EXCEL系統(tǒng)介紹及其應(yīng)用

PAGEPAGE1試論EXCEL系統(tǒng)及其在工作中應(yīng)用安陽(yáng)市土地局馬志杰一、EXCEL系統(tǒng)概述EXCEL系統(tǒng)是一個(gè)WIND0WS應(yīng)用程序，在WIND0WS上運(yùn)行，并具有WIND0WS應(yīng)用程序的一般特征，例如在EXCEL系統(tǒng)下制成的圖表，可改變成任何尺寸復(fù)制到WIND0WS文本中去。早在1985年，MICR0S0FTEXCEL一經(jīng)問(wèn)世，就被公認(rèn)為是世界上功能最強(qiáng)大，技術(shù)最先進(jìn)，使用最方便的電子表格軟件。目前在教學(xué)，科研，設(shè)計(jì)，統(tǒng)計(jì)等部門(mén)都在運(yùn)用這一系統(tǒng)從事日常的數(shù)據(jù)處理，繪制圖表的工作；同時(shí)也有許多部門(mén)應(yīng)用這一系統(tǒng)從事專(zhuān)門(mén)問(wèn)題的研究，只要有明確的數(shù)學(xué)表達(dá)式，均能用該系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)所有的計(jì)算過(guò)程。EXCEL主要有三大功能：(1)電子表格，(2)圖表，(3)數(shù)據(jù)庫(kù)。二、系統(tǒng)簡(jiǎn)介EXCEL的屏幕有大小兩個(gè)窗口，其中大窗口是MICR0S0FTEXCEL應(yīng)用程序窗口，包括文件(F)、編輯(E)、視窗(V)、插入(I)、格式(O)、工具(T)、數(shù)據(jù)(D)、窗口(W)、幫助(H)等次一級(jí)窗口;同時(shí)還包括一般工具欄，如文件管理，打印及預(yù)覽，剪切及復(fù)制，函數(shù)指南，圖表指南，圖形及文字，操作指南等。小窗口叫做工作簿窗口，標(biāo)題為BOOK(文件名)。所謂工作簿，是指EXCEL用來(lái)保存和處理工作數(shù)據(jù)的文件。一本工作簿，擁有16張工作表，即SHEET1到SHEET16(英文)法文為FEUILLE，意大利文為FOGLI0(視原始版本而定)。每一個(gè)工作表包括16384*256個(gè)單元格。行地址是由上向下自1到16384編號(hào)；列地址是用字母標(biāo)識(shí)的，從左到右，前26列單元格的列地址是A、B、CZ，之后為AA、AB、AC...AZ，BA、BB、BC...BZ，直到IA、IB、IC...IV，也就是說(shuō)，一個(gè)文件可以存放67，108，864個(gè)數(shù)據(jù)，或公式、字符，甚至是圖形，聲音等。每個(gè)單元格都有固定的地址，例如SHEET1中B5表示第一張工作表中第B列第5行的那個(gè)單元格，可以在任何單元格中調(diào)用該單元格的內(nèi)容(如數(shù)據(jù)、公式等);每個(gè)單元格最多可以接受255個(gè)字符，由于寬度限制，一般采用溢出和截?cái)鄡煞N處理方法。EXCEL可以建立兩種類(lèi)型的圖表:內(nèi)嵌圖表和獨(dú)立圖表。如果用圖表來(lái)補(bǔ)充說(shuō)明工作表中的數(shù)據(jù)，則可以在工作表上建立內(nèi)嵌圖表，如果要在工作薄的單獨(dú)表上顯示圖表，則可以建立獨(dú)立圖表。圖表的類(lèi)型包括九種二維圖表和六種三維圖表，同時(shí)每種圖表均有十種形式，可以用于不同的目的，如柱狀圖、分布圖、散點(diǎn)圖等。不管是那種類(lèi)型的圖表，原始數(shù)據(jù)變化后，圖表將自動(dòng)變化?？傊?，EXCEL系統(tǒng)的功能十分齊全，要根據(jù)不同目的去開(kāi)發(fā)。