聯(lián)想秘書手冊 (一)

秘書手冊

（試講稿）

聯(lián)想電腦公司企劃部秘書處

目錄

前言3

第一章秘書必備的素質(zhì)4

第二章秘書的重要職業(yè)技能5

第一部分口常事務(wù)處理5

、、、文件管理、名片

第二部分日程安排7

總體日程安排7

出差日程安排8

會議安排13

媒體采訪18

大型活動21

突發(fā)來訪接待24

第三部分溝通與協(xié)調(diào)25

內(nèi)部溝通25

外部溝通25

秘書應(yīng)具備的禮儀26

秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)27

第四部分文字支持27

第五部分會議支持30

前言在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。秘書的輔助和參謀作

用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁，為此，他

們必須全心全意并準確無誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價值。優(yōu)秀的秘書會使人想到干練、精

明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣

子……無論如何，秘書這個詞會讓許多正準備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想像。然而,秘書的工作到

包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。在聯(lián)想，秘書與行政助理、部門文員是

一只龐大的隊伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日營繁雜事項的處理。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一

項工作的時侯，我們會隨時身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時我們需要扮

演更多角色，，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看都是秘竹，但由于所服務(wù)的對象不同，各部門性質(zhì)不同，其

所進行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為

我們提供了依據(jù)。事實上有很多相似1勺工作不同之處只是因為事件輪廓上的差別，本質(zhì)上都是可以歸于一

類的。無論什么時候，謹慎認真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求在尊奉

這一理念的基礎(chǔ)上更要加強這一能力的綜合運用和發(fā)揮。因此，什么是一個出色地秘書的該具備的職業(yè)素

質(zhì)，什么樣的秘書會得到領(lǐng)導(dǎo)的認可，在聯(lián)想，不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲卜.又該做什么呢？

這些是我們一直以來需要探索的問題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。

我們一作為企劃部秘書處的秘書，在K期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)口常所給的幫助中以與自身在各項工作

中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，枳累了一些工作經(jīng)驗和技巧，在處理許多類似情

況時形成了?些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點滴??收集，在經(jīng)過了反復(fù)總結(jié)和提練、否定

和借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種標準，達成了在方法和流程上的統(tǒng)一。我們相信，在我

們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下;為聯(lián)想，為我們的事業(yè)未來的發(fā)展進行一番奮斗后，我們定會做

出成績.我們迫切地相想早U讓這本小冊子與大家見面，希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之

用，同時我們非常愿意將這些經(jīng)驗和技巧共享出來和大家一起探討，也希望能利用這樣一個機會使我們的

工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點，以發(fā)現(xiàn)問題，補己之短。

秘書手冊適用于公司各部秘書與行政人員，致力于給予任何一個聯(lián)想人關(guān)于行政方面的指導(dǎo)。手冊編

寫工作是由企劃部秘書處完成的，在此其間我們得到了來自部門同仁與上下各部門的相關(guān)人員的大力支

持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊所收集的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請與時向我們提出，我們

熱忱盼望著您的意見。這本手冊隨著工作需要我們還將不斷補充完善，使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘I專

的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。

第一章秘書必備的素質(zhì)

一、職業(yè)化秘書的標準：

敬業(yè)精神正直一公平，僵持既定政尿和原則

表率作用誠實一實事求是

領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范敬業(yè)一以工作為榮，設(shè)定高的工作水準

業(yè)務(wù)能力守信一不失妁、不逢妁、不食肯、不泄密

指揮與控制能力勤奮一努力工作，不斷?學(xué)習(xí)

合作精神有序一利落，有條不齋

學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力高效一追求效率和效益

知人善任的能力可靠一按約定完成工作，保質(zhì)、保量、與時

對待意見與批評

大局觀

二、秘書的職業(yè)態(tài)度

主動性(Initiative)

適應(yīng)性(FlexibiIity)

團隊精神(Teamwork)

尊重他人(RespectforPeopIe)

創(chuàng)新精神(Creativity)

堅持原則(UncompromisingIntegrity)

服務(wù)與貢獻(Service&Contribution)

認同與分享(Sharing)

雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)

