廣州電氣裝備集團(tuán)OA講解文稿

2025/2/61廣東紹林科技開(kāi)發(fā)有限公司通過(guò)國(guó)家認(rèn)證的軟件企業(yè)。我國(guó)最早的知識(shí)管理軟件開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商（1988、1990）。20余年來(lái)，公司業(yè)務(wù)穩(wěn)步發(fā)展，已成為知識(shí)類(lèi)信息管理解決方案的開(kāi)發(fā)、供應(yīng)與運(yùn)營(yíng)商。紹林科技與業(yè)界有著良好的合作關(guān)系，是微軟、Intel、HP的合作伙伴，與多所著名高校建立了緊密的合作關(guān)系。國(guó)家以及當(dāng)?shù)卣念I(lǐng)導(dǎo)多次視察

全國(guó)政協(xié)周鐵成副主席視察紹林公司紹林科技

知識(shí)管理軟件專(zhuān)家軟件就是思想2025/2/62紹林科技的價(jià)值觀

你若要喜愛(ài)自己的價(jià)值，你就要為社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值。

強(qiáng)調(diào)社會(huì)性強(qiáng)調(diào)服務(wù)強(qiáng)調(diào)誠(chéng)實(shí)強(qiáng)調(diào)責(zé)任強(qiáng)調(diào)感恩

紹林科技的產(chǎn)品觀軟件就是思想SoftwareistheMind!

產(chǎn)品的本質(zhì)是為了滿足客戶需求，只有創(chuàng)新，才能滿足客戶的需求，創(chuàng)新的來(lái)源，就是思想！紹林科技

我們的管理思想軟件就是思想2025/2/63紹林科技

主要客戶群體主要用戶群二十年來(lái)，已為成千上萬(wàn)家客戶提供了產(chǎn)品和解決方案。黨政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位

佛山市委市政府省通訊管理局省社科院江西全省檢察院韶山……國(guó)有企業(yè)廣州電力中國(guó)銀行中國(guó)電信廣日汽車(chē)風(fēng)神汽車(chē)公路交通……外資及民營(yíng)企業(yè)日立電梯（中國(guó)）美的集團(tuán)沙鋼集團(tuán)……

