第5章 登記賬簿

第5章登記賬簿（時間：6—8學時）學習目標了解會計賬簿的含義、作用、種類，掌握會計賬簿的設置和登記方法理解記賬規(guī)則，掌握更正錯賬、對賬和結賬的方法教學內容

會計賬簿的概念與分類

會計賬簿的啟用與登記規(guī)則

會計賬簿的格式與登記方法

錯賬的更正方法

對賬與結賬5.1會計賬簿的概念與分類本節(jié)結構

會計賬簿的概念

會計賬簿的分類

會計賬簿的內容5.1.1會計賬簿的概念1．會計賬簿的定義會計賬簿是指由一定格式的賬頁組成的，以審核無誤的會計憑證為依據(jù)，用以全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄各項經濟業(yè)務事項的簿籍。它是會計賬戶的表現(xiàn)形式，具有以下意義：通過賬簿的設置和登記，可以記載、儲存會計信息。

通過賬簿的設置和登記，可以分類、匯總會計信息。通過賬簿的設置和登記，可以檢查、校正會計信息，即通過賬存數(shù)與實存數(shù)進行核對，來檢查財產物資是否完整，賬實是否相符。

5.1.1會計賬簿的概念會計賬簿與賬戶的關系賬戶是根據(jù)會計科目開設的，賬戶存在于賬簿之中，賬簿中的每一賬頁就是賬戶的存在形式和載體，沒有賬簿，賬戶就無法存在；賬簿序時、分類地記載經濟業(yè)務，都是在賬戶中完成的。因此，賬簿只是一個外在形式，賬戶才是它的真實內容。賬簿與賬戶的關系，是形式和內容的關系。5.1.2會計賬簿的分類1．賬簿按照用途不同分序時賬簿序時賬簿，也稱日記賬，是按照經濟業(yè)務完成時間的先后順序進行逐日逐筆登記的賬簿。分類賬簿分類賬簿，也稱為分類賬，是對全部經濟業(yè)務事項按照會計要素的具體類別而設置的分類賬戶進行登記的賬簿。備查賬簿備查賬簿也稱輔助賬簿，是指對在日記賬和分類賬中未記錄或記錄不全的經濟業(yè)務進行補充登記的賬簿。5.1.2會計賬簿的種類2．賬簿按其外表形式不同分訂本式

賬

簿訂本式賬簿簡稱訂本賬，是在使用前就把連續(xù)編號的若干賬頁固定裝訂成冊的賬簿?；铐撌?/p>

賬

簿活頁式賬簿簡稱活頁賬，是在賬簿登記完畢之前并不固定裝訂在一起，而是裝在活頁賬夾中?？ㄆ?/p>

賬

簿卡片式賬簿又稱卡片賬，是由許多分散的、具有賬戶格式的卡片組成。5.1.2會計賬簿的種類3．會計賬簿按賬頁的格式分類兩欄式賬簿是指只有借方和貸方兩個基本金額欄目的賬簿。普通日記賬一般采用兩欄式。三欄式賬簿是指其賬頁的格式主要部分為借方、貸方和余額三欄或者收入、支出和余額三欄的賬簿。多欄式賬簿是指根據(jù)經濟業(yè)務的內容和管理的需要，在賬頁的“借方”和“貸方”欄內再分別按照明細科目或某明細科目的各明細項目設置若干專欄的賬簿。橫線登記式賬簿是指賬頁分為借方和貸方兩個基本欄目，每一個欄目再根據(jù)需要分設若干欄次，在賬頁兩方的同一行記錄某一經濟業(yè)務自始至終所有事項的賬簿。5.1.3會計賬簿的內容