溫柔的心和自省

第二章秘書的重要職業(yè)技能

第一部分：日常事務(wù)處理

一、撥打/接聽的程序和技巧

1、打前的準備

?準備好記錄本和筆

?把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。

?準備好通話時需要的文件資料。

?查閱對方，確認無誤，開始撥打。

2、正式撥打：

?撥通后，確認對方公司與XX,然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是聯(lián)想電腦公司**部**

?如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。

?如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動提醒對方做好記錄

?逐一將事情說明，注意語言簡明、準確：

?通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放。

3、接聽

?3聲鈴響內(nèi)將接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**

?判斷WHO,分以下幾種情況：

來電人員總經(jīng)理可接時總經(jīng)理不在時

直接轉(zhuǎn)入記錄留言

直接上級與

如事務(wù)緊急，記錄上級，速聯(lián)系總經(jīng)理

平級

回電。

問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時向總經(jīng)理說明問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理

內(nèi)

直接下屬梗概后轉(zhuǎn)入

部如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。

問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其

普通員工

他可視情況處理

問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn)記錄留言

重要且緊密入如事務(wù)緊急，記錄上級，速聯(lián)系總經(jīng)理

外回電。

部重要但不緊問清概要，向總經(jīng)理說明后，依總經(jīng)記錄留言，向總經(jīng)理匯報。

密理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入

不重要且不問清概要，酌情處理

緊密

?若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當將要點重:復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。

?通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放。

4、通話技巧：

?日常禮貌用語：

詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？請問有什么事？”等

?對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達到聞其聲知其人，

并與時予以轉(zhuǎn)接。

?如對方有事需要你傳達，必要時需將對方XX、單位、以與需要傳達的事再重復(fù)一遍，以便必要時

再與對方聯(lián)系。

?如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您

稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。

?如遇總經(jīng)理不愿接聽對方，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到

他時再給您回個：如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。

?在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對方是公事還是

私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。

?在對方不肯告知身份與事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。

?如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等

結(jié)束通話。

?如一個未完又來一個，應(yīng)視內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告訴另一

方稍候片刻，或記錄對方，稍侯打過去。

?整理留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關(guān)信息。

1、將分類：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理

2）由秘書來待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人

B、由秘書本人回復(fù)

?使用電腦公司標準CI格式

?遵守公文寫作規(guī)范

?XX文件需要時，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定機上，發(fā)送后再與對方確認。

?需請對方協(xié)助抄送時，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍

?務(wù)必在件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。

2、必要的分類存檔

三、

1、根據(jù)類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結(jié)、新聞/通報、私人等等）

或按具體項目設(shè)置子文件夾。

2、將收件箱中的過濾，刪除不必要的，然后分如下：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定

時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。

?以總經(jīng)理名義回復(fù)時，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出：

?以秘書名義發(fā)送時，要說明內(nèi)容為總經(jīng)理授意。

2）由秘書來待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人；B、由秘H本人回復(fù)

3、如發(fā)出的需要追蹤結(jié)果或確認對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能與時查看，需說明。

4、需要總經(jīng)理審閱、批改的打印出呈送，然后負責I可復(fù)或傳達；

5、弟要與時進行存檔

四、文件管理（參看集團《秘書手冊》第33-36頁）（附文件處理流程）

1、閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式昂否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。

2、對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于

總經(jīng)理

3、按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事情進行追蹤，反饋結(jié)果。

4、必要文件進行存檔。

注：、、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)與時譯出

五、名片

1、分類：可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等：

2、存放：

?名片盒

?錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時間）

3、應(yīng)準備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時方便快捷。

第二部分日程安排

控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作C

“U程安排”是指時間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時

間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責是當好“管家”按H程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)

實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳

細說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。

口程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作口程是秘書

的一項基本工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的

日程，意味著秘書將和總經(jīng)理?起進行有序的工作。作為秘書?定要細心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格,

調(diào)整自己的工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一

次深入溝通，準確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后T作

的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效盅的提高是十分必要的，把看得出的

經(jīng)驗、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時

也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進作用。

一、總體日程安排

領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為U常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)