軟件就是思想廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/64介紹的主要內(nèi)容：一、系統(tǒng)概述二、辦公管理架構(gòu)三、文件管理四、搜索五、其它實(shí)用功能2025/2/65廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化1、何謂辦公自動(dòng)化2、辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程3、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)4、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能5、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件界面2025/2/66一、系統(tǒng)概述：廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化何謂辦公自動(dòng)化辦公自動(dòng)化，簡(jiǎn)稱(chēng)OA（OfficeAutomation），有時(shí)，我們也稱(chēng)其為無(wú)紙化辦公，總的來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公的操作與管理，目的是提高工作效率。實(shí)施辦公自動(dòng)化，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，一般應(yīng)包含：1、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)包括計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及軟件系統(tǒng)等2、組織機(jī)構(gòu)與職員為承擔(dān)一部份社會(huì)責(zé)任而組成的機(jī)構(gòu)，職員是形成機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)3、管理規(guī)則與制度辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行，也必須遵循現(xiàn)實(shí)中的規(guī)則與制度2025/2/67廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/68廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程一般認(rèn)為，辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一階段以文檔數(shù)據(jù)處理為核心的階段此時(shí)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，是手工文檔處理的一個(gè)輔助工具，其主要功能僅限于文檔的記錄與保存。第二階段以工作流為核心的階段它改變了早期辦公自動(dòng)化的不足，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和郵件，使文檔和辦公事務(wù)能根據(jù)工作程序在系統(tǒng)中流動(dòng)起來(lái)，具備了協(xié)作與協(xié)同的能力。第三階段以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的階段知識(shí)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，其核心是知識(shí)的創(chuàng)造、獲取、組織、共享和利用，讓需要知識(shí)的人，在需要的時(shí)候，獲得所需要的知識(shí)。傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，重視的是知識(shí)的形成過(guò)程或知識(shí)結(jié)果的處理，而以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，則注重知識(shí)的全過(guò)程管理，可貫穿知識(shí)的整個(gè)生命周期，所以，除了第一、二階段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所具備的功能外，并引入了實(shí)時(shí)交流、論壇、博客、短信、信息廣泛集成、扁平化管理等概念與功能，部份系統(tǒng)還可讓知識(shí)的管理資源化、資產(chǎn)化。我們正在使用的3Hmis綜合知識(shí)管理平臺(tái)軟件，就是一個(gè)以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件平臺(tái)。2025/2/69廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)網(wǎng)絡(luò)中心集團(tuán)總部網(wǎng)絡(luò)分支機(jī)構(gòu)外部網(wǎng)絡(luò)：互聯(lián)網(wǎng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能：2025/2/610廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化根據(jù)業(yè)務(wù)流形成信息流，打通公司總部、分支機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商以及消費(fèi)者之間的信息流。任何地點(diǎn)、任何時(shí)候，可與任何人溝通和共享信息。2025/2/611分類(lèi)管理器個(gè)人信息保管箱個(gè)人信息保管箱使用情況個(gè)人信息功能模塊工具條流程郵局待辦事宜辦公自動(dòng)化系統(tǒng)界面：廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)界面的目的是在計(jì)算機(jī)環(huán)境中提供工作所需的虛擬辦公環(huán)境和條件信息顯示區(qū)二、辦公管理架構(gòu)2025/2/6121、集成數(shù)字化管理2、組織機(jī)構(gòu)的虛擬化3、個(gè)人信息管理4、部門(mén)信息管理5、集團(tuán)層面管理6、創(chuàng)建管理架構(gòu)的基本原則7、創(chuàng)建管理架構(gòu)的方法9、舉例廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化集成數(shù)字化管理集成數(shù)字化管理的含義是：通過(guò)把辦公管理需求高度抽象化，提升為各種管理對(duì)象，并賦予不同的管理對(duì)象不同的管理功能，通過(guò)類(lèi)型定義來(lái)形成自己的管理架構(gòu)，將各種知識(shí)集成統(tǒng)一管理，并通過(guò)屬性來(lái)定義知識(shí)的特征，通過(guò)授權(quán)來(lái)體現(xiàn)職責(zé)，以滿足共性和個(gè)性化的管理需求。集成數(shù)字化管理概念，非常適合于以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可將企業(yè)分散于各處的辦公知識(shí)資源集中統(tǒng)一管理，有利于消除信息孤島。2025/2/613廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化組織機(jī)構(gòu)的虛擬化在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中創(chuàng)建組織架構(gòu)，就是將組織機(jī)構(gòu)虛擬化，也就是在網(wǎng)絡(luò)上創(chuàng)建一個(gè)與現(xiàn)實(shí)中的組織機(jī)構(gòu)一模一樣的組織框架，以形成網(wǎng)上辦公環(huán)境。2025/2/614廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化組織機(jī)構(gòu)的虛擬化組織機(jī)構(gòu)的層次

1、頂層—集團(tuán)公司2、中間—部門(mén)，可以有多級(jí)部門(mén)架構(gòu)3、底層—職員，

職員是組織機(jī)構(gòu)的最底層，

是形成組織機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)2025/2/615廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化個(gè)人信息的管理OA系統(tǒng)為每個(gè)員工設(shè)定一個(gè)信息保管箱，保管箱中預(yù)設(shè)了一些信息管理類(lèi)型，員工也可以根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建新的信息分類(lèi)構(gòu)架，以方便分門(mén)別類(lèi)管理自己信息。2025/2/616廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化個(gè)人信息的管理個(gè)人信息的種類(lèi)

