的時間內(nèi)說面答復(fù)對方。如必須變更

或解除，應(yīng)與他方達(dá)成變更或解除的書面妙議草案，確定索賠條

件，并按本辦法第三章相關(guān)規(guī)定辦理。

第二十六條對不可抗力或國家政策調(diào)整原因而使合同不能履行

或延期履行的，應(yīng)及時書面通知對方或及時取得對方遇有上述情況

的證明材料，主動與合同有關(guān)各方協(xié)商處理。

第二十七條有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意

并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位的公章或合同專用章。

第二十八條需有關(guān)行政部門批準(zhǔn)的合同，變更或解除合同應(yīng)報

原批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。

第二十九條經(jīng)公證、鑒定的合同，所達(dá)成的變更或解除合同的

協(xié)議需報原公證、鑒定機(jī)關(guān)備案

第三十條涉外合同的變更或解除，法律有特殊規(guī)定的應(yīng)按規(guī)定

力、理。

第七章糾紛處理

第三十一條合同他方當(dāng)事人違反約定或提出履行異議的，承辦

部門必須協(xié)同法務(wù)合約部在法定或約定的時間內(nèi)以法定或約定的方

式答復(fù)。

第三十二條出現(xiàn)糾紛，承辦部門應(yīng)立即向法務(wù)合約部報告，重

大情況向法定代表人報告，并收集整理處理合同爭議的文件和證據(jù)

資料。

第三十三條合同糾紛協(xié)商、調(diào)解應(yīng)由合同承辦部門與法務(wù)合約

部共同進(jìn)行。協(xié)商或調(diào)節(jié)達(dá)成一致時，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面

協(xié)議。協(xié)商或調(diào)節(jié)不能達(dá)成一致時，應(yīng)在法律規(guī)定的時效期限內(nèi)，

可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，承辦部門應(yīng)同法務(wù)合

約部確定代理人、應(yīng)對方案等，并向總裁請示。

第八章檔案管理與使用程序

第三十四條簽署合同加蓋公司合同專用章由法務(wù)合約部統(tǒng)一管

理，建立合同管理臺帳制度，每次加蓋印章均需在臺帳上詳細(xì)等

記。

合同管理臺帳的主要內(nèi)容包括：序號、合同編號、經(jīng)辦人、簽

約日期、合同價款、對方單位及備注等C

第三十五條合同蓋章簽訂后公司必須保存兩份原件用于存檔和

備案，防止僅存單份證據(jù)可能滅失。承辦部門可持復(fù)印件一份。

第三十六條合同證據(jù)資料包括合同正式簽訂前、履行過程中、

糾紛發(fā)生后產(chǎn)生的資料，包括但不限于：合同當(dāng)事人的資信資料、

《法定代表人省份證明書》、《法定代表人授權(quán)委托書》、《企業(yè)

法人營業(yè)執(zhí)照》、來往函件、數(shù)據(jù)電文、招投標(biāo)文件、合同文本、

補(bǔ)充協(xié)議、來往函件的簽收單據(jù)、財務(wù)結(jié)算憑證、起訴狀、答辯狀

等，以上證據(jù)資料由法務(wù)合約部分類歸檔保存。

第三十七條合同文件的流向由法務(wù)合約部控制，相關(guān)部門如確

需借閱、復(fù)印或摘錄合同資料的，按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十八條檔案的使用，按公司檔案及商業(yè)秘密管理有關(guān)規(guī)定

執(zhí)行。

第九章附則

第三十九條本辦法有關(guān)規(guī)定若與國家法律、法規(guī)相抵觸的，按

國家法律、法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。

第四十條本辦法由法務(wù)合約部制定并負(fù)責(zé)解釋。

第四十一條本辦法自公布之日起執(zhí)行。

XXXX公司

X年X月X日

XXXX公司授權(quán)委托事務(wù)管理辦法

第一章總則

第一條為規(guī)范公司授權(quán)委托事務(wù)管理制度，建立并完善公司經(jīng)

營法律風(fēng)險事前防范體系，保障各項(xiàng)工作依法高效、有序的運(yùn)行，

切實(shí)維護(hù)我公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、

《中華人民共和國公司法》及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)

