中藥飲片采購制度流程

中藥飲片采購制度流程一、制定目的及范圍為確保中藥飲片的采購工作規(guī)范化、科學(xué)化，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。該制度適用于公司所有中藥飲片的采購活動，包括常規(guī)采購、緊急采購及年度采購等。二、采購原則中藥飲片的采購應(yīng)遵循以下原則：1.采購過程應(yīng)保持公正、公平、公開，確保選擇的供應(yīng)商具備合法資質(zhì)。2.所有中藥飲片必須符合國家藥品標準，確保質(zhì)量安全。3.采購人員與申購人員應(yīng)分開，避免利益沖突。4.采購應(yīng)綜合考慮價格、質(zhì)量、供貨能力及服務(wù)水平，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。三、采購流程1.采購申請申購人需根據(jù)實際需求填寫“中藥飲片采購申請表”，并向倉庫確認庫存情況。申請表應(yīng)詳細列明所需飲片的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。2.申請審批采購申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核，確認需求的合理性及預(yù)算的可行性。審核通過后，申請表需提交至采購部門進行進一步處理。3.詢價與比價采購部門根據(jù)申請表內(nèi)容，進行市場調(diào)研，至少聯(lián)系三家合格的中藥飲片供應(yīng)商，獲取報價及相關(guān)資質(zhì)文件。報價應(yīng)包括飲片的單價、包裝規(guī)格、運輸費用及交貨時間等信息。4.核價與評估采購部門對各供應(yīng)商的報價進行核價，參考歷史采購價格及市場行情，評估各供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽及供貨能力，形成評估報告。5.審批流程評估報告需提交至公司負責(zé)人進行審批。審批通過后，采購部門可選擇合適的供應(yīng)商進行采購。6.采購實施采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確交貨時間、質(zhì)量標準及售后服務(wù)等條款。合同簽署后，采購部門應(yīng)及時跟進訂單執(zhí)行情況，確保按時交貨。7.驗收與入庫中藥飲片到貨后，相關(guān)人員需對照采購合同進行驗收，檢查飲片的質(zhì)量、數(shù)量及包裝情況。驗收合格后，填寫“入庫單”，并將飲片入庫。8.付款與報銷采購?fù)瓿珊?，采購部門需將相關(guān)單據(jù)（如采購合同、入庫單、發(fā)票等）提交財務(wù)部門進行付款。所有報銷需在貨物到達后一個月內(nèi)完成，逾期不予受理。四、特殊采購流程1.緊急采購在特殊情況下，如突發(fā)疫情或臨床急需，采購部門可進行緊急采購。此類采購無需進行詢價，但需記錄采購原因及相關(guān)信息，事后補充審批。2.年度采購針對年度需求量較大的中藥飲片，采購部門需提前編制年度采購計劃，并向公司負責(zé)人報備。年度采購計劃應(yīng)包括預(yù)計需求量、預(yù)算及供應(yīng)商選擇等信息。五、備案與檔案管理所有采購活動結(jié)束后，采購部門需將采購申請表、評估報告、合同、入庫單及發(fā)票等相關(guān)文件進行歸檔，確保資料的完整性與可追溯性。檔案應(yīng)保存至少三年，以備后續(xù)審計及檢查。六、采購紀律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)采購人員需定期更新供應(yīng)商資料，保持與供應(yīng)商的良好溝通，確保采購物資的質(zhì)量與供應(yīng)的穩(wěn)定性。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴厲處罰。所有采購活動應(yīng)保持透明，接受內(nèi)部審計。七、反饋與改進機制為確保采購流程的有效性，采購部門應(yīng)定期收集各部門對采購流程的反饋意見，分析存在的問題并進行改進。改進措施應(yīng)及時記錄并更新采購制度