這里所說(shuō)的個(gè)人信息，并不是指?jìng)€(gè)人的私有信息，而是指因工作需要由職員個(gè)人處理和管理的公務(wù)信息。

1、共享性信息

如我的文章、互動(dòng)空間（個(gè)人論壇）等…

2、郵件類(lèi)信息

流程郵局中的收件保管箱、發(fā)件箱等…

3、個(gè)人工作信息

一般不對(duì)外公開(kāi)，用于個(gè)人工作信息的處理，

可創(chuàng)建我的工作及其下位類(lèi)…2025/2/617部門(mén)信息管理要管理部門(mén)信息，就要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)部門(mén)信息管理架構(gòu)，用于分門(mén)別類(lèi)管理部門(mén)的信息。部門(mén)信息的分類(lèi)架構(gòu)根據(jù)部門(mén)的職責(zé)而定，可在部門(mén)的組織架構(gòu)下創(chuàng)建，也可創(chuàng)建專(zhuān)門(mén)的部門(mén)管理大類(lèi)及其下位類(lèi)。2025/2/618廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化集團(tuán)層面信息管理需要跨部門(mén)參與管理或共享的信息，都可上升為集團(tuán)層面的信息進(jìn)行管理，如信息交流中心（包括論壇中心、最新公告等）、現(xiàn)行文件管理、綜合檔案管理、在線會(huì)議與在線交流、綜合信息中心、檔案收集中心、集團(tuán)常用表格、集團(tuán)發(fā)文等。2025/2/619廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化創(chuàng)建管理架構(gòu)的原則一個(gè)管理對(duì)象，或稱(chēng)管理類(lèi)型，判斷它是屬于個(gè)人信息、部門(mén)信息，還是集團(tuán)層面的管理信息，有一個(gè)基本的標(biāo)準(zhǔn)，就是根據(jù)其參與程度和利用范圍：1、主要由職員本人進(jìn)行管理與利用的信息，歸入個(gè)人信息2、主要在部門(mén)內(nèi)部管理和利用的信息，歸入部門(mén)信息3、需要跨部門(mén)，特別是跨多個(gè)部門(mén)管理和利用的信息，