際情況制定本辦法。

第二條本辦法所稱授權(quán)委托書是指公司法定代表人授權(quán)委托公

司負(fù)責(zé)人在授權(quán)范圍內(nèi)以公司或其法定代表人的名義行使職權(quán)或辦

理公司有關(guān)事務(wù)的法律文件，是被授權(quán)人或受托部門的權(quán)利證明

書。

第三條授權(quán)委托書中載明的權(quán)利應(yīng)當(dāng)符合國家法律、法規(guī)及公

司章程、規(guī)章制度的有關(guān)規(guī)定，不得含有任何違法和違返社會公德

的內(nèi)容。

第四條被授權(quán)人或受托部門應(yīng)當(dāng)在授權(quán)委托書載明的權(quán)利范圍

內(nèi)誠實(shí)并善意的行使該權(quán)利。只有授權(quán)委托書載明的被授權(quán)人或受

托部門才能行使該授權(quán)委托書所列權(quán)利。

第五條公司法定代表人由公司章程規(guī)定，是公司的合法代表，

有權(quán)對外從事所有公司行為，產(chǎn)生的法律后果由公司承擔(dān)；其他員

工依據(jù)法定代表人的授權(quán)進(jìn)行相應(yīng)對外工作，由公司承擔(dān)授權(quán)委托

事項(xiàng)造成的法律后果。

第二章適用范圍

第六條除法定代表人外，向下列政府主管部門申請辦理有關(guān)登

記、審批等手續(xù)，需辦理授權(quán)委托手續(xù)的，適用本辦法：

（一）工商行政管理機(jī)關(guān)；

（二）稅務(wù)登記機(jī)關(guān)；

（三）商標(biāo)、專利管理機(jī)關(guān)；

（四）其他政府管理機(jī)關(guān)。

第七條代表公司進(jìn)行商務(wù)談判或簽訂各類合同，需要辦理授權(quán)

委托手續(xù)的，適用本辦法。

第八條作為公司的代理人進(jìn)行法律糾紛和解、仲裁、訴訟事

務(wù)，需要辦理授權(quán)委托手續(xù)的，適用本辦法。

第九條公司的或作方，需要開具公司授權(quán)委托書的由合作方向

相關(guān)部門提出申請，相關(guān)部門按本辦法辦理相關(guān)委托事項(xiàng)。

第三章管理部門及辦理程序

第一節(jié)一般規(guī)定

第十條法務(wù)合約部是公司授權(quán)委托事務(wù)的管理部門、對公司授

權(quán)委托事務(wù)實(shí)行統(tǒng)一歸口、分類審批和實(shí)時跟蹤的管理制度，以有

效預(yù)防法律風(fēng)險的發(fā)生。

第十一條公司一切授權(quán)委托事項(xiàng)，均須由經(jīng)辦人填寫授權(quán)委托

申請表，填寫后提交法務(wù)合約部審查。經(jīng)審查符合條件的，報法定

代表人審批后辦理或經(jīng)法定代表人審批后直接到法務(wù)合約部辦理授

權(quán)委托手續(xù)；授權(quán)委托申請表的內(nèi)容主要包括委托人、被委托人、

授權(quán)委托事項(xiàng)、權(quán)限、期限等。

第十二條授權(quán)委托書分為“政府公務(wù)專用“、“簽訂合同專

用”、“法律糾紛專用”三類，嚴(yán)禁混清使用C

第十三條出具授權(quán)委托書一份留法務(wù)合約部備案。

第十四條辦理授權(quán)委托事務(wù)需要使用公司印章的，參照公司印

章管理制度執(zhí)行，嚴(yán)禁向任何人出具加蓋印章的空白授權(quán)委托書。

笫十五條被委托人應(yīng)在授權(quán)代理期限和權(quán)限范圍內(nèi)，盡職盡貢

的完成委托事項(xiàng)，未經(jīng)公司法定代表人同意不得擅自轉(zhuǎn)委。

第十六條如果被委托人在授權(quán)期限內(nèi)未完成委托事項(xiàng)，所屬部

門應(yīng)當(dāng)及時向法務(wù)合約部說明情況，并應(yīng)在授權(quán)期屆滿后三日內(nèi)將

授權(quán)委托書交回。需要重新授權(quán)或延長授權(quán)期限的，由法務(wù)合約部

根據(jù)實(shí)際情況予以辦理。

第十七條如果被委托人超越委托權(quán)限對外進(jìn)行承諾或者簽訂合

同等法律事務(wù)活動，所屬部門應(yīng)當(dāng)及時向法務(wù)合約部說明情況，由

法務(wù)合約部出具意見報法定代表人批示。

第十八條被委托人應(yīng)定期向法務(wù)合約部說明辦理授權(quán)委托事務(wù)

的進(jìn)展情況，以及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題，防止造成經(jīng)濟(jì)損失。

第十九條被授權(quán)人要妥善保管好授權(quán)委托書，不得出借、損

毀、遺失等；出現(xiàn)上述情況時，應(yīng)立即書面報告法務(wù)合約部。被授

權(quán)人申請補(bǔ)辦的，由法務(wù)合約部審核后，視情況決定是否補(bǔ)辦。

第二十條根據(jù)工作需要，公司法定代表人可以隨時通知法務(wù)合

約部撤回或部分撤回授權(quán)委托。授權(quán)委托書持有人在接到通知后應(yīng)