三、一般數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)處理是根據(jù)單元格的具體坐標(biāo)來(lái)進(jìn)行的，例如，要計(jì)算單元格A2、B4、C10、D11之和，只要在結(jié)果存放的單元格中打入“＝A2＋M＋C10＋D11”即可。在一般統(tǒng)計(jì)中，如要求一列數(shù)據(jù)A1到A500之平均值，只要在結(jié)果存放的單元格中打入“AVERAGE（A1：A500)”即可。其他參數(shù)如方差、中值、均方差、最大值、最小值、總數(shù)等應(yīng)有盡有，只要執(zhí)行相應(yīng)的命令即可。進(jìn)一步的概率統(tǒng)計(jì)分析，如頻率、回歸分析、各種分布以及各種檢驗(yàn)，均執(zhí)行一個(gè)簡(jiǎn)單的命令即可得到相當(dāng)理想的結(jié)果。EXCEL函數(shù)包括:常用函數(shù)、財(cái)務(wù)、日期與時(shí)間、數(shù)學(xué)及三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、查找及引用、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本、邏輯、信息等。四、應(yīng)用實(shí)例對(duì)報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總是企事業(yè)單位必不可少的工作，有一套通用的報(bào)表數(shù)據(jù)管理軟件來(lái)做這一工作當(dāng)然最好不過(guò)。其實(shí)，在Excel97中完全可以進(jìn)行這項(xiàng)工作，操作簡(jiǎn)單到只要點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)按按鍵盤(pán)即可。下面結(jié)合筆者在工作制作的一個(gè)工資表實(shí)例介紹利用Excel97的制作匯總報(bào)表數(shù)據(jù)的方法，同時(shí)介紹一些在Excel97中復(fù)制表格、建立公式和復(fù)制公式的操作技巧。報(bào)表匯總中最常見(jiàn)的形式是匯總相同格式的報(bào)表。其特點(diǎn)是被匯總報(bào)表和匯總報(bào)表都是用同一種報(bào)表填寫(xiě)，表中數(shù)據(jù)具有相同的排列順序和位置。就是說(shuō)，源工作表和目標(biāo)工作表都是由同一模板生成，源區(qū)域和目標(biāo)區(qū)域完全相同。以匯總某單位全年工資情況明細(xì)表為例，步驟如下：⒈在新的工作簿中建立工作表“工資情況明細(xì)表”，依照需要設(shè)置好各單元格的格式，如字體、字號(hào)、數(shù)字和金額的小數(shù)位、對(duì)齊方式等等；⒉建立表內(nèi)運(yùn)算公式：⑴選定單元格“應(yīng)發(fā)工資”單元格Ｅ２；⑵雙擊（鼠標(biāo)左鍵，下同）編輯欄左邊的“＝”；⑶雙擊【常用】工具欄中的求和符號(hào)“∑”；⑷單擊單元格Ｂ２后按住shift鍵接著單擊單元格Ｄ２，單擊“√”，此時(shí)在編輯欄中出現(xiàn)公式：“＝ＳＵＭ（Ｃ２：Ｄ２）”，意為對(duì)單元格Ｃ２至Ｄ２的數(shù)據(jù)求和，并將結(jié)果填入單元格Ｄ２內(nèi)；⑸緊接著第⑷步（否則必須重新選定單元格Ｃ12）將上述公式復(fù)制到 其他需要合計(jì)數(shù)的單元格中：?jiǎn)螕簟境Ｓ谩抗ぞ邫谥械摹緩?fù)制】圖標(biāo)，選定需要合計(jì)數(shù)的區(qū)域，再單擊【粘貼】圖標(biāo)即可；也可用拖放辦法復(fù)制。