行政人事檔案管理制度

行政人事檔案管理制度一、目的與依據(jù)本制度旨在規(guī)范企業(yè)的行政人事檔案管理工作，確保檔案的完整性、安全性和可檢索性，提高企業(yè)行政管理的效率和規(guī)范度。本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關法律法規(guī)訂立。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)全部員工的行政人事檔案管理工作。三、檔案管理責任企業(yè)行政部門負責訂立并執(zhí)行本制度，負責監(jiān)督和管理行政人事檔案的整理、歸檔、借閱、銷毀等工作。各部門負責人應確保本部門的行政人事檔案的完整性和準確性，并搭配行政部門工作的開展。全部員工都應遵守本制度，并對所負責的行政人事檔案保密，不得私自竄改、丟失或泄露檔案信息。四、行政人事檔案的分類與歸檔檔案的分類：行政人事檔案分為員工基本信息檔案、勞動合同檔案、考勤記錄檔案、獎懲記錄檔案等。檔案的歸檔：行政部門應依照檔案分類要求，對各類行政人事檔案進行歸檔，每個檔案都應有唯一的檔案編號和檔案存放位置。同時，應編制檔案目錄，定期更新并向相關部門通知。檔案的整理：行政部門應定期對檔案進行整理，確保檔案的有序性和易檢索性。對于有更改的檔案，應及時進行更新和歸檔。檔案整理應嚴格遵守工作記錄和存檔流程。五、檔案的借閱與歸還員工對個人行政人事檔案的查閱申請需提出書面申請，并經(jīng)上級審批同意后方可查閱。查閱期限一般不超出7個工作日，如有特殊情況需要延長查閱期限的，需提前向行政部門申請，并說明原因。員工查閱檔案應在專用查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室，并應嚴格遵守檔案查閱紀律。查閱完成后，員工應定時將檔案歸還，如有需要復印檔案的，需事先向行政部門提出申請，并按規(guī)定支出相應的費用。行政部門對檔案的借閱與歸還進行登記和監(jiān)管，確保檔案安全。六、檔案的保管與銷毀檔案的保管：原始檔案和緊要的歷史檔案應妥當保管，依照規(guī)定的期限進行保管。電子檔案應采取定期備份和歸檔的方式進行保管，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。檔案銷毀：行政部門應依法對已實現(xiàn)保管期限且不再需要留存的檔案進行銷毀。銷毀程序應嚴格依照規(guī)定進行，確保檔案信息被徹底銷毀。檔案銷毀需編制檔案銷毀清冊，并經(jīng)過相關部門的審核和批準。銷毀后的檔案應做好銷毀記錄，并嚴禁任何人私自將檔案帶離銷毀現(xiàn)場。七、檔案保密與安全檔案保密：對于涉及個人隱私的行政人事檔案，行政部門應嚴格遵守個人信息保護相關法律法規(guī)的要求，并訂立相應的保密措施，確保檔案信息不被泄露。檔案安全：行政部門應加強檔案場合的安全防范工作，確保檔案的安全。未經(jīng)許可，任何人不得隨便進入檔案室。對于緊要的檔案或電子檔案，應建立定期備份制度，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠性。八、檔案的遷移與移交檔案遷移：行政部門應依據(jù)檔案的保管期限和需求，及時進行檔案的遷移工作。遷移時應訂立認真的遷移計劃，并確保檔案信息的完整性和可追溯性。檔案移交：在員工調(diào)動、退休等情況下，應進行檔案移交工作。移交時應訂立認真的移交清單，并經(jīng)移交雙方核實簽字確認。檔案遷移和移交工作應由行政部門負責，并做好相應的記錄和備案工作。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查行政部門應定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。外部監(jiān)督部門對檔案管理工作有權進行監(jiān)督和檢查，行政部門應樂觀搭配，并供應必需的幫助。十、附則本制度的解釋權歸企業(yè)行政部門