及時將其授權(quán)委托書交至法務(wù)合約部，由法務(wù)合約部在該授權(quán)委托

書上注明“撤銷”字樣，并注明撤銷日期。此時，該授權(quán)委托書失

效。

公司法定代表人部分撤回授權(quán)委托的，政策法務(wù)部應(yīng)根據(jù)授權(quán)

委托人現(xiàn)授權(quán)權(quán)限，為其重新辦理授權(quán)委托書。必要時，原被授權(quán)

人所在部門應(yīng)將撤銷或撤回情況通知相關(guān)當(dāng)事人。

第二十一條授權(quán)委托書一經(jīng)撤銷或授權(quán)一經(jīng)撤回，其效力則不

可恢復(fù)。

第二十二條授權(quán)委托出現(xiàn)下列情況時終止：

（一）授權(quán)期限屆滿或受托事務(wù)辦理完畢；

（二）委托人取消授權(quán)或被委托人辭去委托；

（三）被委托人職務(wù)變動或喪失行為能力，不能完成受托事

務(wù)；

（四）被授權(quán)部門解散、合并、分立或者業(yè)務(wù)范圍發(fā)生變動。

授權(quán)終止時，有關(guān)的《授權(quán)委托書》同時失效。其中，因出現(xiàn)

前款第（二）、（三）、（四）項(xiàng)情況而使授權(quán)委托終止的，被委

托人或其所在部門應(yīng)負(fù)責(zé)將《授權(quán)委托書》及時交回公司法務(wù)合約

部存檔。

第二節(jié)政府公務(wù)

第二十三條辦理公務(wù)，應(yīng)使用政府公務(wù)專用授權(quán)委托書。

第二十四條經(jīng)辦人向法務(wù)合約部提交的授權(quán)委托申請表，應(yīng)由

部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，重大事項(xiàng)須由法定代表人審批。

第二十五條法務(wù)合約部根據(jù)經(jīng)辦人的申請，經(jīng)審查符合條件

的，辦理授權(quán)委托手續(xù)；不符合條件的，應(yīng)說明情況并要求經(jīng)辦人

補(bǔ)充。

第二十六條被委托人在辦理具體委托事務(wù)時，如果確有必要為

授權(quán)以外的行為時，應(yīng)當(dāng)事先通知法務(wù)合約部，必要時應(yīng)請示法定

代表人，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行；其委托手續(xù)應(yīng)在代理事項(xiàng)完成二日內(nèi)

補(bǔ)齊。

第二十七條被委托人在委托事項(xiàng)完成后三日內(nèi)，應(yīng)向法務(wù)合約

部提交工作報告，負(fù)載法務(wù)合約部留存的授權(quán)委托書上備案；該工

作報告的內(nèi)容包括授權(quán)委托事項(xiàng)的具體辦理經(jīng)過及結(jié)果、委托書是

否收回或者交紿對方等。

第三節(jié)簽訂合同

第二十八條對外進(jìn)行談判及簽訂合同需要辦理授權(quán)委托手續(xù)

的，應(yīng)使用簽訂合同專用授權(quán)委托書。

第二十九條洽談、簽訂合同需要辦理授權(quán)委托手續(xù)的，由經(jīng)辦

人填寫授權(quán)委托申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交法務(wù)合約

部，經(jīng)審查符合條件的，報法定代表人審批辦理授權(quán)手續(xù)；不符合

條件的，應(yīng)說明情況并要求經(jīng)辦人補(bǔ)充。

第四節(jié)法律糾紛

第三十條本節(jié)所述法律糾紛是指已移交至法務(wù)合約部并指派給

專人處理的，公司運(yùn)營過程中對內(nèi)對外產(chǎn)生的一切糾紛。

第三十一條處理法律糾紛，應(yīng)使用法律糾紛專用授權(quán)委托書。

第三十二條經(jīng)辦人填寫授權(quán)委托申請表，由法務(wù)合約部門負(fù)責(zé)

人簽字確認(rèn)，報法定代表人審批后辦理授權(quán)委托手續(xù)。

第三十三條需要外聘法律顧問處理的，應(yīng)由法務(wù)合約部指派一

名工作人員與法律顧問共同擔(dān)任代理人；由我公司指派的代理人員

辦理授權(quán)委托申請手續(xù)。

笫三十四條外聘法律顧問單位提供授權(quán)委托書格式的，由法務(wù)

合約部對其形式、內(nèi)容予以審查。經(jīng)審查無異議的，辦理授權(quán)委托

手續(xù)；有異議的，雙方協(xié)商修改。

第三十五條被委托人在糾紛處理完畢后三日內(nèi)，應(yīng)向法務(wù)合約

部辦理案卷歸檔；案卷應(yīng)包括授權(quán)事項(xiàng)、辦理情況、委托書是否收

回或者交給對方等。法務(wù)合約部留存的授權(quán)委托書應(yīng)附于案卷中存

檔備查。

第四章法律責(zé)任

第三十六條被委托人違反本辦法的規(guī)定從事無權(quán)代理、越權(quán)代

理或超過代理期限代理等行為的，由行為人自行承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)

