第六部分 信息、調(diào)研、檔案工作

第六部分

信息、調(diào)研、檔案工作

第一章

理論指引一、信息工作

(一)信息信息是指對事物的特征和變化的客觀描述，是事物的運動狀態(tài)經(jīng)過一定的方式傳遞后的再現(xiàn)。按性質(zhì)可分為自然信息、社會信息和生物信息。按形態(tài)可分為文字形態(tài)、聲像形態(tài)和記憶形態(tài)。特點：客觀性、共享性、開發(fā)性、時效性、傳遞性、存儲性、可塑性、無限性。（二）信息工作的基本要求及時充足適用準確（三）信息工作的程序

二、社會調(diào)查

（一）社會調(diào)查社會調(diào)查，即社會調(diào)查研究或調(diào)查研究，是指人們在一定的理論指導下，有目的、有意識地通過對社會現(xiàn)象的考察，系統(tǒng)、直接地搜集有關社會現(xiàn)象的信息資料，進而加以分析、綜合，作出描述和解釋，闡明社會現(xiàn)象的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的一種自覺的社會認識活動。（二）社會調(diào)查的主體與客體社會調(diào)查主體一、社會調(diào)查的委托者，即社會調(diào)查的發(fā)動者。二、社會調(diào)查的受委托者，既可以是一個嚴密的組織，又可以是從事社會工作的研究人員。社會調(diào)查目的決定的課題領域（社會現(xiàn)象及其規(guī)律）社會調(diào)查客體載負課題領域信息的信息載體（三）社會調(diào)查的一般程序1選題階段2準備階段⑴設計調(diào)查方案⑵組建調(diào)查隊伍⑶選取調(diào)查對象⑷準備調(diào)查工具3調(diào)查階段進入調(diào)查現(xiàn)場，采取各種科學有效的調(diào)查方法進行信息資料的收集4研究階段審核、整理資料，研究分析和開展理論研究5總結(jié)階段撰寫調(diào)查報告、應用調(diào)查成果、評估調(diào)查質(zhì)量和總結(jié)調(diào)查工作三、檔案工作(一)檔案檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案具有社會性、歷史性、確定性、原始記錄性的特點，具有行政、業(yè)務、文化、法律、教育的作用。（二）檔案的種類公務檔案與私人檔案文書檔案、科技檔案與專門檔案歷史檔案與現(xiàn)行檔案（三）檔案工作的一般程序1、收集首先要建立文件材料的歸檔制度包括：歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求2、整理區(qū)分全宗一個機關(單位)組織在執(zhí)行職責活動中形成的檔案的總稱合理分類分類的方法：年度分類、組織機構(gòu)分類、問題分類、職能分類、組織機構(gòu)——年度、年度——問題、職能——年度等綜合分類法編制案卷目錄①封面②說明③案卷目錄表填寫檔號寫在檔案盒封面上：①全宗號②案卷目錄號③案卷號3、鑒定(1)判定檔案的價值，確定檔案保管期①判定檔案的保存價值對檔案文件的內(nèi)容、作者、真實度、文種等因素進行多角度、多側(cè)面地分析，要寫出鑒定報告。②確定檔案的保管期定期一般分為30年、10年永久保存無限。保存長期保管一般在11年至30年之間短期保管一般在10年以內(nèi)(2)檔案的銷毀①登記造冊要以鑒定報告為依據(jù)，登記時要把檔案的標題、卷號、目錄號、卷內(nèi)文件份數(shù)等登記清楚，領導審批后應簽署書面意見。②銷毀前要根據(jù)鑒定報告和登記冊對擬銷毀檔案材料進行核對，檢查無誤后方可銷毀。銷毀時要有兩名監(jiān)銷人員在場，確保銷毀工作干凈徹底，無殘留。銷毀后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字。③檔案銷毀結(jié)束后，檔案管理人員要在案卷目錄的備注欄中注明“已銷毀”字樣，并填寫具體日期。4、保管——維護檔案的完整和安全，延長檔案的壽命①建立各種規(guī)章制度。