歸入集團(tuán)層面的信息2025/2/620廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化創(chuàng)建管理架構(gòu)的方法管理架構(gòu)的創(chuàng)建，是通過(guò)類(lèi)型定義的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)的，實(shí)際上，就是利用類(lèi)型定義功能，創(chuàng)建一組帶層級(jí)的分類(lèi)架構(gòu)，即形成信息管理架構(gòu)。1、管理規(guī)劃根據(jù)管理職能，對(duì)要管理的信息進(jìn)行分類(lèi)，確定分類(lèi)架構(gòu)。2、創(chuàng)建分類(lèi)架構(gòu)根據(jù)管理規(guī)劃確定的分類(lèi)架構(gòu)，利用類(lèi)型定義功能，創(chuàng)建信息管理架構(gòu)，包括創(chuàng)建分類(lèi)并確定類(lèi)型的屬性。3、授權(quán)根據(jù)工作職責(zé)的不同，可對(duì)每一類(lèi)信息進(jìn)行分別授權(quán)，可對(duì)職員個(gè)人授權(quán)，也可以對(duì)整個(gè)部門(mén)（用戶組）進(jìn)行授權(quán)，權(quán)限可以繼承，即下位類(lèi)將繼承上位類(lèi)的權(quán)限。完成上述步驟，就可以依權(quán)限管理和利用信息了。2025/2/621廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化信息管理架構(gòu)舉例2025/2/622廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化以資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部的信息管理為例1、管理規(guī)劃資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)制度管理包括起草中、修改中、現(xiàn)行制度以及已廢止的制度等。物業(yè)管理包括合同管理、租金管理、維修管理等。資產(chǎn)管理包括物業(yè)處置、物業(yè)資產(chǎn)報(bào)廢、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓等。評(píng)估管理包括立項(xiàng)、備案、公示等。投資管理包括股權(quán)投資、實(shí)物資產(chǎn)投資等。兼并重組管理包括股改管理、公司制改制、一般（其他）等。2025/2/623信息管理架構(gòu)舉例廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2、創(chuàng)建分類(lèi)架構(gòu)根據(jù)管理規(guī)劃，創(chuàng)建資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部管理大類(lèi)。在大類(lèi)下面創(chuàng)建同層級(jí)的資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)制度管理、物業(yè)管理、資產(chǎn)管理、評(píng)估管理、投資管理、兼并重組管理6個(gè)管理對(duì)象，并標(biāo)注其屬性。在相應(yīng)的二級(jí)類(lèi)型下面，創(chuàng)建3級(jí)分類(lèi)，…類(lèi)型定義菜單類(lèi)型定義窗口2025/2/624信息管理架構(gòu)舉例廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2、創(chuàng)建分類(lèi)架構(gòu)（續(xù)）創(chuàng)建完成后的資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部信息管理架構(gòu)如右圖所示。2025/2/625信息管理架構(gòu)舉例廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化3、授權(quán)授權(quán)的含義①通過(guò)對(duì)類(lèi)型的授權(quán)來(lái)體現(xiàn)工作權(quán)限與職責(zé)我們?cè)趶氖乱豁?xiàng)工作時(shí)，往往會(huì)為該工作形成一份文檔，比如說(shuō)，工作計(jì)劃、任務(wù)單、采購(gòu)申請(qǐng)、公文等，該文件的形成、處理與執(zhí)行過(guò)程，實(shí)際上就是工作的過(guò)程，也就是說(shuō)，通過(guò)記錄該文檔的處理過(guò)程，或依附于該文檔及過(guò)程描述來(lái)記錄工作過(guò)程，那么，對(duì)該文檔的處理權(quán)限，也就間接的體現(xiàn)了工作的權(quán)限與職責(zé)?；谶@樣一種思路，即通過(guò)對(duì)文檔的形成與處理來(lái)記錄與描述具體工作的執(zhí)行與處理過(guò)程，而文檔是保存在類(lèi)型下面的，類(lèi)型代表某一項(xiàng)職責(zé)，或某一工作項(xiàng)目，對(duì)類(lèi)型的授權(quán)，也就是對(duì)職責(zé)或工作項(xiàng)目的授權(quán)，而文檔，則是對(duì)具體工作事項(xiàng)的處理與描述。②通過(guò)定義各種預(yù)設(shè)權(quán)限的工作崗位，可以簡(jiǎn)化授權(quán)③通過(guò)對(duì)用戶組授權(quán)，可以使一組用戶同時(shí)獲得相同的權(quán)限用戶組可以是企業(yè)、部門(mén)、班組或臨時(shí)組成的工作小組等，并且，用戶組可以嵌套用戶組，一個(gè)用戶可以加入多個(gè)不同的用戶組。④授權(quán)具備繼承特性，即下位類(lèi)將繼承上位類(lèi)的權(quán)限。2025/2/626廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化信息管理架構(gòu)舉例3、授權(quán)（續(xù)）授權(quán)的操作崗位設(shè)定已選擇的用戶和組供選擇的用戶和組崗位權(quán)限設(shè)定2025/2/627廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化信息管理架構(gòu)舉例3、授權(quán)（續(xù)）授權(quán)的原則與提示將部門(mén)管理大類(lèi)的管理權(quán)授予部門(mén)經(jīng)理，以體現(xiàn)其管理職責(zé)。將大類(lèi)下面的各類(lèi)的管理權(quán)限，依職責(zé)授權(quán)給相應(yīng)的責(zé)任人，參與者授予與其責(zé)任相適應(yīng)的權(quán)限，如協(xié)辦人可以具備閱讀權(quán)或者編輯權(quán)等。權(quán)限設(shè)置時(shí)，注意設(shè)定被授權(quán)者可處理的最高密級(jí)。權(quán)限設(shè)置一定要與被授權(quán)者的工作職責(zé)相一致，過(guò)寬會(huì)泄密，過(guò)緊則影響工作。充分利用崗位和用戶組簡(jiǎn)化授權(quán)。2025/2/628廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化信息管理架構(gòu)舉例4、具體信息管理信息管理架構(gòu)創(chuàng)建完成，且授予相應(yīng)權(quán)限后，具備權(quán)限的職員就可以在需要的信息類(lèi)型下面，創(chuàng)建信息了。①新建大部份信息都是以文件條目的形式保存在OA系統(tǒng)中的，所以，新建實(shí)際上就是新建文件。

2025/2/6291、可批量新建空白文件的條目，輸入對(duì)應(yīng)標(biāo)題、文件類(lèi)型、日期、編號(hào)、責(zé)任者等相關(guān)屬性信息。2、新建網(wǎng)頁(yè)HTML（超文本標(biāo)記語(yǔ)言）格式文件，可直接輸入及編輯文件內(nèi)容。3、若當(dāng)前計(jì)算機(jī)連接掃描儀，可調(diào)用3Hmis圖像處理模塊，通過(guò)掃描儀或直接從硬盤(pán)引入圖像文件來(lái)生成一份新的圖像文件。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化4、具體信息管理①新建（續(xù)）新建文件窗口