任。

第三十七條被委托人在授權(quán)委托事務(wù)辦理過程中，存在玩忽職

守、假公濟(jì)私等行為的，經(jīng)法務(wù)合約部查證屬實(shí)，立即收回授權(quán)委

托書取消對其授權(quán)，同時擬訂對相關(guān)責(zé)任人的處罰意見報送法定代

表人批示執(zhí)行。

第三十八條以欺詐、竊取、偽造等不正當(dāng)方式取得授權(quán)的，一

經(jīng)查實(shí)，立即解除行為人的職務(wù)；因此造成的所有法律后果，由行

為人自行承擔(dān)。

第三十九條違反公司規(guī)定及本辦法出具、取得、使用空白授權(quán)

委托書，給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)

任。

第四十條對被委托人及相關(guān)責(zé)任人違反本辦法規(guī)定的行為，公

司將按照情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、辭退等處分。

被委托人、行為人給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由其按照實(shí)際損失

額給予賠償；情節(jié)嚴(yán)重的，移交司法機(jī)關(guān)處理，其直接領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)連

帶責(zé)任。

第五章附則

第四十一條本辦法由法務(wù)合約部制定并負(fù)責(zé)解釋。

第四十二條本辦法有關(guān)條款若與國家法律、法規(guī)有關(guān)規(guī)定相抵

觸的，從其規(guī)定。

第四十三條本辦法自公布之日起執(zhí)行。

XXXX公司

X年X月X日

授權(quán)委托申請表

申請人所在部門

對方單位

擬辦事項(xiàng)

權(quán)限范圍

授權(quán)期限年月日至年月日

部門負(fù)責(zé)人

意見

負(fù)責(zé)人：年月日

法務(wù)合約部

意見

負(fù)責(zé)人：年月日

法定代表人

意見

年月日

備注

編號:

授權(quán)委托書（政府公務(wù)專用）

茲授權(quán)代表本公司前往辦理事宜O

代理權(quán)限為：。

此授權(quán)有效期限為年月—日至年—月—日。

本公司對其授權(quán)范圍內(nèi)的職務(wù)行為負(fù)責(zé)。

法定代表人：（簽章）

XXXX公司（公章）

年月日

編號:

授權(quán)委托書（簽訂合同專用）

茲授權(quán)代表本公司就進(jìn)行洽談,

簽訂合同。

此授權(quán)有效期限為年月—日至年—月—日。

本公司對其授權(quán)范圍內(nèi)的職務(wù)行為負(fù)責(zé)。

法定代表人:（簽章）

XXXX公司（公章）

年月日

編號:

授權(quán)委托書（法律糾紛專用）

委托人：濟(jì)南陸豐設(shè)備安裝工程有限公司

被委托人：

工作單位：

職務(wù)：

被委托人：

工作單位：

職務(wù)：

現(xiàn)委托在我公司與糾紛一案中，擔(dān)任

我公司的訴訟代理人。

代理人的代理權(quán)限為：承認(rèn)、放棄、變更訴訟請求；收集有關(guān)證

據(jù)；參加庭審進(jìn)行和解，提起反訴、上訴；簽收法律文書。

委托人：XXXX公司

年月日

精品文檔精心整理

XXX有限公司

XXXTechnologyCo.,Ltd.

編碼：XXX適用范圍：內(nèi)部使用

合同與采購管理制度

版本編寫市核會簽審定批準(zhǔn)生效日期

A發(fā)布之日

綜合管理部

主辦單位

審查

發(fā)送單位

此文件產(chǎn)權(quán)屬XXX有限公司所有，未經(jīng)書面許可，不得以任何方式復(fù)制和外傳。This

documentisthepropertyofTechnologyCo.Ltd;nopartofthisdocumentmaybe

reproducedbyanymeans,ncrtransmittedwithoutthowrittenpermissionoftheXXXXX.