性工作（臨時安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預(yù)先填入擬好的H程表中，同時細

致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。

（一）總體原則：

》了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點、作息習(xí)慣、身體狀況，

?優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍；

-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進展情況，用意近期的工作興奮點：

》對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程：與時喀理日程表，以能安排沖突：

》明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；

》定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展：

》注意日程安排的時間松緊，適當安排；

（-）經(jīng)驗與技巧

A周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)：

》在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時間：同時預(yù)留

時間處理日常事務(wù)；

＞根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當固定時間閱讀報刊資料與其他信息：

》對于總經(jīng)理的各項安排熟記于心，與時提醒已定下來的安排，防止沖突：每日安排相對固定時間與總經(jīng)

理核對日程，保證秘15與總經(jīng)理U程表內(nèi)容一致；

》不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情處理；

A控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；

A掌握近期要回避的人物；

月/周計劃安排模版

A可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；

》也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表：

二、出差日程安排

做為秘書，女排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。通過秘書的計劃，

把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書二作的目標，也是工作價值的一個體

現(xiàn)。

（-）國內(nèi)出差

?出差前：》確定出差目的和日期；

A確認總經(jīng)理出差陪同人

》與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需

要的路程時間、接待人員等信息。）

》確定行程，預(yù)定機票（注意選擇好航空公司、機型與班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒

店、熟悉酒店的、等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）：

》完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。

》根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。

》擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相美部門與相關(guān)人員發(fā)出和復(fù)印件（財務(wù)部

等）。（見范例）

。出差中》在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人與其它相關(guān)人員。

A根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司與GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進展情況；

》配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，與時掌握公司與業(yè)務(wù)相關(guān)信息。

A根據(jù)情況與時與相關(guān)人員與總經(jīng)理溝通，與時調(diào)整日程安排：

砥出差后》與時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)與業(yè)務(wù)進展；

》出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔:

》向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。

A各種差旅費用報銷：

A跟講業(yè)務(wù)后續(xù)事宜：

（二）國外出差

出差國外與國內(nèi)出差安排順序與內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：

A根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準備PRESETATION（中/英文），與對方確認演示設(shè)備，必要時準備彩色打印膠

片和打印稿。

》機票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機型：

》注意準備好各種證件與邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；

A根據(jù)客人的級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準冬禮物；

》準備當?shù)氐牡貓D與國家風(fēng)情資料：

》確認對方還是我方提供翻譯服務(wù)：

A回國后向邀請方致謝。

（三）陪同出差

陪同總經(jīng)理出差無疑對秘竹的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差

過程中，要求秘書注意以下事項：

下登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設(shè)費購買、機票換票與各種登機手續(xù)：并再次確認接車人：

A到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間與，并將秘書房號與時告知總經(jīng)理；

》每日與時核對本日與第二天的日程安排：

A提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；

》根據(jù)當天的日程安排落實車輛；

》與時提醒并事先落實各項安排：

下攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；

A注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）

》著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止：

A出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并與時辦理費用報銷、資料整理。

附件一：出差物品攜帶表

名片若干日程表

證件（XX、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、

ppt備份軟盤2張

往返機票（將保險費保留在秘書手中）書而講話稿與素材2份

活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄

準備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準備?支彩色筆

禮品*包裝應(yīng)急藥與常用藥品

附件二：授權(quán)書模版

文件編號OURREE：LCS-DTB?60023-99發(fā)文日期2000.6.14

文件類別CATEGORY：通知

DATE：

擬文人FROM：…審核〃

批準APPROVED:—

VERIFIED:

臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事

收文人：全體人員收文部門）

TOTOIDEPT.:業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部

抄送CC：總裁室、企劃部秘書處、財務(wù)一附件ATTACHMENT：//

口傳閱區(qū)閱后存檔［JXXXX期限口其他〃□頁數(shù)1

CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMOTHERSNOOFPAGES

授權(quán)通知

電腦公司副總裁一在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、

經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理一，臺式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財務(wù)與文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理