信息管理架構(gòu)舉例2025/2/6304、具體信息管理1、屬性扼要：信息關(guān)鍵項(xiàng)目顯示2、詳細(xì)屬性【標(biāo)準(zhǔn)屬性】、【附加屬性】標(biāo)準(zhǔn)屬性和附加屬性可組合在一起顯示，顯示項(xiàng)目和方式可自定義。此部份可收縮和展開(kāi)。3、分頁(yè)管理信息【文件清單】、【郵送清單】、【批注清單】、【借領(lǐng)清單】、【份數(shù)清單】、【歷史版本】、【日志清單】。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化②

屬性標(biāo)注2025/2/631廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化4、具體信息管理③文件內(nèi)容管理a、文件內(nèi)容的導(dǎo)入有多種方式導(dǎo)入文件正文與附件：

屬性頁(yè)面中的文件清單子頁(yè)中的更換、編輯、新增文件等。

右鍵菜單中的更換正文菜單項(xiàng)

右鍵菜單中的引入新文件菜單項(xiàng)（新建文件條目）b、文件內(nèi)容編輯

可實(shí)現(xiàn)Office文件內(nèi)容的在線編輯。c、版本管理保存新版本時(shí)，會(huì)自動(dòng)將上一版本作為歷史版本保存。信息管理架構(gòu)舉例2025/2/632廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化信息管理架構(gòu)舉例4、具體信息管理④信息條目編輯條目的編輯功能包括：復(fù)制、剪切、粘帖與刪除，與Windows資源管理器的操作類(lèi)似，并受權(quán)限的限制。復(fù)制可將信息條目從某一類(lèi)型復(fù)制、粘帖到另一類(lèi)型中，原類(lèi)型中的條目仍存在。剪切可將信息條目從某一類(lèi)型遷移到另一類(lèi)型中，原類(lèi)型中不再保存該條目。刪除刪除操作時(shí)，并不是將信息真正刪除，而是將其移入回收站中，只有在回收站中刪除信息，才是真正的刪除。每一個(gè)用戶都有自己的回收站，用于管理自己刪除的信息。對(duì)于某些信息管理非常嚴(yán)格的客戶，還提供了回收中心的概念，一般用戶不能直接清除自己回收站中的信息，系統(tǒng)管理員將用戶回收站中的信息收集到回收中心，進(jìn)行統(tǒng)一鑒別后，再?zèng)Q定是否清除。提問(wèn)1、創(chuàng)建信息管理架構(gòu)的基本原則2、創(chuàng)建信息管理架構(gòu)的3個(gè)基本步驟3、如何才能將信息條目真正刪除？2025/2/633廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化三、文件管理2025/2/634在辦公系統(tǒng)中，文件就是指公務(wù)文件，即工作過(guò)程中所產(chǎn)生的文件，如收文、發(fā)文、合同、方案、總結(jié)等等，收發(fā)文是最常見(jiàn)的文件種類(lèi)，在這里，我們重點(diǎn)介紹收發(fā)文的管理。1、收文管理2、發(fā)文管理3、其他文件的管理廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/635三、文件管理1、收文管理概括起來(lái)，收文管理一般有兩種方式，即集中管理和分散管理。集中管理是指由文件管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，分散管理則是由收到收文的各部門(mén)直接管理，使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，我們建議集中統(tǒng)一管理，但無(wú)論采用何種方式，我們都建議將處理完畢的收文及時(shí)歸檔，歸檔的范圍可以比紙質(zhì)時(shí)代大大擴(kuò)寬，只要有利用價(jià)值的收文，都可歸為電子檔案，提供搜索利用。①收文的分類(lèi)收文分類(lèi)的方法有多種，比如說(shuō)，按時(shí)間（年月）、按文件性質(zhì)以及按來(lái)文單位等。如何進(jìn)行分類(lèi)，可根據(jù)本企業(yè)的收文特點(diǎn)與數(shù)量來(lái)定，為管理和利用方便，每一類(lèi)型下面的文件數(shù)目不宜太多。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化如果每年產(chǎn)生的文件不多，直接按年度劃分即可。2025/2/636三、文件管理1、收文管理