②要創(chuàng)造良好保管條件并經(jīng)常檢查，確保保管庫房完好、設備正常工作。③要根據(jù)制度定期檢查。5、統(tǒng)計工作項目：檔案數(shù)目與現(xiàn)狀、檔案成分數(shù)量變化、檔案的利用情況。6、提供利用對檔案的閱覽、復制和摘錄7、移交《中華人民共和國檔案法實施辦法》規(guī)定：屬于中央級和省級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。此外，經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關檔案館移交的期限；已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前向有關檔案館移交。在移交時還應參照所在地區(qū)和單位的具體規(guī)定。要求把本單位保管期滿的檔案，連同案卷目錄和有關的檢索工具、參考資料一并向有關檔案館移交。一個機關的全部檔案應當統(tǒng)一向同一檔案館移交。（四）國家關于檔案處理的法規(guī)《中華人民共和國檔案法》（1987年9月5日）《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正）《中華人民共和國檔案法實施辦法》（1990年11月19日起實施）《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》（2000年5月10日起施行）《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月28日起施行《中華人民共和國政府信息公開條例》（2008年5月1日起施行）《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（1996年12月2日起施行）《歸檔文件整理規(guī)則》（2016年6月1日起實施）?！峨娮訖n案移交與接收辦法》（2012年8月29日起施行）第三章

第1節(jié)信息處理訓練目的：了解秘書信息處理的基本程序和具體要求，掌握信息收集、整理、傳遞、存儲、反饋和利用的能力。工作情境設置天地公司近幾年一直致力于新市場的開拓，不斷開發(fā)新的產(chǎn)品。最近公司新開發(fā)一種新型美容面膜，李總經(jīng)理責成秘書陳好收集新產(chǎn)品市場銷售情況、經(jīng)銷商的反映、消費者的反映等信息資料，并將信息資料及時反饋給他，以決定是否在上海開拓新市場作決策依據(jù)。一、了解信息反饋的相關知識1、信息反饋的定義信息反饋是將信息使用過程中產(chǎn)生的效應及活動中不斷產(chǎn)生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。也就是指信息控制系統(tǒng)把信息傳遞出去后，將其作用又返送回來，并對信息的再輸入產(chǎn)生影響，起到控制的作用。信息反饋的目的是檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。秘書要通過不斷的信息反饋，將信息使用過程中產(chǎn)生的效應及活動中不斷產(chǎn)生的大量信息進行再收集、再處理、再傳遞。2、信息反饋的特點針對性連續(xù)性及時性

3、信息反饋的形式正反饋和負反饋前反饋和后反饋縱向反饋和橫向反饋4、信息反饋的要求

(1)信息反饋要準確真實；(2)盡量縮短信息反饋時間；(3)信息反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋。二、信息反饋的工作程序

