(高清版)DB36∕T 959-2017 林木良種基地專業(yè)檔案管理規(guī)范

ICS65.020.99DB36/T959—2017林木良種基地專業(yè)檔案管理規(guī)范2017-10-23發(fā)布2018-01-01實(shí)施IDB36/T959—2017前言 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14檔案建立 25檔案管理 36檔案員培訓(xùn) 3附錄A(資料性附錄)建檔內(nèi)容 4DB36/T959—2017本標(biāo)準(zhǔn)編寫規(guī)則符合GB/T1.1-2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫》的規(guī)定。本標(biāo)準(zhǔn)由江西省林業(yè)廳提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院、江西省林木種苗和林場管理局、贛州市林木種苗站、信封縣林木良種場。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：歐斌、宋墩福、朱江華、陳葉、李暢、翟學(xué)昌、艾卿、陳建華、胡曉健、盧清華、劉金生。1DB36/T959—2017林木良種基地專業(yè)檔案管理規(guī)范1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了良種基地的檔案建立、檔案管理和檔案培訓(xùn)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于林木良種基地的專業(yè)檔案建立和管理。其他良種基地可參照使用。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB2772林木種子質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程GB/T14071林木良種審定規(guī)范GB/T16619林木采種技術(shù)GB/T16621母樹林營建技術(shù)LY/T1340主要針葉造林樹種優(yōu)樹子代遺傳測定技術(shù)LY/Y1345主要針葉造林樹種種子園營建技術(shù)3術(shù)語和定義林木良種經(jīng)過審定或認(rèn)定的優(yōu)良種源、優(yōu)良家系、優(yōu)良無性系以及種子園、母樹林生產(chǎn)的種子或采穗圃生產(chǎn)的穗條等。林木良種基地重點(diǎn)林木良種基地具備較好的自然和生產(chǎn)條件，建設(shè)與管理規(guī)范，收集的育種資源豐富、保存完好，擁有掌握基本林木品種選育技術(shù)的科技隊(duì)伍，在林木良種生產(chǎn)中起到骨干示范作用，經(jīng)國家林業(yè)局或省林業(yè)廳嚴(yán)格篩選和科學(xué)評(píng)定后確定的林木良種基地。2DB36/T959—2017專業(yè)檔案反映專門領(lǐng)域活動(dòng)的檔案。本文件中特指與林木良種基地生產(chǎn)和管理相關(guān)的歷史、生產(chǎn)、管理、科學(xué)研究等方面的文獻(xiàn)、調(diào)查原始數(shù)據(jù)、圖表及資金使用等資料的檔案。3.5檔案員從事林木良種基地專業(yè)檔案的入庫、分類、整理及查閱、保密和保管等相關(guān)工作的專業(yè)技術(shù)人員，要求是林業(yè)專業(yè)技術(shù)人員或?qū)α帜玖挤N基地工作熟悉和具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人員。3.6據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)要求建立的林木良種基地專業(yè)檔案具體內(nèi)容的檔案集合樣式。4檔案建立4.1建檔原則4.1.1簡便實(shí)用原始記錄、圖表及匯總材料等文件裝訂成冊，分類歸檔，并建立電子檔案。4.1.2及時(shí)準(zhǔn)確原始記錄材料、匯總材料及有關(guān)資料原件或其復(fù)印件及時(shí)歸檔，確保歸檔資料完整全面，準(zhǔn)確無4.1.3分類歸檔建檔對良種基地專業(yè)建設(shè)檔案按照本標(biāo)準(zhǔn)的模式分類建檔、分類管理。4.2建檔對象良種基地的立項(xiàng)、生產(chǎn)、調(diào)查、科研、經(jīng)營情況、基建設(shè)備及其直接相關(guān)的資金使用(區(qū)別于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案)等文件材料。