各單位由于經濟業(yè)務內容不同，因此會計賬簿也多種多樣。但一般都包括以下基本內容。

封面封面主要用于表明賬簿的名稱，如現(xiàn)金日記賬等。扉頁扉頁主要用于載明經管人員一覽表，其應填列的內容主要有：經管人員、移交人和移交日期；接管人和接管日期。賬頁賬頁是用來記錄具體經濟業(yè)務的載體，其格式因記錄經濟業(yè)務的內容的不同而有所不同。5.2賬簿的啟用與登記規(guī)則本節(jié)結構會計賬簿的啟用會計賬簿的登記規(guī)則5.2.1會計賬簿的啟用會計賬簿的啟用賬簿啟用時，應在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱；填寫賬簿扉頁上的“賬簿啟用日期和經管人員”一覽表；按稅法規(guī)定貼足印花稅票。賬簿啟用及接交表5.2.1會計賬簿的啟用會計賬簿的交接記賬人員或會計主管人員調動工作時，應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，在交接記錄內填明移交日期、接管日期、移交人員、接管人員和監(jiān)交人員姓名，并由移交、接管和監(jiān)交人員簽名或蓋章。啟用訂本式賬簿，應當從第一頁到最后一頁順序編定頁數(shù)，不得跳頁、缺號。使用活頁式賬頁，應當按賬戶順序編號，并須定期裝訂成冊；裝訂后再按實際使用的賬頁順序編號頁碼，另加目錄，記錄每個賬戶的名稱和頁次。5.2.2會計賬簿的登記規(guī)則會計人員應當根據(jù)審核無誤的會計憑證登記會計賬簿。賬簿登記完畢后，要在記賬憑證上簽名或者蓋章，并在記賬憑證的“過賬”欄內注明賬簿頁數(shù)或畫“√”，表示已經記賬完畢，避免重記、漏記。賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當?shù)目崭瘢灰獙憹M格，一般應占格距的1/2。這樣，一旦發(fā)生登記錯誤時，便于更正，同時也方便查賬工作。為了保持賬簿記錄的持久性，防止涂改，登記賬簿必須使用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。5.2.2會計賬簿的登記規(guī)則在下列情況下，可以用紅色墨水記賬。按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄。在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù)。在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數(shù)余額。根據(jù)國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。由于會計中的紅字表示負數(shù)，因而除上述情況外，不得使用紅色墨水登記賬簿。5.2.2會計賬簿的登記規(guī)則在登記各種賬簿時，應按頁次順序連續(xù)登記，不得隔頁、跳行。凡需要結出余額的賬戶，結出余額后，應當在“借或貸”欄目內注明“借”或“貸”字樣，以示余額的方向；對于沒有余額的賬戶，應在“借或貸”欄內寫“平”字，并在“余額”欄用“0”表示?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣；也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“承前頁”字樣，以保持賬簿記錄的連續(xù)性，便于對賬和結賬。5.2.2會計賬簿的登記規(guī)則對需要結計本月發(fā)生額的賬戶，結計“過次頁”的本頁合計數(shù)應當為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù)；對需要結計本年累計發(fā)生額的賬戶，結計“過次頁”的本頁合計數(shù)應當為自年初起至本頁末止的累計數(shù)；對既不需要結計本月發(fā)生額也不需要結計本年累計發(fā)生額的賬戶，可以只將每頁末的余額結轉次頁。5.3會計賬簿的格式和登記方法本節(jié)結構日記賬的格式和登記方法總分類賬的格式和登記方法明細分類賬的格式和登記方法5.3.1日記賬的格式和登記方法日記賬是按照經濟發(fā)生或完成的時間先后順序逐筆進行登記的賬簿。設置日記賬的目的就是為了使經濟業(yè)務的時間順序清晰地反映在賬簿記錄中。日記賬按其所核算和監(jiān)督經濟業(yè)務的范圍，可分為：普通日記賬也稱分錄簿，它是用來序時記錄和反映各項經濟業(yè)務并確定會計分錄的賬簿，它核算和監(jiān)督全部經濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況。特種日記賬是用來序時記錄和反映某一類經濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況的賬簿。