營區(qū)物業(yè)服務物業(yè)服務檔案的建立與管理

營區(qū)物業(yè)服務物業(yè)服務檔案的建立與

管理

目錄

第一節(jié)檔案管理機制.........................................................2

一、檔案管理機構的設置及基本要求.................2

二、檔案管理人員職責.........................................3

三、檔案管理內容.................................................3

四、歸檔及保存年限.............................................6

第二節(jié)物業(yè)服務檔案的建立.............................................7

一、檔案資料管理工作內容.................................8

二、檔案資料管理工作要求.................................8

第三節(jié)檔案資料管理的要點.............................................9

一、檔案資料管理的要點.....................................9

二、檔案資料管理流程措施.................................9

三、檔案資料的分類...........................................16

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第一節(jié)檔案管理機制

一、檔案管理機構的設置及基本要求

（一）檔案劃分及管理

1.檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學

技術、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文

字、圖表、聲像等歷史記錄。

2.公司設立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設置檔案管

理人員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制

定明確的檔案管理人員崗位職責，檔案管理人員必須嚴格履

行職責。

3.公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門

級，公司級檔案應按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號

和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。

（二）各部門資料管理

1.公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確

的檔案管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案

與公司檔案歸口管理。

2.各部門根據(jù)部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，

實行統(tǒng)一的標準分類管理。

（3）檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)

定執(zhí)行。

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二、檔案管理人員職責

1.負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；

積極開展檔案的提供利用工作；

2.認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌

握歸檔的基本方法，保證檔案質量。

3.定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如

有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分

過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材

料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認資料，應當附

上抄件。

4.歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，

再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有

資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5.做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防

塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

6.每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》

做好文件索引，以便查閱。

三、檔案管理內容

（一）檔案質量

1.檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，

字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料

的內容。

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2.檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔

案文件要進行修復處理。

3.檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件

材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。

4.檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有題名

的，由檔案人員根據(jù)內容擬定標題。

5.檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1.檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，

附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿

件排列在定稿之后。

2.跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批

復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立

卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一

年立卷。

3.檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙

在前，收文在后；內部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公

文處理用紙，發(fā)文底稿。

（三）分類

1.檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，

以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)

含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目

等）。

2.公司檔案大致分為以下幾類：

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（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢

資料、公司章程等；

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）

和內部文件；

（3）制度類：管理制度匯編；

（4）合同類：分內部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。

（5）計劃總結類：分年度計劃及總結等；

（6）會議紀要類：辦公例會紀要等

3.檔案的歸口存放部門

（1）公司各類批文、合同、協(xié)議、證照、存放于綜合

管理部。

（2）公司的各種財務資料、稅務資料存放于財務部，

由財務部按國家及公司有關規(guī)定進行整理、分類存檔。

（3）有關工程的各類圖紙、技術資料，由工程部和研

發(fā)部負責保管。

（4）有關房產(chǎn)銷售的銷售合同，由市場營銷部負責保

管。

（5）除售房合同外，所有對外簽訂的合同，必須將原

件存放在綜合管理部。

（四）檔案編號

1.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案登記目錄

表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序

依次排列，以便查閱。

2.檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意

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修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案

分類編號對照表，以免混淆。

3.公司檔案員負責檔案文件材料的收集、整理，按照《檔

案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司

檔案管理工作。

4.為規(guī)范管理便于查找，所有檔案盒應按照規(guī)定進行編

號。按照公司名稱、部門名稱、文件類別、檔案盒號碼分為

四個部分。

四、歸檔及保存年限

1.歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原

則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問

題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內目錄》。

2.歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，

保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為

1年，5年，15年。檔案的保管期限除政府有關法令或本公

司其他規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：

（1）永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事

會、監(jiān)事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；公司年

度經(jīng)營計劃和總結；年度財務報表；重要技術資料；不動產(chǎn)