4.3建檔方法將整個(gè)良種基地專業(yè)檔案材料分類歸檔建檔。對于歸檔中的格式化文件，按一定規(guī)格的圖表逐年填寫，做到結(jié)構(gòu)合理、簡單明了、內(nèi)容全面。同類非規(guī)格化文件數(shù)量多的，可在該同類歸檔材料扉頁前加4.4建檔內(nèi)容5檔案管理3DB36/T959—2017林木良種基地單位應(yīng)建立檔案管理制度，定崗、定人、設(shè)立專用檔案室，完善硬件、軟件設(shè)備，完善檔案建立、借閱、檢查、保密、保管等制度。5.1及時(shí)歸檔良種基地單位應(yīng)指定專職或兼職檔案員及時(shí)對各類歸檔文件進(jìn)行收集歸檔，完善檔案資料。需逐年填寫的數(shù)據(jù)資料由檔案員負(fù)責(zé)及時(shí)填寫。歸檔的文件必須準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。有關(guān)人員必須將自己所負(fù)責(zé)的良種基地的檔案資料主動(dòng)及時(shí)交與檔案員保管。5.2紙質(zhì)與電子檔案同步建立良種基地建設(shè)檔案材料除一手紙質(zhì)資料外，需建立備份制度，并建立電子檔案進(jìn)行備份保存。經(jīng)常使用的資料可采用復(fù)印件、掃描件、照片或電子檔案形式替代使用。5.3檔案填寫原始資料記錄或材料圖表的整理，盡量參考使用相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和文件中的規(guī)范格式或表格，使用碳素墨水書寫，要求字跡清晰，工整規(guī)范。5.4借閱制度檔案材料不得隨意公開，確因工作需要查閱檔案資料的，必須經(jīng)良種基地單位分管行政領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)技術(shù)人員同意方可借閱。建立完善的借閱登記制度。5.5檢查制度每年年底由檔案員會(huì)同有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員對良種基地專業(yè)檔案進(jìn)行一次全面的清理，重點(diǎn)針對當(dāng)年應(yīng)歸檔的材料進(jìn)行清理，發(fā)現(xiàn)漏缺或記載內(nèi)容不完整(如未記錄日期、調(diào)查人等因子),及時(shí)補(bǔ)增。5.6檔案保密做好良種基地檔案資料的保密工作，紙質(zhì)資料和電子版資料均不得泄露，電子版未經(jīng)批準(zhǔn)不得上傳到網(wǎng)絡(luò)上。5.7檔案保管檔案建立與保管應(yīng)設(shè)專門的檔案員，由熟悉良種基地生產(chǎn)的技術(shù)人員擔(dān)(兼)任。檔案員要相對穩(wěn)定，若調(diào)動(dòng)工作，必須做好檔案移交工作。做好檔案材料的防霉、防蟲、防火工作。6檔案員培訓(xùn)應(yīng)對檔案建立人員進(jìn)行一定的技能培訓(xùn)，按照《江西省檔案工作規(guī)范化管理辦法》開展檔案員培訓(xùn)4DB36/T959—2017(資料性附錄)A1.1項(xiàng)目建議書、×××項(xiàng)目規(guī)劃(國家杉木良種基地、省級(jí)杉木良種基地規(guī)劃等)、科技支撐合作協(xié)議、合同協(xié)議類A1.2可行性研究報(bào)告、專家論證意見等A1.3基地建設(shè)請示報(bào)告文件A1.4總體規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、及位置圖、規(guī)劃圖等有關(guān)圖表A1.5有關(guān)批復(fù)文件(含批復(fù)的修訂后的可行性研究報(bào)告、規(guī)劃、總體設(shè)計(jì)、協(xié)議書等)A1.6實(shí)施方案、年度作業(yè)設(shè)計(jì)A1.7上級(jí)來文(含上級(jí)下達(dá)的年度投資計(jì)劃、物資分配計(jì)劃等文件)A1.8年度生產(chǎn)經(jīng)營管理方案(撫育、調(diào)查等)A1.9其它A2.1種子園A2.1.1自然概況(立地情況表：土壤、植被等立地條件因子；氣候觀測表：歷年光照、溫度、降雨等氣象因子等)A2.1.2平面位置圖及分區(qū)(并注明圖示)A2.1.3分小區(qū)原始無性系定植、嫁接、補(bǔ)接登記表及配置圖A2.1.4建園無性系數(shù)(含分小區(qū)無性系數(shù))、無性系號(hào)(優(yōu)樹號(hào))、建園無性系現(xiàn)實(shí)增益情況表。