公司采購(gòu)審批與合同簽訂管理制度

公司采購(gòu)審批與合同簽訂管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)1.1為確保公司采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和風(fēng)險(xiǎn)掌控本領(lǐng)，有效管理采購(gòu)審批與合同簽訂流程，訂立本制度。1.2本制度的內(nèi)容及適用范圍適用于公司內(nèi)部各類采購(gòu)項(xiàng)目的審批與合同簽訂流程。1.3本制度的訂立依據(jù)為公司相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，并結(jié)合實(shí)際情況訂立。第二條定義2.1采購(gòu)審批：指對(duì)公司內(nèi)部各類采購(gòu)項(xiàng)目提出申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)相關(guān)部門審批后，獲得采購(gòu)活動(dòng)合法性和經(jīng)濟(jì)性確實(shí)認(rèn)的過(guò)程。2.2合同簽訂：指采購(gòu)活動(dòng)中擬定采購(gòu)合同，經(jīng)過(guò)相關(guān)部門審批后，與供應(yīng)商正式簽署合同的過(guò)程。第二章采購(gòu)審批管理第三條采購(gòu)申請(qǐng)要求3.1采購(gòu)需求方應(yīng)填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確詳盡的采購(gòu)需求并注明緊急程度、合理需求的理由等。3.2采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)包含采購(gòu)物品名稱、數(shù)量、規(guī)格、時(shí)間要求、預(yù)算金額等必需信息。3.3采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)由需求方經(jīng)理審批簽字，并附上相關(guān)附件，如報(bào)價(jià)單、技術(shù)要求等。第四條采購(gòu)審批流程4.1采購(gòu)審批流程應(yīng)包含采購(gòu)申請(qǐng)、部門負(fù)責(zé)人審批、財(cái)務(wù)審批、法務(wù)審批等環(huán)節(jié)。4.2采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤缓?，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審批，審批結(jié)果應(yīng)明確填寫在《采購(gòu)審批表》中。4.3財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)應(yīng)審核采購(gòu)預(yù)算、合規(guī)性、采購(gòu)方式等，并確保審批結(jié)果的合理性和準(zhǔn)確性。4.4法務(wù)審批環(huán)節(jié)應(yīng)審核采購(gòu)合同的合法性、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等，并及時(shí)提出法律看法。4.5假如采購(gòu)項(xiàng)目涉及較大金額、風(fēng)險(xiǎn)等特殊情況，需依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行高層領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)的審批。第五條采購(gòu)審批結(jié)果與通知5.1經(jīng)過(guò)采購(gòu)審批流程的申請(qǐng)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)獲得審批結(jié)果。5.2采購(gòu)申請(qǐng)被批準(zhǔn)后，需及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行后續(xù)采購(gòu)程序。5.3采購(gòu)申請(qǐng)被駁回的，需說(shuō)明具體理由，并通知申請(qǐng)人。第六條采購(gòu)審批記錄與歸檔6.1審批過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文件、表格等應(yīng)進(jìn)行記錄并歸檔，確保審批過(guò)程的可查性和可追溯性。6.2審批記錄應(yīng)包含審批內(nèi)容、審批人、審批時(shí)間等信息，并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)。6.3歸檔的文件應(yīng)依照文件分類進(jìn)行存檔，并訂立合理的文件保管期限。第三章合同簽訂管理第七條合同擬定要求7.1采購(gòu)部門依據(jù)審批結(jié)果，編制《采購(gòu)合同草案》，明確合同的基本條款和采購(gòu)物品的認(rèn)真描述。7.2采購(gòu)合同草案應(yīng)包含采購(gòu)物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、交付期限、支出方式等緊要條款。7.3采購(gòu)合同草案應(yīng)由法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。第八條合同審批流程8.1采購(gòu)合同草案經(jīng)法務(wù)部門審核通過(guò)后，提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。8.2相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)合同草案的內(nèi)容進(jìn)行審批，并在《采購(gòu)合同審批表》中填寫審批看法。8.3高風(fēng)險(xiǎn)、高金額的合同應(yīng)提交高層領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)審批，并在《采購(gòu)合同審批表》中注明審批結(jié)果。第九條合同簽訂與存檔9.1經(jīng)過(guò)合同審批流程的采購(gòu)合同，在審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商進(jìn)行正式簽署。9.2簽署合同時(shí)，應(yīng)確保關(guān)鍵條款的準(zhǔn)確填寫，并由雙方簽字確認(rèn)。9.3簽署后的采購(gòu)合同應(yīng)進(jìn)行存檔，并在公司內(nèi)部建立合同檔案系統(tǒng)，確保管檔的完整性和可檢索性。第四章審計(jì)與追溯第十條采購(gòu)審計(jì)10.1公司應(yīng)定期進(jìn)行采購(gòu)審計(jì)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評(píng)估和審查。10.2采購(gòu)審計(jì)應(yīng)由內(nèi)部審計(jì)部門或獨(dú)立的審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行，并形成審計(jì)報(bào)告。第十一條違規(guī)追責(zé)11.1對(duì)于違反本制度的相關(guān)人員，依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)追責(zé)處理，包含但不限于警告、紀(jì)律處分、行政懲罰等。11.2對(duì)于有意違規(guī)、造成重點(diǎn)經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后果的人員，將追究其法律責(zé)任。第五章附則第十二條本制度的解釋與修訂12.1本制度的解釋權(quán)歸公司最高管理機(jī)構(gòu)全部。12.2本制度的修訂應(yīng)經(jīng)公司最高管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，并通知全體員工。第十三條本制度的施行與備案13.1本制度自頒布之日起施行。13.2本制度的修訂或廢止，須重新備案。以上為公司采購(gòu)審批與合同簽訂管理制度，自最高管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后執(zhí)行。各部門及員工應(yīng)嚴(yán)格依照本制度的要求