常見的特種日記賬有現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。5.3.1日記賬的格式和登記方法1.現(xiàn)金日記賬的格式和登記方法現(xiàn)金日記賬是用來核算和監(jiān)督庫存現(xiàn)金每天的收入、支出和結存情況的賬簿，其格式有三欄式和多欄式兩種。無論采用三欄式還是多欄式現(xiàn)金日記賬，都必須使用訂本賬。現(xiàn)金日記賬格式三欄式現(xiàn)金日記賬主要設有收入、支出和結余三欄。具體格式如下?，F(xiàn)金日記賬（三欄式）5.3.1日記賬的格式和登記方法多欄式現(xiàn)金日記賬，就是將現(xiàn)金收入和支出欄分別按照對應科目設置若干專欄，以詳細反映現(xiàn)金收入來源和支出用途情況的日記賬。其具體格式如下現(xiàn)金日記賬（多欄式）5.3.1日記賬的格式和登記方法現(xiàn)金日記賬的登記方法現(xiàn)金日記賬由出納人員根據(jù)同現(xiàn)金收付有關的記賬憑證，按時間順序逐日逐筆進行登記，并根據(jù)“上日余額＋本日收入－本日支出＝本日余額”的公式，逐日結出現(xiàn)金余額，與庫存現(xiàn)金實存數(shù)核對，以檢查每日現(xiàn)金收付是否有誤。5.3.1日記賬的格式和登記方法三欄式現(xiàn)金日記賬的具體登記方法如下：日期欄：系指記賬憑證的日期，應與現(xiàn)金實際收付日期一致。憑證欄：系指登記入賬的收付款憑證的種類和編號，如“現(xiàn)金收（付）款憑證”，簡寫為“現(xiàn)收（付）”；“銀行存款收（付）款憑證”，簡寫為“銀收（付）”。憑證欄還應登記憑證的編號數(shù)，以便于查賬和核對。摘要欄：摘要說明登記入賬的經濟業(yè)務的內容。文字要簡練，但要能說明問題。對方科目欄：系指現(xiàn)金收入的來源科目或支出的用途科目。如從銀行提取現(xiàn)金，其來源科目（即對方科目）為“銀行存款”。其作用在于了解經濟業(yè)務的來龍去脈。收入、支出欄：系指現(xiàn)金實際收付的金額。每日終了，應分別計算現(xiàn)金收入和付出的合計數(shù)，結出余額，同時將余額與出納員的庫存現(xiàn)金核對，即通常說的“日清”。如賬款不符應查明原因，并記錄備案。月終同樣要計算現(xiàn)金收、付和結存的合計數(shù)，通常稱為“月結”。5.3.1日記賬的格式和登記方法在實際工作中，如果要設多欄式現(xiàn)金日記賬，一般常把現(xiàn)金收入業(yè)務和支出業(yè)務分設“現(xiàn)金收入日記賬”和“現(xiàn)金支出日記賬”兩本賬，格式如下：5.3.1日記賬的格式和登記方法2.銀行存款日記賬的格式和登記方法銀行存款日記賬是用來核算和監(jiān)督銀行存款每日的收入、支出和結余情況的賬簿。銀行存款日記賬應按企業(yè)在銀行開立的賬戶和幣種分別設置，每個銀行賬戶設置一本日記賬，并由出納員根據(jù)與銀行存款收付業(yè)務有關的記賬憑證，按時間先后順序逐日逐筆進行登記。5.3.1日記賬的格式和登記方法（1）銀行存款日記賬的格式銀行存款日記賬的格式與現(xiàn)金日記賬相同，既可以采用三欄式，也可以采用多欄式。多欄式可以將收入和支出的核算在一本賬上進行，也可以分設“銀行存款收入日記賬”和“銀行存款支出日記賬”。其格式與現(xiàn)金日記賬相似。5.3.1日記賬的格式和登記方法（2）銀行存款日記賬的登記方法日期欄：系指記賬憑證的日期。憑證欄：系指登記入賬的收付款憑證的種類和編號（與現(xiàn)金日記賬的登記方法一致）。對方科目欄：系指銀行存款收入的來源科目或支出的用途科目。如開出支票一張支付購料款，其支出的用途科目（即對方科目）為“材料采購”科目，其作用在于了解經濟業(yè)務的來龍去脈。摘要欄：摘要說明登記入賬的經濟業(yè)務的內容。文字要簡練，但能概括說明問題。收入、支出欄：系指銀行存款實際收付的金額。根據(jù)銀行存款收款憑證和有關的現(xiàn)金付款憑證（庫存現(xiàn)金存入銀行業(yè)務）登記銀行存款收入欄，根據(jù)銀行存款付款憑證登記其支出欄。每日終了，應分別計算銀行存款的收入和支出的合計數(shù)，結算出余額，做到日清；月終應計算出銀行存款全月收入、支出的合計數(shù)，做到月結。5.3.2總分類賬的格式和登記方法1．總分類賬的格式總分類賬，簡稱總賬，它是按照總分類賬戶分類登記以提供總括會計信息的賬簿?？傎~中的賬頁是按總賬科目（一級科目）開設的總分類賬戶。運用總分類賬戶，可以全面、系統(tǒng)、綜合地反映企業(yè)所有的經濟活動情況和財務收支情況，可以為編制財務報表提供所需的資料。因此，每一企業(yè)都應設置總分類賬。5.3.2總分類賬的格式和登記方法2．