合同管理辦法及執(zhí)行流程

合同管理辦法及執(zhí)行流程TOC\o"1-2"\h\u5254第一章總則 159281.1目的與依據(jù) 1178241.2適用范圍 1226041.3基本原則 217021第二章合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) 2266242.1合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置 2110402.2合同管理部門(mén)職責(zé) 2263532.3相關(guān)部門(mén)職責(zé) 2859第三章合同的簽訂 3246333.1合同簽訂的流程 336493.2合同簽訂的審查 325969第四章合同的履行 3282764.1合同履行的監(jiān)控 3205804.2合同履行的變更與調(diào)整 431131第五章合同的糾紛處理 4325325.1糾紛的預(yù)防與預(yù)警 4247655.2糾紛的處理方式與程序 417719第六章合同的檔案管理 472626.1檔案的收集與整理 4262006.2檔案的保管與利用 517035第七章合同的監(jiān)督與檢查 5179817.1監(jiān)督檢查的內(nèi)容 5241207.2監(jiān)督檢查的方式 510563第八章附則 6231978.1解釋權(quán) 6278528.2生效日期 6272578.3其他規(guī)定 6第一章總則1.1目的與依據(jù)為了規(guī)范公司的合同管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，制定本合同管理辦法及執(zhí)行流程。本辦法旨在明確合同管理的目標(biāo)、原則和依據(jù)，為公司的合同管理工作提供指導(dǎo)。1.2適用范圍本辦法適用于公司及所屬各單位對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、建設(shè)工程合同等。公司內(nèi)部的勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等特殊合同的管理，可參照本辦法執(zhí)行。1.3基本原則合同管理應(yīng)遵循以下基本原則：（1）合法性原則：合同的簽訂、履行、變更和解除等活動(dòng)應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定。（2）平等自愿原則：合同當(dāng)事人在法律地位上是平等的，應(yīng)遵循自愿協(xié)商的原則訂立合同。（3）公平原則：合同的內(nèi)容應(yīng)公平合理，當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)對(duì)等。（4）誠(chéng)實(shí)信用原則：合同當(dāng)事人應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。第二章合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)2.1合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立合同管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司合同的統(tǒng)一管理工作。合同管理部門(mén)的設(shè)置應(yīng)根據(jù)公司的規(guī)模和業(yè)務(wù)需求確定，可以是獨(dú)立的部門(mén)，也可以是其他部門(mén)的下設(shè)機(jī)構(gòu)。2.2合同管理部門(mén)職責(zé)（1）制定和完善公司合同管理辦法及相關(guān)制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（2）負(fù)責(zé)公司合同的審查、登記、編號(hào)、歸檔等工作。（3）參與公司重大合同的談判、起草和簽訂工作，提供法律意見(jiàn)和建議。（4）監(jiān)督合同的履行情況，及時(shí)發(fā)覺(jué)和解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題。（5）處理合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.3相關(guān)部門(mén)職責(zé)（1）業(yè)務(wù)部門(mén)是合同的承辦部門(mén)，負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、履行等工作，并對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、可行性負(fù)責(zé)。（2）財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)審查，包括合同價(jià)款的合理性、支付方式的可行性等，并對(duì)合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。（3）審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行、變更等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，防范合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)。（4）其他相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照各自的職責(zé)，配合合同管理部門(mén)和承辦部門(mén)做好合同管理工作。第三章合同的簽訂3.1合同簽訂的流程（1）業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行初步洽談，確定合同的基本條款。（2）業(yè)務(wù)部門(mén)起草合同文本，并填寫(xiě)《合同審批表》，連同合同文本一并提交合同管理部門(mén)審查。（3）合同管理部門(mén)對(duì)合同文本進(jìn)行審查，提出審查意見(jiàn)。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)審查意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改。（4）合同文本經(jīng)審查修改后，依次提交相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由法定代表人或授權(quán)代表簽訂合同。（5）合同簽訂后，合同管理部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、登記，并將合同文本分發(fā)至相關(guān)部門(mén)。