精品文檔可編輯的油品文檔

精品文檔精心整理

修訂記錄

版次作者文件修改原因日期修改頁

A

精品文檔可編輯的油品文檔

精品文檔精心整理

目錄

第一章總則......................................................4

第二章職責(zé)......................................................4

第三章采購臨時組織管理..........................................6

第四章采購管理的基本原則.......................................7

第五章采購流程管理..............................................8

第六章合同履行與執(zhí)行管理.......................................14

第八章合同文檔管理.............................................18

第九章附則.....................................................18

第十章參考文件.................................................19

附件............................................................19

精品文檔可編輯的油品文檔

精品文檔精心整理

第一章總則

1.1目的

為了明確公司各部門在合同與采購活動過程中的職責(zé)，加強(qiáng)對采購活動的管理和監(jiān)

督，保證采購質(zhì)量、有效控制成本、降低采購風(fēng)險，并為采購活動提供操作依據(jù)，特制

定本程序。

]2適用范圍

除國家法律、法規(guī)和公司政策有特殊規(guī)定，以及有關(guān)借貸、人事招聘、投融資項(xiàng)目

本身和收購、并購項(xiàng)目本身外，本程序適用于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的所有采購及合同管理活

動。

笫二章職責(zé)

2.1總經(jīng)理部

按照公司《XXX有限公司授權(quán)管理暫行規(guī)定》，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)或授權(quán)總經(jīng)理部授權(quán)范圍內(nèi)

的采購事項(xiàng)及合同簽訂、變更等。對超過總經(jīng)理部授權(quán)的采購項(xiàng)目及合同簽訂，審核后

應(yīng)出具是否同意報送董事會批準(zhǔn)的意見。

2.2投資經(jīng)營部

2.2.1負(fù)責(zé)合同商務(wù)談判策略和商務(wù)文件的準(zhǔn)備。

2.2.2負(fù)責(zé)合同的商務(wù)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的制定及評價工作中商務(wù)部分的評審及商務(wù)評標(biāo)報告的

編寫。

2.2.3組織合同商務(wù)談判工作。

2.2.4提出合同推薦申請，并負(fù)責(zé)其審批手續(xù)。

2.2.5控制所推薦合同的商務(wù)風(fēng)險。

2.2.6安排合同簽訂。

2.2.7對公司作為付款方的合同，負(fù)責(zé)審核合同支付申請并確定支付條件的滿足性。

2.2.8負(fù)責(zé)建立與管理合格供應(yīng)商庫。

2.3歸口/使用部門

2.3.1根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出采購立項(xiàng)申請，跟蹤立項(xiàng)審批。

精品文檔可編輯的油品文檔

精品文檔精心整理

2.3.2負(fù)責(zé)提供詢價所需的技術(shù)規(guī)范書，編寫招標(biāo)文件的技術(shù)標(biāo)書。

2.3.3參加供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商技術(shù)能力的審查，并出具技術(shù)方面的資格審

查評價。

2.3.4參與采購/銷售合同談判，負(fù)責(zé)合同的技術(shù)條款（包括工作范圍、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)

量要求、進(jìn)度計劃、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保修條款等技術(shù)內(nèi)容）的起草和審核，對合同技

術(shù)條款負(fù)責(zé)，控制合同技術(shù)方面的風(fēng)險。

2.3.5負(fù)責(zé)采購合同的履行，包括合同履行過程中有關(guān)問題的處理、項(xiàng)目進(jìn)度管理及

驗(yàn)收等，出具書面驗(yàn)收報告，確認(rèn)支付條件的滿足性，并及時對供應(yīng)商履約能

力做出反饋。

2.4綜合管理部

2.4.1負(fù)責(zé)車輛、房屋、捐贈、辦公設(shè)備、辦公用品、行政后勤物資、車輛租賃、辦

公室裝修維修與改迨、通訊設(shè)備、辦公禮品、宣傳品、會議、計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)

備及其安裝、調(diào)試、信息化建設(shè)與維護(hù)、文印、書報信息、資料等事項(xiàng)的歸口

管理。

2.4.2負(fù)責(zé)上述采購項(xiàng)目履行過程中有關(guān)問題的處理、項(xiàng)目進(jìn)度管理及驗(yàn)收。

2.5財務(wù)部

2.5.1負(fù)責(zé)所有采購立項(xiàng)、合同推薦、合同變更等的審核，審查成本費(fèi)用預(yù)算、支

付、稅務(wù)等條款，負(fù)責(zé)控制合同文本中的成本、支付、稅務(wù)、匯率和資金風(fēng)

險。

2.5.2參與供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商財務(wù)能力及相關(guān)財務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行評價。

2.5.3參與合同支付的審核，負(fù)責(zé)交叉審核支付條件的滿足性及支付支持文件的完整

性和有效性，規(guī)劃和安排資金，及時辦理合同支付。

2.6法律

2.6.1負(fù)責(zé)與公司常年法律顧問的接口溝通工作。

根據(jù)采購項(xiàng)目的需要，參與合同談判，提供法律方面的專業(yè)支持。

2.6.2審查合同結(jié)構(gòu)和法律條款，負(fù)責(zé)控制合同活動中的法律風(fēng)險。參與合同推薦、

合同變更的審核。

2.6.3參與供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商主體資質(zhì)合法性及相關(guān)法律事項(xiàng)進(jìn)行評