總分類賬的登記方法總分類賬可以根據(jù)記賬憑證逐筆登記，也可以根據(jù)經過匯總的科目匯總表或匯總記賬憑證登記。5.3.3明細分類賬的格式和登記方法明細分類賬是根據(jù)總分類科目設置，按所屬二級或明細科目開設賬戶，用來分類登記某一類經濟業(yè)務，提供明細核算資料的分類賬簿。1.明細分類賬的格式三欄式明細賬賬頁，設“借方”、“貸方”和“余額”三欄，只記金額不記數(shù)量。適用于只進行金額核算的賬戶，如應收賬款、應付賬款、預收賬款等科目的明細賬。其一般格式如下：5.3.3明細分類賬的格式和登記方法數(shù)量金額式明細分類賬數(shù)量金額式明細分類賬在收入、支出、結存三欄內，再增設數(shù)量、單價和金額三個專欄，分別登記實物的數(shù)量和金額。所以，它適用于既需要反映金額，又需要反映數(shù)量的經濟業(yè)務，如原材料、庫存商品等的收發(fā)業(yè)務核算。數(shù)量金額式明細分類賬的格式：5.3.3明細分類賬的格式和登記方法多欄式明細分類賬多欄式明細分類賬是將屬于同一個總賬科目的各個明細科目合并在一張賬頁上進行登記，即在這種格式賬頁的借方或貸方金額欄內按照明細項目設若干專欄。多欄式明細分類賬適用于成本費用類科目的明細核算。5.3.3明細分類賬的格式和登記方法多欄式明細分類賬在實際工作中，成本費用類科目的明細賬，可以只按借方發(fā)生額設置專欄，貸方發(fā)生額由于每月發(fā)生的筆數(shù)很少，可以在借方直接用紅字沖銷。這類明細賬也可以在借方設專欄的情況下，貸方設一總的金額欄，再設一余額欄。5.3.3明細分類賬的格式和登記方法（4）橫線登記式明細賬這種明細分類賬適用于“在途物資”和某些應收應付款項等賬戶的明細核算。例如，“其他應收款——備用金”明細分類賬，其一般格式如下所示。這種明細賬，應按記入借方的付款憑證的編號順序，逐筆逐項進行登記每筆“借方”業(yè)務，與其相應的“收回和報銷”業(yè)務，必須在同一行內登記。5.3.3明細分類賬的格式和登記方法5.3.3明細分類賬的格式和登記方法明細分類賬的登記方法不同類型經濟業(yè)務的明細分類賬，可根據(jù)管理需要，依據(jù)記賬憑證、原始憑證或匯總原始憑證逐日逐筆或定期匯總登記。固定資產、債權、債務等明細賬應逐日逐筆登記；庫存商品、原材料收發(fā)明細賬以及收入、費用明細賬可以逐筆登記，也可以定期匯總登記。明細分類賬的登記通常有幾種方法：一是根據(jù)原始憑證直接登記明細分類賬；是根據(jù)匯總原始憑證登記明細分類賬；三是根據(jù)記賬憑證登記明細分類賬。5.4錯賬更正方法本節(jié)結構劃線更正法紅字更正法補充登記法5.4錯賬更正方法賬簿記錄應保持整齊清潔。因此，記賬時應力求正確和清楚，避免差錯。如果賬簿記錄發(fā)生錯誤，必須按照規(guī)定的方法予以更正，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄。錯賬更正方法劃線更正法紅字更正法補充登記法5.4.1劃線更正法劃線更正法是指用劃紅線注銷原有錯誤記錄，然后在劃線上面更正錯賬的一種方法。主要適用于結賬前發(fā)現(xiàn)賬簿記錄中文字、數(shù)字有誤而記賬憑證無誤的情況。劃線更正的具體方法：先將錯誤的文字或數(shù)字劃一條紅線以示注銷，然后在所劃線的上方空白處寫上正確的文字或數(shù)字，并由更正人員蓋章，以明確責任。注意：在劃線時，不得涂抹，應保持其整潔，且使原有字跡清晰可辨，以備查考。對于錯誤的數(shù)字，應整個劃掉，不能僅僅劃掉其中的幾個錯誤數(shù)字。5.4.2紅字更正法紅字更正法是指用紅字沖銷原有錯誤的賬戶記錄或憑證記錄，以更正或調整賬簿記錄的一種方法。通常存在以下兩種情況。記賬以后，在當年內發(fā)現(xiàn)記賬憑證所記的會計科目錯誤，可采用紅字更正法。更正方法是：用紅字填寫一張與錯誤記賬憑證內容完全相同的記賬憑證，在摘要欄注明“更正某月某日第×號憑證”，并用紅字金額登記入賬，以沖銷賬簿中原有的錯誤記錄，然后再用藍字填制一張正確的記賬憑證，并據(jù)以登記入賬。記賬后，如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證和賬簿記錄中應借、應貸的會計科目沒有錯誤，只是所記金額大于應記金額。更正的方法是：按多記的金額用紅字填制一張與原記賬憑證應借、應貸會計科目完全相同的記賬憑證，在摘要欄注明“更正某月某日第×號憑證”，并據(jù)以登記入賬，以沖銷多記的金額。5.4.3補充登記法補充登記法是指通過編制一張藍字記賬憑證來補充賬戶中少記金額的一種方法。適用于記賬憑證中會計科目、記賬方向正確，但所記金額少于應記金額并使賬簿記錄也少記了金額。更正時，用藍字將少記的金額編制一張與原會計科目、記賬方向相同的記賬憑證并據(jù)以記賬。5.5對賬與結賬本節(jié)結構對賬