所有權狀及其他債權憑證；人事資料；大型活動的圖片、音

像資料；其他核定應永久保留的文件。

（2）十五年保存：會計憑證（其他財務檔案的保存期

限按國家相關規(guī)定執(zhí)行）；其他經(jīng)核定須十五年保存的文件。

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（3）五年保存：期滿或解除的合同、協(xié)議；完工后的

項目方案；其他經(jīng)核定須五年保存的文件。

（4）一年保存：部門工作計劃和總結；完成后的部門

請求報告；無長期保存必要的文件。

（5）公司的規(guī)章、制度由綜合管理部視其有效期予以

保存。

（6）1年以下暫時保存：結案后無長期保存必要者。

3.公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)

定。

4.歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全

完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，

轉發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

5.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部

檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。

第二節(jié)物業(yè)服務檔案的建立

根據(jù)XX營區(qū)的物業(yè)服務要求，我司將管理與物業(yè)相關

服務工作中的各種制度、規(guī)程、流程、記錄、圖表、函件等

進行歸檔管理保存。物業(yè)檔案資料的建立與管理是物業(yè)服務

的重要組成部分?？茖W、規(guī)范的檔案管理可以為專業(yè)的物業(yè)

服務提供有力的支持。

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針對XX營區(qū)的實際情況，我們擬采取系統(tǒng)化、電腦化

的管理手段，對物業(yè)檔案進行全面的收集和管理。在信息的

收取時廣開信息渠道，存儲時做到內容全面、豐富，收集時

盡可能地完整。并樹立檔案管理的財富觀、資源觀和服務觀，

使檔案管理真正為管理服務。

一、檔案資料管理工作內容

1.建立資料的收集、分類整理、歸檔管理和保密制度。

2.建立一套完整的檔案管理制度。如在日常管理中要建

立交接班、項目故障與維修、保養(yǎng)、設備巡視等登記制度。

3.保管好其它與檔案資料管理有關的事項資料。

二、檔案資料管理工作要求

1.必須保證營區(qū)交給物業(yè)服務的檔案資料（包括設備維

修、改造的案資料）的完整性、完好性。

2.合同期滿我司應及時將整理好的新物業(yè)檔案資料原件

統(tǒng)一移交給采購人的綜合檔案室進行分類、立卷、編號、歸

檔，輸入計算機便于更科學的管理。

3.充分利用現(xiàn)代化科學技術，提供檔案管理工作效率。

4.利用已有檔案資料進行總結，規(guī)劃。

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第三節(jié)檔案資料管理的要點

一、檔案資料管理的要點

1.重要的檔案資料的交接必須經(jīng)過項目經(jīng)理或其指定責

任人驗收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

2.檔案資料實行專人專職管理。

3.檔案資料實行嚴格的借閱登記制度，歸還入檔時，必

須經(jīng)過審核檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重的須

追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情

況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導致文件流失。

4.檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定

必須由服務中心經(jīng)理或其指定的責任人負責，對檔案是否有

效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當文件狀況有所變動時，

應及時調整目錄的有關數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效文

件。

5.檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防

盜、防鼠、防蟲、防變質、防高溫。必須配置有效的滅火器

材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期

檢查和清理，保證檔案資料環(huán)境條件符合要求。

二、檔案資料管理流程措施

（一）檔案資料的總體管理措施

收集----管理分類----編號登記----電腦錄入----歸檔----應

用。

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1.資料的收集

（1）采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，建立

相應的規(guī)章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。

（2）資料的收集堅持內容豐富的原則，根據(jù)實體資料

和信息資料的內容，在實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資

料的來源渠道，從時間上講是從規(guī)劃設計到工程竣工的全部

工程技術維修資料；從空間上講是指物業(yè)構成的方方面面，

大到房屋本體，公共設施，小到一草一木都有詳細的資料收

集。

2.資料分類整理

收集后的所有信息，統(tǒng)一由管理服務中心檔案室集中整

理。整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內容、

信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。

3.資料歸檔管理

（1）歸檔就是按照資料本身的內在規(guī)律、聯(lián)系進行科

學的分類與保存。根據(jù)實際需要，XX營區(qū)的資料管理擬采用

原始檔案和電腦雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式，便

于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案

組卷按不同業(yè)務性質編號、造刪、編輯，并分柜保存，運用

計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料

轉化為電腦儲存，便于查找和調用。

（2）檔案的借出、歸還都有嚴格的規(guī)定：借出必須經(jīng)