精品文檔可編輯的油品文檔

精品文檔精心整理

價。

2.6.4當(dāng)合同活動涉及重大法律問題，發(fā)生索賠或爭議事項(xiàng)時，負(fù)責(zé)組織法律應(yīng)對措

施工作。

2.7審計

2.7.1負(fù)責(zé)對合同與采購活動的過程和內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督和審計，視需要監(jiān)督供應(yīng)商資

審、招評標(biāo)和商務(wù)談判。視需要對采購項(xiàng)目的招評標(biāo)及合同管理的重要流程進(jìn)

行不定期的審查和評價。

2.7.2根據(jù)公司管理需要，有權(quán)對存在重大風(fēng)險的采購活動加強(qiáng)實(shí)施監(jiān)督措施。

2.7.3有權(quán)對合同活動中嚴(yán)重違法違規(guī)、嚴(yán)重?fù)p失浪費(fèi)行為，做出制止決定。

2.8安全質(zhì)保

2.8.1負(fù)責(zé)牽頭組織供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的質(zhì)保能力進(jìn)行審查。

2.8.2對采購活動和供應(yīng)商合同履行情況進(jìn)行質(zhì)保監(jiān)查和監(jiān)督。

2.8.3參與涉及核安全和質(zhì)保要求的采購立項(xiàng)的審核、項(xiàng)目評審，負(fù)責(zé)安全和質(zhì)保相

關(guān)內(nèi)容的評價。

2.8.4對于涉及核安全和質(zhì)保要求的采購，根據(jù)項(xiàng)目需要參與合同談判，提供核安全

及質(zhì)保方面的專業(yè)支持，參與合同推薦的審核，負(fù)責(zé)對合同中質(zhì)保條款的審

查。

第三章采購臨時組織管理

3.1采購小組

3.1.1對于立項(xiàng)金額為50,000元人民幣以上的采購項(xiàng)目，實(shí)行“技商分立”的采購管

理模式。歸口/使用部門負(fù)責(zé)辦理立項(xiàng)并提供技術(shù)規(guī)范書的內(nèi)容，投資經(jīng)營部行

使商務(wù)采購職能牽頭成立采購小組，歸口/使用部門、法律事務(wù)、財務(wù)部、安全

質(zhì)保、審計，分別從法律、財務(wù)、質(zhì)保、審計角度，參與合同談判或?qū)徍斯ぷ鳌?/p>

3.1.2對于立項(xiàng)金額為50,000元人民幣以下的采購項(xiàng)目，實(shí)行“用戶自辦”的采購

管理模式，由歸口/使用部門負(fù)責(zé)自行采購。俁證至少兩名或以上人員參與并

見證采購過程，形成有效的詢價報價文件、商務(wù)談判書面記錄（必要時）、談

判結(jié)果請示報告以及審批結(jié)果。投資經(jīng)營部、法律事務(wù)、財務(wù)部、安全質(zhì)保、

精品文檔可編輯的油品文檔

精品文檔精心整理

審計，分別從商務(wù)、法律、財務(wù)、質(zhì)保、審計角度，對采購過程進(jìn)行監(jiān)督。

3.2供應(yīng)商資格評審小組

供應(yīng)商資格評審，應(yīng)由安全質(zhì)保牽頭，歸口/使用部門、投資經(jīng)營部、財務(wù)部、法

律事務(wù)（必要時）參加，組成供應(yīng)商資格評審小組，負(fù)責(zé)對潛在供應(yīng)商的安全質(zhì)

保能力、技術(shù)、資質(zhì)狀況、財務(wù)、法律關(guān)系進(jìn)行評審，形成記錄文件。

3.3索賠小組

由投資經(jīng)營部牽頭，聯(lián)合歸口/使用部門、財務(wù)部、法律事務(wù)組成索賠小組，必要

時邀請常年法務(wù)顧問參加，負(fù)責(zé)實(shí)施索賠行動。

第四章采購管理的基本原則

4.1基本原則

4.1.1合法合規(guī)、公平、公正、誠實(shí)信用原則：合同與采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)