1、明確目標——具體目標和具體要求2、選擇信息反饋的方法。(1)系列型反饋信息(2)廣角型反饋信息(3)連續(xù)型反饋信息3、獲取反饋信息(1)明確信息收集范圍①企業(yè)信息。本企業(yè)的基礎資料，包括企業(yè)的歷史沿革資料、工作的經(jīng)驗和教訓、學習科研成果、基本狀況簡介、規(guī)章制度、重要活動情況等。②國際市場信息包括產(chǎn)品供應商、產(chǎn)品價格、同類產(chǎn)品的規(guī)格性能和特點、產(chǎn)品的消費需求競爭情況方面的信息。③客戶信息包括客戶的資信、經(jīng)營方式、經(jīng)營范圍和經(jīng)營能力、市場營銷特點、市場占有率及客戶的有關背景方面的信息。④貿(mào)易信息包括市場消費動態(tài)，供需趨勢信息；各種貿(mào)易機會，如各種訂貨會、商品交易會、展銷會、博覽會的信息；新技術、新產(chǎn)品信息；外資市場信息；國際勞務市場信息；競爭企業(yè)與生意合伙人的信息等。⑤國際金融信息包括國際金融動態(tài)、外匯匯率變化、國際證券市場行情、貿(mào)易對象國的利息率、匯率、投資、信貸等信息。⑥法律政策信息企業(yè)工作是在法律、政策、規(guī)定的指導和約束下進行的。特別是進行涉外活動，要充分考慮國際慣例及有關的法律、政策。秘書應注意收集我國現(xiàn)有的法律、政策、規(guī)定，注息收集與本企業(yè)有貿(mào)易業(yè)務的國家的法律。⑦交際活動信息凡是企業(yè)領導要參加的各種交際活動獲取的反饋信息主要包括：有關方針、政策和重大工作部署執(zhí)行情況的信息；新思想、新觀點和獨到見解經(jīng)驗型信息；反映工作中存在問題的信息；對全局有影響的傾向性、苗頭性信息；反映意見、建議的信息；反映重大事件、突發(fā)事件的信息。(2)熟悉信息來源報紙、電視、廣播、互聯(lián)網(wǎng)、雜志、圖書館、檔案館等各種渠道(3)選擇信息收集方法和渠道信息收集基本方法①觀察法②閱讀法③問卷法④詢問法⑤網(wǎng)絡法⑥購置法⑦交換法信息收集的渠道①深入市場、實地調(diào)查②大眾傳播媒介③供應商和客戶④圖書館⑤數(shù)據(jù)庫⑥信息機構(gòu)⑦貿(mào)易交流會⑧業(yè)務相關部門(4)查找信息①要收集各種形態(tài)的信息，包括文字、聲像等形態(tài)的信息。②建立通訊聯(lián)系索引卡，記載業(yè)務往來的單位、個人或客戶信息，便于及時進行業(yè)務聯(lián)系。③信息收集要有超前性。超前的信息對制訂有效的對策有重要意義，要搶先捕捉信息，迅速加工傳遞，使信息工作發(fā)揮應有的作用。4、加工分析反饋信息信息的篩選①看來源②看標題③看正文④決定取舍：一是選擇其重點、特點，綜合成一份信息材料：二是擇優(yōu)錄用，選擇宏觀的，淘汰微觀的，或是選用典型的，淘汰一般的。信息分類①字母分類法②地區(qū)分類法③主題分類法④數(shù)字分類法⑤時間分類法信息校核①溯源法②調(diào)查法③核對法④邏輯法⑤比較法⑥數(shù)理統(tǒng)計法(4)選擇有價值的信息，成信息稿5、傳遞反饋信息⑴確定傳遞信息的內(nèi)容⑵選擇并確定傳遞信息的形式信件、備忘錄、報告、通知、新聞稿、企業(yè)內(nèi)部刊物、傳閱單、新聞發(fā)布會、聲明、直接郵件⑶確定傳遞信息的方法語言傳遞、文字傳遞、電訊傳遞、可視化輔助物傳遞⑷進行信息傳遞⑸確認信息傳遞質(zhì)量傳遞信息應注意的事項：⑴區(qū)別對象，按需傳遞信息高層決策者需要綜合性和預測性的信息，基層管理者主要需要具體的業(yè)務信息。⑵做好例行信息的傳遞工作每天要將當天的郵件、信函及時轉(zhuǎn)交；向上司匯報前一天交辦事項的執(zhí)行情況；定期編寫內(nèi)部資料，發(fā)布有關信息。⑶加強非例行信息的傳遞工作——急需的信息⑷收到的信息中發(fā)現(xiàn)重要情況要立即傳遞重要情況：本公司所用生產(chǎn)原料的國際價格即將上漲；公司發(fā)行的股票突然被人大量買進；由本公司獨占的產(chǎn)品市場，突然有其他外公司企圖涉足的跡象等。6、利用反饋信息三、信息反饋的注意事項要及時了解來自各方面的反映，收集人們對己推行政策、已實施措施的意見，把各種指令執(zhí)行情況的偏差信息反饋給決策者，以便及時發(fā)現(xiàn)問題、糾正偏差，修正或完善政策與措施，做出新的布置、發(fā)出新的信息。既報喜，又報憂：既講究實效性，又把握準確性；既重視初級反饋，又綜合加工深層次反饋信息；既提供目前狀況的反饋信息，又提供過去或?qū)砉ぷ鞯姆答佇畔ⅰ５谌?/p>

第2節(jié)調(diào)查工作訓練目的：了解調(diào)查工作的基本程序、基本方法和具體要求，掌握調(diào)查問卷和調(diào)查報告的寫作技巧，具備調(diào)查工作組織和實施的工作能力。工作情境設置天地公司一年前與美國紐約市嘉樂設備公司簽訂過引進設備的合同，最近對方又來電邀請前去考察，商定合作事宜，為此，公司領導擬于2016年12月l0日派團到美國紐約市嘉樂設備公司參觀考察，由總經(jīng)理秘書陳好負責調(diào)查工作的組織和實施。一、選好調(diào)查課題途徑：根據(jù)本部門工作或社會需要確定；深入現(xiàn)實生活發(fā)現(xiàn)有價值的重大情況和問題。二、制訂調(diào)查方案調(diào)查總體方案設計（1）確定調(diào)查目的(2)確定調(diào)查對象（3）確定調(diào)查項目（4）制訂調(diào)查提綱和調(diào)查表（5）確定調(diào)查的時間和地點（6）確定調(diào)查方式和方法（7）確定研究分析方法（8）確定調(diào)查組織計劃對調(diào)查方案的評估(1)對調(diào)查方案的可行性評估：