一，除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財務(wù)簽字與文件審批委托副總裁一處理。

特此通知

2(X)0614

附件三：國內(nèi)出差日程范例

劉軍總經(jīng)理出差XX日程安排（4月25-27日）

時間日程地點備注

417：25—XX機場接機人：136（）

月CA1305入住新世紀酒店

25該車在XK期間隨行

日

21：30夜宵自行安排

411：30嘉利會面與午餐新世紀酒店XX餐廳寧嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、

月波廳鄧秉覺

26聯(lián)想：—、—

日議題：嘉利最新情況通報

對方—鄧秉/p>

13：20出發(fā)前往EMCoff：ce、?一陪同前往

14：00EMC會面XX沙頭角保稅區(qū)聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸?、?/p>

21-23棟北座"一、~

EMC參加人：總經(jīng)理余昭信

副總經(jīng)理陸楊

業(yè)管處經(jīng)理張界楊

技術(shù)處協(xié)理郭宗欽

研發(fā)部經(jīng)理張濱

會面安排：

14:00-15:00雙方公司介紹交流

15:0076:00參觀工廠

16:00-17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）

與未來業(yè)務(wù)合作磋商

17：20返回新世紀，梁青陪同

18：00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬與隨行人員

聯(lián)想：-…、-一

414：00東莞金和涂料會XX長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)金和參加人：總經(jīng)理董合枝

月面（地圖附后）生產(chǎn)經(jīng)理董博霖

27嘉利廠參加人：采購部主管黃寶球

0工程總監(jiān)鄧秉覺

聯(lián)想?yún)⒓尤耍阂灰?、一一、一?/p>

議程安排：

14：00-14：05雙方介紹

14：05T4：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、

生產(chǎn)工藝與相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）

14：25-14：55雙方討論

14：55-15：25參觀金和新廠

15：35瑞和塑膠五金電XX長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹

于廠15：40-16：10參觀瑞和工廠

16：10-16：25機動

16：25前往機場，車程約30分鐘

17：40CA1303--安排接機

XX—

隨行與重要聯(lián)系：

附件四：國外出差日程安排表

一執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）

訪問時間主要活動地點備注

17：5020：40—漢城KIMPOAirpLG商事Mr.J.S.PARK等

7月ort在機場左邊出口舉牌接

14(Tel:0193367896)

日21：(M)21：30到達酒店辦理入住下榻處：HolidayinSeoul(佳樂)

Holidayinn

（因通訊不便，LG商事提供一部手機Tel:82—02—7179441

Seoul

在漢城期間使用，為：0192335098Fax:82—02—7159441

8：009：00與LGLCD部B.KwonA.President與Holidayinn

LG商事K.MAhn/Sr.MGRJS.ParkSeoul

共進早餐與會談or

LG

TwinTowers路程：小時

9：0012：30前往LG位于龜尾的LCD廠3

7中餐

12：3013：20與LGLCD負責人午餐

月龜尾

13：2014：40參觀與會談（陪同與參加者:LGLCD

主持人：Mr.K5.Park

15廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director,

LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、

日JSPark）

14：40—16：40

前往LG電子位于平澤的CDROM廠路程：3小時

16:40——18：00

參觀與會談（陪同與參加者：LG電子主持人：Mr.M.H.Park

Mr.M.H.ParMSr.Director

MrJ.H.ChenR/G.MGR

LG商事:K.M.Ahn/Sr.MCR、J.S.Purk）

訪問時間主要活動地點備注

7月18：00——19：30與LG電子人員共進晚餐平澤

15

日19：3021：00回酒店

8：00——9：20自酒店前往三星電子LCD工廠所在地七星

(Kiheung)聯(lián)絡(luò)人：MnJ.Y.Park

%3010：00高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCDMarketingTel:82—02—7507313

W.H.HonR/Sr.MGR＞崔敏洙先生等）

10：3010：50…作聯(lián)想目腦公司與產(chǎn)品的介紹

10：5011：20針對相關(guān)問題進行會談

11:2011：50參觀

7

11:5013：00與會者共進午餐

月

13：0014：00乘車前往LG總部

16

日14>3017?00會談(參加者，LC商事LG電.部聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.JS.Park