物業(yè)經(jīng)理同意經(jīng)登記后方可借出；歸還時，須由專人進行檢

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查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任。檔案管

理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失；檔案管理員

定期檢查資料保管情況，并及時補充相關技術資料歸檔保

存。

（3）檔案的管理環(huán)境必須做到“四防”，即：防火、

防潮、防發(fā)霉變質、防蛀。

4.檔案的借閱管理

（1）物業(yè)項目服務中心所有工作人員都有保護檔案、

保守秘密的權利和義務。

（2）查閱檔案，須按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還。

（3）要愛護檔案，所借檔案不得隨意折疊和拆散，不

得對檔案隨意更改，涂寫。

（4）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案員

和借閱者當面核對清楚。

（5）檔案如有丟失、損壞或泄密，追究當事者責任。

（6）借閱者在歸還檔案時須填寫檔案利用效果記錄。

（7）調離物業(yè)項目服務中心的工作人員，必須清理移

交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。

（二）檔案資料的具體管理措施

1.借閱

（1）借閱手續(xù)

1）總經(jīng)理、項目經(jīng)理、總監(jiān)等公司高管借閱非密級檔

案可直接通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。

2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，

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由部門負責人辦理《借閱檔案申請表》并送達相關領導核批。

3）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應由其部

門負責人出示經(jīng)公司領導或領班領導審批同意借閱的書面

《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司

借閱登記表上簽字。

4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)核

查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸

還日期，以備及時催還。

5）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔

夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

（2）檔案借閱審批權限

1）證照類：含營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢

資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交

由公司常務副總審批。

2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）

和內部文件；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財務

文件、法律文書等重要文件借閱須由常務副總及總經(jīng)理批

準。

3）制度類：管理制度匯編；該類檔案資料的借閱由綜

合管理部審批。

4）合同類：分內部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。該

類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務副總

審批。

5）計劃總結類：分年度計劃及總結等；該類檔案資料

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的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務副總審批。

6）會議紀要類：辦公例會紀要等。該類檔案資料的借

閱由綜合管理部審批。

7）涉密檔案類：公司機要檔案中絕密檔案原則上禁止

借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經(jīng)理及董事長審批、

機密檔案的借閱由常務副總及總經(jīng)理審批、秘密檔案的借閱

由綜合管理部及常務副總審批。

（3）借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，

不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄

檔案。

（4）借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，

需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)綜合管理部及常務副總批

準。

（5）借閱人對檔案的借閱需在檔案室內完成，嚴禁私

自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，

在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時需按填寫要求

注明相關事宜。

（6）借閱人應于規(guī)定期限內歸還。如有其他人借閱同

一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

（7）借閱人必須在規(guī)定期限內歸還所借檔案資料，情

況特殊者可填寫《檔案資料續(xù)借申請單》，領班領導簽字后

續(xù)借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當日

必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天。若到期不

能歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員將出具《閱檔催

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還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內，應及時歸還

檔案。逾期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案，并給予相應

處分。

（8）丟失政府下達的重要文件者，應主動去政府部門

補辦文件，同時應承擔補辦手續(xù)費和影響、拖延他人辦事的

損失費。若丟失文件者補辦不齊，處以500元至3000元的

罰款。若文件丟失，給公司造成重大經(jīng)濟損失者，根據(jù)實際

情況和公司規(guī)定進行處罰。

（9）丟失技術變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟損失

者，處以損失費用2倍的罰款。

2.銷毀

（1）公司任何個人或部門非經(jīng)允許和批準不得銷毀公

司檔案資料。

（2）每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電

子的《檔案銷毀審批表》，報公司負責人審核批準，并指定

其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀審批表》需注明：銷

毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、

銷毀時間。

（3）銷毀前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋

章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人?！稒n案銷毀審批表》

需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請部門各留存一份。

（4）在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或常務項

目經(jīng)理或綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。

（5）保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：

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未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單