①邏輯分析法②經(jīng)驗判斷法③試點調(diào)查法(2)對調(diào)查方案優(yōu)劣的評估：①設計是否準確地體現(xiàn)了調(diào)查的目的和要求②是否科學、完整并且便于實際操作③能否使調(diào)查的質(zhì)量比以往有所提高三、組建調(diào)查隊伍根據(jù)調(diào)查任務的大小，選定人員、明確分工、制定紀律、組織訓練、認真執(zhí)行四、選擇調(diào)查方式、方法1、調(diào)查方式包括全面調(diào)查、抽樣調(diào)查、典型調(diào)查、重點調(diào)查。2、調(diào)查方法包括觀察法、訪談法、文獻調(diào)查法、問卷調(diào)查法五、制定調(diào)查計劃與提綱調(diào)查問卷的設計①標題：調(diào)查單位+調(diào)查內(nèi)容+文種②說明信。說明信是在問卷的卷面上給被調(diào)查者的短信，它用來說明調(diào)查者的身份、調(diào)查目的、意義、內(nèi)容、要求、保密措施及通信地址，以消除被調(diào)查者的顧慮，爭取他們的積極支持與配合。說明信的語言應謙虛、誠懇。說明信一般放在問卷的開頭。例文：用戶同志，您好。為了更好地為您提供您所需要的產(chǎn)品和服務，公共關系部特開展了“了解市場、了解用戶”的調(diào)查活動，請您在百忙時閫填寫本問卷，我們將在回答問卷的顧客中抽出100名中獎者-贈給精美的紀念品。填寫本問卷不記姓名，我們也會遵照保密法對所填內(nèi)容給予保密，請您心真實地填寫。謝謝您的支持和合作。某公司公共關系部通訊地址：電話：③指導語指導語是用來指導被調(diào)查者填寫問卷的說明。需要說明的事一般有：對選擇答案時所用符號的規(guī)定、選擇答案的個數(shù)及其他求。例如：填表說明：A、請在符合您的情況和想法的答案前劃勾或在____中填寫。B、若無特殊說明，每一個問題只能選擇一個答案。④調(diào)查內(nèi)容A、問題設計。問題是向被調(diào)查者提出也要求回答的事實、態(tài)度、行為、愿望等。包括：*1*基本情況：一般指與調(diào)查內(nèi)容相關的被調(diào)者的背景資料，如年齡、性別、文化程度、職業(yè)、收入等項目。*2*行為事實：是調(diào)查內(nèi)容的重要部分，主要是調(diào)查和測量被調(diào)查者與調(diào)查主題相關的行為和事實。*3*態(tài)度意見：是了解被調(diào)查者對所調(diào)查事的的評價。B、答案設計在問卷的每一個問題后，一般設計供被調(diào)查者選擇或填寫的答案。分為三種：＊1*、封閉式回答：指設計問卷時，在提出問題的同時，列出若干個答案，被調(diào)查者根據(jù)自己的情況選擇一個或幾個答案。

封閉式回答有2種形式：

1）填答式：即在問題后劃一橫線，由被調(diào)查者填寫。例如：

①您的年齡——歲。

②您居住的省份是——(省、直轄市或自治區(qū))。

③您家里有幾口人——。2）選項式：指給出的答案有多項，被調(diào)查者根據(jù)自己的情一項或多項。例如：您的文化程度是＿＿。

①小學及以下

②初中

③高中及同等學力

④大專及以上您從何處知道或了解我們的產(chǎn)品＿＿。

①報紙

②電視

③朋友介紹

④街頭廣告優(yōu)點：對被調(diào)查者來說，填寫比較容易、方便，因而有助于提高問卷的回收率，同時答案標準有利于進行統(tǒng)計分析和對比研究。缺點：對比較復雜的問題，答案難以設計周全；回答方式缺乏彈性發(fā)揮調(diào)查者的主觀能動性；填答中的失誤難以發(fā)現(xiàn)，影響回答的真實性和可靠性。＊2*、開放式回答：則是在設計問卷時僅僅提出問題，不為被調(diào)查者提供具體答案．由回答者自由填寫。例如：

①您認為我們產(chǎn)品的主要優(yōu)點有哪些?②您認為我們產(chǎn)品的主要缺點有哪些?優(yōu)點：被調(diào)查者回答問題不受限制，可以充分自由地發(fā)表個人見解，適合于回答那些答案較復雜，或尚未弄清各種可能答案的問題，因而常用于探索性研究。缺點：回答資料標準化程度低，難以進行分析和比較；需要被調(diào)查者具有較高的知識水平和文字表達能力，同時花費較多的時間與精力，因而影響回收率。*3*、半封閉半開放式回答：即在封閉式回答后加上“其他”，或在開放式問題前加上封閉式答案。例如：您認為該產(chǎn)品的主要特點是——。

①性能優(yōu)良

②適合家庭需要

③外觀設計美觀大方

④其他(請說明＿＿)

