深圳百明樂公司對(duì)廣州速遞公司客戶的商務(wù)接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1接待背景...........................................................1

1.1接待背景介紹..................................................1

1.2了解客戶情況..................................................1

2接待前期準(zhǔn)備.......................................................2

2.1接待前的預(yù)訂與安排............................................2

2.1.1預(yù)定酒店.................................................2

2.1.2安排車輛.................................................3

2.1.3安排就餐.................................................3

2.1.4參觀產(chǎn)品.................................................4

2.1.5安排會(huì)議.................................................5

2.1.6接待人員職責(zé).............................................6

2.2制作接待日程安排表............................................6

2.3預(yù)算經(jīng)費(fèi)......................................................7

3接待具體安排.......................................................8

3.1高鐵站迎客安排................................................8

3.2午餐安排......................................................8

3.3參觀安排......................................................9

3.4會(huì)議安排......................................................9

3.5送客安排.....................................................10

4開會(huì)總結(jié)此次接待全程..............................................11

參考資料............................................................12

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

深圳百明樂公司對(duì)廣州速遞公司客戶的商務(wù)接待方

案設(shè)計(jì)

1接待背景

1.1接待背景介紹

廣州速遞公司與我公司已有多次業(yè)務(wù)合作，主要為我方委托給對(duì)方公司的

物流及倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)，兩方合作已久，本次來訪主要是為了修改一些物流業(yè)務(wù)上的

合作以及簡(jiǎn)單商議未來新產(chǎn)品的倉儲(chǔ)物流業(yè)務(wù)，促進(jìn)雙方更長久的合作與發(fā)展。

1.2了解客戶情況

（1）公司簡(jiǎn)介

廣州速遞有限公司成立于1986年11月14日，注冊(cè)地位于廣州市越秀區(qū)環(huán)

市西路151-155號(hào)自編第一幢，法定代表人為孫旭文。經(jīng)營范圍包括郵政代辦

業(yè)務(wù);其他倉儲(chǔ)業(yè)（不含原油、成品油倉儲(chǔ)、燃?xì)鈧}儲(chǔ)、危險(xiǎn)品倉儲(chǔ)）;國際貨

運(yùn)代理;貨物報(bào)關(guān)代理服務(wù);物流代理服務(wù);倉儲(chǔ)代理服務(wù);跨省快遞業(yè)務(wù);省內(nèi)

快遞業(yè)務(wù);國際快遞業(yè)務(wù);郵政服務(wù)（具體經(jīng)營項(xiàng)目以郵政管理部門審批文件或

許可證為準(zhǔn)）;預(yù)包裝食品零售;道路貨物運(yùn)輸;廣州速遞有限公司對(duì)外投資1家

公司，具有2處分支機(jī)構(gòu)。

該公司的物流服務(wù)方面在國內(nèi)都是非常領(lǐng)先的，我方與對(duì)方線上商談后，

確認(rèn)了一系列的合作條款與合同，此次接待是為了商談與確認(rèn)對(duì)方與我方的物

流合作，如果商談順利，以及后續(xù)關(guān)于包裝我方新產(chǎn)品的倉儲(chǔ)物流合作的一些

簡(jiǎn)單商討。

（2）來訪人員基本情況

表1：來訪人員信息

姓名性別職位年齡

高強(qiáng)男經(jīng)理37

李宏光男律師32

歐陽琪女行政助理30

（3）我方接待人員基本情況

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

表2：我方接待人員信息

總負(fù)責(zé)接待組秘書組后勤組

羅幸胡雄田三七李子強(qiáng)

羅芝香林清劉根建

劉啟

（4）我方著裝要求：對(duì)我方商務(wù)接待人員的統(tǒng)一服裝要求，著得體商務(wù)正

裝，簡(jiǎn)潔大方不標(biāo)新立異，最好與本次商務(wù)活動(dòng)主題相匹配，著黑色皮鞋。男

士商務(wù)場(chǎng)合應(yīng)著淺色系襯衫，平整干凈，盡量搭配合適領(lǐng)帶。女士穿著不宜過

緊/透/花/亂/夸張等。如著正裝包臀裙，需內(nèi)搭肉色長筒襪，鞋跟不宜超過5

厘米。

2接待前期準(zhǔn)備

2.1接待前的預(yù)訂與安排

2.1.1預(yù)定酒店

希岸Deluxe酒店（深圳羅湖國貿(mào)地鐵站店）

酒店隸屬于錦江集團(tuán)位于深圳市羅湖區(qū)迎春路12號(hào)，坐落于深圳市羅湖區(qū)