3.2合同簽訂的審查（1）合同管理部門(mén)對(duì)合同的合法性、完整性、有效性進(jìn)行審查，包括合同主體的資格、合同內(nèi)容的合法性、合同條款的完整性等。（2）財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，包括合同價(jià)款、支付方式、發(fā)票開(kāi)具等。（3）法律部門(mén)對(duì)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審查，提供法律意見(jiàn)和建議。（4）審查部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審查工作，并出具審查意見(jiàn)。審查意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，具有可操作性。第四章合同的履行4.1合同履行的監(jiān)控（1）合同承辦部門(mén)應(yīng)按照合同約定履行合同義務(wù)，并及時(shí)向合同管理部門(mén)反饋合同履行情況。（2）合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，督促承辦部門(mén)履行合同義務(wù)，及時(shí)發(fā)覺(jué)和解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題。（3）財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定支付款項(xiàng)，并對(duì)合同履行中的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行監(jiān)控。（4）如發(fā)覺(jué)對(duì)方當(dāng)事人有違約行為，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集證據(jù)，采取相應(yīng)的措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.2合同履行的變更與調(diào)整（1）在合同履行過(guò)程中，如遇客觀(guān)情況發(fā)生變化，需要變更或調(diào)整合同內(nèi)容的，應(yīng)由合同承辦部門(mén)提出變更或調(diào)整申請(qǐng)，并說(shuō)明理由。（2）變更或調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)合同管理部門(mén)審查，相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可簽訂變更或調(diào)整協(xié)議。（3）變更或調(diào)整協(xié)議簽訂后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)原合同進(jìn)行修改和完善，并將變更或調(diào)整協(xié)議作為原合同的組成部分進(jìn)行管理。第五章合同的糾紛處理5.1糾紛的預(yù)防與預(yù)警（1）合同簽訂前，應(yīng)充分了解對(duì)方當(dāng)事人的資信情況，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，制定防范措施。（2）合同履行過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛的發(fā)生。（3）建立合同糾紛預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能出現(xiàn)的糾紛進(jìn)行預(yù)測(cè)和分析，及時(shí)采取措施，防范糾紛的擴(kuò)大。5.2糾紛的處理方式與程序（1）發(fā)生合同糾紛后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告，并收集相關(guān)證據(jù)。（2）合同管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，制定處理方案，并組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行處理。（3）糾紛處理方式包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟等。在處理糾紛時(shí)，應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)和實(shí)際情況，選擇合適的處理方式。（4）如通過(guò)協(xié)商、調(diào)解無(wú)法解決糾紛，應(yīng)及時(shí)向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟，維護(hù)公司的合法權(quán)益。第六章合同的檔案管理6.1檔案的收集與整理（1）合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交合同管理部門(mén)。（2）合同管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)合同檔案進(jìn)行收集、整理，包括合同文本、審批表、審查意見(jiàn)、變更協(xié)議、履行記錄等。（3）檔案的整理應(yīng)按照合同的編號(hào)、簽訂日期、合同類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。6.2檔案的保管與利用（1）合同檔案應(yīng)妥善保管，防止檔案的丟失、損壞和泄露。合同管理部門(mén)應(yīng)建立檔案保管制度，明確檔案的保管責(zé)任和保管期限。（2）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（3）如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。第七章合同的監(jiān)督與檢查7.1監(jiān)督檢查的內(nèi)容（1）合同管理制度的執(zhí)行情況，包括合同的簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。（2）合同的審查情況，包括審查程序是否規(guī)范、審查意見(jiàn)是否落實(shí)等。（3）合同的履行情況，包括合同當(dāng)事人是否按照合同約定履行義務(wù)、是否存在違約行為等。（4）合同檔案的管理情況，包括檔案的收集、整理、保管和利用是否符合規(guī)定要求。7.2監(jiān)督檢查的方式（1）定期檢查：合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司的合同管理情況進(jìn)行檢查，一般每半年檢查一次。（2）不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)可以根據(jù)工作需要，對(duì)公司的合同管理情況進(jìn)行不定期抽查。（