行政部主管崗位說明書

第第頁行政部主管崗位說明書崗位名稱崗位編號(hào)所在部門崗位定員直接上級(jí)所轄人員直接下級(jí)崗位分析日期職責(zé)概要：行政管理；行政事務(wù)處理；內(nèi)、外部溝通協(xié)調(diào)；后勤、車輛等管理工作；董事會(huì)相關(guān)工作等職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述：行政管理工作工作任務(wù)制度建立與完善：根據(jù)公司發(fā)展的實(shí)際情況，制定出合乎公司現(xiàn)狀的規(guī)章制度，知會(huì)各部門及人員，收集合理化建議，并在公司發(fā)展中及時(shí)調(diào)整和完善，使制度更加規(guī)范和合理，提高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實(shí)可行地提高員工工作主動(dòng)性和規(guī)范性。部門溝通與人員協(xié)調(diào)：了解近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。準(zhǔn)確理解公司領(lǐng)導(dǎo)意圖、做好上情下達(dá)的工作。與其他部門人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助上級(jí)推進(jìn)工作。在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，建立服務(wù)意識(shí)。職責(zé)二職責(zé)表述：日常行政事務(wù)處理工作任務(wù)做好辦公室的年度、月份計(jì)劃及總結(jié)工作；做好公司年度總結(jié)匯總工作。承辦策劃、組織、執(zhí)行公司舉辦的各種商務(wù)活動(dòng)（公司年會(huì)、員工旅游、項(xiàng)目慶典等）。加強(qiáng)部門人員的培訓(xùn)教育工作。協(xié)同人事、企管等職能部門，做好辦公室人員、炊事員、保衛(wèi)人員、保潔工等日常安全教育和職業(yè)道德教育工作。負(fù)責(zé)公司經(jīng)營(yíng)性質(zhì)物業(yè)的管理工作，建立出租情況檔案，掌握出租或空置狀況，簽定租賃合同，收取租金和物業(yè)管理費(fèi)。接聽電話接待來訪：要認(rèn)真傾聽來訪者的敘述。如未能及時(shí)有效地解決，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進(jìn)落實(shí)。通訊設(shè)備的規(guī)范管理，電話通信的費(fèi)用控制與管理。幼兒費(fèi)的管理與審核。文件制發(fā)及檔案管理：文件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達(dá)到應(yīng)周知的相關(guān)部門和人員，并督導(dǎo)落實(shí)。文件制發(fā)后，應(yīng)先分類整理再按要求進(jìn)行歸檔。例會(huì)組織、通知與紀(jì)要。車輛使用及管理：提高汽車使用率，合理使用，降低能耗；車輛年審、保險(xiǎn)購買等。負(fù)責(zé)對(duì)部門員工加班工資的報(bào)批和審核工作，辦理考勤、獎(jiǎng)懲、請(qǐng)假、調(diào)動(dòng)等工作對(duì)部門員工的績(jī)效管理和績(jī)效考評(píng)（月度）。日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中，加大行政督導(dǎo)的執(zhí)行力度，有效地實(shí)施行政制度及監(jiān)管，及時(shí)調(diào)整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運(yùn)作的工作效率。年度報(bào)刊、書籍的的征訂工作。各種捐款、費(fèi)用的收取等。職責(zé)三職責(zé)表述：外部溝通工作任務(wù)與政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口，以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理各項(xiàng)工作，為公司爭(zhēng)取最大利益。與合作客戶溝通：要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)，但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重。注重禮尚往來：節(jié)日禮品、賀卡等，在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作伙伴[客戶]的公司紀(jì)念日等），應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作伙伴（客戶）的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動(dòng)或輕松的就餐，與合作伙伴（客戶）建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。職責(zé)四職責(zé)表述：安全保衛(wèi)工作工作任務(wù)嚴(yán)格門衛(wèi)登記制度。一切進(jìn)出公司的物資，嚴(yán)格門衛(wèi)檢查、驗(yàn)證，物證相符方能進(jìn)出，凡無證或證物不符門衛(wèi)有權(quán)扣留，由辦公室根據(jù)情況查處，確保公司財(cái)產(chǎn)不受侵害。負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作。維護(hù)內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預(yù)防犯罪和治安災(zāi)害事故的發(fā)生，保護(hù)公司財(cái)產(chǎn)的安全，確保生產(chǎn)、工作的順利進(jìn)行。定期與片警與保安隊(duì)進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通。職責(zé)五職責(zé)表述：行政后勤工作工作任務(wù)辦公物資管理及發(fā)放。管理成本控制。定期地收集公司員工對(duì)就餐質(zhì)與量的要求，以確保員工就餐滿意度。食堂的管理與監(jiān)督。宿舍樓的管理與監(jiān)督。園藝、綠化、保潔等的管理與監(jiān)督。職責(zé)六職責(zé)表述：證照等手續(xù)辦理工作任務(wù)公司各種證照年檢及資質(zhì)審核工作。負(fù)責(zé)辦理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出國等相關(guān)手續(xù)。配合人事行政部辦理公司年檢、股權(quán)變更等有關(guān)工作辦理公司工商登記，對(duì)外申報(bào)商標(biāo)、專利等有關(guān)事務(wù)并負(fù)責(zé)有關(guān)資料備案職責(zé)七職責(zé)表述：接待工作工作任務(wù)禮貌接待來廠訪客，并做好預(yù)訂工作。處理來廠重要客人的交辦事務(wù)。職責(zé)八職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司藥品運(yùn)輸管理工作任務(wù)每年與運(yùn)輸車輛業(yè)主簽訂運(yùn)輸合同。每周XX總部溝通聯(lián)系發(fā)貨通知并及時(shí)安排車輛發(fā)貨，確保準(zhǔn)時(shí)到貨。每月與運(yùn)輸車輛業(yè)主結(jié)算費(fèi)用，并開具運(yùn)輸費(fèi)用證明（稅務(wù)開票用）。每月與運(yùn)輸車輛業(yè)主、倉庫保管員核對(duì)發(fā)貨車數(shù)量，做到準(zhǔn)確無誤。職責(zé)九職責(zé)表述：黨、工、青、婦等工作工作任務(wù)貫徹黨的精神，并傳達(dá)到公司每位黨員。黨員的納新及培養(yǎng)。黨費(fèi)的收繳。工會(huì)日常管理工作。工會(huì)費(fèi)的收取工作。各類模范的上報(bào)工作。女員工權(quán)益保護(hù)工作。計(jì)劃生育的管理工作。職責(zé)十職責(zé)表述：完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、公司總部、各科室相關(guān)人員。外部協(xié)調(diào)關(guān)系上級(jí)主管單位、業(yè)務(wù)單位、新聞媒體等。任職資格：教育水平本科及以上專業(yè)行政管理、公司管理等相關(guān)專業(yè)職稱無特殊要求職業(yè)資格/執(zhí)業(yè)資格無特殊要求工作經(jīng)驗(yàn)3年以上相關(guān)崗位工作經(jīng)驗(yàn)相關(guān)知識(shí)要求基本公司管理相關(guān)知識(shí)，熟悉日常公文格式，能夠起草各類公文。專業(yè)技能較高的溝通協(xié)調(diào)能力、計(jì)劃執(zhí)行能力，熟練操