A2.1.5優(yōu)樹無性系來源資料(優(yōu)樹登記表及優(yōu)樹照片、優(yōu)樹匯總表與分布圖)A2.1.6分小區(qū)無性系母株生長觀測情況(調(diào)查情況表：發(fā)育情況、生物學(xué)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)性狀指標(biāo)、成活率、正冠率等A2.1.7其它A2.2無性系繁育A2.2.1歷年“四圃”(原種圃、采穗圃、測定圃和扦插圃)基本情況(面積、地點(diǎn)、無性系數(shù)、無性系來源等情況)A2.2.2“四圃”生長情況觀測記錄A2.2.3“四圃”采穗、育苗、造林情況A2.2.4其它A2.3母樹林5DB36/T959—2017A2.3.1自然概況(參考A2.1.1)A2.3.2基本情況(種子來源記錄及證明、種植時(shí)間、去劣存優(yōu)選擇標(biāo)準(zhǔn)、疏伐記錄)、平面圖A2.3.3母樹生長發(fā)育情況A2.3.4其它A2.4引種示范林A2.4.1自然概況(參考A2.1.1)A2.4.2基本情況、平面圖、小班圖A2.4.3引種樹種名錄A2.4.4引種樹種原產(chǎn)地、生態(tài)習(xí)性、生長發(fā)育情況A2.4.5各樹種生長發(fā)育調(diào)查(營養(yǎng)生長、生殖生長各相關(guān)指標(biāo)調(diào)查)A2.4.6各樹種物候觀測情況A2.4.7其它A2.5采穗圃A2.5.1基本情況(參考A2.1.1)A2.5.2無性系排列配置圖、補(bǔ)植情況A2.5.3無性系數(shù)、無性系來源、無性系號(hào)對照表A2.5.4各無性系生長發(fā)育調(diào)查A2.5.5穗條采集、生產(chǎn)育苗及銷售情況A2.5.6其它A2.6良種造林示范林A2.6.1基本情況(造林地基本情況、種子來源證明、面積、造林時(shí)間、地址、株樹等)A2.6.2實(shí)施方案A2.6.3示范林生長情況調(diào)查A2.6.4其它A2.7良種基地重要變更情況A2.8其它A3.1林木種子生產(chǎn)和經(jīng)營許可證情況A3.2撫育管理(包括去萌抹芽、除草、松土、灌溉、修剪、維修林道及其用工量等)A3.2.1種子園的撫育管理A3.2.2采穗圃的撫育管理A3.2.3收集區(qū)的撫育管理A3.2.4母樹林的撫育管理A3.2.5試驗(yàn)林的撫育管理A3.2.6其它A3.3施肥(含施肥方法、時(shí)間、數(shù)量、種類，每年次數(shù)及其用工量等)A3.3.1種子園施肥A3.3.2采穗圃、收集區(qū)、母樹林、試驗(yàn)林施肥A3.3.3套種綠肥情況A3.3.4其它6DB36/T959—2017A3.4病蟲害防治(病蟲害調(diào)查，防治措施、方法、次數(shù)、藥劑用量、用工量等)A3.4.1種子園病蟲害防治A3.4.2采穗圃、收集區(qū)、母樹林、試驗(yàn)林病蟲害防治A3.4.3其它A3.5種子園人工輔助授粉(授粉方式、時(shí)間、天氣等)A3.6種子園去劣疏伐A3.6.1去劣疏伐作業(yè)設(shè)計(jì)A3.6.2實(shí)施情況與驗(yàn)收材料A3.6.3效果調(diào)查A3.6.4其它A3.7防火林帶建設(shè)A4.1歷年種子產(chǎn)量A4.1.1種子產(chǎn)量預(yù)測調(diào)查A4.1.2種子實(shí)際產(chǎn)量(含結(jié)實(shí)面積總產(chǎn)量、單位面積產(chǎn)量)A4.1.3分小區(qū)種子實(shí)際產(chǎn)量A4.1.4分無性系結(jié)實(shí)量調(diào)查登記表A4.1.5種子生產(chǎn)檔案(種子生產(chǎn)檔案表：果實(shí)采集、加工調(diào)制情況；種子產(chǎn)量、出入庫、流向情A4.1.6其它A4.2歷年穗條產(chǎn)量A4.2.1穗條總產(chǎn)量及各無性系穗條產(chǎn)量A4.2.2穗條利用情況(銷售去向、數(shù)量)A4.2.3其它A4.3種子播種品質(zhì)(種子園混系種子和各無性系單系種子)A4.3.1種苗檢驗(yàn)人員資格證A4.3.2實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)結(jié)果(各種批自檢、國家或省級(jí)抽檢報(bào)告或證書):包括千粒重、凈度、發(fā)芽率、含水量、優(yōu)良度、生活力及原始檢測記錄表等。