①收文的分類(lèi)（續(xù)）收文管理界面廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/637三、文件管理1、收文管理②授權(quán)根據(jù)收文的管理職責(zé)進(jìn)行授權(quán)。用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要授權(quán)的收文類(lèi)型，即彈出右鍵菜單，選擇授權(quán)菜單項(xiàng)，即進(jìn)入授權(quán)操作窗口。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化授權(quán)菜單項(xiàng)2025/2/638三、文件管理1、收文管理③收文登記a、收文登記，實(shí)際上就是在OA系統(tǒng)中新建文件。在相應(yīng)的收文類(lèi)目下，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新建文件菜單項(xiàng)，將進(jìn)入文件新建窗口。b、收文登記包括兩大部份，即屬性和內(nèi)容，所有的操作，都可以在屬性窗口完成。c、收文內(nèi)容的導(dǎo)入如果有數(shù)字化的收文內(nèi)容文檔，直接導(dǎo)入即可，若無(wú)，則可掃描錄入。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/639三、文件管理1、收文管理④啟動(dòng)收文流程在條目顯示區(qū)，用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要提交流轉(zhuǎn)的收文條目，選擇右鍵菜單的發(fā)送-流程郵件菜單項(xiàng)，即進(jìn)入流程郵件處理單。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/640三、文件管理1、收文管理⑤設(shè)定流程流程郵件處理單是進(jìn)行流程處理的頁(yè)面，初始的流程郵件處理單如下圖。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/641三、文件管理1、收文管理⑤設(shè)定流程（續(xù)）設(shè)定流程的方法有兩種，一種是套用預(yù)先設(shè)計(jì)好的流程模板，還有一種更靈活的方式，就是根據(jù)實(shí)際需要實(shí)時(shí)設(shè)定流程。前者簡(jiǎn)便，后者靈活。實(shí)時(shí)設(shè)定流程，是通過(guò)流程管理的添加流程功能來(lái)實(shí)現(xiàn)的。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/642三、文件管理1、收文管理⑥添加流程添加流程窗口主要包括三個(gè)部份，即：組織架構(gòu)顯示部份流程顯示部份流程參數(shù)設(shè)置部份可根據(jù)需要，任意添加或插入流程，以形成工作流。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化組織架構(gòu)設(shè)置流程顯示流程參數(shù)設(shè)置2025/2/643三、文件管理1、收文管理⑦流程設(shè)置的基本操作功能我們?cè)倩剡^(guò)頭來(lái)看看，流程設(shè)置有哪些主要功能。附件管理高級(jí)流程圖示流程管理流程模板打印表格廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化

2025/2/644三、文件管理1、收文管理⑧收文流程的基本程序【提交】提交人，文件管理員【送批】辦公室主任、黨群工作部主任、其他領(lǐng)導(dǎo)【批示】集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示意見(jiàn)【擬辦】辦公室主任、黨群工作部主任、其他領(lǐng)導(dǎo)【會(huì)簽】部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會(huì)簽意見(jiàn)【閱辦】集團(tuán)員工進(jìn)行閱辦處理【歸檔】辦公室：張少珍廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化提交送批批示擬辦會(huì)簽閱辦歸檔2025/2/645三、文件管理1、收文管理⑨收文流程處理