例如：

您對我們產(chǎn)品的評價是①滿意②一般③不滿意請說明理由：——優(yōu)點：既給被調(diào)查者一定的自由回答余地，又給其一定的標準答案，綜合了封閉式和開放式回答的優(yōu)點，克服了它們的缺點，具有廣泛的用途。⑤尾部:調(diào)查人\編校員\打卡員及時間

＊問卷設計的注意事項：*1*申明調(diào)查的目的，保證被調(diào)查者行使不記名填寫的權(quán)利。*2*盡可能使用通俗易懂的句子和整齊的排版，設計出一目了然和美觀大方的問卷。*3*問卷最多不超過25個問題。冗長的問卷容易使被調(diào)查者厭煩，影響答卷的質(zhì)量。*4*在問卷底部留出空間，用以被調(diào)查者填寫補充說明。*5*同一份問卷中，開放式回答不能超過2題*6*為提高問卷的有效性，防止對問卷題目產(chǎn)生理解上的偏差，設計問卷人員應首先預先自行答卷并提出改進意見。（六）進入觀察現(xiàn)場，作好觀察記錄。（七）分析研究材料，得出正確的結(jié)論（八）寫作調(diào)查報告八、寫作調(diào)查報告

（一）標題1．公文式：調(diào)查單位＋事由＋文種《南京大學關于大學生對待在校戀愛問題的調(diào)查報告》調(diào)查區(qū)域＋對象(相當于公文標題中的“事由”)＋文種《南寧市居民住宅消費需求調(diào)查》2、新聞式：

＊單標題：A、直接揭示調(diào)查的主要內(nèi)容或基本觀點如：《大學生在校戀愛問題》《積極引導大學生在校戀愛》B、用設問的方式：如：《如何積極引導大學生在校戀愛》

《“上帝”都到哪兒去了》＊雙標題－－正副標題：正標題揭示中心內(nèi)容，副標題作補充說明《加強教育積極引導嚴防早戀------廣西職業(yè)技術學院學生心理教育走出新路子》《安于“小”專于“小”發(fā)展“小”——溫州小商品市場生意紅火》注意：盡管標題形式不一，標題中的調(diào)查區(qū)域、文種可以省略，但調(diào)查對象不能省去。(二)正文

1、前言：（1）開門見山，揭示主題。文章開頭先交代調(diào)查的目的或動機，揭示主題。如：隨著改革開放的不斷深入和生活水平的日益提高，住宅已逐漸成為城鎮(zhèn)居民消費的主要對象。為全面了解××市住宅消費市場需求的情況，推動居民住宅儲蓄和城鎮(zhèn)住房抵押貸款業(yè)務的進一步開展，受××單位委托，××單位于1999年×月×日，對該市居民住宅消費需求進行了抽樣調(diào)查。”(2)結(jié)論先行，逐步論證。如：“通過對x牌收銀機在京各商業(yè)部門的擁有、使用情況的調(diào)查，我們認為它在北京不具備市場競爭能力，原因主要從以下幾方面闡述……”（3）交待情況，逐層分析。介紹背景情況、調(diào)查數(shù)據(jù)，然后逐層分析，得出結(jié)論。－－一些規(guī)模較大的市場調(diào)查先交待調(diào)查時間、地點、范圍、對象等情況，然后分析。例如《關于香皂的購買習慣與使用情況的調(diào)查報告》的開頭：本次關于香皂的購買習慣和情況的調(diào)查，調(diào)查對象主要集中于中青年，其中青年占55%，中年占25%，老年占20%，女性為65%，男性為35%、、、、、、、（4）提出問題，引入正題。即提出人們所關注的問題，引導讀者進入正題，如《“上帝”都到哪兒去了》的開頭：逢年過節(jié)，中國人的頭等大事就是置‘年貨’。如今趕上年根兒，商場的景象卻令人‘心寒’。那么‘上帝’都到哪兒去了?是商品品種與數(shù)量滿足不了消費者?……”

開頭部分的寫作方法靈活多樣，可根據(jù)調(diào)查報告的種類、目的、資料及調(diào)查報告的篇幅要求等情況，適當選擇，但不管怎樣，總是圍繞黃為什么進行調(diào)查、怎樣調(diào)查和結(jié)論如何這幾個問題做文2·主體

主體部分是報告的重要部分，它決定著整個調(diào)查報告質(zhì)量的高低和作用的大小。這部分著重通過調(diào)查了解到的事實分析說明被調(diào)查對象的發(fā)生、發(fā)展和變化過程，調(diào)查的結(jié)果及存在的問題，提出具體的意見和建議。