法律、法規(guī)、安全環(huán)保要求，以及集團(tuán)公司及公司有關(guān)政策、制度和程序，并遵

循公平、公正、誠實(shí)信用的原則。

4.1.2競爭性優(yōu)先原則：合同與采購活動遵循競爭性程度高的采購方式優(yōu)先的原則，并

應(yīng)盡可能做到從源頭采購，充分引入競爭，以降低成本。

4.1.3分級授權(quán)原則：合同與采購活動的相應(yīng)環(huán)節(jié)應(yīng)按照公司各級人員財務(wù)管理權(quán)限的

規(guī)定取得相應(yīng)授權(quán)人的批準(zhǔn)。

4.1.4相互制約原則：采購立項(xiàng)、合同推薦與支付的批準(zhǔn)不得為同一授權(quán)人，除非上述

授權(quán)批準(zhǔn)人均為公司總經(jīng)理。任何采購項(xiàng)目不得由一個人單獨(dú)完成采購全過程；

商務(wù)或技術(shù)談判時，公司應(yīng)至少二人以上（原則上應(yīng)是不同部門）參加。

4.1.5”預(yù)算一立項(xiàng)-＞承諾-＞支付"順序不可逆原則：沒有預(yù)算不得立項(xiàng)，沒有立項(xiàng)不

得承諾，沒有承諾不得支付。

4.1.6內(nèi)部控制原則：采購和合同管理工作應(yīng)做到有章可循、有人負(fù)責(zé)、有人監(jiān)督、有

據(jù)可查。視需要制定合同與采購過程各個環(huán)節(jié)所涉及的程序和制度供遵循；每項(xiàng)

采購和合同管理過程均需有完整的文件記錄，并有經(jīng)辦人或/和負(fù)責(zé)人簽字；審

計人員對合同與采購活動實(shí)行監(jiān)督，提出糾正意見或改進(jìn)要求。

精品文檔可編輯的油品文檔

精品文檔精心整理

4.1.7資源優(yōu)化配置原則：頻繁發(fā)生的采購項(xiàng)目及辦公后勤、勞保物資采購，盡可能采

取長期定點(diǎn)合同或協(xié)議的方式，簡化采購過程，建立優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定的采購渠道，達(dá)

到合理優(yōu)化公司管理資源的目的。

4.2一般性規(guī)定

4.2.1任何項(xiàng)目的合同談判應(yīng)有二名以上人員參加。

4.2.2所有參加合同活動的人員要遵守商業(yè)和職業(yè)道德，保守商業(yè)秘密，避免利益沖

突，并遵守《中國廣東核電集團(tuán)商務(wù)人員廉潔從業(yè)行為指南》。

4.2.3己明確為重復(fù)的采購項(xiàng)目，優(yōu)先向己簽訂框架合同的供應(yīng)商進(jìn)行采購。逍常情

況下，采購框架合同簽訂期限不得超過四年?？蚣芎贤狡诤?，應(yīng)重新進(jìn)行合

同采購的商務(wù)流程。

4.2.4合同采購的付款方式原則上采用項(xiàng)目完成后付款或按進(jìn)度分期付款，除單一采

購渠道或稀缺資源產(chǎn)品的項(xiàng)目外，一般不接受先付款后實(shí)施或托收承付方式，

原則上預(yù)付款比例不應(yīng)超過采購金額的30%0

4.2.5歸口/使用部門應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行市場調(diào)研和技術(shù)調(diào)研，但不得對供應(yīng)商做出任何

承諾，亦不得以任何方式提示供應(yīng)商，以導(dǎo)致不公平競爭。

4.2.6合同采購實(shí)施過程中，應(yīng)形成有效的詢價報價文件、市場比價分析、商務(wù)談判

書面記錄或談判過程報告。商務(wù)談判書面記錄或談判過程匯報書面文件是合同

推薦表的必要附件。

4.2.7合同承諾金額不得超過立項(xiàng)金額，否則須提交補(bǔ)充立項(xiàng)申請，報原授權(quán)人或上

?級授權(quán)人批準(zhǔn)。

4.2.8采購立項(xiàng)、合同推薦、合同變更和索賠、違約處理等審批過程中，各審核環(huán)節(jié)

應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成審核工作，特殊原因不能完成應(yīng)進(jìn)行備注；有問題應(yīng)主

動溝通和澄清，不得擅自拖延時間，影響工作進(jìn)度。

第五章采購流程管理

5.1預(yù)算

5.1.1歸口/使用部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際采購需求制定采購預(yù)算。

精品文檔可編輯的油品文檔

精品文檔精心整理

5.1.2財務(wù)部進(jìn)行預(yù)算審核。

5.2立項(xiàng)

5.2.1立項(xiàng)申請

5.2.1.1歸口/使用部門為立項(xiàng)申請的發(fā)起部門，負(fù)責(zé)完整、準(zhǔn)確地填寫采購立項(xiàng)申請

單信息，并根據(jù)要求提供相應(yīng)附件；負(fù)責(zé)答復(fù)各審批環(huán)節(jié)提出的疑問，并視

需要修改、補(bǔ)充采購立項(xiàng)信息。

5.2.1.2立項(xiàng)申請項(xiàng)目須在預(yù)算范圍內(nèi)，價格合理。

5.2.1.3一個采購立項(xiàng)只能對單一項(xiàng)目的采購事項(xiàng)進(jìn)行申請。

5.2.1.4凡超出原采購立項(xiàng)批準(zhǔn)金額，需要對超出部分做補(bǔ)充立項(xiàng)。補(bǔ)充立項(xiàng)的項(xiàng)目

