超市采購(gòu)控制及管理流程

超市采購(gòu)控制及管理流程一、制定目的及范圍為提升超市的采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保商品質(zhì)量，特制定本采購(gòu)控制及管理流程。該流程適用于超市日常商品的采購(gòu)，包括生鮮食品、日用百貨、飲料等各類商品，旨在規(guī)范采購(gòu)行為，優(yōu)化資源配置，確保超市運(yùn)營(yíng)的順暢。二、采購(gòu)原則采購(gòu)工作應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)在公平、公正的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。2.透明性：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，確保各環(huán)節(jié)可追溯。3.經(jīng)濟(jì)性：在保證商品質(zhì)量的前提下，盡量降低采購(gòu)成本。4.合規(guī)性：所有采購(gòu)行為必須遵循相關(guān)法律法規(guī)，確保合法合規(guī)。三、采購(gòu)流程1.需求確認(rèn)各部門(mén)根據(jù)銷售情況和庫(kù)存水平，定期評(píng)估商品需求，填寫(xiě)“采購(gòu)需求表”。需求表應(yīng)包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。需求確認(rèn)后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核并簽字。2.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求表，進(jìn)行供應(yīng)商的篩選。應(yīng)優(yōu)先考慮已有合作關(guān)系的供應(yīng)商，同時(shí)也可通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研，尋找新的潛在供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商的選擇應(yīng)考慮其信譽(yù)、供貨能力、價(jià)格及服務(wù)質(zhì)量等因素。3.詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)部門(mén)向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供報(bào)價(jià)及相關(guān)資質(zhì)證明。收到報(bào)價(jià)后，采購(gòu)部門(mén)對(duì)比各供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量及交貨期，形成“比價(jià)報(bào)告”，并提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。4.審批流程比價(jià)報(bào)告審核通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)“采購(gòu)申請(qǐng)單”，并附上比價(jià)報(bào)告及相關(guān)文件，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，采購(gòu)申請(qǐng)單需報(bào)公司高層審批。5.采購(gòu)實(shí)施審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后服務(wù)等條款。采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)合同要求，及時(shí)下單并跟蹤訂單進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。6.驗(yàn)收與入庫(kù)商品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查商品的數(shù)量、質(zhì)量及包裝等是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)“入庫(kù)單”，并將商品入庫(kù)，更新庫(kù)存系統(tǒng)。7.付款與報(bào)銷驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交付款申請(qǐng)，附上相關(guān)單據(jù)（如采購(gòu)合同、入庫(kù)單、發(fā)票等）。財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，進(jìn)行付款。采購(gòu)人員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)，逾期將不予受理。8.績(jī)效評(píng)估采購(gòu)?fù)瓿珊螅少?gòu)部門(mén)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，包括供貨及時(shí)性、商品質(zhì)量及服務(wù)態(tài)度等。評(píng)估結(jié)果將作為未來(lái)采購(gòu)決策的重要依據(jù)。四、備案與檔案管理所有采購(gòu)相關(guān)文件（如采購(gòu)需求表、比價(jià)報(bào)告、采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、入庫(kù)單及發(fā)票等）應(yīng)進(jìn)行歸檔管理，確保信息的完整性與可追溯性。采購(gòu)部門(mén)需定期對(duì)檔案進(jìn)行整理與審核，確保資料的準(zhǔn)確性。五、采購(gòu)紀(jì)律與責(zé)任采購(gòu)人員應(yīng)遵循職業(yè)道德，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的賄賂或回扣。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)行為進(jìn)行審計(jì)，確保采購(gòu)過(guò)程的合規(guī)性與透明度。對(duì)違反采購(gòu)紀(jì)律的人員，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、流程反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購(gòu)流程的持續(xù)優(yōu)化，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期收集各部門(mén)對(duì)采購(gòu)流程的反饋意見(jiàn)，分析存在的問(wèn)題并提出改進(jìn)建議。根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整采購(gòu)流程，確保其高效、簡(jiǎn)潔且符合超市運(yùn)