(1)基本情況部分。這部分要真實地反映客觀事實，但不等于對事荬的簡單羅列，應該有所提煉。

（2）分析部分：對資料進行質(zhì)和量的分析。第一類：原因分析。是對出現(xiàn)問題的基本成因進行分析，如××牌產(chǎn)品滯銷原因分析；高檔飯店、酒樓買賣漸稀，大眾生意日，漸紅火這一現(xiàn)象的分析。第二類：利弊分析，是對事物在市場活動中所處的地位，起到的作用進行利弊分析等。第三類，預測分析。是對事物的發(fā)展趨勢和發(fā)展規(guī)律做出的分析。如：對××市居民住宅需求意向的調(diào)查，通過居民家庭人口情況、住房現(xiàn)有狀況、收入情況以及居民對儲蓄的認識，對分期付款購房的想法等，對××市居民住房需求意向進行分析。（3）建議部分：這是市場調(diào)查報告的出發(fā)點和歸屬，在簡要預測之后，建議有關企業(yè)或部門應采取的計劃和措施，建議要有針對性、可行性。主體部分的層次段落一般有四種形式：

A、順序式B、遞進式C、并列式D、總分式3、結(jié)尾

結(jié)尾部分往往與前言相呼應，達到收束全文、總結(jié)全文的作用：A、概括全文，經(jīng)過層層剖析后，綜合說明報告的主要觀點，深化文章的主題；B、形成結(jié)論，在對真實資料進行深入細致的科學分析的基礎上，得出報告結(jié)論；C、提出看法和建議，通過分析形成對事物的看法，在此基礎上，提出建議和可行性方案；D、有的展望未來，指明意義。4、落款和日期調(diào)查單位或調(diào)查人員（也可寫在標題下方）和寫作時間。5、附錄有關材料的出處，參考的資料和書籍，調(diào)查統(tǒng)計圖表的注釋和說明，以及旁證材料等6、6、寫作要求(1)認真分析材料、提煉主題(2)分析既不簡單化，也不要面面俱到(3)表達意思要準確，語言要凝練、樸實(4)要學好黨的方針、政策第三章

第3節(jié)檔案歸檔訓練目的：了解檔案管理的工作程序和基本方法，掌握檔案收集、分類、裝訂、歸檔的一般方法。工作情境設置陳好是天地公司的總經(jīng)理秘書，全面負責公司的辦公室工作，包括檔案管理工作。她非常重視公司往來的文件的管理，對辦公室工作中形成的、辦理完畢的、具有參考利用價值的管理性文件、會議文件、重要文件的歷次修改稿、電話記錄、電報、公司內(nèi)部簡報等，她都認真細致地進行登記、收集、定期歸檔。由于陳好管理認真、細致、科學，熟悉文件歸檔的制度和方法步驟，因此，到了一年一度文件歸檔的時候，總經(jīng)理叫她和兩個同事將公司文件整理歸檔并移交給檔案室。一、確定歸檔范圍根據(jù)歸檔制度《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日），確定歸檔范圍：1、各級黨政機關、人民團體、軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)文件材料歸檔范圍：（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（3）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。2、根據(jù)歸檔制度《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管2、各級黨政機關、人民團體、軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)文件材料不歸檔范圍是：（1）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（2）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；（3）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

3、收集電子文件時，除參照執(zhí)行國家檔案局關于《機關文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》的規(guī)定和其他有關科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定外，還應根據(jù)電子文件的特點從以下幾方面確定詳細的歸檔范圍。(1)機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔。(2)機關應歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。(3)在行使本組織職能以及行政管理、業(yè)務管理活動中形成的各種文本文件。對需要保存草稿的重要文件，在修改時應保留原件，加版本號后積累，將草稿和定稿一并歸檔。

(4)利用計算機輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)、檢測、仿真實驗等技術形成的具有查考利用價值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件和模型文件。

(5)本組織制作的各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等。

(6)與本組織制作的文本文件、圖形文件、模型文件、數(shù)據(jù)文件有關的各種命令文件，如計算程序、控制程序、管理程序等。命令文件有的是本組織根據(jù)需要自行編制的，也有的是以購買方式獲得的。檔案室已有的命令文件不必重復歸檔。

(7)設備運行所需要的操作系統(tǒng)。檔案室已有的操作系統(tǒng)不必重復歸檔。

(8)與電子文件有關的各種紙質(zhì)文件，主要包括兩方面內(nèi)容：一是產(chǎn)生電子文件所使用的計算機硬件說明文件，如計算機技術說明書、圖紙、使用說明書、操作手冊等；一是在電子文件形成過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件，如系統(tǒng)設計任務書、說明、程序框圖、測試分析報告、技術鑒定材料等。4、在一個企業(yè)里，需要歸檔的文件主要是與企業(yè)各方面活動有關的文件，主要包括:

(1)國有企業(yè)的歸檔范圍①黨群工作形成的文件材料：②行政管理工作形成的文件材料；③經(jīng)營管理工作形成的文件材料；④生產(chǎn)技術管理工作形成的文件材料：⑤產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務開發(fā)工作形成的文件材料；⑥科學技術研究工作形成的文件材料：⑦基本建設和技術改造工作形成的文件材料；⑧設備儀器管理形成的文件材料；⑨會計工作形成的文件材料；⑩職工個人管理形成的文件材料；?其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的文件材料。此外，與以上這些內(nèi)容相關的電子文件、聲像檔案、數(shù)據(jù)庫文件、計算機程序、辦公自動化也都屬于秘書應當收集的檔案范圍。（2）非國有企業(yè)的歸檔范圍①企業(yè)設立、變更、撤銷的請示、批復、注冊、登記、申報、評審、驗證等文件材料；②企業(yè)章程、注冊資金、經(jīng)營場所、投資者的審核驗證材料；③企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會和黨、政、企管理機構(gòu)的會議記錄、紀要；④企業(yè)機構(gòu)設置、職務任免、職工花名冊等文件；⑤勞動工資、人事、法律事務等文件材料；⑥財務會計、資產(chǎn)管理、資金信貸、稅收審計等方面的文件材料；⑦生產(chǎn)技術、質(zhì)量管理、環(huán)保計量、質(zhì)量認證等方面的文件材料；⑧材料采購、產(chǎn)品成本、市場銷售、售后服務、宣傳廣告等方面的合同、協(xié)議等文件材料；⑨企業(yè)產(chǎn)品設計、制造、鑒定、應用等方面的合同、協(xié)議、圖紙、圖樣等文件材料；⑩新建、改建工程的規(guī)劃、設計、建設、施工、監(jiān)理等方面的請示、批復、任務書、許可證、協(xié)議、合同、洽商、圖紙、評審、驗收、總結(jié)等文件材料；?技術引進、技術改造項目立項、引進、安裝、評定、驗收、運行等方面的請示、批復、合同、報關單、開箱單、說明書、圖紙、評審、驗收、記錄等文件材料；?科研活動中的立項、實驗、鑒定、應用等階段的請示、批復、報告、合同、數(shù)據(jù)、圖紙、認定、鑒定等文件材料；?經(jīng)濟活動中形成的會計憑證、會計賬簿、會計報告等文件；?政黨、社會團體組織在企業(yè)活動中形成的文件材料；?具有法律憑證和查找利用價值的照片、錄音、錄像、磁帶、光盤等聲像、磁性載體、電子文件材料；?其他具有利用和保存價值的文件材料。

5、不需要歸檔的企業(yè)文件，主要包括：（1）

①未定稿的文件；

②僅供工作參考的文件；

③無查考利用價值的事務性、臨時性文件；

④文件草稿；

⑤從正式文件中摘錄的僅供參考的非證明性材料；

⑥重份文件；

⑦無特殊保存價值的信封；

⑧來訪者的介紹信：

⑨企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件；

⑩非隸屬單位發(fā)來的不需要辦理的文件。二、編制分類方案根據(jù)檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015，2016年6月1日起實施）（1）開門見山，揭示主題。1、常見分類（1）按保管期限分類機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為10年、30年兩種。歸檔文件一般先按保管期限分開整理，然后再考慮其他分類.（2）按年度分類將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準。對于計劃、總結(jié)、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。（3）按機構(gòu)（問題）分類將文件按其形成或承辦機構(gòu)（問題）分類。2、復式分類法

規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位(1)保管期限——年度——組織機構(gòu)分類法永久：2006年財務部定期（30年）：2006年銷售部定期（10年）：2006年銷售部(2)保管期限——年度——問題分類法永久：2006年

人事類定期（30年）：2006年

財會類定期（10年）：2006年

外事類三、歸檔文件應該以“件”為單位整理并裝訂1、件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。2、件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。3、裝訂⑴歸檔文件一般以件為單位裝訂。牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。⑵應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。⑶用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料。⑷永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的。⑸永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。⑹定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照（4）、（5）執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照（4）執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。圖6-2裝訂方法/圖6-3裝訂效果

四、歸檔文件應收集齊全、完整，符合歸檔質(zhì)量要求有問題的文件一般有以下三種：

(1)修裱破損文件。使用黏和劑和選定的紙張對破損文件進行修補或托裱，恢復文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。修補主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處被磨損的文件；托裱是在文件的一面或兩面托上一張紙用以加固文件。(2)復制字跡模糊或易退色變質(zhì)的紙質(zhì)文件。采用復印的方式，對字跡模糊或易退色變質(zhì)的紙質(zhì)文件進行復制。(3)對超過A4紙張邊緣的文件進行折疊。五、按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行系統(tǒng)整理