核心商圈，是一家時(shí)尚、輕奢、跨界、精品的中高端酒店。酒店配備了高質(zhì)量

睡眠床墊、空氣凈化系統(tǒng)、房間職能化系統(tǒng)、屏幕液晶數(shù)字由視、演唱會(huì)淋雨

系統(tǒng)無限WIFI暢游等;同時(shí)為每一位賓客提供到店花茶、熱毛巾等特色服務(wù)，

能給客人及我們的接待來賓帶來更舒適的體驗(yàn)。

(1)選擇酒店的原因：

1）地理位置非常合適，距離高鐵站和公司都相對(duì)來說較近，接送來訪人員

比較方便，經(jīng)濟(jì)。節(jié)省了很多時(shí)間以及一些費(fèi)用開支。

2）酒店交通便捷，方便我方安排接送以及來訪人員參觀周邊。

3）酒店服務(wù)好，讓來訪客人能夠心情愉悅的休息與放松，有利于后續(xù)的工

作洽談順利展開。

4）酒店具有地方特色，能讓來訪客人感受到本地的風(fēng)土人情，品味當(dāng)?shù)氐?/p>

特色料理。

(2)根據(jù)來訪人員人數(shù)3位預(yù)定3間大床房，并安排在相近的房間。

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖1：酒店房間樣式

表3：來訪人員酒店安排

姓名房間號(hào)房間類型

高強(qiáng)1027高級(jí)大床房

李宏光1028高級(jí)大床房

歐陽琪1029高級(jí)大床房

2.1.2安排車輛

根據(jù)人員的數(shù)量安排了2輛七座的別克G18接送來訪人員及我方接待人員。由

兩位后勤人員李子強(qiáng)、劉根建各駕駛一輛車接送人員，具體車輛安排如下。

表4：車輛座位安排

車輛型號(hào)車牌號(hào)駕駛?cè)烁瘪{駛后座

別克G18粵B29388李子強(qiáng)高強(qiáng)李宏光/歐陽

琪

別克G18粵B10087劉根建羅幸林清/胡雄/天

三七/羅芝香/

劉啟

2.1.3安排就餐

根據(jù)就餐人員數(shù)量與客戶口味安排了廣式風(fēng)味的餐宴。

表5：6.21日午餐預(yù)定表

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

序號(hào)菜品價(jià)格

1涼菜精美八小碟46元

2鴻運(yùn)乳豬拼盤288元

3枸杞太子參燉肉沫168元

4芝士蟹排拼花螺158元

5金磚蒸龍蝦288元

6蒜香排骨88元

8金湯芋泥螺片72元

9傳統(tǒng)佛跳墻388元

10清蒸深海斑299元

11干果素三鮮135元

12鴻運(yùn)燒鵝雙拼168元

13臘肉炒絲苗拌飯78元

14板栗燒海參89元

15清炒時(shí)蔬52元

16秘制叉燒酥46元

17棗泥拉糕48元

18水果拼盤66元

2.1.4參觀產(chǎn)品

由后勤組開車接送來訪人員到公司會(huì)議室507參觀合同相關(guān)產(chǎn)品，后勤組

提前把產(chǎn)品準(zhǔn)備好在會(huì)議室。

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

總接待羅幸介紹及接待組秘書組陪同參觀。商議合作相關(guān)事項(xiàng)及合同修改

方案。

2.1.5安排會(huì)議

（1）會(huì)議前的準(zhǔn)備

1）預(yù)定會(huì)議室。結(jié)合活動(dòng)類型，人員數(shù)量，領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別等，預(yù)定合適的會(huì)議

室。

2）整體環(huán)境，風(fēng)格。會(huì)議室一定要干凈整潔，桌子，椅子等陳列整齊，擺

放端正，并且安排好的環(huán)境符合現(xiàn)場(chǎng)的氛圍。

3）席位牌。一定要逐字檢查，不能有錯(cuò)別字。并且席位的順序要確認(rèn)好，

擺放到合適的位置。

4）會(huì)議議程。提前與對(duì)方公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接，把議程的字體，格式，參會(huì)人員

的名稱以及職稱，會(huì)議流程都確定好，在確定好之后，粉色雙面紙打印好，人

手一份。

5）便簽紙，筆。準(zhǔn)備好擺在每個(gè)人桌上備用，放在議程下面，確認(rèn)好每一

支筆都能寫出墨跡。

6)茶水，礦泉水，水果，紙巾等。該有的這些物品要陳列好，并且根據(jù)領(lǐng)

導(dǎo)級(jí)別和會(huì)議重要性決定物品類型。

7)熒屏背景。這個(gè)需要提前準(zhǔn)備好，并且根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)選擇相應(yīng)風(fēng)格，

也要跟對(duì)方一同商議，讓背景適宜雙方。

8)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)需要的其他資料，文件，物品等道具。這個(gè)需要跟禮儀提前溝