⑹選定單元格Ｉ２；⑺雙擊“＝”，在編輯欄出現(xiàn)的“＝”后輸入公式“Ｅ２－Ｆ２－Ｇ２－Ｈ２”（不包括引號(hào)）單擊“√”確定；⑻用第⑸步的方法把該公式復(fù)制到單元格Ｉ３至Ｉ７中。公式建立后可以在表中任意輸入數(shù)據(jù)觀察合計(jì)欄和Ｉ列的計(jì)算結(jié)果是否正確，確定以后將輸入的數(shù)據(jù)刪除，進(jìn)入下一步。（注意：不能對(duì)已建立公式的單元格進(jìn)行刪除操作，否則必須重新對(duì)其復(fù)制公式）。⒊復(fù)制工作表選定主菜單【編輯】中【移動(dòng)或復(fù)制工作表】選項(xiàng)，在【移動(dòng)或復(fù)制工作表】對(duì)話框中選中【建立副本】后確定，就會(huì)在工作簿中新增一個(gè)工作表，依此復(fù)制，共建立１３個(gè)工作表，對(duì)各表標(biāo)簽依次命名為“工資01表、工資02表、……工資12表、工資匯總表”分別為一年的１月、２月、……１２月的工資明細(xì)表和全年工資明細(xì)表的匯總表。⒋用三維引用功能匯總?cè)陥?bào)表數(shù)據(jù)⑴選定“工資匯總表”的Ｅ２單元格；⑵雙擊“＝”，再雙擊求和符號(hào)“∑”；⑶單擊“工資01表”標(biāo)簽，接著按住Shift鍵單擊“工資12表”標(biāo)簽，并輸入“Ｅ２”；⑷單擊“√”確定，此時(shí)在編輯欄中可以看到在“工資匯總表”Ｃ5單元格中建立的匯總公式：“＝ＳＵＭ（工資01表：工資12表！Ｃ5）”，表示將“工資01表”到“工資12表”這一工作表范圍內(nèi)的各表Ｃ5單元格的數(shù)據(jù)加和匯總到“工資匯總表”的Ｃ5單元格中；⑸用上面建立公式的第⑸步方法復(fù)制匯總公式。我們?nèi)我膺x定“工資匯總表”的一個(gè)單元格如Ｅ５，如果在編輯欄中看到匯總公式為“＝ＳＵＭ（工資01表：工資12表?。牛担保瑒t說(shuō)明匯總公式的建立與復(fù)制都正確無(wú)誤，同時(shí)也可以看到，凡是已建立（或復(fù)制）了公式的單元格都會(huì)顯示出已設(shè)定的數(shù)字和貨幣格式。至此我們已經(jīng)完成了報(bào)表匯總的全部準(zhǔn)備工作。我們只要在各月的明細(xì)表中輸入原始數(shù)據(jù)，不但馬上可以看到該張表各項(xiàng)指標(biāo)的合計(jì)數(shù)，而且可以從匯總表中看到已輸入數(shù)據(jù)各表的匯總數(shù)。如一月、二月的報(bào)表完成后，匯總表中顯示的數(shù)字就是一至二月的累計(jì)數(shù)，十二個(gè)月的報(bào)表都輸入了數(shù)據(jù)后，匯總表顯示的就是全年的總計(jì)數(shù)。如果對(duì)任一張明細(xì)表的任何數(shù)據(jù)進(jìn)行了修改，匯總表的相應(yīng)數(shù)據(jù)就會(huì)按更改后的數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，完全不需人工干預(yù)。同樣地，如果在明細(xì)表“工資01表”與“工資12表”的位置之間新增或刪除任意數(shù)量的工作表，不須再對(duì)新表建立公式，匯總表會(huì)自動(dòng)對(duì)它們的數(shù)據(jù)進(jìn)行添加或刪除。本例是對(duì)同一單位不同期間的報(bào)表進(jìn)行匯總，如果要對(duì)同一期間不同單位的報(bào)表進(jìn)行匯總，方法也是一樣。經(jīng)過(guò)實(shí)際應(yīng)用可以毫不夸張地說(shuō)，Ｅｘｃｅｌ９７三維引用功能用于報(bào)表匯總的效果決不會(huì)亞于某些專(zhuān)