1、確定案盒內(nèi)歸檔文件(1)檢查調(diào)整。確定案盒內(nèi)歸檔文件前要做好檢查調(diào)整工作。檢查歸類的文件是否齊全，剔除重份的、不需要歸檔的和沒有保存價值的文件；檢查該案盒內(nèi)的文件是否符合保管期限；檢查歸類是否合理，是否將相同事由的文件集中排列；檢查是否以“件”為單位；檢查盒內(nèi)文件數(shù)量是否適宜等。如果發(fā)現(xiàn)不合理的地方，就要進行調(diào)整和補充。例如定稿和正本是否裝訂在一起，請示和該文批復是否作為一件歸類等。(2)案盒內(nèi)歸檔文件的排列①按事由結(jié)合時間排列②按事由結(jié)合重要程度排列③按事由具有的共同屬性分別集中排列④短期保管的文件可按辦理完畢后歸檔的先后順序排列⑤會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列(3)案盒內(nèi)歸檔文件的編號①編號A、檔號的結(jié)構(gòu)：全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“?”隔開。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。B、檔號編制：1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識，按照DA/T13-1994編制。2）檔案門類代碼?年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。4）機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應省略機構(gòu)（問題）代碼。5）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。②蓋歸檔章——文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章歸檔章式樣及示例(規(guī)范性附錄)圖6-3歸檔章式樣圖6-4歸檔章示例一圖6-5歸檔章示例二歸檔章各項目的填寫方法：全宗號填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號。年度填寫文件的形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2009”。保管期限標注“永久”、“定期”，或使用其簡稱“永”、“定”或代碼。室編件號填寫文件在同一保管期限內(nèi)的排列順序號。一般組織同一年度里、同一機構(gòu)（問題）、同一保管期限下從“l(fā)”開始逐件編流水號。永久保管文件較少的組織，永久和長期保管的檔案可以從“l(fā)”開始混編成一個流水號，按進館要求編寫。按組織機構(gòu)分類的，填寫形成或承辦該文件的組織機構(gòu)全稱，如機構(gòu)名稱太長，可使用機構(gòu)內(nèi)部規(guī)范的簡稱。按問題分類的，直接填問題的類名。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。2、填寫案盒事項(1)填寫案盒內(nèi)歸檔文件目錄表①件號②責任者（文件的署名者或發(fā)文機關）③文號（制發(fā)機關的發(fā)文字號）④文件題名（文件標題）⑤日期（文件的形成時間，用8位阿拉伯數(shù)字來標注年月日，如20050306）⑥頁數(shù)（文件中有圖文的為一頁，空白頁不計數(shù)）⑦備注（文件的變化和要說明的情況及問題）歸檔文件目錄封面2份：置于案盒文件最前面；同其他盒內(nèi)目錄按“件”號順次裝訂成總目錄。圖6-6歸檔文件目錄封面式樣(2)填寫備考表——放在案盒文件最后，由整理人填寫圖6-7備考表式樣(3)填寫案盒封面、盒脊

根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等。起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案歸檔移交時填寫，或以后由檔案室填寫。檔案盒封面式樣及規(guī)格圖6-8檔案盒盒脊式樣

圖6-9檔案盒底邊式樣六、將系統(tǒng)整理后的案盒文件向檔案室進行移交以便集中保管。七、移交時要注意辦理好移交手續(xù)。第三章

第4節(jié)檔案編研訓練目的：了解編寫檔案參考資料的有關情況，掌握編寫大事記和會議簡介的一般方法。工作情境設置陳好是天地公司的總經(jīng)理秘書，全面負責公司的辦公室工作，包括檔案管理工作。在工作中，她發(fā)現(xiàn)認真編寫檔案參考資料，可以大大提高檔案的利用效率和效果。因此，她經(jīng)常和同事認真地編制各種檔案參考資料。這幾天，陳好收集了大量的資料，開始編寫公司上一年的大事記和會議簡介。歸檔章各項目的填寫方法：全宗號填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號。年度填寫文件的形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2009”。保管期限標注“永久”、“定期”，或使用其簡稱“永”、“定”或代碼。室編件號填寫文件在同一保管期限內(nèi)的排列順序號。一般組織同一年度里、同一機構(gòu)（問題）、同一保管期限下從“l(fā)”開始逐件編流水號。永久保管文件較少的組織，永久和長期保管的檔案可以從“