采購(gòu)談判與合同簽訂制度

采購(gòu)談判與合同簽訂制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)談判與合同簽訂的流程和要求，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法、規(guī)范和高效進(jìn)行，提升企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作質(zhì)量和效果。2.范圍本制度適用于企業(yè)全部部門(mén)、員工以及與企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)談判與合同簽訂的供應(yīng)商。3.術(shù)語(yǔ)定義采購(gòu)：指企業(yè)為滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要而購(gòu)買(mǎi)物品、設(shè)備、服務(wù)等活動(dòng)。供應(yīng)商：指向企業(yè)供應(yīng)物品、設(shè)備、服務(wù)等的外部單位或個(gè)人。采購(gòu)談判：指企業(yè)與供應(yīng)商之間就采購(gòu)事宜進(jìn)行的討論、商酌和協(xié)商等活動(dòng)。合同簽訂：指采購(gòu)談判達(dá)成共識(shí)后，雙方簽署正式合同的行為。4.采購(gòu)談判流程4.1初步選定供應(yīng)商依據(jù)采購(gòu)需要，采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等因素。采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行初步溝通，了解供應(yīng)商的本領(lǐng)和合作意向。4.2篩選供應(yīng)商采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)參加供應(yīng)商的評(píng)審和篩選，訂立評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)審方法。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)包含供應(yīng)商的信譽(yù)、經(jīng)驗(yàn)、質(zhì)量管理體系、交貨本領(lǐng)、價(jià)格等。評(píng)審小組對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分和排名，并綜合考慮評(píng)審結(jié)果做出最終的選擇。4.3采購(gòu)談判采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商開(kāi)展談判，明確雙方的需求、條件和期望。談判內(nèi)容包含產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨期、價(jià)格、付款方式、售后服務(wù)等。4.4合同起草與審批采購(gòu)部門(mén)依據(jù)談判結(jié)果起草采購(gòu)合同，并對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核，確保與談判結(jié)果全都并符合法律法規(guī)的要求。合同審批流程包含內(nèi)部審核、相關(guān)部門(mén)看法征詢(xún)、法務(wù)審核等環(huán)節(jié)，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)完成審核任務(wù)。4.5合同簽訂與備案供應(yīng)商與采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行正式的合同簽署，雙方確認(rèn)合同的內(nèi)容和義務(wù)。簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同備案，歸檔存檔，確保合同的安全保管和隨時(shí)查閱。5.合同簽訂要求5.1合同格式采購(gòu)合同應(yīng)使用公司規(guī)定的合同格式，包含合同編號(hào)、合同標(biāo)題、雙方當(dāng)事人信息、合同條款等內(nèi)容。合同格式應(yīng)清楚簡(jiǎn)潔，內(nèi)容全面準(zhǔn)確，便于理解和操作。5.2合同條款合同條款應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：采購(gòu)物品描述、數(shù)量和規(guī)格、交貨方式和期限、質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式和期限、違約責(zé)任、保證和售后服務(wù)等。合同條款應(yīng)充分考慮雙方的利益，明確各項(xiàng)權(quán)利和義務(wù)，以避開(kāi)合同執(zhí)行過(guò)程中的爭(zhēng)議和糾紛。5.3法律合規(guī)合同的起草和執(zhí)行應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定。在合同簽訂前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與法務(wù)部門(mén)進(jìn)行溝通和確認(rèn)，確保合同內(nèi)容的合法性和合規(guī)性。5.4合同更改和解除如遇采購(gòu)需求更改或特殊情況，雙方可以通過(guò)協(xié)商全都的方式進(jìn)行合同更改或解除。合同更改或解除應(yīng)經(jīng)過(guò)合同雙方的書(shū)面確認(rèn)，并在更改或解除后及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員。6.監(jiān)督與績(jī)效評(píng)估6.1監(jiān)督機(jī)制企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購(gòu)談判和合同簽訂過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保合規(guī)性和規(guī)范性。監(jiān)督機(jī)制可以包含內(nèi)部審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、業(yè)務(wù)流程管理等方式。6.2績(jī)效評(píng)估企業(yè)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)談判和合同簽訂的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，包含供應(yīng)商履約情況、合同執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛處理情況等。依據(jù)評(píng)估結(jié)果，企業(yè)可以采取相應(yīng)的措施，提升采購(gòu)績(jī)效和合作效果。7.審查與修訂7.1審查周期本制度應(yīng)每年至少進(jìn)行一次審查，依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行必需的調(diào)整和修訂。7.2修訂程序任何對(duì)本制度的修訂需經(jīng)過(guò)評(píng)審和批準(zhǔn)程序，包含制度起草部門(mén)、相關(guān)部門(mén)看法征詢(xún)、管理層審核等。7.3修訂通知制度修訂后，企業(yè)應(yīng)通知全體員工，并對(duì)修訂后的內(nèi)容進(jìn)行解讀和培訓(xùn)，以確保員工能夠正確理解和遵守修訂后的制度。8.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的行為，將依照企業(yè)相關(guān)制度和規(guī)定進(jìn)行處理，并承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任。9.附則本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，并隨時(shí)依照企業(yè)需要進(jìn)行修訂和完善。對(duì)于采購(gòu)談判與合同簽訂問(wèn)題，如涉及特殊情況和多而雜情形，相關(guān)部門(mén)可依據(jù)實(shí)際情況訂立相應(yīng)的