通好，確認(rèn)哪個(gè)環(huán)節(jié)該上什么道具，并且熟悉操作流程和細(xì)節(jié)，最好提前彩排

一下，以達(dá)到最好的效果。

9)機(jī)動(dòng)人員。我方安排一位后勤組人員及時(shí)處理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)出現(xiàn)的任何

意外情況，暫定接待組歐陽琪。

(2)開展會(huì)議

會(huì)議主題：合作與發(fā)展

會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)：擬定于6月22日上午9：00至中午12：00在本公司會(huì)

議室507召開。

會(huì)議內(nèi)容：關(guān)于深圳百明樂公司與廣州速遞公司的物流合作，促進(jìn)雙方業(yè)

務(wù)進(jìn)一步發(fā)展。

主持人：深圳百明樂公司營銷經(jīng)理羅幸。

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2.1.6接待人員職責(zé)

總負(fù)責(zé)羅幸：負(fù)責(zé)整個(gè)行程的指揮和協(xié)調(diào)工作。

接待組胡雄，羅芝香，劉啟：負(fù)責(zé)接送來訪人員以及安排住所。

秘書組田三七，林清：負(fù)責(zé)接待和談判會(huì)議的相關(guān)文件起草文件資料。

后勤組李子強(qiáng)，劉根建：負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置和保安等相關(guān)工作。

2.2制作接待日程安排表

表6：接待日程活動(dòng)安排表

日程表

日期時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)陪同人員

9.20-高鐵站接機(jī)深圳北站總負(fù)責(zé)/接待組

10：00

6.21日10：到達(dá)酒店休息希岸酒店（深圳國貿(mào)地總負(fù)責(zé)/接待組

00-鐵站店）/后勤組

11：00

11.00-總經(jīng)理陪同參觀希岸酒店（深圳國貿(mào)地總負(fù)責(zé)/接待組

11：30鐵站店）

12：開始午飯，雙方短暫希岸酒店（深圳國貿(mào)地總負(fù)責(zé)/接待組

00-交流，簡(jiǎn)單商議第二鐵站店）

13：50天合作事項(xiàng)

15：00參觀產(chǎn)品百明樂公司總負(fù)責(zé)/接待組

會(huì)議室507/秘書組

8：00確認(rèn)酒店是否提供希岸酒店（深圳國貿(mào)地接待組/后勤組

-8：10早餐鐵站店）

8.30-安排車到酒店樓下希岸酒店（深圳國貿(mào)地接待組

8：50接送至公司鐵站店）

6.22日9：00-到達(dá)會(huì)議室，正式開百明樂公司總負(fù)責(zé)/接待組

12；00始會(huì)談會(huì)議室507/秘書組

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

12：結(jié)束會(huì)談，安排車輛

00-接送客人回到酒店希岸酒店（深圳國貿(mào)地接待組/后勤組

12：20休息，整理行李鐵站店）

15：安排車輛接送來訪希岸酒店（深圳國貿(mào)地總負(fù)責(zé)/接待組

00-人員送達(dá)深圳北站鐵站店）

15：40

15：目送來訪人員安全后勤組

40-登機(jī)深圳北站

16：00

16：回到酒店處理后續(xù)希岸酒店（深圳國貿(mào)地接待組/后勤組

20-事項(xiàng)鐵站店）

17：00

17：回到公司，總負(fù)責(zé)/接待組

00-開會(huì)總結(jié)本次接待百明樂公司/秘書組/后勤

18：30會(huì)議室507組

注*此表格為來訪人員日程安排，需打印多份分發(fā)至每一位我方接待人員手

中嚴(yán)格執(zhí)行。

2.3預(yù)算經(jīng)費(fèi)

表7：接待活動(dòng)預(yù)算經(jīng)費(fèi)表

項(xiàng)目具體內(nèi)容數(shù)量費(fèi)用總計(jì)