類型、立項(xiàng)規(guī)則及附件明細(xì)要與主采購立項(xiàng)保持一致，并添加已批準(zhǔn)的主采

購立項(xiàng)作為附件。

5.2.1.5采購立項(xiàng)自批準(zhǔn)之內(nèi)起至當(dāng)年12月31tl內(nèi)有效，原則上不跨年使用，當(dāng)年未

使用應(yīng)做作廢處理。

5.2.2立項(xiàng)審批

審批環(huán)節(jié)審批部門審批內(nèi)容

1.申請采購項(xiàng)目費(fèi)用的歸屬管理是否在本部門

2.申請采購項(xiàng)目是否確屬工作或工程需要

3.應(yīng)對項(xiàng)目市場情況進(jìn)行必要的分析，建議合理的采購方式、采購策

歸口/

歸口環(huán)節(jié)略及實(shí)施計戈IJ。

使用部門

4.若開展采購方式為以非競爭性方式的，需在“采購立項(xiàng)申請表”中附

上詳細(xì)的說明報告充分說明理由，并對如何有效確定和控制項(xiàng)目成本

提出明確措施或方案，經(jīng)公司總經(jīng)理部分管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人批準(zhǔn)

采購立項(xiàng)金額是否超預(yù)算、項(xiàng)目是否超概算

財務(wù)部

采購立項(xiàng)與財務(wù)相關(guān)內(nèi)容是否正施

采購立項(xiàng)是否符合程序

批準(zhǔn)環(huán)節(jié)審計人員

全過程中是否存在異常情況

授權(quán)人批準(zhǔn)立項(xiàng)及其采購方式

財務(wù)部確定項(xiàng)目費(fèi)用承擔(dān)單位、預(yù)算編碼和申請表編號，并分發(fā)歸檔

5.2.3續(xù)簽合同按照新項(xiàng)目重新辦理采購立項(xiàng)，歸口/使用部門提出立項(xiàng)申請的同時

精品文檔可編輯的油品文檔

精品文檔精心整理

應(yīng)附上履約情況報告和評價意見，供相關(guān)部門審核。立項(xiàng)申請表模板見表2-

lo

5.3采購方式及其實(shí)施

采購方式由歸口/使用部門在采購立項(xiàng)中提出，經(jīng)批準(zhǔn)后按已批準(zhǔn)的采購方式執(zhí)

行。采購方式包括競爭性采購和非競爭性采購。競爭性采購包括公開招標(biāo)、邀請招

標(biāo)、詢價、競爭性談判；非競爭性采購包括議標(biāo)、無合同采購。

采購

定義適用范圍實(shí)施過程

方式

1.確定招標(biāo)方案、編制招標(biāo)文件。

2.召開標(biāo)前會

對潛在投標(biāo)人資質(zhì)和名單、技術(shù)要求、報

價要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（或評標(biāo)因素）、關(guān)鍵

合同條款等所有實(shí)質(zhì)性要求和條件以及招

標(biāo)進(jìn)度計劃進(jìn)行審核。會議紀(jì)要模版見表

2-2o

3.發(fā)起招標(biāo)請示

1.適用于所有采購。投資經(jīng)營部發(fā)起請示，附上標(biāo)前會會議紀(jì)

以招標(biāo)公告

2.立項(xiàng)金額大于50萬元的服務(wù)類要作為附件，報總經(jīng)理部審批。招標(biāo)請示

的方式邀請

米購，立項(xiàng)金額大十100萬兀的設(shè)模版見表2-3。

3家或以上

公開招備、材料的采購，立項(xiàng)金額大于4.發(fā)招標(biāo)公告

不特定的法

標(biāo)200萬元的工程施工項(xiàng)目，原則上投資經(jīng)營部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在國家

人或者其他

按國家招投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)指定媒體上發(fā)布。

組織投標(biāo)。

公司招投標(biāo)管理規(guī)定，委托有資質(zhì)5.開標(biāo)

的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行公開招標(biāo)。開標(biāo)時間應(yīng)當(dāng)為提交投標(biāo)文件截止時間的

同一時間。由投資經(jīng)營部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)招標(biāo)代

理機(jī)構(gòu)組織，審計人員現(xiàn)場監(jiān)督。

6.評標(biāo)

歸口/使用部門選派符合相關(guān)資質(zhì)的人員

作為招標(biāo)人代表，擔(dān)任依法組建的評標(biāo)委

員會成員，參與評標(biāo)。任何單位和個人不

得非法干預(yù)和影響評標(biāo)的過程和結(jié)果。

7.定標(biāo)

精品文檔可編輯的油品文檔

精品文檔精心整理

(1)投資經(jīng)營部根據(jù)評標(biāo)委員會的書面報

告和推薦的中標(biāo)候選人名單通過推薦預(yù)中

標(biāo)人請示方式報歸口