處理流程郵件，是在流程郵局中進(jìn)行的，所以，先介紹流程郵局。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化1、【待辦事宜】等待處理的流程郵件及事宜。2、【在途收件】由他人提交，您已處理完畢，但沒(méi)有結(jié)束流轉(zhuǎn)的郵件。3、【已結(jié)收件】由他人提交，您參與處理，并且所有流轉(zhuǎn)步驟均已結(jié)束的郵件。4、【在途發(fā)件】您提交的流程郵件，但沒(méi)有結(jié)束流轉(zhuǎn)的發(fā)送郵件。5、【已結(jié)發(fā)件】您提交的流程郵件，并且已經(jīng)結(jié)束流轉(zhuǎn)的發(fā)送郵件。6、【終止件】您參與處理，且被中途終止的流程郵件。7、【寫(xiě)流程郵件】新建編寫(xiě)流程郵件。8、【檢索】輸入郵送起止日期后，可按職能及關(guān)鍵詞查找當(dāng)前用戶參與的郵件。流程郵局界面三、文件管理2025/2/646廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化1、收文管理⑨收文流程處理點(diǎn)擊流程郵局中的待辦事宜條目，即進(jìn)入流程郵件處理單，可進(jìn)行流程郵件的處理。在流程郵件的處理過(guò)程中，可根據(jù)權(quán)限和工作需要，進(jìn)行相應(yīng)的操作，包括添加或修改流程、終止流程、加入處理意見(jiàn)等。在這里，著重介紹如何加入處理意見(jiàn)。處理意見(jiàn)編輯框加入印章手寫(xiě)輸入與簽名提交流程三、文件管理2、發(fā)文管理與收文類(lèi)似，發(fā)文也可由文件管理部門(mén)統(tǒng)一管理，或由各部室分散管理，從規(guī)范化的角度考慮，我們推薦統(tǒng)一管理。①發(fā)文分類(lèi)發(fā)文的分類(lèi)方法也是多種多樣的，我們應(yīng)該選擇一種既符合規(guī)范，又簡(jiǎn)單方便的分類(lèi)方法。一個(gè)好的分類(lèi)架構(gòu)，是管理好發(fā)文的基礎(chǔ)。右圖是我們正在采用的集團(tuán)發(fā)文的分類(lèi)架構(gòu)。②授權(quán)根據(jù)文件管理的職責(zé)，對(duì)發(fā)文類(lèi)型進(jìn)行授權(quán)。③發(fā)文起草可以在發(fā)文登記后，再進(jìn)行發(fā)文內(nèi)容的起草，也可以先利用Word等編輯軟件預(yù)先編輯好發(fā)文內(nèi)容。2025/2/647廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/648三、文件管理2、發(fā)文管理④發(fā)文登記發(fā)文登記實(shí)際上也是新建文件。發(fā)文登記的也是兩大部份，即屬性和文件內(nèi)容。如果我們已經(jīng)編輯好了發(fā)文內(nèi)容，采用OA系統(tǒng)的各種引入、導(dǎo)入正文的功能，即可將文件內(nèi)容（正文和附件）引入OA系統(tǒng)中。⑤啟動(dòng)發(fā)文流程與收文的流程啟動(dòng)方法相同。⑥設(shè)置流程與收文的設(shè)置流程的方法一致。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/649三、文件管理2、發(fā)文管理⑦發(fā)文流程的基本步驟發(fā)文流程：擬稿→核稿…（會(huì)簽）→簽發(fā)→審核→編號(hào)→繕寫(xiě)→校對(duì)→繕印→蓋章→封發(fā)→歸檔?！緮M稿】提交人【核稿】部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)【會(huì)簽】相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)【簽發(fā)】集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)【審核】辦公室主任審核并附印文件確認(rèn)，黨群的由黨群工作部主任參與會(huì)簽【編號(hào)】辦公室：張少珍【繕寫(xiě)】辦公室：羅瑞燕【校對(duì)】誰(shuí)擬稿誰(shuí)校對(duì)【繕印】辦公室：羅瑞燕【蓋章】辦公室：張少珍【封發(fā)】辦公室：張少珍【歸檔】辦公室：張少珍廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/650三、文件管理2、發(fā)文管理⑧處理發(fā)文流程發(fā)文處理的最常用操作是加入處理意見(jiàn)并提交。對(duì)于某些處理步驟的參與者，還可以編輯流程，即對(duì)發(fā)文的流程進(jìn)行重新調(diào)整。對(duì)于編號(hào)步驟，操作者可以采用計(jì)算機(jī)輔助編號(hào)，編號(hào)生成窗口如下圖：此時(shí)，即可根據(jù)年度和文件字，自動(dòng)形成文件編號(hào)。注：編號(hào)受權(quán)限的限制，只有系統(tǒng)管理員設(shè)定的編號(hào)管理者才能自動(dòng)生成文件編號(hào)。廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化2025/2/651廣州電氣裝備集團(tuán)辦公自動(dòng)化三、文件管理3、其它文件管理我們正在使用的OA系統(tǒng)，可對(duì)各種各樣的文件進(jìn)行管理，比如說(shuō)，我們定義一個(gè)合同管理類(lèi)，即可對(duì)合同進(jìn)行管理，同樣，定義傳真、報(bào)表、總結(jié)等類(lèi)型，即可對(duì)相應(yīng)的文件實(shí)施管理。下面，以合同管理為例說(shuō)明。①定義合同管理架構(gòu)比如說(shuō)，將合同分為采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同及其他合同三大類(lèi)。②授權(quán)