位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事

項完結時為止。

3.移交

（1）需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移

交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方

可進行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、

公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、

移交時間、移交原因。

（2）移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，

《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永

久保管。

4.保密

（1）檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部

文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提

供利用工作。任何無關人員未經(jīng)許可不得入內。

（2）檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立

全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地

為利用者提供檔案資料。

（3）愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不

得使用及隨意翻動。

（4）機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級。機要檔

案的界定標準：絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營

方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議

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及金額在1000萬元以上的重大合同。機密檔案包括財務資

料、公司重要會議紀要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資檔

案、勞動合同、技術資料、金額在100－1000萬元的合同。

秘密檔案包括重要項目資料、項目合同或協(xié)議。

三、檔案資料的分類

（一）基礎管理資料

1.計算機管理資料

類別內容備注

計算機管理軟件及使用說明、計算機網(wǎng)絡管理及記

物業(yè)項目服務中心組織大事記及工作計劃、總結錄

物業(yè)項目服務中心會議紀要、會議記錄

計算機管理

質量體系文件、內部制度

資料

印章管理記錄、涉及用物業(yè)公司公章的各類文書

物業(yè)管理的請示、批復、報告、通知等各類公文

物業(yè)項目服務中心值班及檢查記錄

政府部門及領班領導部門文件

本物業(yè)公司、營區(qū)業(yè)主相關文件

行政文件資規(guī)章制度、通知、通報等文件

料接待來訪參觀記錄表

固定資產(chǎn)登記表、固定資產(chǎn)購置報告、報廢審批表

突發(fā)事件處理記錄

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營區(qū)內設施、辦公用房及辦公用品管理記錄

營區(qū)業(yè)主管理資料、裝修申請等

營區(qū)業(yè)主檔案

營區(qū)業(yè)主維修檔案

營區(qū)業(yè)主資名單、通訊資料、車牌號碼

料部門架構、職責

服務質量回訪記錄表

營區(qū)業(yè)主意見調查、統(tǒng)計記錄

營區(qū)業(yè)主反

營區(qū)業(yè)主投訴及回訪處理記錄

饋資料

維修申報表

維修服務派工單

維修資料

維修回訪記錄表

2.房屋管理及維修養(yǎng)護資料

類別內容備注

營區(qū)建筑示意圖

標識、導示資料疏散示意圖

建筑物平面圖

裝修驗收記錄

房屋安全管理類

房屋安全檢查記錄

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3.公用設施設備檔案資料（部分）

類別內容備注

設備安全運行規(guī)程

設備機房管理規(guī)定

各設備運行崗位責任制度

相關崗位技術人員資質證書

定期巡回檢查記錄

維護保養(yǎng)記錄

運行記錄

公用設施設備檔案設備維修檔案

資料送電、停電通知及記錄

臨時用電管理措施

停電應急處理措施

智能化設施運行記錄

智能化設施定期保養(yǎng)記錄

電梯準用證

年檢合格證

電梯操作及保養(yǎng)人員資質證書

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4.秩序維護及車輛管理資料

類別內容備注

日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

秩序維護訓練計劃和考核記錄

秩序維護

安全防范措施

管理資料

查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶

緊急事件處理記錄

停車場出入登記記錄

車輛及停車場管交通疏導圖

理資料停車場安全防范措施及設施記錄

車輛管理記錄、車輛詳細資料

5.環(huán)境衛(wèi)生管理資料

類別內容備注

環(huán)衛(wèi)設備、工具統(tǒng)計表

環(huán)衛(wèi)設施資料

環(huán)衛(wèi)設備、工具更換記錄

清潔衛(wèi)生管理資國家環(huán)保標準：排煙、排污、噪音

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6.綠化管理資料

類別內