結賬會計賬簿的更換與保管5.5.1對賬對賬，就是核對賬目，是指對賬簿、賬戶記錄所進行的核對工作，以做到賬證相符、賬賬相符、賬實相符。對賬的內容賬證核對是指核對會計賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證的時間、憑證字號、內容、金額是否一致，記賬方向是否相符。賬賬核對是指將各種會計賬簿之間相對應的記錄進行核對。由于會計賬簿之間相對應的記錄存在著內在聯(lián)系，因此，通過賬賬相對，可以檢查、驗證會計賬簿記錄的正確性，以便及時發(fā)現(xiàn)錯賬，予以更正，保證賬賬相符。賬實核對賬實核對是在賬賬核對的基礎上，將各項財產物資、債權債務等賬面余額與實有數(shù)額之間核對。5.5.1對賬賬賬核對的具體內容總分類賬各賬戶借方余額合計數(shù)與貸方余額合計數(shù)核對相符。總分類賬各賬戶余額與其所屬明細分類賬各賬戶余額之和核對相符?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的余額與總分類賬中“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”賬戶余額核對相符。會計部門有關財產物資的明細分類賬余額與財產物資保管或使用部門登記的明細賬核對相符。賬實核對的具體內容現(xiàn)金日記賬賬面余額與現(xiàn)金實際庫存數(shù)核對相符。銀行存款日記賬賬面余額與銀行對賬單余額核對相符。各種材料、物資明細分類賬賬面余額與實存數(shù)核對相符。各種債權債務明細賬賬面余額與對方單位的賬面記錄核對相符。5.5.2結賬結賬就是把一定時期內所發(fā)生的經濟業(yè)務，在全部登記入賬的基礎上，結算出每個賬戶的本期發(fā)生額和期末余額，并期末余額轉入下期或下年新賬（期末余額結轉到下期即下期期初余額）。根據(jù)會計分期的不同，結賬工作相應地可以在月末、季末、年末進行，不得提前結賬或延遲結賬。結賬的內容通常包括：結清各種損益類賬戶，并據(jù)以計算確定本期利潤；結清各資產、負債和所有者權益賬戶，分別結出本期發(fā)生額合計和余額。5.5.2結賬結賬的程序（1）將本期發(fā)生的經濟業(yè)務事項全部登記入賬，并保證其正確性。（2）按權責發(fā)生制的要求，調整有關賬項，合理確定本期應計收入和應計費用。（3）將損益類科目轉入“本年利潤”科目，結平所有損益類科目。（4）結算出資產、負債和所有者權益賬戶的本期發(fā)生額和余額，并結轉下期。5.5.2結賬結賬的具體方法對于不需按月結計本期發(fā)生額的賬戶，每次記賬后，都要隨時結出余額，每月最后一筆余額即月末余額。月末結賬時，只需要在最后一筆經濟業(yè)務事項記錄下劃通欄單紅線，不需要再結計一次余額?，F(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和需要按月結計發(fā)生額的收入、費用等明細賬，每月結賬時，要結出本月發(fā)生額和月末余額，在摘要欄內注明“本月合計”字樣，并在下面劃通欄單紅線。需要結計本年累計發(fā)生額的某些明細賬，每月結賬時，應在“本月合計”行下結出自年初起至本月末止的累計發(fā)生額，登記在月份發(fā)生額下面，在摘要欄內注明“本年累計”字樣，并在下面劃通欄單紅線。12月末的“本年累計”就是全年累計發(fā)生額，全年累計發(fā)生額下劃通欄雙紅線。5.5.2結賬結賬的具體方法總賬賬戶平時只需結計月末余額，不需要結計本月發(fā)生額。年終結賬時，為了反映全年各會計要素增減變動的全貌，便于核對賬目，要將所有總賬賬戶結計全年發(fā)生額和年末余額，在摘要欄內注明“本年合計”字樣，并在合計數(shù)下通欄劃紅雙線。年度終了結賬時，有余額的賬戶，要將其余額結轉到下一會計年度，并在摘要欄內注明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行余額欄內填寫上年結轉的余額，并在摘要欄內注明“上年結轉”字樣。結轉下年時，既不需要編制記賬憑證，也不必將余額再記入本年賬戶的借方或貸方，使本年有余額的賬戶的余額變?yōu)榱?，而是使有?/p>