住宿費(fèi)用預(yù)訂兩天來訪人員住的酒三間大床1590元*3

店房*2

餐費(fèi)預(yù)訂6.21日午餐12477元

8120元

車輛費(fèi)用租用2輛別克G18接送人2輛*21000元*2

員

會(huì)議茶水會(huì)議中準(zhǔn)備的茶水點(diǎn)心9份150*9

*所有開支都必須開具發(fā)票留存，接待活動(dòng)中需按此表格控制預(yù)算，若有超

額支出立即向總接待負(fù)責(zé)人羅幸匯報(bào)并開具發(fā)票。

7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3接待具體安排

3.1高鐵站迎客安排

（1）確認(rèn)時(shí)間，地點(diǎn)。提前與對(duì)方確認(rèn)對(duì)方的車型以及車次號(hào)，時(shí)間，盡

量精確到分鐘，以及高鐵站出口位置。

已確認(rèn)對(duì)方的車次號(hào)為G1068，到達(dá)時(shí)間為9：37，我方應(yīng)提前15分鐘到

達(dá)接機(jī)，9:20到達(dá)高鐵站，等待客戶。

（2）提前20分鐘安排好車輛。由我公司總接待負(fù)責(zé)人羅幸，接待組胡雄，

羅芝香，劉啟提前15分鐘到高鐵站接機(jī)，不得遲到，同時(shí)安排2輛車接送3位

來訪人員安全抵達(dá)酒店。

（3）熱情友好的歡迎來訪人員。接到來訪人員后，我方總負(fù)責(zé)人應(yīng)第一時(shí)

間上前歡迎，握手，讓對(duì)方感受到我方的熱情與歡迎。

此次接待應(yīng)按照商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)為高級(jí)人員級(jí)別，我方應(yīng)真誠，熱情，友好

的對(duì)待來訪人員，讓來訪人員了解到我方公司的優(yōu)勢(shì)，爭(zhēng)取雙方互惠互利和長

期合作的可能性，讓對(duì)方感受到我方的誠意。

負(fù)責(zé)人：羅幸/羅芝香/李子強(qiáng)

3.2午餐安排

將接待對(duì)象送至酒店后，由我方羅幸安排與對(duì)方的午餐，與對(duì)方商議本次

會(huì)議的合作事項(xiàng)，同時(shí)與對(duì)方確認(rèn)第二天的會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)，為第二天的會(huì)議

提前做好準(zhǔn)備。

關(guān)于用餐：

（1）提前確認(rèn)好用餐地點(diǎn)，用餐環(huán)境，用餐類型和酒水，預(yù)擬定本次用餐

為酒店餐廳。

（2）確定用餐規(guī)格，嚴(yán)格執(zhí)行餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，盡量節(jié)約不浪費(fèi)，菜品健康，突

出地方特色。

（3）根據(jù)用餐狀況，及時(shí)增添飯菜，若喝酒則要把握好上主食的時(shí)間，避

免等待。

準(zhǔn)備工作及商議合作事項(xiàng)后，安排接待對(duì)象入住酒店，并預(yù)定好酒店的叫

醒服務(wù)與早餐，后勤人員留在酒店負(fù)責(zé)酒店的安保及解決客戶的一些需求，讓

客戶得到充分的休息與舒適的服務(wù)，對(duì)會(huì)議的順利展開和對(duì)方公司對(duì)我方的態(tài)

8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

度有著很大的促進(jìn)作用。

負(fù)責(zé)人：羅幸/羅芝香

3.3參觀安排

午餐過后，后勤組提前把產(chǎn)品帶至?xí)h室，然后開車從公司出發(fā)至到酒店

開車接送來訪人員及本次接待人員至公司樓下?？傌?fù)責(zé)人羅幸及接待組帶領(lǐng)來

訪人員到公司會(huì)議室507參觀本次合同相關(guān)產(chǎn)品。

由總負(fù)責(zé)人羅幸負(fù)責(zé)與對(duì)方商議合同相關(guān)事項(xiàng)和修改方案，介紹我方產(chǎn)品

的優(yōu)勢(shì)及未來銷售前景，秘書組記錄相關(guān)事項(xiàng)，接待組引領(lǐng)參觀。目的以最優(yōu)

惠的價(jià)格簽訂利益最大化的方案。

參觀完產(chǎn)品及商議過后安排后勤組接送客戶回酒店休息。

圖2：產(chǎn)品1圖3：產(chǎn)品2

圖4：產(chǎn)品3

負(fù)責(zé)人：羅幸/田三七

3.4會(huì)議安排

（1）會(huì)議前的準(zhǔn)備

1）開始會(huì)議之前的30分鐘，安排車輛至酒店樓下接送來訪人員，由于公

9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

司位置距離酒店非常近，預(yù)計(jì)車程10分鐘，提前到達(dá)會(huì)議室準(zhǔn)備會(huì)議的開始。

2）9:00開始會(huì)議，會(huì)議途中若要及時(shí)添茶水或者客戶有另外需求，由機(jī)動(dòng)

人員歐陽琪負(fù)責(zé)。

關(guān)于會(huì)議中合同的一些簽訂與準(zhǔn)備，由秘書組準(zhǔn)備與審查。

（2）會(huì)議座位安排

圖5：會(huì)議室座位安排

由總經(jīng)理羅幸主持此次會(huì)議，秘書組靠近主位方便對(duì)接合同事務(wù)，與來訪

人員面