A4.3.3大田播種育苗有關(guān)數(shù)據(jù)(單位播種量、場圃發(fā)芽率、苗木基本生長指標(biāo)調(diào)查記錄等)A4.3.4其它A4.4良種去向記錄(自用、銷售合同、標(biāo)簽、種子客戶記錄等)A4.5育苗和苗木出圃情況(育苗技術(shù)措施，起苗、分級(jí)、去向、標(biāo)簽等)A4.6種子遺傳品質(zhì)A4.6.1子代測定原始記錄及分析結(jié)果匯總材料A4.6.2群體遺傳測定原始記錄及分析結(jié)果匯總材料A4.6.3無性系測定原始記錄及遺傳增益情況分析結(jié)果匯總材料A4.6.4其它A4.7種子經(jīng)營檔案(種子經(jīng)營檔案表)7DB36/T959—2017A4.8種子生產(chǎn)應(yīng)用效果(用戶用種信息反饋)A4.9其它A5.1歷年采、曬種子單價(jià)成本、種子銷售額(生產(chǎn)良種的直接經(jīng)濟(jì)收入)A5.1.1種子采收、加工調(diào)制、貯藏單價(jià)及經(jīng)費(fèi)支出A5.1.2種子銷售單價(jià)及銷售收入A5.1.3其它A5.2去劣疏伐材收入A5.2.1去劣疏伐成本開支A5.2.2去劣疏伐材銷售收入A5.2.3其它A5.3無性系穗條外調(diào)收入(含直接成本與收入)A5.4無性系苗、優(yōu)良家系苗成本與收入A5.5試驗(yàn)林間伐材、主伐材直接生產(chǎn)成本與銷售收入A5.6其它A6.1遺傳測定林(含方案，苗期、林期測定基本情況，調(diào)查記錄，分析與結(jié)果)A6.1.1子代測定苗、子代測定林A6.1.2群體(混系)遺傳測定林A6.1.3無性系測定A6.1.4其它A6.2收集區(qū)(基因庫)A6.2.1自然概況、基本情況A6.2.2各無性系(基因資源)來源登記表A6.2.3無性系(基因資源)定植圖A6.2.4各無性系(基因資源)生態(tài)習(xí)性、生物學(xué)特性A6.2.5母樹生長觀測調(diào)查A6.2.6其它A6.3種源試驗(yàn)A6.3.1基本情況A6.3.2各種源來源登記表A6.3.3種源測定苗期、林期配置圖A6.3.4各種源生態(tài)習(xí)性、生物學(xué)特性A6.3.5母樹生長觀測調(diào)查A6.3.6其它A6.4區(qū)域試驗(yàn)8DB36/T959—2017A6科學(xué)試驗(yàn)與成果類(續(xù))A6.4.1區(qū)域試驗(yàn)方案A6.4.2區(qū)域試驗(yàn)地基本情況A6.4.3區(qū)域試驗(yàn)苗期、林期觀測情況A6.4.4區(qū)域試驗(yàn)數(shù)據(jù)比較分析A6.5其它各類試驗(yàn)(含項(xiàng)目建議書、試驗(yàn)開題報(bào)告、方案、實(shí)施情況、調(diào)查記錄、分析結(jié)果等)A6.5.1物候觀測研究A6.5.2人工輔助授粉A6.5.3人工控花、控粉、控果試驗(yàn)(雜交制種)A6.5.4施肥試驗(yàn)研究A6.5.5病蟲害防治試驗(yàn)研究A6.5.6滿果粉試驗(yàn)A6.5.7高產(chǎn)穩(wěn)產(chǎn)綜合試驗(yàn)A6.5.8其它A6.6成果鑒定、申報(bào)材料及獲獎(jiǎng)證書等情況A6.7良種審定申報(bào)材料與審定文件、良種證書等A6.8科技論文(含良種基地單位和個(gè)人撰寫發(fā)表的林木良種科技論文)A6.9其它A7.1基建類A7.1.1基本建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)審批、驗(yàn)收文件A7.1.2基建項(xiàng)目內(nèi)容一覽表A7.1.3招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件A7.1.4其它A7.2設(shè)備類A7.2.1設(shè)備名稱數(shù)量登記表、照片、票據(jù)A7.2.2設(shè)備使用說明，維修、校準(zhǔn)記錄A7.2.3設(shè)備政府采購文件A7.2.4其它A8.1分項(xiàng)目分年度資金來源、投放情況總表A8.2生產(chǎn)類(資金來源與投放)A8.2.1種子園(分定(植)砧、嫁接、撫育管理、施肥、病蟲害防治、采曬種等等)A8.2.2采穗圃、收集區(qū)、子代林等(分營建與管理)A8.2.3其它A8.3基建類(分年度、項(xiàng)目、資金來源及投放，即完成投資額情況)A8.4設(shè)備類(分年度、項(xiàng)目、資金來源及投放，即完成投資額情況)9DB36/T959—2017A8.5科研類(分項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來源及使用情況)A8.6物資類(農(nóng)資、建材等)A8.6.