D.H.Kang/V.President

LG電子

17：00——17：3()M.H.Park/Exe.Director等)Holidayinn

Seoul

回酒店休息

19：00——21：00主持人:Mr.D.H.Kang

與LG商事人員共進晚餐

(D.H.KangAr.President、

K.M.Ahn/SnMGR

Y.H.KinVSr.MGR)

訪問時間主要活動地點備注

10:00——18：00參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)與近郊觀漢城市區(qū)與陪同人：導(dǎo)游、

7月光游覽近郊LG商事Nlr.J.S.Park

17（17日為韓國國慶日）

日18：0019：00

酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機場自酒店到機場約40分鐘路程

21：40——22：40

漢城—

三、會議安排

召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會議和處理與會議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的經(jīng)

常工作，其重要性不言而喻。會務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保

證會議順利的舉行，需要多方面的準備工作。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細

心與責任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變！以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹。

（-）內(nèi)部會議安排

?總經(jīng)理主持的會議

結(jié)束

注意事項：

》會前與GM與相關(guān)部門負責人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；

》綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會議地點與時間；

A下發(fā)會議通知后，確認參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過確認:

方會中協(xié)助放映PPT,并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變；

A對會中達成的決議與時跟蹤，并反饋給GM：

?總經(jīng)理參加的會議

（二）外部會面安排

?總經(jīng)理主持的外部會面

注意：講明原因，以

免對方誤解

注意：在收到會面請求時，經(jīng)與部門相關(guān)負責人與GM商討決定,

同時提供背毋材料以供GM做出判斷

wY

會中達成共識的

跟蹤反饋

注意事項：

?綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預(yù)定會議室：

?注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆：

?會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確認；

?根據(jù)來訪公司的習(xí)慣與來訪者的級別準備禮物：

?在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切

的會面時間與地點；

?考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準備；

?如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人：

?會前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負責人與總經(jīng)理溝通洽談事宜：

?在會前擬制meetingagenda（見模版）

?在制作PPT時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的與時更新，并

根據(jù)來訪者需求制作中/英文：

一初次會面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況與業(yè)務(wù)情況介紹；

-再次會面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。

?幫總經(jīng)理準備名片，并提醒會面時攜帶；

?提前30分鐘進行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度；

?提醒總經(jīng)理參會，在G\l同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映ppi,并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)

變，靈活處理各種情況：

?會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；

?總經(jīng)理參加的外部會面

總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角

度訪助安排。并關(guān)注以下幾點：

N

Y

注意事項：

?會前為總經(jīng)理準備詳細的背景材料；

?會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間;

?對會中決議，總經(jīng)理希望詳細了解的，與時跟進并反饋：

外部會面會議備忘模版

GuestMeetingTable

GuesfsCompany:AMD

Guest'sNameandPositionLegend'sParticipantandPosition

Mr.HectordeJ.RuizMr.

COOVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.RaymondLeeGeneralManagerofDesktop

V.PofAsiaSales&MarketingbusinessDivision

Mr.KelvinKwok

Mr.

SalesDirectorofAsia

VicePresidentofLegend

Mr.ThomsonChanComputersystem

MarketingDirectorofAsiaGeneralManagerofNotebook

businessDivision

Mr.PerryChan

CountryManagerofChinaMr.

GeneralManagerofMaterial

Mr.JackLeeManagementDivisionofDTB

AssistantSalesManager

Miss.

ManagerofMaterialManagement

DivisionofDTB

Mr.

Interpreter

AppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000

Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimited

MeetingAgenda:

>15:00-15:05Introduction

>15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)

>15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)

>15:30-15:45Legendupdate(Mr.)

>15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDand

Legend

媒體采訪流程說明:

1、接受采訪

?聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求

必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理：

對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解：應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，

必要時可幫助對方聯(lián)系品推接口人；

.從品推得到采訪提綱；

?將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；

?對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起：

對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時可幫助品推人員進行溝

通聯(lián)絡(luò)。

2、采訪準備（采訪前一周）

?落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)系：

?配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對于常見問題的回答應(yīng)該有

所備份并與時更新；

?了解記者需求并進行準備：

對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預(yù)定采訪場地時應(yīng)該注意；

有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供：

對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準備電子版和打印版；

3、采訪準備（采訪前一天）

?幫助總經(jīng)理準備好采訪提綱和問題答案；

?對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

?如果是采訪要向行政后勃部通訊處事先借好會議設(shè)備：

如果采訪在公司外進行要事先定車；

如果采訪在公司內(nèi)進行要事先預(yù)定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源：

4、采訪當天

?采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；

?如果是采訪需要檢查會議設(shè)備；

到采訪時間后接入記者打來的或幫助總經(jīng)理撥通記者：

?如果采訪在公司外應(yīng)該與時提醒總經(jīng)理出發(fā)：

.如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地：

如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料：

安排停當后請總經(jīng)理出面接受采訪；

送記者離開，并了解播出或見報時間：

5、采訪結(jié)束

?與記者溝通，與時了解播出或見報的確切時間；

?通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理：

必要時可通知公司全體或部門員工收看。

注意事項：

?對記者的界而要非常友好。

五、大型活動

（一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動:

陪同總經(jīng)理參加的大型活動流程說明:

1、接受活動邀請

?得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見：

?對于總經(jīng)理同意參加的活動事先安排日程：

2、活動前一天的準備工作

?做好準備工作，如預(yù)定車輛等：

?提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動的那幾項：

3、活動當天

?著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；

?帶好活動議程、名片等資料：

?活動中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時為總經(jīng)理擋駕;

4、活動后

?整理業(yè)務(wù)資料和名片。

（二）參與支持的大型活動:

參與支持的大型活動流程說明:

1、接受活動邀請

?得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；

?如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程；

2、活動前三星期

?參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責，了解其他人職責，將總經(jīng)理日程細化落實：

如果講話稿、PPT是由秘書準備的，耍給自己留出修改時間；

?幫助總經(jīng)理準備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿：

定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者：

?參加彩排：對重大活動中需要配合演示的PPT一定耍反復(fù)演練：

3、活動當天

?參加外部活動時，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡：

?帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音

機、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等；

?活動中配合演示PPT,做好錄音：

?活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同

時也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求：

?在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動分擔會務(wù)人員的

工作；

4、活動后

?整理業(yè)務(wù)資料利名片：

?根據(jù)錄音整理講話稿：

?總經(jīng)理在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進落實。

六、突發(fā)來訪接待

7們|總經(jīng)理秘書|總經(jīng)理

接待突發(fā)來訪流程說明：

?問清對方來訪目的；

?對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當時有時間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到

會議室，為對方準備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的卜一個約

會何時開始，請對方注意時間；

?對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋,

讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見而時間，或幫助

他安排和相關(guān)負責人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可

進行后續(xù)安排：

?對于與公司和部門亳不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕：但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負責人

的意見；

?對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料?，

轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；

?對于確實應(yīng)由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。

如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負責人聯(lián)系，同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄email

的方式告訴總經(jīng)理：

在總經(jīng)理方便時告知來訪情況，根據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排。

注意事項：

?有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要亳不妥協(xié)一但要注

意禮貌一反復(fù)進行解釋并提山建議。同時定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)email給總經(jīng)理，而且總經(jīng)

理一定會看。

第三部分溝通協(xié)調(diào)

一、內(nèi)部溝通

?秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點與管理方面的思

想。準確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達的工作。

?秘仿應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能與時了解各項業(yè)務(wù)的進展情

況，并將信息與時整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進工作

?作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點

一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強的客戶意識，尊敬對

方、尊重對方，注意與時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意。

二、外部溝通

外部溝通會大量使用、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。（見禮

儀、書信規(guī)范）

<-）業(yè)務(wù)合作：

?作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘I弓應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事

務(wù)時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。

?尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準確理解對方的意圖、幫助進行

仃效的溝通與傳達。

?在代總經(jīng)理進行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進工作時，要與合作廠商達成理解，為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)

境，輔助總經(jīng)理推進。

（-）禮尚往來：

?答謝（節(jié)U禮品、賀卡等）在重要的節(jié)口（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）

秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信與時致意，維護與合作廠商的友好關(guān)系。

?在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性

的溝通。以促進彼此的了解與進一步的合作。

三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀

秘書作